Para alcançar altos níveis de produtividade e aumentar os lucros de uma empresa um fator ganha destaque: a qualidade do quadro de colaboradores. Eles possuem os conhecimentos necessários? Têm as características essenciais para exercer a função? Como detectar se o candidato tem o perfil ideal durante o processo de contratação de funcionários? 

Boas técnicas no momento de recrutamento e seleção geram grande sucesso nas contratações. Dessa forma, sua organização alcançará ótimos resultados, além de reduzir custos referente ao treinamento de novos colaboradores, e também melhorar a taxa de rotatividade (turnover).

Assim, preparamos um post com tudo sobre o tema. E aí? Está esperando o que para aprender como otimizar a contratação de funcionários? Acompanhe!

O que é a contratação de funcionários?

A contratação de funcionários é o processo em que as empresas fazem a admissão de novos colaboradores. Este procedimento envolve diversas etapas que precisam ser seguidos para a finalização da contratação e formalização de um contrato de trabalho.

Este processo é elaborado por todas as empresas, mesmo quando algum candidato é indicado segue o mesmo processo de contratação.

Veja alguns pontos importantes para o processo de seleção e contratação:

• Indique a vaga e seus pré requisitos
• Indique o setor em que a vaga será dirigida
• Defina a forma de divulgação da vaga
• Defina as características do novo colaborador

Por que se preocupar com a contratação de funcionários? 

A admissão de colaboradores sem o perfil apropriado afeta a empresa de diversas formas. E o aumento do custo de contratação, turnover e prejuízo na produtividade são alguns deles. O processo de recrutamento, como tudo o que acontece em qualquer empreendimento, tem custos: anunciar uma vaga exige investimento e tempo para analisar / selecionar currículos e entrevistar os candidatos.

Além disso, contratar um funcionário inadequado para uma vaga causa diversas perdas. Entre as principais, podemos citar:

• necessidade de investir mais tempo e recursos para a contratação de outro colaborador; 
• durante o período em que a vaga fica desocupada, não há quem produza os resultados esperados para o cargo;
• caso as tarefas referentes ao cargo não possam esperar, outros funcionários serão sobrecarregados com essas atividades;
• há necessidade de treinar o novo contratado quando ele inicia no cargo, o que leva algum tempo;
• o turnover (rotatividade no cargo) cria uma percepção de que a empresa talvez não seja um lugar tão bom assim para trabalhar. Tanto nos outros funcionários quanto no mercado, em geral.

Portanto, para evitar esses problemas, a melhor alternativa é criar estratégias para otimizar o processo de recrutamento e seleção de colaboradores. 

Processo de contratação de funcionários

Bom, para a contratação de novos funcionários é necessário seguir algumas etapas importantes para que tudo seja finalizado da melhor maneira possível. Separamos alguns desses processos para que este material possa lhe guiar durante este processo. Confira:

Recrutamento e seleção

Essa é a primeira etapa do processo de seleção, é nela que a empresa terá o primeiro contato com os candidatos, após a análise dos currículos.

No momento da entrevista os candidatos podem mostrar seus potenciais e conhecem a empresa para que fiquem cientes sobre como se dá o seu funcionamento e se é isso que eles desejam de fato.

Normalmente os aprovados neste primeiro contato passam para outra etapas, isso varia de empresa para empresa, mas geralmente fazem dinâmicas em grupo, ou conversam com gestores e diretores , além de recrutar, por isso essa parte depende da empresa e do cargo que será ocupado.

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Documentação necessária

Após o processo de seleção, o colaborador selecionado deve levar todos os documentos necessários para análise. Pois se todos estiverem de acordo o candidato já pode seguir adiante o registro na CLT se o cargo for para este fim.

Você sabe quais são os documentos exigidos? Independente de sua resposta, nós preparamos uma lista dos documentos que são exigidos para firmar contrato de trabalho. São eles:

• RG, CPF (se o número do CPF constar no RG não é necessário levar o mesmo)
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), algumas empresas não estão mais solicitando a carteira de trabalho física, elas estão assinando eletronicamente através da carteira de trabalho digital.
• Comprovante de escolaridade
• Comprovante de residência
• Certidão de nascimento (dos filhos de até 21 anos)
• Certificado de alistamento militar para o sexo masculino dos 18 aos 45 anos de idade
• Atestado de saúde ocupacional (ASO)
• CNH (somente para as funções que exigem)
• Foto digital (ainda há empresas que pedem foto 3×4)
• Título de eleitor
• Certidão de quitação eleitoral

Além disso, para alguns cargos específicos é necessário registros profissionais. Como por exemplo os médicos, advogados, entre outros.

Formalizar registro na CTPS e no Contrato

Após a análise dos documentos, o próximo passo é formalizar na carteira e no contrato, isso se o cargo refere-se a um CLT, caso seja estágio não necessita do registro na CTPS, somente é firmado um contrato entre as partes e a instituição de ensino.

É comum que alguns pensem que o mais importante é o registro na CTPS, porém não é bem assim, além da carteira é importante que seja formalizado através de um contrato.

Há diversos tipos de contrato. Confira!

Contrato por tempo indeterminado

Este é o tipo de contrato padrão na legislação brasileira. Em suma, é implementado logo após o término dos contratos temporários ou de experiência, por isso é um dos mais utilizados, pois os outros têm duração de no máximo 90 dias.

Contrato por tempo determinado

Este tipo de contrato estabelece o tempo exato de relação entre a empresa e o colaborador, de no máximo até dois anos, podendo. Além disso, a empresa não pode prorrogá-lo mais de uma vez, se isso acontecer ele deixa de ser um contrato por tempo determinado e passa a ser contrato de tempo indeterminado.

Contrato eventual

Diferente do que muitos pensam, o contrato eventual não tem o mesmo objetivo do contrato temporário. Usam este contrato quando a empresa não deseja criar vínculo empregatício com o colaborador. Dessa forma, utiliza-se mais em prestações de serviços terceirizados.

Contrato de estágio

O contrato de estágio é bem comum, pois possui um bom custo para as empresas. Assim, o contrato de estágio (quando não remunerado) também não configura um vínculo empregatício porque é considerado uma oportunidade de aprendizado, por isso o estagiário não tem direito de receber verbas rescisórias (13° salário, férias, aviso prévio, entre outros).

Contrato de experiência

Este contrato se encaixa no contrato de tempo determinado, mas para ser considerado contrato de experiência precisa seguir algumas regras. São elas:

• Só pode ser prorrogado uma vez, no tempo integral de 90 dias;
• Qualquer colaborador pode ser contratado em período de experiência;
• Este período deve ter registro na carteira;
• Possui todos os direitos trabalhistas.

Contrato de teletrabalho

Utiliza-se este contrato nos trabalhos à distância e surgiu com a nova reforma trabalhista em 2017. Podendo defini-lo tanto por tempo determinado quanto por tempo indeterminado. Além disso, nesta modalidade de trabalho não há necessidade de uma carga horária fixa, podendo ser mais flexível.

Contrato intermitente

O contrato intermitente também surgiu na reforma trabalhista em 2017, e trata-se de um contrato firmado em CLT efetivo, porém o período de trabalho pode ser alterado em horas, meses ou dias. De antemão, vale lembrar que este contrato oferece aos colaboradores o direito de férias, 13° salário, fundo de garantia e previdência social.

Contrato de trabalho autônomo

Este contrato é semelhante ao eventual, pois também não cria vínculo empregatício entre a empresa e o colaborador. Outrossim, o pagamento do serviço prestado é feito por meio da emissão de um Recibo de Pagamento (RPA), onde é necessário destacar contribuições previdenciárias, (INSS), o imposto de renda (IRRF) e o ISS.

Como otimizar a contratação de funcionários? 

Agora que você já sabe a importância de otimizar esse processo de recrutamento e seleção, vamos abordar algumas estratégias para conseguir esse resultado e escolher candidatos com o perfil ideal: 

1. Defina as atribuições do cargo

Fica muito difícil contratar a pessoa mais adequada sem ter em mente, com exatidão, quais são as tarefas que ela vai desempenhar. Essa espécie de matriz de atribuições do cargo é o que vai ajudá-lo a definir o perfil ideal. 

Quais são as tarefas? A pessoa precisa lidar com o público e conquistar clientes? Precisa explicar o funcionamento de produtos ou serviços para vendê-los? Ou vai desempenhar uma função mais burocrática, com pouco contato pessoal, mas com grande necessidade de concentração e análise de detalhes? 

Cada uma dessas possibilidades — e, na verdade, os empreendimentos possuem muitas outras variações — demandam por um perfil profissional diferente. 

2. Trace um perfil ideal

A partir dessas tarefas, é possível desenhar um perfil de candidato desejado. As características pessoais e os conhecimentos fundamentais para a função. Assim, uma pessoa que precisa explicar aos clientes a respeito de produtos e serviços, além de ter a habilidade de lidar com o público, precisa saber comunicar suas ideias com clareza.

Embora essa facilidade de comunicação seja interessante para todos os colaboradores, ela não precisa ser um requisito indispensável para aqueles que vão trabalhar em atividades burocráticas, por exemplo.

Funcionários que atuam com registros, estoque, faturamento e contabilidade (que não atenderão ao público, em geral), podem ser pessoas menos comunicativas ou até tímidas. Mas, se forem organizadas e tiverem os conhecimentos e habilidades para o cargo, estarão aptas ao trabalho.

Vale ressaltar que nenhum ser humano possui todas as qualidades imagináveis. Cada um tem uma personalidade e, embora todas possam ser desenvolvidas, a produtividade e a satisfação do colaborador são muito maiores quando cada um desempenha funções com as quais se identifica. 

3. Diferencie conhecimentos e perfil adequado

Obviamente, o ideal é encontrar um candidato que já atenda aos dois critérios. No entanto, nem sempre isso é possível. Neste caso, o que escolher? Se caso a opção seja por privilegiar candidatos que possuam apenas o conhecimento, é possível que você tenha problemas a médio e longo prazos, aumentando a possibilidade de turnover. Por que isso acontece? 

Sem as qualidades e características necessárias, o funcionário realiza, diariamente, tarefas com as quais não se identifica. Assim, seu resultado fica abaixo das expectativas — e a produtividade da empresa é afetada. 

Além disso, nessas situações, o próprio colaborador tende a manifestar estresse e insatisfação. As atribuições do cargo são encaradas como mera obrigação ou mesmo um peso, e não como um desafio que motiva a superação de obstáculos e a busca por resultados excepcionais. 

Portanto, apostar em um candidato com o perfil adequado, mesmo que ele não tenha os conhecimentos desejados, pode ser uma alternativa melhor. Um bom treinamento pode completar o que falta para que ele seja um funcionário de desempenho excelente. 

4. Valorize o resultado

Diante da contratação de funcionários com perfis e experiências semelhantes, qual escolher? A resposta pode estar na análise dos resultados apresentados por eles. Durante a seleção, é fundamental perguntar aos entrevistados que resultados conseguiram nos últimos empregos. E quais conhecimentos ou habilidades foram determinantes para tanto.

O candidato que sabe expor esses dados e justificar suas respostas, provavelmente é alguém mais capaz de reconhecer objetivos e criar estratégias para atingi-los — agindo com intencionalidade. 

Um candidato que tem dificuldade para identificar essas conquistas e os meios como conseguiu alcançá-las, talvez, seja um ótimo executor de tarefas. Mas, possivelmente, dependa sempre de um direcionamento externo para atingir metas e objetivos. 

5. Ouça a opinião de outros setores

Dependendo do porte de sua empresa, inclua no processo de seleção os gestores de outros setores que vão interagir com o novo contratado. Já que, eles podem ter uma visão mais abrangente dos processos da organização e compreenderão como cada característica do candidato pode contribuir para os resultados desejados pelo time. 

6. Capacite o colaborador

Para obter sucesso, não basta encerrar o processo na contratação. É preciso preparar o novo colaborador para assumir o cargo através de treinamentos, orientações a respeito de suas atribuições, resultados que deve apresentar, bem como da estrutura da empresa.

Faça-o se sentir como parte de um time que deseja crescimento, e deixe-o saber de sua importância nesse processo. Ademais, atribua responsabilidades, mas garanta os recursos e o feedback necessários para alcançar os melhores resultados.

7 – Utilize a tecnologia no processo de contratação

Com o avanço da tecnologia tornou-se inviável não utilizá-la neste processo tão importante para a empresa. Os softwares de recrutamento e seleção são ótimos exemplos disso, pois automatizam tarefas e facilitam a relação entre empresas e candidatos.

Facilitam a manutenção dos bancos de dados, tanto de currículos dos candidatos que podem ser potenciais colaboradores como dos profissionais adequados a funções específicas.

Em suma, as redes sociais também são uma forma de usar a tecnologia para facilitar o processo de contratação. Pois são ferramentas onde as vagas podem ser divulgadas, além de recrutar, coletar informações, e deixar a empresa com uma maior visibilidade. Temos o Facebook e o Linkedin como bons exemplos dessas redes sociais.

8 – Invista nas ferramentas corretas

Além de utilizar a tecnologia, como citamos anteriormente, você precisa saber em quais ferramentas deve investir para que o processo seja automatizado da melhor forma possível.

Além das redes sociais, você precisa se atentar a outras ferramentas que vão levar sua empresa ao encontro de pessoas capacitadas e adequadas para o cargo. Confira a lista:

• Portais de vaga;
• Software de recrutação e seleção;
• Big Data;
• Indicações;
• Banco de talentos.

Considerações finais

A contratação de funcionários é realmente um grande desafio. Definir, em pouco tempo, a melhor opção para ocupar um cargo é uma tarefa que demanda uma capacidade de percepção aguçada. Mas, utilizando essas dicas, é possível otimizar esse processo e garantir boas soluções.