Como montar um serviço de produção de eventos?

Um negócio que tem boas oportunidades de trabalho, mas que também exige uma boa dose de dedicação. Este é o mercado de eventos. De maneira geral, trabalhar nesse mercado exige uma boa capacidade de planejar, contatos de produtores e criativos, e ponte com fornecedores dos mais variados tipos. Conseguindo preencher esses pilares e tendo muita disposição para trabalhar, é difícil seu negócio dar errado.

Como todo ramo, trabalhar com eventos também pode ter seus altos e baixos. Por isso, é importante ter cuidado para realizar uma boa gestão financeira, sabendo acumular dinheiro e caixa e juntar o que é necessário para não ficar no vermelho. Vale a pena, portanto, ter um sistema de gestão de finanças capaz de subsidiar seus negócios de maneira efetiva antes mesmo de ter uma estrutura propriamente dita.

Se você sabe controlar bem seus negócios e tem boa gestão de recursos financeiros e humanos, ter uma empresa de eventos pode dar muitos resultados, e os negócios podem se tornar frutíferos a longo prazo. Vamos entender um pouco melhor o que esperar de cada profissional que atua nessa área.

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Tudo começa com bons parceiros

Antes mesmo de pensar em abrir uma empresa de eventos, o ideal é realmente já ter tido algum tipo de experiência no setor, seja produzindo eventos, criando diferentes peças de comunicação ou, pelo menos, fornecendo mão de obra para empresas do gênero. É preciso desse tipo de contato para entender como funciona o período de montagem de um evento, suas urgências, o planejamento, a estrutura de montagem e desmontagem, a coordenação de fornecedores e assim por diante. Apenas quando conseguimos efetivamente ter controle dessas áreas é que conseguimos entregar um evento com a qualidade esperada pelos clientes.

Os fornecedores

Primeiro, é preciso ter bons contatos de fornecedores. Basicamente, em um evento pode-se precisar de tudo quanto é tipo de material – gráficas, marcenarias, serralheiros, pedreiros, fornecedores de brindes, de tecnologias e assim por diante. O problema é que não podemos contar sempre com o mesmo fornecedor, visto que é necessário considerar a qualidade e estimular a concorrência para saber se um determinado serviço ofertado está valendo seu custo.

Dessa forma, uma empresa que ofereça serviços de eventos precisa ter uma grande quantidade de fornecedores à sua disposição. Com isso, é indispensável que a busca por novos parceiros seja constante, mas principalmente que se dê oportunidade para eles darem suas opiniões sobre projetos, contribuindo para conseguir melhorar a qualidade daquilo que é entregue, e que fará toda a diferença no resultado final.

Mais do que apenas fornecer, as empresas precisam ser encaradas como parceiras porque, em eventos, é comum encontrar várias emergências e problemas inesperados, e nesses casos, é a parceria que será capaz de entregar uma resolução rápida e efetiva, não uma relação hierárquica e burocrática, que trará decisões fechadas que normalmente não buscam oferecer o melhor para todos os envolvidos, mas apenas para uma das partes.

Os produtores

Se os fornecedores são aqueles que viabilizam o evento, os produtores são aqueles que viabilizam a intermediação entre empresa de eventos e fornecedores. Basicamente, um produtor deverá ter uma visão abrangente e generalista dos negócios. Entendendo o que precisa ser feito e como serão feitos os materiais de um evento. Assim, o seu trabalho é muito mais estratégico, embora normalmente em eventos, ele acabe também precisando colocar a mão na massa.

Não é exagero considerar o fornecedor como o personagem principal na hora de orquestrar o evento, pois é a sua capacidade de encontrar diferentes fornecedores e negociar valores que trará um resultado com o melhor custo-benefício para os clientes. E como sabemos, custo-benefício faz muita diferença em um período onde cortar gastos parece a palavra de ordem. Ainda assim, é muito importante saber que um bom produtor extrai dos fornecedores soluções diferentes, e leva ao cliente custos competitivos, justificando seu cargo.

Sem um bom produtor à disposição, há grandes chances de o evento ser feito apenas pelos fornecedores, e isso leva a uma possibilidade perigosa: criar um evento feito por alguém que está comprometido apenas com o lucro, não com a qualidade final do que é entregue. Sem produtores, é muito difícil produzir um evento, pois a palavra de ordem tenderá a ser dos fornecedores, e os custos que eles passarem, dificilmente serão fiscalizados.

A criação

Essa é uma área que muitas vezes não recebe a atenção necessária dentro de uma empresa especializada em eventos. Basicamente, uma equipe de criação será responsável por transformar um evento comum em algo especial, uma cerimônia chata em algo envolvente, uma entrega de prêmios em uma verdadeira celebração.

Quem conhece o mercado de eventos consegue identificar bem quando o evento é feito com um trabalho de uma equipe criativa e quando ele é apenas executado. Uma equipe criativa pode oferecer um conceito envolvente para um evento, tematizando o produto e criando mensagens estratégicas capazes de oferecer melhores resultados finais. Porque é importante entender que todo evento tem um objetivo, e uma equipe de criação capacitada é capaz de cumprir esses objetivos, colocando um plano de fundo envolvente, capaz de atrair os participantes do evento e fazê-los captar a mensagem.

A criação envolve o desenvolvimento de um planejamento, uma linha conceitual e uma linha gráfica. Em algumas empresas, esses 3 produtos são feitos por um mesmo profissional, porém, quando se tem a oportunidade de trabalhar com um planejamento, um redator e um designer gráfico, as coisas fluem melhor. Mas é claro que essa é uma estrutura ideal e, em muitos casos, não é necessário usar todos eles para criar diferentes materiais. Quando falamos de custo-benefício, pode ser que apenas um criativo seja o bastante para suprir a demanda de determinados eventos.

Toda essa estrutura envolve dinheiro

Como deu para perceber, uma empresa especializada em eventos tem uma estrutura muito mais complexa do que normalmente imaginamos. Além disso, suas proporções podem ser ainda maiores dependendo do tipo de evento com o qual estamos trabalhando. De acordo com o seu tamanho, talvez duas ou mais equipes sejam necessárias para dar conta da demanda, que tende a exigir um trabalho em equipe muito bem orquestrado.

Mas, acima de tudo, é importante lembrar que toda essa estrutura exige um grande fluxo de dinheiro, e se não houver um controle rígido, dificilmente a empresa conseguirá ver os lucros de seu trabalho. Coordenar a entrada do dinheiro, a saída, o pagamento dos fornecedores, dos funcionários, valores de nota, faturamento do cliente e ainda cuidar para não pisar na bola e deixar tudo transparente não é fácil.

Por isso, o ideal é realmente ter um sistema de controle financeiro. Este sistema dará a base necessária para controlar datas de faturamento, acesso a entradas e saídas, cuidado com o acesso a valores e adiantamentos que, às vezes, são necessários para dar início à produção de um evento.

Vale lembrar que normalmente os faturamentos acontecem com data posterior ao evento, o que pode levar a uma série de problemas que, se não controlados corretamente, darão prejuízo lá na frente. Portanto, o controle financeiro é importante, e além de ter uma pessoa exclusivamente voltada para isso, é indispensável que ela tenha a ajuda de um software, o que ajuda no cuidado com datas e no controle do que precisa ser recebido, o que precisa ser faturado e assim por diante.

A verdade é que, sem dinheiro, não há evento. Porém, quanto mais dinheiro, mais difícil será controlá-lo, portanto, o cuidado com o fluxo financeiro é indispensável.

Falando em eventos, que tipo de eventos uma empresa pode fazer?

Muito bem, já entendemos como funciona a estrutura de uma empresa de eventos. Mas agora, que tipo de evento pode-se fazer? Ora, isso é mais complicado do que parece, afinal existe um tipo específico de evento para todo tipo de negócio. Os eventos mais comuns atualmente são formaturas e casamentos. Semanalmente, milhares desses eventos acontecem, o que movimenta muito dinheiro, embora sua complexidade não seja assim tão grande.

Também há festas de 15 anos, que por incrível que pareça têm movimentado valores cada vez mais impressionantes, ainda mais quando consideramos que serão para apenas uma adolescente.

Saindo dos eventos para pessoas físicas, entramos no ramo dos eventos empresariais, e aqui há uma demanda bem grande que pode aparecer. Festas de final de ano, participações em feiras, convenções de vendas, ações especiais, enfim, há milhares de formas diferentes de uma empresa usar um evento a favor do seu negócio. Mesmo esses feirões de carros, por exemplo, movimentam muito dinheiro, e fazem muita empresa gerar negócios. Vamos falar um pouquinho sobre esses eventos.

Festas de final de ano

Podem ser reservadas para poucas pessoas ou abertas para muitas pessoas, tudo depende da estrutura da empresa. Normalmente, esse tipo de festa tem grandes proporções, exigindo atrações especiais e uma comunicação de massa, para coordenar as pessoas sem causar problemas. A logística de montagem tende a ser um grande desafio sempre.

Estandes em feiras

Não é um trabalho fácil, mas tende a ser um dos tipos de eventos menos complicados de se realizar. O motivo principal são as limitações impostas pelos organizadores das feiras. Quanto maior ela é, a tendência é que menos invenções ela possibilite, por isso, normalmente uma empresa de eventos deverá apenas produzir um estande, contratando promotoras, escolhendo brindes e fazendo uma ou outra ação promocional, sem grandes dificuldades.

Convenções de vendas

Normalmente, esse evento tem um cunho muito comercial, onde é preciso estimular que uma equipe continue dando o seu melhor para gerar negócios para empresas. Para esse tipo de evento, é indispensável que o fator motivacional esteja em todos os detalhes, como brindes, estrutura de evento, palestras e até promoções. O uso de dinâmicas de grupos é bem interessante para esse tipo de evento, pois tende a ajudar a fixar conteúdos estratégicos importantes, que normalmente são rapidamente esquecidos quando dados apenas em palestras.

Vale a pena montar uma empresa com serviço de produção de eventos?

Como tudo nessa vida, depende. Produzir um evento pode ser uma experiência maravilhosa, capaz de emocionar, gerar um amplo relacionamento e, como não pode deixar de ser, excelentes negócios. Por outro lado, produzir um evento envolve um stress contínuo durante todo o período de sua produção, até o final, na desmontagem. Por isso, é sempre importante analisar o perfil profissional e identificar o que esperamos para nosso futuro.

Normalmente, produzir eventos envolve um ritmo frenético por algum tempo e uma calmaria depois. Porém, conseguir controlar essas doses de emoções pode ser difícil para alguém menos experiente.

Mas no final, para quem sabe curtir o processo de produção de evento e para quem consegue pensar estrategicamente a longo prazo, produzir um evento vale muito a pena. Não apenas pelo retorno financeiro, que é ótimo dependendo do evento, mas também pela possibilidade de ver todo um trabalho funcionando na prática, emocionando, gerando negócios e motivando. E tudo graças ao seu trabalho.

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Escrito por eGestor
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