Fazer uma boa gestão de custos é essencial para garantir que o negócio permaneça estável e cresça de forma saudável ao longo do tempo. Caso contrário, pode ser fácil se perder em meio a despesas mal calculadas que complicam o planejamento financeiro e a capacidade de inovar. Veja por que esse acompanhamento é tão importante e como fazê-lo na sua empresa.

Afinal, o que é gestão de custos?

Os custos estão relacionados a todos os investimentos necessários para a operação do negócio. Entre estes custos, podemos exemplificar os investimentos com marketing, valores referentes a luz e telefone, mão de obra e equipamentos, por exemplo.

Possuir uma visão clara e estruturar detalhadamente os valores de todos os custos da empresa, é o processo no qual chamamos de gestão de custos. Mas, também se deve manter um controle contínuo de todas as movimentações de saída do orçamento empresarial.

Uma boa gestão de custos faz com que se saiba com clareza para onde vai a maior parte dos gastos empresariais. Essa certamente é uma boa base de dados para a tomada de decisões, como um possível corte de gastos no orçamento. Outra decisão pode ser a redução de desperdício de recursos, buscando manter o equilíbrio financeiro do negócio.

Por que realizar a gestão de custos?

Um dos principais objetivos de se realizar a gestão de custos é obter mais segurança para avaliar a margem de lucro de cada produto. Isso ocorre porque a precificação de cada item está ligada diretamente às despesas relacionadas aos preços de custo de cada produto. Esses são os valores que envolvem os custos logísticos e de fabricação desses produtos.

A partir da correta avaliação desses custos, você saberá o preço de venda necessário para obter lucratividade com cada produto. Muitos empresários, por não realizarem uma adequada gestão de custos, acreditam que apenas vender bastante gera lucro, o que nem sempre acontece. Mas, se o faturamento obtido pela venda de seus produtos não está conseguindo suprir os valores de custo, é sinal de que eles não estão sendo lucrativos.

Quais os riscos de não se avaliar os custos

Muitos empreendedores caem no erro de ignorar a gestão de custos enquanto tudo está bem, quando o negócio está gerando lucro, os clientes estão felizes e a perspectiva é boa e se concentram nisso apenas quando o momento é ruim. Porém, essa é uma falha grave, que pode impactar a saúde da empresa por muito tempo.

Isso acontece porque os bons resultados geralmente mascaram problemas, ou seja, gastos desnecessários passam a ser vistos como um sinal de prosperidade ou regalias merecidas, e não como o que realmente são: desperdício de recursos valiosos.

Esses recursos poderiam ser usados para fortalecer a empresa e se preparar para épocas menos confortáveis, além de serem essenciais para o crescimento, que pode ser prejudicado pela falta de controle sobre o que entra e sai.

O que envolve uma boa gestão de custos?

Para fazer uma gestão de custos realmente eficiente é preciso separar os diferentes gastos da companhia, de maneira que essa avaliação seja transparente e verdadeira e não tome mais tempo do que o necessário. Podemos dividi-los em dois grupos:

Gastos fixos

São as despesas que não mudam, como contas (água, energia elétrica, internet), salário de funcionários, aluguel, etc. Dentro desse grupo, é possível observar se todos os gastos são realmente necessários e onde é possível reduzir custos. Por exemplo, talvez você perceba um excesso na conta de água ou consiga negociar descontos com os fornecedores.

Gastos variáveis

São gastos periódicos ou que mudam a cada mês, como a compra de um equipamento novo ou pagamento de comissões para vendedores e parceiros. Nesses casos, talvez não haja muito a fazer para reduzir o valor já comprometido, mas é bom avaliar se os investimentos estão valendo a pena ou podem ser diminuídos no futuro.

Custos x despesas

Antes de fazer a gestão de custos em sua empresa, é preciso que fique claro o que é custo e o que é despesa. Custo está ligado a todo e qualquer investimento necessário para que o produto comercializado ou a atividade fim da empresa sejam devidamente produzido. Quanto maior a produção, maior serão os custos necessários. Entre os custos, podem ser inseridos valores referentes a fretes, salário de colaboradores envolvidos nas vendas ou no processo produtivo, matérias-primas, fornecedores e impostos que incidem sobre as vendas, dentre outros.

Já as despesas também são movimentações necessárias para o funcionamento e operação da empresa, a diferença é que, neste caso elas não possuem uma relação com o produto ou serviço da empresa especificamente. Entre as despesas podemos citar manutenção de estrutura física, mobiliário da empresa e salários administrativos.

Benefícios de aplicar a gestão de custos no seu negócio

Sem dúvida, vale a pena implementar a gestão de custos, pois além de prevenir os erros já mencionados acima, ela ainda ajuda a avaliar melhor o andamento do negócio como um todo. Dessa forma, você é capaz de tomar decisões mais inteligentes.

Com a gestão, você entenderá aspectos importantes no que diz respeito a quando e quanto investir, e qual é a melhor hora de realizar cada ação. Por fim, terá condições de oferecer produtos e serviços de qualidade sem deixar de aumentar as receitas.

Sendo assim, um bom planejamento financeiro envolve muito mais do que pagar as contas em dia e manter o saldo no azul. É preciso também fazer uma gestão de custos cuidadosa e eficiente, o que lhe dará mais liberdade para experimentar novas soluções e investir nos pontos certos que farão o seu negócio prosperar.

Como modernizar a gestão de custos na sua empresa?

Muitos empresários acabam se envolvendo muito mais com as questões operacionais do negócio e acabam deixando a gestão de custos em segundo plano. Uma alternativa encontrada por muitas empresas na busca de ganhar mais agilidade e automatizar este processo, é a utilização de um sistema ERP de gestão empresarial. Essa ferramenta integra o controle financeiro da empresa com outros importantes processos gerenciais, como o fluxo de caixa, o controle de estoque, registro de compras e vendas, dentre outros, tudo em uma única plataforma, tornando a gestão mais eficiente e completa.