A automação comercial vem trazendo mudanças significativas para o mundo. Mas você sabe o que é uma automação? É bem provável que já tenha usado um elevador, certo? Você também já deve ter feito alguma transação bancária em um caixa eletrônico.

Saiba que estes exemplos são de uma automação, afinal, o elevador abre as portas sozinhos, leva as pessoas até um determinado andar de forma automatizada. O caixa eletrônico efetua saques ou depósitos através de um cartão, senha ou biometria, sem a necessidade de um operador.

No comércio não é diferente. É necessário que haja ferramentas que facilitem as operações, sejam elas de vendas ou compras. Porque perder tempo com funções desnecessárias é o mesmo que perder lucros e ganhar prejuízos. 

Neste material você aprenderá de uma maneira clara e objetiva o que é uma automação comercial e todos os benefícios deste processo. 

O que é automação comercial?

Automação comercial é a aplicação de ferramentas tecnológicas durante os processos comerciais. Não necessita de pessoas para executar determinadas operações, elas são feitas de maneira automática.

Através deste método as empresas podem agilizar suas tarefas e transformar a maneira que o cliente adquire determinado produto.

Além disso, é fundamental para que alguns erros não sejam cometidos. As funções passam a ser feitas por softwares ou máquinas que já estão programadas para estas finalidades.

Um exemplo de automação comercial é quando uma pessoa não precisa mais imprimir boletos e ir até uma agência bancária para efetuar o pagamento. Ele é feito de maneira online através de um sistema.

O que é um sistema de automação comercial?

O sistema de automação comercial serve para evitar que erros manuais aconteçam, uma vez que essa ferramenta gera um impacto direto na estratégia do negócio. Além disso, é por meio deste software que o tempo de mão de obra dos colaboradores é bem mais aproveitado.

Em suma, os sistemas de automação comercial são elementos tecnológicos, como equipamentos, programas de computadores, entre outros, que otimizam os processos empresariais.

Um modelo de sistema é o eGestor. Através deste software, é possível efetuar a emissão de boleto. Além de agilizar os processos, ele também é sustentável, uma vez que não precisa ser impresso no papel, pois tudo ocorre de modo virtual.

Equipamentos necessários

Os equipamentos são ferramentas que já fazem parte de algumas empresas. Nem toda empresa tem conhecimento de quais equipamentos são necessários para melhorar os seus processos varejistas. Então iremos listar equipamentos que são necessários para que a automação comercial de fato ocorra.

Computador

O computador é, sem dúvidas, um dos equipamentos mais utilizados para automação comercial, uma vez que todos os produtos são acompanhados pelo operador e também podem ser vistos pelo cliente.

São utilizados também celulares ou tablets, como ferramentas para a automação comercial. Pois estes dispositivos facilitam vendas onlines e até mesmo pagamentos através de seus aplicativos.

Leitor de código de barras

Os leitores de código de barras funcionam através de laser que fazem a identificação do produto. Este tipo de equipamento facilita a agilidade nos processos de compra. Mas empresas com um fluxo maior de pessoas é recomenda que seja utilizado o leitor de código de mesa, pois ele é mais rápido e possui mais feixe de laser.

Para empresas menores, recomenda-se o leitor de código de mão, ele é mais barato e tem apenas um feixe de laser.

Impressora

A impressora é outro equipamento que não pode faltar no seu negócio. Pois é este equipamento que realiza algumas tarefas importantes no momento da venda. Além de suas variadas funções, para impressão de NFC-e é recomendável a utilização da Impressora Não Fiscal Térmica.

Nobreak

Este é o equipamento responsável por garantir que a voltagem da energia fique regular. Além disso, ele mantém uma energia de emergência nos dispositivos conectados, quando a rede elétrica falha.

Gaveta

No processo de utilização de PDVs, é a gaveta que guarda o dinheiro em cédulas ou moedas. Fazem parte da automação comercial porque sua forma de abrir é automática, abrindo somente no momento da operação quando selecionado o pagamento em dinheiro. Caso contrário ela se mantém fechada durante toda a operação.

Balanças

Atualmente algumas balanças já vem instaladas junto ao computador ou PDV (equipamento que registra as vendas e emite cupons fiscais). Por isso a balança é muito útil para a automação comercial, pois através desta operação é possível agilizar o momento da venda.

A importância da automação comercial

A sociedade tem se tornado cada vez mais exigente quando se trata de serviços e produtos. O mundo atual permite que tudo seja feito com mais agilidade. Então para acompanhar este perfil de consumidor, investir em automação comercial é extremamente importante.

Os impactos da automação de processos nas empresas, são muito positivos. Utilizar desta tecnologia para o comércio é uma forma de se manter no varejo com um diferencial de empresas que ainda utilizam métodos convencionais. 

Por isso, as empresas devem investir em automação comercial, para reduzir custos, aumentar a produtividade, e facilitar os processos para os colaboradores e também para aprimorar as vendas.

Mas podemos citar também as soluções onlines como um auxílio deste processo de automação comercial. Um exemplo é o eGestor. Que é um software de gestão empresarial para micro e pequenas empresas. Ele faz emissão de Nota Fiscal Eletrônica e também controle financeiro. Além disso, tem outras funcionalidades.

Quais são os tipos de automação?

Neste tópico serão listados os principais tipos de automação que podem ser aplicados nos processos de produção, nas prestações de serviços e também na gestão de sua empresa. Confira quais são eles:

1 – Automação de vendas

A automação nas vendas é de extrema importância para a empresa, pois melhora o desempenho e o faturamento do negócio. Além disso, neste tipo de automação o negócio pode ser classificado como:

Tech touch

Neste nível de automação, todo o processo de compra ocorre sem o contato do consumidor com um vendedor. Por isso, é denominado como no-touch, porque não exige o contato e a troca com outra pessoa.

Podemos usar como exemplo uma compra online feita pelo smartphone, o consumidor apenas escolhe o produto, efetua a compra e fica no aguardo da entrega. Assim, todo o processo ocorre de maneira autônoma, em nenhum momento existe a interferência de terceiros. 

Low touch

Neste caso, são aqueles consumidores que durante o processo de compra necessitam ou preferem se comunicar com a empresa, tanto para tirar dúvidas ou para finalizar uma compra. Dessa forma, o processo de otimização não ocorre de forma 100% autônoma.

Esse contato é a principal diferença com o no-touch, as demais características são bem semelhantes. Aliás, geralmente as empresas que utilizam o low touch são as que exigem poucas interações.

Um bom exemplo para este nível de automação comercial é o e-commerce, onde o potencial cliente pode seguir todo o processo de compra sozinho e só entrar com contato em casos específicos.

Mid Touch

O mid touch é onde se inicia o contato humano, diminuindo consideravelmente as ferramentas tecnológicas. Aqui neste nível é imprescindível que o colaborador possua um alto desempenho para se relacionar com os clientes.

Esse tipo é recomendado para empresas que possuem um ticket alto e vendas com um ciclo mais longo. Assim, a humanização passa a ser sempre priorizada, uma empresa que utiliza o Mid Touch em seu atendimento é a BMW.

High Touch

Já o high touch prioriza muito o contato humano no atendimento, e quase não faz uso de dispositivos tecnológicos. Em alguns casos a venda pode acontecer até de forma presencial. 

Os relacionamentos, os contatos e os atendimentos exigem uma comunicação bastante personalizada. 

2 – Automação de marketing

A Automação de Marketing é o processo que efetua a automatização nas ações do setor de marketing dos negócios, sendo uma das principais ferramentas para nutrir os leads e fazê-los passar pela jornada de compra. 

Uma automação de marketing efetiva vai além de postagens diárias nas redes sociais. Trata-se de ações que visam entender e analisar quais são as personas que se relacionam com a marca e os produtos.

Confira quais são os benefícios da automação de marketing:

• Nutri leads
• Funil de vendas mais eficiente
• Leads ficam melhores
• Aumento dos tickets
• Comunicação personalizada
• Redução de trabalho
• Redução no ciclo de vendas
• Maior produtividade

3 – Automação de propostas

A maioria dos colaboradores ainda utilizam o Word, Excel e Power Point para criar uma proposta comercial e orçamento, por exemplo. Porém, chega um momento em que os computadores e notebooks ficam cheios de arquivos, o que torna difícil localizar, filtrar e relacionar tanta coisa.

Além disso, essas ferramentas apresentam problemas como o excesso de tempo gasto, erros, dificuldade de armazenamento e buscas.

Assim, a automação de propostas é feita por meio de um sistema criado justamente para resolver problemas que foram citados anteriormente, utilizando campos inteligentes para armazenar informações dos clientes, produtos e serviços.

Os preenchimentos de dados são automáticos e alguns softwares oferecem cálculos de preços e impostos, e também outras normas definidas pela sua própria empresa.

4 – Automação de contratos

Durante as transações empresariais é necessário que a decisão das partes envolvidas seja firmada por meio de um contrato. Esse processo vai repetir sempre que ocorrer alguma prestação de serviço ou a distribuição contínua de uma mercadoria, acarretando em um grande volume de documentos.

Assim, a automação de contratos é um processo que utiliza a tecnologia para administrar o  armazenamento destes documentos. Criando um fluxo de trabalho bastante eficiente e diminuindo atritos.

O mais comum é que as empresas adotem um sistema de gestão de contratos, que possua também a assinatura eletrônica.

5 – Automação na gestão do relacionamento com o cliente

A automação na gestão do relacionamento com o cliente é uma estratégia que faz com que as empresas conquistem mais clientes, diminuam custos e aumentem a eficiência nos processos de atendimento.

O aumento da produtividade e redução dos custos são os principais impactos dessa automação.

Além disso, investir em ferramentas tecnológicas no processo de atendimento ao cliente traz outras vantagens, como:

• Diminuição de falhas feitas por colaboradores;
• Rapidez e agilidade no contato;
• Otimização;
• Qualidade e eficiência.

O que precisa para fazer automação comercial?

A primeira coisa que você precisa analisar para fazer automação comercial são aqueles processos na sua empresa que não estão correspondendo às expectativas dos clientes, gerando uma certa urgência.

Assim, depois de identificar essas necessidades, você deverá escolher o software, o hardware, entre outros recursos para executar a automatização.

Além disso, é importante que você faça todo o orçamento e planejamento do projeto. Existem diversas tendências de automação comercial disponíveis no mercado, com sistemas de gestão, plataformas fiscais e vários meios de pagamentos.

No momento de instalar é necessário que seja definido o responsável, as pessoas envolvidas precisam ser treinadas, e depois oferecer todo o acompanhamento e suporte necessário.

Como funciona a automação comercial?

A automação comercial funciona por meio de ferramentas tecnológicas que fazem todo o processo empresarial ser automatizado. 

Dessa forma, ela pode ser utilizada tanto no atendimento com o cliente quanto nos processos administrativos, possibilitando melhorar também a estratégia do negócio. Assim, tudo passa a ser padronizado. 

Qual é o impacto da transformação digital no negócio?

Segundo um estudo realizado pela Digital Transformation Index, da KPMG, as empresas que investem em transformação digital apresentam uma taxa de eficiência 23% maior, se comparadas com outras que ainda usam métodos tradicionais para executar suas tarefas.

Além disso, as empresas inovadoras conseguem um percentual 14% maior em termos de redução de custos e aumento na produtividade. Assim, o impacto da transformação digital é positivo para aquelas empresas que se arriscam e enfrentam o desafio da mudança, pois a tecnologia é uma aliada desses negócios.

Automação x Automatização

Talvez até haja alguma semelhança entre estas palavras, mas fique sabendo que automação e automatização não têm o mesmo significado. 

A automatização está relacionada com o processo automático e o efetua sempre da mesma forma. Não possui inteligência para mudar ou se adaptar. É um processo automatizado que não substitui um operador.

E por outro lado, a automação é um processo automático, porém é inteligente, pode mudar e se adaptar conforme necessidade. Em sua grande maioria não precisa ser operado por uma pessoa, consegue executar as tarefas sozinho.

O que estimula a automação comercial?

O que estimula a automação comercial é a própria evolução. Os avanços tecnológicos criam a necessidade de sistemas para agilizar os processos comerciais. As empresas precisam estar preparadas para a nova realidade, por isso, investir em tecnologia é uma estratégia para os empreendedores.

O presidente da AFRAC (Associação Brasileira de Tecnologia para o Comércio e Serviços), Paulo E. Guimarães, citou que:

“A automação comercial teve um período bastante crítico de aprendizado em 2020 em função da paralisação do comércio por cerca de 18 meses. Entretanto, diante da necessidade de digitalização do mercado, foi possível reinventar o modo de fazer negócios. Prova disso é que o crescimento em faturamento apontado pelo Censo foi maior do que o esperado, que era de 9%.”

Para que serve a automação comercial?

A automação comercial serve para que os processos  sejam agilizados e também deixa o comércio varejista mais tecnológico. Isso reflete nas tomadas de decisões, e também traz segurança para o negócio, pois possui um melhor controle sobre dados e informações.

Veja os benefícios 

• Auxilia no controle fiscal e financeiro

O software de automação comercial ajuda no controle fiscal e financeiro das empresas, pois seu desenvolvimento é feito através da legislação. Além disso, ele integra dados e cuida das contas a pagar e a receber, auxiliando também no caixa.

• Reduz custos

A automação comercial permite que os colaboradores não executem algumas funções, e assim podem se dedicar para tarefas que exigem posicionamentos e tomada de decisões. 

Isso faz com que haja uma redução de custos, porque os processos são feitos de forma mais inteligente através do software e os erros operacionais diminuem. Essa diminuição de erros, diminui também os gastos e desperdícios.

• Agiliza o atendimento

Como foi dito anteriormente, os consumidores estão mais exigentes e querem  processos mais ágeis. Este método agiliza os processos de vendas, pois o que antes era feito de forma convencional, agora é executado por um software padrão.

• Aumenta a produtividade

O tempo de produção é muito importante para a empresa. E a automatização dos processos possibilita executar as tarefas em um tempo menor.

Com isso, ocorre o aumento na produção, principalmente nas que são mais burocráticas e que exigem um pouco mais de tempo.

• Torna o negócio mais eficiente

Todas essas vantagens tornam a empresa muito mais eficiente na entrega dos resultados. Este método também melhora o planejamento do negócio em diversas áreas.  

• Melhora a logística

Uma grande preocupação para as empresas é o estoque de mercadorias, porque precisa ser monitorado constantemente. Com a automação comercial, o empreendedor tem uma noção melhor sobre a entrada e saída de produtos. E a própria venda é melhorada, uma vez que o colaborador sabe exatamente quais produtos compõem o estoque.

• Deixa os processos padrões

A automação comercial mantém um padrão de eficiência. O trabalho manual não possibilita essa qualidade constante.

Como saber se sua empresa precisa de automação comercial?

Com todas estas informações, é bem provável que você se pergunte se o seu comércio varejista realmente precisa de automação comercial. Saiba que sim.

O mercado passa por inúmeras transformações durante os anos. E a automação comercial é um método que chegou para ficar. Independente de quais sejam seus objetivos como organização, você precisa estar inserido neste mercado com um mínimo de conhecimento sobre tecnologias que o ajudarão nesta caminhada do empreendedorismo. 

Veja alguns exemplos de situações que mostram a necessidade de você inserir a automação comercial na sua empresa.

1 – A empresa está tendo prejuízo

Isso ocorre por vários motivos, porém um deles pode ser a falta de controle nos preços dos produtos. Um software irá analisar fatores que muitas vezes passam despercebidos pelos colaboradores ou responsáveis, e através desta análise irá determinar qual o melhor preço para a empresa se destacar no mercado e lucrar.

E também, a forma de ofertar e vender da maneira correta interfere no lucro da empresa. A automação comercial ajuda no monitoramento dos lucros das vendas, e com isso o empresário pode tomar decisões que serão boas para o andamento do negócio.

2 – Não há fidelização de clientes

O varejo é um mercado muito competitivo, e uma das formas de se manter nele é garantindo um produto de qualidade e também um atendimento ao cliente eficiente.

E um grande aliado destes dois fatores é a automação comercial. Além disso, ela faz com que aumente o fluxo de clientes, uma vez que o processo de atendimento é rápido e os produtos são de qualidade.

3 – A equipe de colaboradores está sobrecarregada

Um bom exemplo também é quando os colaboradores estão muito atarefados, porque os processos manuais exigem um tempo maior em relação aos processos automáticos.

Em frente a este cenário, fica claro que é preciso mudar a forma de executar algumas tarefas. Principalmente aquelas em que serão utilizados cálculos ou poderão acelerar o atendimento.

4 – Não tem controle do fluxo de caixa

Manter um fluxo de caixa que seja eficiente é uma tarefa difícil, principalmente sem a ajuda dos processos da automação comercial.

Um sistema automatizado auxilia para que o controle financeiro de seu negócio, sempre funcione. Principalmente nesta parte em que envolve cálculos, e operadores podem errar em algumas situações. 

5 – O número das vendas não crescem

Outro fator que revela a urgência de aplicar a automação comercial no seu negócio, é quando há uma queda nas vendas. Se você sentiu um impacto negativo causado pelo avanço tecnológico, é sinal de que está na hora de você se atualizar.

Você precisa perder o medo de se arriscar em algo inovador. Só avança quem tem coragem de mudar, e sair da zona de conforto.

6 – Você sente a necessidade de gerenciar melhor a sua empresa

Não é fácil gerenciar uma empresa, se você sente que precisa melhorar o funcionamento do seu comércio, já sabe que a automação dos processos pode lhe ajudar.

Com este método você pode manter um controle sobre quando tem os melhores faturamentos, ou qual funcionário possui um desempenho melhor conforme os dados de vendas.

Com um sistema você pode analisar melhor a situação da sua empresa e achar soluções que realmente funcionem, contra situações adversas. Isso pode ser controlado através de relatórios e planilhas, além de verificar as tendências do mercado, estando a frente de seus concorrentes.

A satisfação do cliente é o objetivo principal

Utilizar a automação comercial, permite com que você sempre siga as principais tendências, e esse método ainda tem muito o que evoluir.

A tecnologia não vai parar de avançar, e o varejo precisa estar atento e principalmente, precisa estar preparado para as novas formas de atender e vender seus produtos. Por isso, investir em automação comercial deve estar nos planos de qualquer varejista.

Sempre pesquise maneiras de inovar e use a tecnologia ao seu favor. Invista em ferramentas que serão um facilitador na execução das tarefas de sua empresa, e que irão satisfazer seus clientes, tornando eles fiéis aos seus produtos.

Pesquise um software que realmente funcione, que seja de qualidade e que você consiga através do mesmo, efetuar com excelência a automação comercial.

As pessoas também perguntam