Tomar decisões e fazer a gestão de um negócio não são tarefas simples e que qualquer pessoa pode fazer sem base alguma. Afinal, a boa gestão de uma empresa depende de estratégia, de informações e também de uma ferramenta adequada que facilite a vida do empresário na rotina de controle de informações e recursos.

Mas, como existem uma variedade imensa de ferramentas que cumprem várias funções para diversas necessidades de organização dentro de um negócio, é preciso saber exatamente qual ferramenta de gestão pode atender melhor sua demanda.

Para isso, apresentaremos neste texto as principais ferramentas de gestão e o que elas fazem pelo seu negócio.

O que é uma ferramenta de gestão

Uma ferramenta de gestão ERP é um sistema que permite fazer um elo entre toda sua empresa. Imagine que, sem uma ferramenta de gestão, a visão de um empresário sobre as informações de um negócio pode ser limitada. São muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo e fica difícil ter um controle preciso sobre tudo por si só.

Mas com a utilização de uma ferramenta de gestão ERP o empresário pode ter uma visão 360° de todos os processos internos de sua organização com o auxílio da tecnologia.

Em uma plataforma, você acessa dados sobre seu financeiro, estoque, vendas, logística, o que melhora a comunicação entre as equipes

Para que serve uma ferramenta de gestão?

Uma ferramenta de gestão serve para auxiliar na organização, controle e otimização de processos e recursos dentro de uma empresa ou organização. Ela permite que os gestores tenham uma visão mais clara e completa das operações, facilitando a tomada de decisões informadas.

Uma ferramenta de gestão pode auxiliar também o fornecimento de informações sobre diversas áreas, incluindo gestão de projetos, financeira, de recursos humanos, de estoque e muito mais. O principal objetivo é melhorar a eficiência, reduzir custos, aumentar a produtividade e alcançar metas e objetivos de forma mais eficaz.

Principais funcionalidades de uma ferramenta de gestão

Uma boa ferramenta de gestão ERP permite a integração entre as principais unidades da empresa, como:

• Estoque: controle de entrada e saída de produtos, movimentação em devoluções, transferências, perdas e automatização do inventário.
• Financeiro: controle de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, orçamentos, conciliação bancárias, relatórios financeiros e diversas outras funções relacionadas ao controle de recursos.
• Fiscal: as obrigações fiscais se referem principalmente à emissão de guias de Impostos e notas fiscais e também a elaboração de demonstrações.
• Produção: módulo muito útil para indústrias, a produção ajuda a controlar todos insumos e quantidades de matéria prima utilizadas na fabricação de um determinado produto.
• Compras: relacionada a movimentação de estoque, a funcionalidade de compras permite a empresa registrar todas as entradas de novos produtos para venda.

Benefícios de uma ferramenta de gestão ERP

O principal benefício de uma ferramenta de gestão, como mencionado, são as informações qualificadas às quais o gestor tem acesso.

No entanto, podemos mencionar uma série de outros benefícios que são decorrentes da utilização dessas informações.

Redução de custos

A redução de custos é um dos benefícios mais significativos de uma ferramenta de gestão. Ao integrar e automatizar processos empresariais, o ERP elimina a necessidade de redundância de tarefas manuais, minimizando erros e economizando tempo e recursos.

Com um ERP você tem insights valiosos sobre o desempenho operacional, permitindo que as empresas identifiquem áreas onde podem economizar dinheiro de forma mais eficiente. O controle mais rigoroso sobre os custos de produção, estoque e logística também contribui para uma gestão financeira mais eficaz e, consequentemente, para a redução de despesas.

Maior produtividade

Ao centralizar dados e processos em um único sistema, as equipes têm acesso imediato a informações atualizadas e podem colaborar de maneira mais eficaz. Isso devido ao fato de que a produtividade está muito ligada ao tempo necessário para tarefas rotineiras ligadas ao operacional do negócio.

A automação de tarefas rotineiras agiliza os processos operacionais, liberando tempo para atividades mais estratégicas.

Adicionalmente, a capacidade de monitorar o desempenho em tempo real permite que as empresas identifiquem gargalos e façam ajustes rapidamente, aumentando a eficiência global da organização.

Melhor gestão tributária

A gestão tributária é uma preocupação fundamental para qualquer empresa, e uma ferramenta de gestão ERP desempenha um papel crucial nesse aspecto. Ela ajuda as empresas a cumprir suas obrigações fiscais de maneira precisa e eficiente, automatizando cálculos e relatórios fiscais complexos.

Além disso, a integração com sistemas de contabilidade e financeiros garante que todas as transações estejam registradas de forma adequada, minimizando o risco de erros fiscais. Isso não apenas reduz o risco de penalidades fiscais, mas também ajuda a otimizar a estratégia tributária da empresa, aproveitando incentivos e benefícios fiscais disponíveis.

Segurança

Todas empresas necessitam de ambiente controlado e seguro para armazenar e gerenciar informações críticas. Os sistemas ERP modernos implementam protocolos de segurança rigorosos, incluindo autenticação de usuário, criptografia de dados e backups regulares. Isso ajuda a proteger as informações confidenciais da empresa contra ameaças internas e externas, como acesso não autorizado ou ataques cibernéticos.

Além disso, a centralização dos dados em um único sistema simplifica o controle de acesso e a monitorização, fortalecendo ainda mais a segurança dos ativos digitais da organização.

Como escolher a ferramenta de gestão adequada?

A escolha da ferramenta adequada de gestão depende principalmente das necessidades de gestão que a empresa possui. Cada negócio tem suas particularidades e demandas, por isso uma boa ferramenta de gestão ERP deve ser capaz de se adequar a essas necessidades.

Por isso é tão importante conhecer o momento da organização e quais são as suas necessidades.

Além disso, na hora de escolher um ERP, é preciso levar em consideração:

• Simples de implementar e fácil de usar: Se a empresa precisa de muito tempo para começar a utilizar a ferramenta e também treinamentos extensos e complexos, talvez ela não seja a mais adequada.
• Flexível e personalizável às necessidades da sua equipe: a abordagem da ferramenta de gestão precisa ser personalizada para os fluxos de trabalho e especificidades da empresa.
• Feita para reduzir trabalhos duplicados: a automatização de tarefas repetitivas deve ser uma das principais funções de uma ferramenta de gestão ERP.
• Capaz de se integrar às suas ferramentas corporativas favoritas: a possibilidade de integração com outras ferramentas, como sistemas de contabilidade, CRM e e-mail, é um grande diferencial que pode facilitar a realização de tarefas.
• Segura e confiável: A segurança e a confiabilidade são fundamentais em qualquer ferramenta de gestão. Ela deve ter medidas robustas de segurança de dados, garantindo que as informações críticas estejam protegidas contra ameaças às informações do negócio.

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