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Como montar uma Gráfica: Tudo que você precisa saber

Escrito em: 16/01/18
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Aprender como montar uma gráfica é um desafio instigante. Trata-se de um negócio que apresenta uma característica híbrida de atividade industrial e prestação de serviços direto ao consumidor, o que demanda um cuidado especial, ao mesmo tempo, com a qualidade da matéria-prima, processos, tecnologia, atendimento e relacionamento, o que, também, oferece margem à construção de diferenciais competitivos.

Basicamente, a gráfica é uma prestadora de serviços que, por meio de um processo industrial, imprime tinta no papel ou em outros materiais, por meio de processos tecnológicos, produzindo livros, jornais, cadernos, folders, material de papelaria, cartões e outros produtos gráficos.

Além disso, uma gráfica pode oferecer serviços agregados à atividade principal, como serviços de pós-impressão (encadernação, acabamento, dobraduras, colagem e efeitos) e de arte (arte final, fotolito e gravação de chapa).

Nesse segmento, há alguns fatores que devem ser levados em conta para a construção de diferenciais competitivos e até mesmo para a própria sobrevivência do negócio:

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Localização

A localização de sua gráfica deve estar ligada diretamente a definição do público alvo o qual se deseja atingir. Se você quer atender a empresas, por exemplo, procure uma área industrial de sua cidade. 

Muitos empresários deste ramo, também costumam montar as suas gráficas perto de escolas e universidades, já que a demanda de serviços para estudantes e professores é garantida.

Em ambas as situações, é absolutamente necessário estudar as gráficas que já atuam na localidade escolhida, e identificar os pontos fortes e fracos dos concorrentes, de forma a encontrar um  diferencial para o seu empreendimento.

Além de estar situada próxima de seu público alvo, é essencial que a sua gráfica esteja em um local de fácil acesso para clientes e fornecedores, e que possua um alto fluxo de pessoas e veículos. 

Que tipo de serviço será prestado por sua gráfica?

Uma gráfica pode oferecer os mais variados tipos de serviços, como impressões, apostilas, banners e muitos outros. O problema é que muitos empresários ingressam nesse ramo sem ter total conhecimento de todo o ramo de possibilidades que pode ser oferecido por uma gráfico, e acabam prestando um serviço extremamente limitado.

Por isso, antes de tirar o seu empreendimento do papel, é importante fazer um estudo aprofundado do mercado, conversar com pessoas que já possuem experiência no ramo e qualificar-se a respeito dos diferentes serviços de uma gráfica.

Se não possuir esse conhecimento, comece com os serviços básicos de cópias, impressões e encadernamentos, dentre outros, e pense na ampliação de sua atividade a um médio ou longo prazo.

Capital de giro e crédito – O financeiro de como montar uma gráfica

Estima-se que o capital de giro empregado deva ser superior a 50% do valor inicial do investimento. Em outras palavras, para montar uma pequena gráfica, o custo, incluindo, além do capital de giro, o estoque inicial de matéria-prima, está na casa dos R$ 200 mil.

A informação mais importante, todavia, é que um dos ativos mais importantes nesse negócio é a capacidade de atender com rapidez às encomendas, uma vez que o mercado gráfico é muito competitivo e cada detalhe pode fazer a diferença.

Tão ou mais importante é a empresa ter acesso a capital para investimento. A razão é a demanda tecnológica e a necessidade de reciclar equipamentos para não ficar para trás perante a concorrência.

Como abrir uma gráfica
Como abrir uma gráfica

Qualidade da matéria prima, tecnologia e capital intelectual de uma gráfica

Parecem elementos muito distantes, mas estão todos ligados ao processo industrial.

É fundamental que o empreendedor conheça bem o ramo de impressão, porque há uma série de variáveis envolvidas na qualidade do resultado apresentado ao cliente.

Do ponto de vista tecnológico, é preciso ficar atento à evolução dos equipamentos, sobretudo no que diz respeito à qualidade do resultado da impressão e à capacidade de reduzir os custos do processo.

O capital intelectual também é vital. O empreendedor deve ter conhecimentos sobre a matéria-prima. Há variações de tipo de papel e efeitos possíveis na impressão, a partir da combinação com o tipo de tinta, tratamento químico e outros fatores. Além disso, é preciso conhecer o funcionamento dos equipamentos em sua plenitude.

É fundamental, ainda, que a matéria-prima seja de qualidade, o que demanda a construção de um mix satisfatório de fornecedores, onde se possa conciliar os fatores preço e qualidade.

Fecha essa equação a necessidade de automação dos processos de controle de vendas e estoque, base do controle do giro de estoque e ferramenta de tomada de decisões, sobretudo em um segmento que trabalha com uma diversidade enorme de matérias-primas e precisa estimar o melhor fluxo de reposição das mesmas.

Uma solução simples oferecida pelo mercado é o eGestor, uma ferramenta totalmente online, que permite, além do controle de vendas e estoque, também do fluxo de caixa, das finanças e emissão de notas fiscais.

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Muita atenção à comunicação

O primeiro ponto a ser levado em conta quando falamos em como abrir uma gráfica é a qualidade dos materiais de divulgação. Vale lembrar que estamos falando de uma gráfica e a qualidade desses materiais fará toda a diferença na impressão que o cliente terá da empresa.

Outro ponto importante é a preparação da estratégia e da equipe de venda. Dentro desse ramos de negócios, as vendas pessoais, ou por telefone, ainda são o caminho mais eficaz.

É preciso buscar as oportunidades corretas e agarrá-las quando se apresentam. Tudo que está sendo abordado é comum à maioria das empresas do segmento, independente de tamanho, tipos de serviços prestados ou público a que se destinam.

No entanto, é preciso que o esforço de venda seja direcionado corretamente ao público a que os serviços oferecidos se destinam. É preciso para isso, que a empresa tenha muito claro quem é o seu público, no sentido de treinar a equipe de vendas.

O treinamento deve ter, ainda, outro enfoque fundamental. Se o resultado é sempre o mesmo, ou seja, produtos impressos, o processo é complexo e envolve conhecimento.

O vendedor deve ter esse conhecimento para orientar corretamente o cliente e evitar perda de tempo com promessas que não serão cumpridas.

Relacionamento com os clientes

É importante que a palavra seja cumprida. Os prazos e a qualidade prometidos devem ser cumpridos. Uma empresa como uma gráfica vive de reputação.

É melhor não aceitar a encomenda do que perder o cliente e ainda criar uma imagem negativa no mercado.

Quando é difícil perceber a diferença entre essa e aquela empresa, tem preferência quem errar menos. Construir relacionamento de longo prazo depende disso.

Responsabilidade ambiental

Poderia ser dispensável lembrar desse pormenor. O fato do negócio gráfico envolver processos industriais já diz tudo, mas há um diferencial real que pode ser usado, que é deixar claro para os clientes a origem das matérias-primas empregadas no processo de produção. Por exemplo, causará boa impressão se elas vierem de áreas de reflorestamento.

Outros aspectos do negócio

Dados recentes dão conta de que a indústria gráfica brasileira emprega mais de 200 mil pessoas. São aproximadamente 19 mil gráficas no país.

Apesar disso, o volume de importações totaliza US$ 369 milhões, superior ao volume de exportações, na casa dos US$ 255 milhões, o que indica que há um espaço para novas empresas e para crescimento.

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Estrutura e normas técnicas

Ao montar uma gráfica, é preciso atentar para a necessidade de apoio técnico profissional. Questões como ruído emitido pela empresa, tipo de equipamentos empregados na produção e público-alvo serão fundamentais para definir se a empresa deve se instalar numa área industrial ou comercial.

Aspectos como acessibilidade, estacionamento e infraestrutura para o trânsito de matérias-primas devem ser levados em consideração.

Para montar uma gráfica pequena, segundo o Sebrae, o espaço necessário é de 500 m². A estrutura a ser distribuída nesse espaço contém balcão de atendimento, almoxarifado, sala de produção, administração, recebimento e expedição.

A quantidade de equipamentos é bastante abrangente, envolvendo maquinário de montagem gráfica, impressora tipográfica, impressoras offset, guilhotina, grampeador elétrico, serrilhadeira, picotadeira, numerador tipográfico, gravadora de chapas, produtos químicos, pó revelador, limpador de chapa, restaurador de banquetas, solução de fontes, fotolitos, desktop e programas especializados de design, além de equipamentos para serviços agregados.

Para operar toda essa maravilhosa engrenagem são necessários doze colaboradores, distribuídos pela produção, administração e vendas.

Evidentemente há outros aspectos específicos e gerais a serem levados em conta, mas as variáveis abordadas acima dão uma boa visão das possibilidades e desafios envolvidos nesse segmento de negócios.

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<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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4 Comentários

  1. Luiz Antonio Cezar Corrêa

    gostei excelente matéria, seria ainda melhor se desse continuidade no assunto exemplo; como fazer a gestão da sua gráfica ou ( administrar uma gráfica) que seja tenho uma pequena gráfica e ja estou um pouco perdido dentro dela minhas dificuldade é formação de preço, DRE, FLUXO DE CAIXA, capital de giro, e marketing e outra coisas mais da gestão quando eu era funcionário de uma gráfica era mais facil do que ser dono se o EGESTOR estiver lendo isso Help1…

    Responder
    • eGestor

      Obrigado pela sugestão Luiz. Pretendemos sim expandir os assuntos no futuro.

      Responder
  2. Higor Silva

    Adorei as dicas, os detalhes são fundamentais na montagem gráfica.

    Responder
  3. Joyadson

    Muito, boa dica do Luiz Antonio Cezar Corrêa.

    Responder

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