Os eventos corporativos existem desde sempre, mas nem por isso deixam de desafiar profissionais da produção. Com a tecnologia cada vez mais avançada e pessoas trabalhando remotamente, fazer eventos virou uma ferramenta estratégica de marketing e relacionamento. 

Neste artigo, vamos falar sobre:

• O que são eventos corporativos
• Planejando um evento corporativo
• O que fazer no pós-evento
• Checklist de evento

O que são eventos corporativos

Os eventos corporativos são aqueles promovidos por empresas com foco em seus negócios, de forma direta ou indireta. Eles servem para unir a comunidade ao redor de uma discussão ou temática, um produto ou serviço, uma empresa ou marca. 4

Essa categoria de eventos é mais do que uma simples reunião, e sim um encontro de pessoas que têm algum interesse comum. 

Por isso, mais do que apenas transmitir informações, é importante abrir espaço para a conexão entre os participantes, sendo a possibilidade de fazer networking um dos principais atrativos. 

As produções corporativas são obrigatoriamente promovidas por uma organização empresarial. Se forem voltados para clientes finais, são considerados B2C. Agora, se tiverem foco em conectar negócios, mais conhecidos como B2B, ainda pode ter dois públicos: 

• interno: formado por colaboradores;
• externo: clientes, acionistas, fornecedores, parceiros, entidades, prospectos e demais stakeholders que não fazem parte do quadro de funcionários da empresa. 

Agora que você já sabe com clareza o que o é um evento corporativo, vamos dar início à etapa de planejamento. Ela é fundamental para que você realmente tenha uma produção de sucesso. Vamos lá?

Planejando um evento corporativo

O primeiro passo do planejamento é fazer definições básicas que podem afetar – e muito – o interesse das pessoas em se inscrever e participar ao vivo do evento. Com objetivo, formato e programação definidos, é hora de partir para o plano de ação.

Mas, calma, não se assuste. Vamos explicar cada um destes itens a seguir.

Objetivo do evento

O objetivo mais comum de quem produz eventos corporativos é a promoção da empresa organizadora, sem dúvida. Mas além de gerar reputação para a marca, o famoso brand awareness, as produções corporativas costumam ter como missão:

• A geração de leads

Como dito no início deste artigo, os eventos corporativos estão sendo cada vez mais usados como estratégia de marketing para atrair e capturar leads qualificados. Fazer encontros nichados, com temática específica, é uma forma de peneirar no mercado quem pode vir a ser seu cliente no futuro. 

• O fortalecimento de um relacionamento 

No universo corporativo, fazer contatos e cultivar bons relacionamentos é um diferencial. Faça eventos para parceiros, fornecedores, afiliados e outros players do ecossistema da empresa. Isso também vale para funcionários, como convenções comerciais ou celebração de resultados. 

• O lançamento de um produto ou serviço

Por si só, um evento de lançamento traz um buzz para a marca, pois aumenta a curiosidade e o desejo de compra, além de fomentar a exclusividade, no caso de uma sessão fechada. As gigantes de tecnologia, como Apple e Samsung, fazem bom uso desse formato, direcionando os olhos do mundo para suas novidades e lançamentos. 

Para melhor definir o objetivo, tente responder: “o que você espera desse evento?” ou ainda “por que vamos fazer este evento?”. Com essa resposta, é possível escolher o melhor formato.

Formato do evento

Além dos objetivos, essa escolha deve também levar em conta o perfil dos participantes, suas expectativas e habilidades digitais. Nem sempre o máximo de tecnologia agrada, e o menos é mais. 

Pense sobre as mensagens-chave, a experiência e a impressão que você quer promover para seu público-alvo. Os formais comuns são:

• webinar;
• congresso;
• convenção;
• workshop;
• feira virtual.

A definição do formato também vai delimitar a tecnologia necessária para a transmissão ao vivo. A recomendação é sempre contratar uma plataforma de eventos para gestão de ponta a ponta, da inscrição até o relatório de engajamento.  

Programação e conteúdo

Fechar a grade de temas e palestrantes não é uma tarefa fácil. Você tem que conciliar agendas, perfis, conteúdos e repertórios afins… realmente um desafio!

Que se bem feito pode vir a ser o principal atrativo da sua produção, uma isca de participantes interessados nos tópicos trazidos pelo evento. 

A curadoria de conteúdo é uma estratégia para levantar os principais insights sobre o tema, o que facilita a definição dos painelistas e do roteiro como um todo. Você pode se aprofundar no debate fazendo pesquisas na internet, em fóruns especializados ou ainda assistindo a outros eventos “concorrentes”, por assim dizer. 

Na sua pesquisa, tente perceber quais as provocações e reflexões que determinado tópico traz, as discussões que podem ser exploradas e o que de mais novo se fala sobre ele.  

O resultado deste estudo deve guiar a programação do evento, que deve fugir de ser mais do mesmo. Ela deve agregar valor e despertar a curiosidade do público em participar da conversa. 

Plano de comunicação

Com a programação do evento definida e a criação de conteúdos em andamento, é possível criar o site. Sim, a tarefa número um é ter um site ou landing page para inscrição. 

Use as redes sociais, faça anúncios, publique releases e convide toda a comunidade que possa se engajar com o evento. 

Uma vez que você coleta o endereço de e-mail de quem se inscreveu, já pode começar a enviar conteúdos exclusivos para essas pessoas, a fim de mantê-las aquecidas sobre a temática do evento. 

O que fazer no pós-evento

Quem já fez eventos antes sabe muito bem que o trabalho não termina quando a transmissão acaba. A pós-produção é uma etapa tão importante quanto a produção e não deve ser negligenciada. 

Vamos começar falando sobre as tarefas que são direcionadas para os participantes. A primeira delas é enviar um e-mail de agradecimento para quem assistiu o evento. Na mesma mensagem, você pode disparar também a pesquisa de satisfação e o certificado de participação. 

Também é importante atualizar o site do evento, disponibilizando a gravação dos painéis para que a audiência possa rever quando e quantas vezes quiser. Dá, inclusive, para usar os recortes de vídeo como pílulas de conteúdo para redes sociais. 

Agora, vamos à lista de pendências da organização geral do evento. O primeiro item é fazer o relatório de resultados. Ele pode englobar o fechamento financeiro do projeto, considerando despesas e receitas, sendo possível calcular o ROI, o retorno sobre investimento. 

Para isso, faça uso de ferramentas simples como uma planilha de gestão de orçamento e outra para montar um cronograma completo. Os checklists também são um recurso muito interessante para garantir que não vai se esquecer de nenhuma tarefa.

Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a simplificar a organização de um evento corporativo online. Bom trabalho!