A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma obrigação vital para todas as empresas do Simples Nacional. Afinal, ela é uma declaração que reflete a saúde financeira e fiscal do seu negócio. Dessa forma, o não envio ou o preenchimento incorreto dessa declaração pode resultar em consequências graves.
Neste artigo, vamos abordar todos os aspectos essenciais da DEFIS, incluindo prazos de entrega e orientações práticas para um preenchimento adequado. Até porque, manter sua empresa em conformidade com as obrigações fiscais é crucial para evitar complicações futuras com o fisco. Continue lendo para entender como gerenciar essa responsabilidade de forma eficiente e evitar contratempos.
O que é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é o resumo das operações da empresa apresentado à Receita Federal. Ela engloba as operações durante o ano de exercício.
Assim, a DEFIS serve para a Receita acompanhar como estão as contas da sua empresa. É através dela que se verifica se tudo está em ordem com suas notas fiscais e impostos pagos. Dessa forma, a declaração permite:
- Monitorar arrecadação: Através da DEFIS, a Receita vê se você está em dia com seus impostos. Assim, com tudo certinho, você evita problemas futuros.
- Identificar inconsistências: Erros acontecem, mas a DEFIS ajuda a corrigi-los antes que se tornem um problema maior.
- Facilitar a fiscalização: Quando tudo está organizado, a Receita consegue fiscalizar melhor, o que beneficia a todos.
Mas, os benefícios não são apenas para a Receita, a empresa também é beneficiada. Para sua empresa, a DEFIS é essencial por algumas razões:
- Evitar multas: Manter suas obrigações em dia previne multas que podem pesar no bolso.
- Acesso a créditos: Bancos gostam de empresas organizadas, e estar em conformidade pode facilitar a aprovação de empréstimos.
- Reputação sólida: Uma empresa que segue as regras é vista com bons olhos pelo mercado. Isso acaba atraindo mais negócios e parcerias.
Quando devo entregar a DEFIS?
O prazo de entrega da DEFIS é até às 23 horas e 59 minutos do dia 31 de março. Assim, para fazer a declaração do ano de 2024, a empresa tem até o dia 31 de março de 2025.
Você deve fazer a entrega da declaração pelo PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional). Ele está disponível no GOV.com, na área da Receita Federal. Mas, para isso, é necessário ter um certificado digital, como forma de comprovar e acessar os dados da empresa.
Caso a empresa tenha passado por extinção, transformação, cisão ou incorporação, por exemplo, esse prazo pode ser alterado. Assim, se isso aconteceu nos primeiros três meses do ano da declaração, ela deve ser entregue até 30 de junho. Mas, se for em outros meses a empresa tem até o último dia do mês seguinte ao evento.
Quem deve declarar a DEFIS?
A DEFIS é obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto o MEI. Isso inclui tanto as Microempresas (ME) quanto as Empresas de Pequeno Porte (EPP). Essas devem fazer a declaração mesmo que não tenham tido faturamento ou alterações patrimoniais no ano anterior.
O MEI, por sua vez, não entrega a DEFIS, pois deve apresentar a Declaração Anual do MEI (DASN-SIMEI).
Essa obrigação para MEs e EPPs existe desde o ano-calendário de 2012, conforme o artigo 72 da Resolução CGSN nº 140/2018.
O que deve constar na DEFIS 2024?
Comece organizando todos os documentos da sua empresa. O que deve constar na DEFIS é:
- ganhos de capital;
- total de despesas operacionais, incluindo custos e salários;
- lucro contábil (Aplicável a microempresas e empresas de pequeno porte que mantenham escrituração contábil. Elas também pecistam ter lucro superior ao limite do artigo 145 da Resolução CGSN nº 140/2018);
- dados pessoais e rendimento dos sócios;
- número de empregados no início e no final do período declarado;
- saldo bancário ou em caixa no início e no final do período declarado;
- mudança de endereço, se houver;
- receitas de exportação;
- ganhos de renda variável;
- doações eleitorais;
- estoque inicial e final do período declarado;
- informações sobre prestação de serviços de transporte de carga interestadual;
- informações sobre prestação de serviços de comunicação.
Alguns desses dados podem requerer a ajuda de um contador. Isso porque ele é responsável por todas as informações contábeis da empresa que podem ser solicitadas aqui.
Quais as despesas que entram na DEFIS?
Da lista do que deve constar na DEFIS as despesas são:
- Total de despesas operacionais, incluindo custos e salários:
- Engloba todos os gastos da empresa para funcionar, como aluguel, energia, insumos, folha de pagamento, entre outros.
- Saldo bancário ou em caixa no início e no final do período declarado:
- Embora não seja uma despesa em si, reflete o impacto das despesas sobre o caixa da empresa.
- Estoque inicial e final do período declarado: Pode influenciar os custos operacionais, já que a compra de mercadorias e insumos afeta as despesas.
Como emitir a DEFIS 2025?
- O primeiro passo para emitir a DEFIS é ter todas as informações.
- Em seguida, acesse o Portal e-CAC ou o Portal do Simples Nacional. Para fazer login é possível utilizar o certificado digital ou login e senha da empresa.
- Dentro do sistema, preencha as informações da empresa. Aqui, é importante ter atenção aos detalhes. Certifique-se de que não há erros, pois isso pode causar problemas no futuro.
- Antes de enviar, revise tudo. Uma leitura atenta pode evitar dores de cabeça e multas. Veja se não deixou passar nenhum erro de digitação ou dado importante.
- Por fim, envie a DEFIS e guarde o recibo. Esse documento é a prova de que você fez tudo certinho e manter esse controle pode te salvar de problemas futuros.
- Depois de feita, é possível acompanhar a processamento da declaração para verificar a situação da entrega. Isso é feito também pelo Portal e-CAC ou Portal do Simples Nacional.
Se houver uma dúvida, não hesite em procurar um contador. Um profissional pode ser um grande aliado nessa hora.
Como evitar erros no preenchimento e entrega
Para evitar erros no preenchimento e entrega da DEFIS, siga estas boas práticas:
- Verifique se sua empresa é obrigada a declarar – Apenas Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) do Simples Nacional precisam enviar a DEFIS. O MEI está isento e deve entregar a DASN-SIMEI.
- Mantenha a contabilidade organizada – Registre corretamente receitas, despesas, folha de pagamento e demais informações fiscais ao longo do ano para evitar inconsistências no momento da declaração.
- Preencha corretamente os campos obrigatórios – Informe dados como faturamento, despesas, saldo bancário, número de empregados e outras informações exigidas, garantindo que os valores estejam exatos e coerentes.
- Utilize o PGDAS-D para envio – A DEFIS deve ser preenchida e transmitida pelo sistema do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
- Confira prazos e evite atrasos – A entrega da DEFIS deve ser feita até o último dia de março do ano seguinte ao exercício declarado. O envio fora do prazo pode resultar em penalidades.
- Revise antes de enviar – Erros de digitação, valores incorretos ou informações omitidas podem gerar inconsistências e possíveis problemas fiscais. Revise todos os dados antes da transmissão.
- Guarde o comprovante de entrega – Após enviar a DEFIS, salve o recibo de transmissão para eventuais consultas futuras ou comprovações junto à Receita Federal.
Assim, seguindo essas práticas, sua empresa evita problemas no cumprimento dessa obrigação fiscal.
Multas e penalidades da DEFIS
A DEFIS não tem nenhuma multa prevista pelo atraso ou não entrega. Inclusive, é possível enviar a declaração após o prazo estipulado. Mas, embora a DEFIS não tenha multa, não enviar pode gerar impactos negativos para a empresa.
A principal consequência é a impossibilidade de gerar as apurações mensais do DAS a partir de março do ano seguinte. Dessa forma, isso impede o pagamento dos impostos e resulta na incidência de juros e multas sobre os tributos em atraso.
Além disso, a falta de regularização pode levar à inativação das inscrições municipal e estadual. Isso é ainda mais perigoso para a empresa, porque impossibilita a emissão de notas fiscais e compromete o faturamento da empresa.
Caso a situação persista, a dívida pode ser inscrita na Dívida Ativa, podendo até resultar na perda do CNPJ. Então, para evitar esses problemas, é essencial garantir o envio da DEFIS dentro do prazo estabelecido.
Diferença entre DEFIS e IRPJ
A principal diferença entre a DEFIS e o IRPJ está no regime tributário de cada e na forma de tributação.
A DEFIS é uma obrigação acessória exclusiva para empresas optantes pelo Simples Nacional, funcionando apenas como uma declaração informativa, sem gerar impostos adicionais.
Já o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) é obrigatório para empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real. Ele pode resultar em impostos a pagar, com recolhimento via DARF.
Enquanto a tributação das empresas do Simples Nacional é mensal, no IRPJ, as empresas devem prestar contas anualmente. Ainda no IRPJ, a empresa deve fornecer informações mais detalhadas sobre suas operações financeiras.
Empresas inativas
Empresas do Simples Nacional que permaneceram inativas durante todo o ano-calendário devem declarar essa condição na DEFIS. Assim, considera-se inativa a empresa que não realizou nenhuma atividade operacional nem teve mutação patrimonial ao longo do período.
No preenchimento da DEFIS, haverá uma opção específica para indicar essa situação. O RPA (Valor da Receita Mensal) será zero em todos os meses do ano, caso isso aconteça.
Apesar da ausência de movimentação, a entrega da declaração continua sendo obrigatória. Você deve fazer a entrega pelo site do Simples Nacional, utilizando um certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica.
Cumprir esse requisito mantém a empresa regularizada e evita problemas fiscais.
Conclusão: evite multas e mantenha-se regularizado
A compreensão da importância da DEFIS é essencial para a saúde financeira da sua empresa. A regularização das obrigações fiscais não é apenas uma formalidade, mas um passo fundamental para o sucesso e a sustentabilidade do seu negócio.
Para manter sua empresa em conformidade, é essencial ter um sistema de organização eficiente e ficar atento aos prazos da Receita Federal. Planejar-se com antecedência evitará complicações e garantirá que você não enfrente surpresas desagradáveis na hora da entrega.
Cumprir corretamente e dentro do prazo a DEFIS ajuda a evitar multas e fortalece a imagem da empresa no mercado. Manter suas obrigações em dia garante a continuidade dos negócios e fortalece a relação com instituições financeiras e potenciais parceiros comerciais.
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