Tomar decisões e fazer a gestão de um negócio não são tarefas simples e que qualquer pessoa pode fazer sem base alguma. Afinal, a boa gestão de uma empresa depende de estratégia, de informações e também de uma ferramenta adequada que facilite a vida do empresário na rotina de controle de informações e recursos.

Mas, como existem uma variedade imensa de ferramentas que cumprem várias funções para diversas necessidades de organização dentro de um negócio, é preciso saber exatamente qual ferramenta de gestão pode atender melhor sua demanda.

Para isso, apresentaremos neste texto as principais ferramentas de gestão e o que elas fazem pelo seu negócio.

O que é uma ferramenta de gestão

Uma ferramenta de gestão ERP é um sistema que permite fazer um elo entre toda sua empresa. Imagine que, sem uma ferramenta de gestão, a visão de um empresário sobre as informações de um negócio pode ser limitada. São muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo e fica difícil ter um controle preciso sobre tudo por si só.

Mas com a utilização de uma ferramenta de gestão ERP o empresário pode ter uma visão 360° de todos os processos internos de sua organização com o auxílio da tecnologia.

Em uma plataforma, você acessa dados sobre seu financeiro, estoque, vendas, logística, o que melhora a comunicação entre as equipes

Para que serve uma ferramenta de gestão?

Uma ferramenta de gestão serve para auxiliar na organização, controle e otimização de processos e recursos dentro de uma empresa ou organização. Ela permite que os gestores tenham uma visão mais clara e completa das operações, facilitando a tomada de decisões informadas.

Uma ferramenta de gestão pode auxiliar também o fornecimento de informações sobre diversas áreas, incluindo gestão de projetos, financeira, de recursos humanos, de estoque e muito mais. O principal objetivo é melhorar a eficiência, reduzir custos, aumentar a produtividade e alcançar metas e objetivos de forma mais eficaz.

Principais funcionalidades de uma ferramenta de gestão

Uma boa ferramenta de gestão ERP permite a integração entre as principais unidades da empresa, como:

• Estoque: controle de entrada e saída de produtos, movimentação em devoluções, transferências, perdas e automatização do inventário.
• Financeiro: controle de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, orçamentos, conciliação bancárias, relatórios financeiros e diversas outras funções relacionadas ao controle de recursos.
• Fiscal: as obrigações fiscais se referem principalmente à emissão de guias de Impostos e notas fiscais e também a elaboração de demonstrações.
• Produção: módulo muito útil para indústrias, a produção ajuda a controlar todos insumos e quantidades de matéria prima utilizadas na fabricação de um determinado produto.
• Compras: relacionada a movimentação de estoque, a funcionalidade de compras permite a empresa registrar todas as entradas de novos produtos para venda.

Benefícios de uma ferramenta de gestão ERP

O principal benefício de uma ferramenta de gestão, como mencionado, são as informações qualificadas às quais o gestor tem acesso.

No entanto, podemos mencionar uma série de outros benefícios que são decorrentes da utilização dessas informações.

Redução de custos

A redução de custos é um dos benefícios mais significativos de uma ferramenta de gestão. Ao integrar e automatizar processos empresariais, o ERP elimina a necessidade de redundância de tarefas manuais, minimizando erros e economizando tempo e recursos.

Com um ERP você tem insights valiosos sobre o desempenho operacional, permitindo que as empresas identifiquem áreas onde podem economizar dinheiro de forma mais eficiente. O controle mais rigoroso sobre os custos de produção, estoque e logística também contribui para uma gestão financeira mais eficaz e, consequentemente, para a redução de despesas.

Maior produtividade

Ao centralizar dados e processos em um único sistema, as equipes têm acesso imediato a informações atualizadas e podem colaborar de maneira mais eficaz. Isso devido ao fato de que a produtividade está muito ligada ao tempo necessário para tarefas rotineiras ligadas ao operacional do negócio.

A automação de tarefas rotineiras agiliza os processos operacionais, liberando tempo para atividades mais estratégicas.

Adicionalmente, a capacidade de monitorar o desempenho em tempo real permite que as empresas identifiquem gargalos e façam ajustes rapidamente, aumentando a eficiência global da organização.

Melhor gestão tributária

A gestão tributária é uma preocupação fundamental para qualquer empresa, e uma ferramenta de gestão ERP desempenha um papel crucial nesse aspecto. Ela ajuda as empresas a cumprir suas obrigações fiscais de maneira precisa e eficiente, automatizando cálculos e relatórios fiscais complexos.

Além disso, a integração com sistemas de contabilidade e financeiros garante que todas as transações estejam registradas de forma adequada, minimizando o risco de erros fiscais. Isso não apenas reduz o risco de penalidades fiscais, mas também ajuda a otimizar a estratégia tributária da empresa, aproveitando incentivos e benefícios fiscais disponíveis.

Segurança

Todas empresas necessitam de ambiente controlado e seguro para armazenar e gerenciar informações críticas. Os sistemas ERP modernos implementam protocolos de segurança rigorosos, incluindo autenticação de usuário, criptografia de dados e backups regulares. Isso ajuda a proteger as informações confidenciais da empresa contra ameaças internas e externas, como acesso não autorizado ou ataques cibernéticos.

Além disso, a centralização dos dados em um único sistema simplifica o controle de acesso e a monitorização, fortalecendo ainda mais a segurança dos ativos digitais da organização.

Como escolher a ferramenta de gestão adequada?

A escolha da ferramenta adequada de gestão depende principalmente das necessidades de gestão que a empresa possui. Cada negócio tem suas particularidades e demandas, por isso uma boa ferramenta de gestão ERP deve ser capaz de se adequar a essas necessidades.

Por isso é tão importante conhecer o momento da organização e quais são as suas necessidades.

Além disso, na hora de escolher um ERP, é preciso levar em consideração:

• Simples de implementar e fácil de usar: Se a empresa precisa de muito tempo para começar a utilizar a ferramenta e também treinamentos extensos e complexos, talvez ela não seja a mais adequada.
• Flexível e personalizável às necessidades da sua equipe: a abordagem da ferramenta de gestão precisa ser personalizada para os fluxos de trabalho e especificidades da empresa.
• Feita para reduzir trabalhos duplicados: a automatização de tarefas repetitivas deve ser uma das principais funções de uma ferramenta de gestão ERP.
• Capaz de se integrar às suas ferramentas corporativas favoritas: a possibilidade de integração com outras ferramentas, como sistemas de contabilidade, CRM e e-mail, é um grande diferencial que pode facilitar a realização de tarefas.
• Segura e confiável: A segurança e a confiabilidade são fundamentais em qualquer ferramenta de gestão. Ela deve ter medidas robustas de segurança de dados, garantindo que as informações críticas estejam protegidas contra ameaças às informações do negócio.

Conheça o eGestor

O eGestor é uma ferramenta de gestão ERP para pequenos negócios. Ele é pensado para facilitar a vida dos empreendedores, fornecendo soluções para a rotina do pequeno negócio.

Com o eGestor você tem um controle completo de todas as informações do seu negócio, como financeiro, estoque, vendas e ainda emite notas fiscais facilmente, o que lhe permite ficar em dia com suas obrigações fiscais.