Os eventos corporativos deixaram de ser apenas uma formalidade do calendário empresarial para se tornarem uma das estratégias mais eficientes de marketing e relacionamento. Seja para lançar um produto, fortalecer a marca ou gerar leads qualificados, um evento bem planejado, presencial, online ou híbrido, pode gerar resultados que uma campanha tradicional dificilmente alcançaria sozinha.

Neste artigo, você vai entender o que são eventos corporativos, os principais formatos, como planejar cada etapa da produção e o que fazer depois que as luzes se apagam (ou a transmissão termina).

O que são eventos corporativos?

Eventos corporativos são encontros promovidos por empresas, de forma direta ou indireta, com foco em seus objetivos de negócio. Eles servem para reunir pessoas em torno de uma discussão, uma temática, um produto, um serviço ou uma marca.

Mais do que uma simples reunião, um evento corporativo é um ponto de encontro entre pessoas que compartilham algum interesse em comum. Por isso, mais importante do que apenas transmitir informação, é essencial abrir espaço para a conexão entre os participantes: o famoso networking, um dos maiores atrativos desse tipo de produção.

Toda produção corporativa é organizada por uma empresa e pode ser direcionada a diferentes públicos:

• B2C: quando o evento é voltado para o cliente final;
• B2B: quando o foco é conectar negócios. Nesse caso, o público pode ainda se dividir em interno (colaboradores) e externo (clientes, acionistas, fornecedores, parceiros e demais stakeholders que não fazem parte do quadro de funcionários).

Se você ainda tem dúvidas sobre essas categorias, confira o artigo sobre B2B e B2C: o que são e quais suas diferenças.

Por que investir em eventos corporativos?

Além de gerar reconhecimento de marca (o chamado brand awareness), os eventos corporativos costumam cumprir três grandes missões dentro da estratégia de uma empresa:

Geração de leads

Os eventos corporativos têm sido cada vez mais usados como estratégia de marketing para atrair e capturar leads qualificados. Promover encontros nichados, com temática bem definida, é uma forma eficiente de filtrar no mercado quem realmente pode se tornar cliente da sua empresa no futuro.

Fortalecimento de relacionamentos

No universo corporativo, construir contatos e cultivar bons relacionamentos é um diferencial competitivo. Por isso, vale organizar eventos voltados a parceiros, fornecedores e afiliados, assim como para os próprios colaboradores, em convenções comerciais ou celebrações de resultados.

Lançamento de produtos ou serviços

Um evento de lançamento gera, por si só, um burburinho em torno da marca: aumenta a curiosidade, o desejo de compra e, em sessões fechadas, ainda reforça a sensação de exclusividade. Gigantes da tecnologia, como Apple e Samsung, usam muito bem esse formato para direcionar as atenções do mercado para seus lançamentos.

Para definir o objetivo do seu evento, tente responder a duas perguntas simples: “o que eu espero desse evento?” e “por que vamos realizá-lo?”. As respostas vão ajudar a escolher o melhor formato para a ocasião.

Como planejar um evento corporativo em 4 passos

Com o objetivo definido, é hora de estruturar o plano de ação. A seguir, veja as quatro etapas essenciais do planejamento.

1. Defina o formato do evento

A escolha do formato deve considerar o perfil dos participantes, suas expectativas e sua familiaridade com a tecnologia. Nem sempre o máximo de recursos digitais agrada: às vezes, menos é mais.

Pense nas mensagens-chave, na experiência e na impressão que você quer transmitir ao seu público-alvo. Entre os formatos mais comuns estão:

• Webinar;
• Congresso;
• Convenção;
• Workshop;
• Feira virtual.

A definição do formato também determina a estrutura tecnológica necessária para a transmissão. Por isso, a recomendação é contar com uma plataforma de eventos que faça a gestão de ponta a ponta — da inscrição ao relatório de engajamento.

2. Monte a programação e o conteúdo

Fechar a grade de temas e palestrantes não é uma tarefa simples: é preciso conciliar agendas, perfis e repertórios complementares. Mas, quando bem-feita, essa curadoria pode se tornar o principal atrativo do evento, uma verdadeira isca para os participantes interessados nos tópicos abordados.

A curadoria de conteúdo ajuda a levantar os principais insights sobre o tema, o que facilita a definição dos painelistas e do roteiro como um todo. Para isso, aprofunde-se no assunto pesquisando na internet, em fóruns especializados ou assistindo a eventos semelhantes já realizados por outras empresas.

Durante essa pesquisa, procure identificar as principais provocações e reflexões que o tema desperta, as discussões que podem ser exploradas e as novidades mais recentes sobre o assunto. Assim, o resultado desse estudo deve guiar toda a programação, que precisa fugir do óbvio, agregar valor real e despertar a curiosidade do público.

3. Elabore o plano de comunicação e divulgação

Com a programação definida e o conteúdo em produção, é hora de criar o site ou a landing page de inscrição, a base de toda a divulgação do evento.

Use as redes sociais, invista em anúncios pagos, publique releases e convide toda a comunidade que possa se interessar pelo tema. À medida que as inscrições chegam, aproveite os e-mails coletados para enviar conteúdos exclusivos e manter o público aquecido até o dia do evento.

4. Organize a logística e o orçamento

Nenhum planejamento está completo sem um controle financeiro bem-feito. Liste todos os custos envolvidos — plataforma, palestrantes, divulgação, equipe — e compare com o retorno esperado. Uma boa gestão financeira facilita inclusive a apuração do ROI (retorno sobre investimento) do evento na etapa seguinte.

Se a sua empresa também organiza eventos para clientes como parte do próprio negócio, vale conhecer como funciona um serviço de produção de eventos profissional.

O que fazer no pós-evento?

Quem já organizou um evento sabe que o trabalho não termina quando a transmissão acaba ou as luzes do salão se apagam. Afinal, a pós-produção é uma etapa tão importante quanto a produção em si e não pode ser negligenciada.

Ações voltadas aos participantes

• Envie um e-mail de agradecimento a todos que participaram;
• Aproveite a mesma mensagem para disparar a pesquisa de satisfação e o certificado de participação;
• Atualize o site do evento disponibilizando a gravação dos painéis, para quem quiser rever o conteúdo;
• Reaproveite trechos da gravação como pílulas de conteúdo para as redes sociais.

Ações voltadas à organização

Feche o relatório de resultados, reunindo o fechamento financeiro do projeto — despesas e receitas — para calcular o ROI do evento. Use ferramentas simples, como uma planilha de gestão de orçamento e um cronograma completo, além de checklists para garantir que nenhuma tarefa fique de fora.

Ter as finanças da empresa organizadas facilita, e muito, esse fechamento de contas. Com um sistema como o eGestor, é possível controlar receitas, despesas e emitir notas fiscais em um só lugar, o que deixa o relatório final do evento muito mais rápido de montar.

Perguntas frequentes sobre eventos corporativos