O digital já faz parte da nossa vida de tal maneira que é impossível pensarmos em algumas atividades sem o uso da internet. Isso porque podemos realizar compras, pedir comida, pagar contas, transferir valores, falar com alguém distante, trabalhar, estudar e muito mais usando apenas a internet e um computador, tablet ou smartphone. O setor contábil não poderia ficar de fora dessa que é uma tendência mundial e, por isso, surgiu a contabilidade digital.

Mas, o que é a contabilidade digital e por que ela se mostra tão importante para profissionais e empresas consumidoras dos serviços contábeis? Ora, se pararmos para pensar, a transformação digital tem um objetivo claro: melhorar a execução de tarefas e a prestação de serviços. E com o setor contábil não poderia ser diferente.

A contabilidade digital surgiu para aprimorar a relação entre contador e cliente, melhorar a qualidade do serviço, tornar tudo mais ágil e eficiente e reduzir os erros comuns nessa parceria. Assim, estas são algumas das muitas vantagens desta prática que já não é mais novidade na maioria dos escritórios contábeis. Portanto, vamos falar mais sobre isso? Continue lendo e saiba como você pode aproveitar todos os benefícios da contabilidade digital a partir de agora, seja como cliente ou como contador.

O que é contabilidade digital? 

Afinal, o que é contabilidade digital? Bom, podemos definir a contabilidade digital como a utilização de recursos tecnológicos com o objetivo de aperfeiçoar os serviços e produtos contábeis ofertados ao cliente.

Quando falamos em recursos tecnológicos não estamos falando apenas da internet, requisito básico para que o digital realmente funcione. Estamos incluindo nesse grupo os sistemas e aplicativos próprios do setor e que permitem que a troca de informações aconteça de maneira mais rápida e segura para todos.

Assim, a contabilidade digital é a integração de dados entre contador e empresa por meio da internet, aplicativos e softwares específicos com a finalidade de otimizar processos e melhorar os resultados das ações.

Na prática, como a contabilidade digital funciona?

A contabilidade digital funciona por meio de sistemas de automação digital e gerenciamento de informações, os chamados ERPs. São soluções digitais com foco em integração de dados e setores cada vez mais utilizados em empresas.

Assim, utilizando o ERP e demais aplicativos e sistemas digitais, o contador e a empresa interagem trocando as informações necessárias ao funcionamento geral dos serviços contábeis da organização.

Dessa forma, é possível enviar, salvar e baixar documentos, analisar dados e realizar um grande número de tarefas de forma rápida, segura e em tempo real.

Qual a finalidade da contabilidade digital? 

Toda e qualquer transformação digital acontece por uma razão específica e conhecida de todos: melhorar a forma como acessamos um serviço ou obtemos um produto. 

Então, o objetivo da contabilidade digital também é fazer com que os processos contábeis aconteçam com mais rapidez, de maneira mais satisfatória para as partes envolvidas e, claro, com a qualidade acima do já praticado na contabilidade tradicional.

Podemos listar algumas das principais finalidades da contabilidade digital, por exemplo:

• Estreitar a relação entre contador e cliente;
• Melhorar a experiência do cliente em relação ao serviço que ele recebe do contador;
• Menos tempo na entrega de um produto ou serviço, facilitando a rotina de trabalho das partes envolvidas e obtendo mais tempo disponível;
• Fazer com que a comunicação entre contador e cliente seja mais clara, direta e assertiva;
• Diminuir os erros comuns quando as ações são executadas apenas com esforço humano;
• Reduzir custos por meio de otimização de processos;
• Redução de falhas, também devido à automação de tarefas;
• Atendimento mais preciso, eficiente e direcionado às necessidades do cliente;
• Ampliar o acesso das empresas aos diferentes tipos de serviço contábil, melhorando, inclusive, o custo-benefício do serviço prestado;
• Valorizar e profissionalizar ainda mais o trabalho do contador.

Quais as vantagens da contabilidade fiscal digital? 

A transformação digital trouxe um mundo de vantagens para todos nós em várias áreas das nossas vidas. Mas e na contabilidade? Também é possível encontrar benefícios com o uso inteligente e intenso das novas tecnologias? É claro que sim. Então, conheça as principais vantagens encontradas nesse novo mercado:

Redução de despesas 

O foco de qualquer empresa, independente do porte e do nicho, é a redução de despesas. Com a contabilidade digital, tanto o profissional quanto a empresa atendida têm seus custos reduzidos.

Em primeiro lugar, temos a diminuição do uso de maquinários, de documentos impressos, menos gasto com o armazenamento desses documentos, com uso de energia elétrica e outros itens operacionais.

Com a redução na contratação de pessoal, os custos com a aquisição ou manutenção destes profissionais também é minimizado.

E ainda existe a redução de despesas com a dispensa de serviços e softwares variados que armazenam dados, documentos e demais informações pertinentes ao trabalho do contador. A unificação de centros de armazenamento é um dos objetivos da contabilidade digital.

O cliente também tem a possibilidade de encontrar um escritório em qualquer lugar do país que ofereça serviços compatíveis com os recursos financeiros que ele possui. A internet é um espaço sem barreiras para a realização de negócios.

Otimização de tempo

Esta talvez seja a vantagem mais interessante e mais desejada por aqueles que resolvem aderir aos serviços contábeis digitais. Tempo é, hoje, um dos recursos mais escassos e também um dos mais almejados.

E se pensarmos que o serviço contábil também é, para algumas pessoas, um serviço burocrático que demanda muito tempo, quase sempre inexistente na vida corrida que levamos, podemos ver que o encaixe é perfeito.

O fato é que, com mais tempo, o gestor pode direcionar suas energias e ações para outros afazeres. Da mesma forma, o contador tem mais tempo para prospectar clientes ou para investir em lazer ou estudo, por exemplo.

A otimização é possível devido à automação dos processos, um dos carros-chefe da contabilidade digital que faz com que os trâmites deixem de ser burocráticos e se tornem mais leves, rápidos, fluidos e eficientes.

Flexibilidade de horários 

Com a disponibilidade da internet 24 horas por dia, sete dias por semana, já não há aquela necessidade rigorosa de cumprir horário comercial de trabalho. Obviamente, é importante criar e manter um período fixo de trabalho e descanso.

Contudo, o fácil acesso às informações, a possibilidade de realizar consultas em qualquer dia ou horário facilita o trabalho do contador e permite que ele crie os seus próprios horários de trabalho, da forma que achar mais conveniente.

A flexibilidade de horários também permite que o contador desenvolva um serviço muito mais específico e personalizado, de acordo com as necessidades do cliente e da sua rotina corrida.

Comunicação facilitada com clientes 

A comunicação por meios digitais favorece um diálogo mais direto, prático, assertivo, menos suscetível a ruídos e incompreensão de informações, além de seguro, uma vez que toda a conversa fica registrada em e-mail ou mensagens no celular.

Vale lembrar, no entanto, que, para dar certo, é importante que essa clareza na comunicação seja construída e respeitada. É preciso estabelecer um roteiro ou guia que sirva de norteador para as partes envolvidas a fim de evitar mal entendidos.

Vimos que a internet flexibiliza horários. Aqui, ela também ultrapassa barreiras geográficas. A comunicação entre cliente e contador pode acontecer de qualquer lugar, sem necessidade de espaço físico para reuniões, por exemplo.

Segurança 

Mas, será que deixar tudo em ambiente virtual não é perigoso para o sigilo de documentos e informações? Não. Pelo contrário, é muito mais seguro manter todos os dados no armazenamento virtual e realizar transações por meio digital.

Com o uso da internet, há menos chance de roubos, furtos e extravios de documentos, ou seja, menos risco destes papéis chegarem em mãos erradas.

Além do mais, todas as transações realizadas online estão protegidas pela Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em 2020.

Por fim, todos os sistemas, apps e softwares utilizados possuem controles de acesso dificultando a invasão de pessoas não autorizadas. 

Com o intuito de reforçar a segurança das informações, vale lembrar que o armazenamento de dados e arquivos deve ser feito na nuvem e não em mídias físicas, pois sempre há o risco de o aparelho sofrer danos irreversíveis.

Compartilhamento de informações em tempo real 

Com a contabilidade digital, o contador tem acesso às informações do cliente de forma instantânea, sem ter que agendar uma reunião para verificar um documento, por exemplo.

Com essa vantagem, as análises podem acontecer automaticamente, um serviço que agiliza a tomada de decisões e pode ser crucial na gestão de um negócio.

O compartilhamento instantâneo de dados também permite ao contador o acompanhamento e controle da situação financeira da empresa, outro ponto positivo para a administração do negócio.

Redução de erros 

Sistemas otimizados, menos atividade humana e padronização de tarefas reduz de forma significativa o número de falhas durante a prestação do serviço contábil.

Mesmo sabendo que as falhas acontecem em qualquer ramo de trabalho, tamanho da empresa e independente da experiência do profissional, sabemos também o quanto é trabalhoso e dispendioso refazer tarefas, reagendar prazos e renegociar valores. 

A contabilidade digital possibilita a quase inexistência de erros, garantindo um processo mais fluido, mais leve e consistente. 

A ausência de falhas é uma vantagem para o contador na hora de prospectar clientes e também para a empresa. Com a melhora dos processos, a organização se torna mais competitiva no mercado.

Maior Produtividade 

A produtividade pode ser considerada como o resultado unificado desse conjunto de vantagens já citadas. Um sistema otimizado, um trabalho realizado com rapidez, a clareza de informações, a redução de custos e de falhas só poderia culminar no aumento da produtividade.

Imagine quanto tempo alguém pode ganhar passando para o digital todas as tarefas que antes eram executadas de forma manual? Adicione mais tempo gasto para a correção de erros? Inclua reuniões e todas as outras burocracias?

Menos tempo investido em uma tarefa, garantindo a mesma ou a melhoria na qualidade do que é ofertado, significa que o contador pode produzir muito mais e melhor.

Com isso, ele também poderá direcionar seu tempo disponível para outras atividades mais exigentes dentro da empresa, como a definição de estratégias de gestão, por exemplo.

Essa mesma lógica pode ser atribuída ao gestor, que poderá investir em tarefas que demandam mais energia, clareza mental e tempo de estudo e dedicação.

Além de todas as vantagens já citadas, também podemos citar outros benefícios da contabilidade digital. Veja só:

• Valorização do contador, ampliando suas competências e reconhecimento no mercado;
• Escalabilidade dos serviços contábeis. Ou seja, o contador tem mais disponibilidade para aumentar a carteira de clientes, aumentando seus ganhos;
• Mais transparência e facilidade de acesso a temas que ainda amedrontam empreendedores, como impostos, planilhas, leis, etc;
• Gestão inteligente de documentos, com armazenagem mais segura, prática e eficiente.

Contabilidade online x Contabilidade digital

Os termos possuem semelhanças, mas será que têm o mesmo significado? A resposta é não. Contabilidade online e contabilidade digital não são a mesma coisa e nós vamos dizer agora o porquê.

O ponto que liga esses dois conceitos é a internet. Tanto a contabilidade digital quanto a contabilidade online utilizam o meio virtual como ambiente básico de trabalho. Até aí, tudo bem.

Entretanto, a contabilidade digital vai um pouco mais além. Ela é, digamos, mais aprimorada e oferece recursos mais aprofundados do que o modelo online. Vamos aos conceitos.

Contabilidade online

A contabilidade online é aquela que acontece através do ambiente virtual, em que a empresa faz toda a sua contabilidade por meio de uma plataforma digital, inserindo documentos e dados solicitados para atender àquelas exigências dos órgãos fiscalizadores.

É uma atividade mais acessível, financeiramente falando, e a relação entre cliente e contador se restringe àquela prestação de serviço. Ou seja, é um atendimento superficial e concentrado nas exigências daquele momento.

É um modelo que tem vantagens, obviamente. Além do fator “preço”, na contabilidade online, o cliente não precisa ir até a casa do contador ou vice-versa. Tudo pode ser resolvido pelo computador.

Porém, a desvantagem é a falta de parceria, da interação entre empresa e contador. Tudo isso só existe na contabilidade digital.

Contabilidade digital

Podemos dizer que a contabilidade digital é um aperfeiçoamento da contabilidade online, uma evolução da mesma. É um modelo que oferece muito mais vantagens, como pudemos perceber, e essas vantagens influenciam diretamente no sucesso da empresa e do profissional contábil.

Na contabilidade digital, são utilizados sistemas de automação, os ERPs, e outros recursos tecnológicos que integram os setores e as informações, aceleram processos e resultados e oferecem dados mais precisos e corretos. 

Tudo isso é essencial para a definição de um planejamento estratégico eficiente e com chances maiores de sucesso, melhorando também a tomada de decisão do gestor.

Além disso, a contabilidade digital faz o uso inteligente da tecnologia, usufruindo de todos os benefícios possíveis desses recursos para o negócio e não apenas com foco em reduzir tempo na entrega de documentos.

O contador digital é, antes de tudo, um consultor, um parceiro, um profundo conhecedor das finanças do negócio e que tem o poder de usar essas informações para ajudar o gestor a cuidar do seu negócio com responsabilidade e controle.

Como mudar para uma contabilidade digital? 

Felizmente, não há nada que impeça uma empresa de trocar de contador. Apesar de ser uma área em grande ascensão, nem todos os profissionais do ramo contábil se deram conta do grande número de oportunidades que o mundo digital oferece.

Sendo assim, não há motivos para que a sua empresa permaneça fiel a um profissional que ainda não se adaptou às tendências do mercado. Mas, como dar o primeiro passo?

Em primeiro lugar, é preciso saber que a transformação digital não é apenas utilizar a internet para enviar documentos ou fechar balanços. Vimos que isso se chama contabilidade online e não é o nosso foco.

A transformação digital é um conjunto de ações envolvendo uma série de táticas para incluir o digital na vida da empresa, em todos os aspectos. 

Sabendo disso, antes de optar por um serviço contábil otimizado, faça um estudo do mercado para que o processo de adaptação seja mais tranquilo. Confira algumas dicas que podem ajudar:

1. Busque escritórios que ofereçam serviços de contabilidade digital

Os serviços digitais de contabilidade podem ser executados por contadores de qualquer lugar do país, o que aumenta o número de possibilidades e oportunidades para a sua empresa encontrar aquele que melhor se encaixa no seu perfil e no seu modelo de negócio.

Portanto, comece a fazer pesquisas, anote contatos, salve páginas, consuma conteúdos, realize orçamentos e vá criando um conjunto de informações que serão muito úteis na hora de tomar a sua decisão.

2. Identifique as necessidades da sua empresa

Faça um mapeamento do que a sua empresa precisa neste momento. Com essas informações em mãos, fica muito mais fácil estudar os planos e pacotes disponibilizados pelas empresas de contabilidade e escolher o modelo ideal.

Desta forma, você não precisa pagar mais por algo que não usa e pode ter um pacote personalizado de acordo com o que precisa. Lembre-se que a eficiência e a redução de custos é um dos objetivos desse novo modelo de contabilidade.

3. Oriente a sua equipe de trabalho

Depois de se decidir por um contador digital, volte a atenção para a sua equipe de colaboradores. É hora de treinar e capacitar todos eles para que possam atuar em parceria com o mais novo parceiro, inclusive, sabendo utilizar os recursos digitais.

Como a interação de processos também é uma das finalidades da contabilidade digital, é de fundamental importância que todos os setores interajam uns com os outros, saibam dessa transformação digital e contribuam com o que for possível para a implantação desse novo projeto.

O que é necessário saber antes de contratar uma contabilidade digital? 

Existe alguma orientação específica que você, enquanto empresa, precisa estar ciente antes de aderir, de fato, a uma consultoria contábil digital? Sim, existe. A segurança dos seus dados não está apenas no sigilo das informações armazenadas na nuvem, mas também no tipo de empresa que será contratada.

Portanto, alguns cuidados que você deve tomar:

• Pesquisar e verificar se o escritório de contabilidade que você está prestes a escolher está regularizado, conforme as exigências legais;
• Procure saber qual é a experiência deles no mercado e também no ramo de contabilidade digital. Quantos e quais clientes eles atendem, quais resultados oferecem e de que forma eles realizam esse trabalho;
• Saiba, com clareza, quais são as garantias da segurança de dados que a empresa oferece;
• O preço cobrado é um fator importante, mas não considere como essencial. Em vez de focar apenas no preço, avalie o serviço como um todo, no valor agregado e no impacto positivo desse trabalho no desenvolvimento da sua empresa;
• Ter um suporte técnico à disposição também é importante, principalmente para quem tem um pouco de dificuldade com o uso das tecnologias digitais. Então, certifique-se que eles possuem esse tipo de diferencial.

Tendo esses e outros cuidados que julgar necessário, a sua empresa estará muito mais segura e apta a fechar parceria com um contador digital, mesmo que ele esteja bem distante, geograficamente falando.

Conclusão

Como vimos, a contabilidade digital chegou para ficar e está fazendo história no mundo contábil. Se até pouco tempo atrás, a profissão de contador era considerada ultrapassada e facilmente substituível, hoje, vemos que ela se reinventou e se adequou às novas demandas do mercado e do seu público-alvo.

A contabilidade digital oferece vantagens que ainda não haviam sido pensadas pelas empresas, mas que sempre foram desejadas. Ter mais tempo disponível, agilizar reuniões, acelerar processos, melhorar resultados, diminuir custos e erros e todos os outros benefícios são muito valiosos e requisitados atualmente.

As perspectivas para o aprimoramento desse tipo de serviço são cada vez melhores e positivas. Cada vez mais as empresas estão se dando conta dessa necessidade e do quanto é vantajoso para a competitividade do mercado trazer a transformação digital para dentro do negócio.

Se a sua empresa ainda não aderiu a esse novo conceito de contabilidade ou se você, enquanto gestor, tem receios em relação a implantação desse modelo, estude mais o assunto e tire todas as suas dúvidas.

Comece aos poucos a colocar em prática todas as dicas listadas aqui e veja como o seu negócio só tem a ganhar investindo na contabilidade digital e no jeito moderno e arrojado de fazer e cuidar dos seus negócios.

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