integrar estoque do varejo - gestão de estoque

Para obter sucesso com o próprio negócio, é necessário prestar atenção a uma série de fatores que envolvem o cotidiano empresarial. Um destes fatores, é a gestão de estoque, que deve ser pensada de uma forma absolutamente estratégica pelos empresários, de forma que não sejam armazenados produtos em excesso, e que ao mesmo tempo consiga atender a toda a demanda.

Possuir total controle a respeito de cada produto que entra ou sai do estoque e manter a nova quantidade de determinado produto sempre atualizada, é essencial para agilizar os processos de vendas e identificar quais produtos precisam ser adquiridos com fornecedores com uma maior urgência.

Quer saber mais a respeito da importância que a gestão de estoque pode trazer para a sua empresa e como realizar este processo da forma mais eficiente possível? Então confira as dicas que preparamos para você no decorrer deste artigo!

Guia de Otimização de Processos

Afinal, o que é gestão de estoque?

Gestão de estoques é o processo que envolve o controle e manutenção de produtos, além do gerenciamento de todas as movimentações de entradas e saídas das mercadorias de uma empresa.

O controle dos produtos deve ser feito de acordo com a classificação de cada item, que está relacionada aos preços e características referentes a cada um deles, como tamanho, quantidade, prazo de validade em caso de se tratar de produtos perecíveis, dentre outras.

Qual a importância da gestão de estoque para a sua empresa?

A partir de um gerenciamento aprofundado de seu estoque, é possível identificar com clareza quais os produtos que possuem um maior demanda no mercado e dessa forma necessitam de uma reposição imediata, para que não se perca nenhuma oportunidade de venda por falta de estoque.

Da mesma forma, produtos que não possuem uma movimentação de saída tão grande, não precisam de aquisição em uma quantidade elevada, pois isso significaria dinheiro parado no estoque, o que pode representar prejuízos para a sua empresa.

Em caso de sua empresa produzir determinados produtos, o gerenciamento de estoque pode ser ainda mais útil, a medida em que essa produção pode ser orientada de acordo com a sazonalidade, isto é, de acordo com os períodos em que apresentam uma maior demanda, evitando assim gastos desnecessários neste processo e economizando tempo de sua equipe de profissionais..

Um estoque bem organizado, que atenda rigorosamente a todas as necessidades dos clientes, aumenta as chances dessa clientela voltar a fazer negócios com a sua empresa e se tornar fiel do seu negócio.

Portanto, uma gestão de estoque eficiente é muito mais do que a organização interna, a medida que influencia diretamente nos resultados da empresa e permite um maior balanço a respeito de todas as suas vendas, possibilita uma projeção dos negócios da empresa a um médio prazo e traz um maior direcionamento na hora de comprar com os seus fornecedores.

Quais os principais erros cometidos na gestão de estoque?

Uma gestão de estoque realizada de uma forma desorganizada, pode causar grandes prejuízos para as empresas, que acabam não possuindo uma visão completa a respeito da disponibilidade de seus produtos, perdendo assim oportunidades de vendas ou então realizando investimentos desnecessários.

Para que você não tenha problemas com a gestão de estoque da sua empresa, vamos listar quais são os principais erros cometidos pelos empresários neste sentido e como evita-los no seu negócio:

Falta de integração entre os setores da empresa

Em muitas empresas, ocorre de o setor responsável pela gestão de estoque atuar de uma forma completamente isolada, sem uma frequente comunicação com o setor comercial e financeiro.

Somente a partir da integração entre esses setores, é possível analisar a viabilidade financeira da empresa para a aquisição de determinados produtos para o estoque.

A partir da comunicação dos estoquistas com os vendedores, por exemplo, se terá uma visão mais aprofundada do perfil de compras dos clientes e dos produtos que merecem mais atenção no estoque.

Armazenar excesso de estoque

Muitos empresários com receio de faltar produtos no estoque de suas empresas, acabam comprando com seus fornecedores uma quantidade de produtos muito acima da demanda existente.

Dependendo dos produtos que são comercializados, em caso de ficarem parados por muito tempo no estoque, eles podem vir a estragar e assim gerar prejuízos para as empresas.

O excesso de produtos é decorrente de uma má gestão de estoque. Sendo assim, a dica neste caso é fazer uma projeção de vendas e manter na estocagem somente uma quantidade de produtos que serão vendidos imediatamente, gerando um rápido retorno de todo o capital que foi investido junto aos fornecedores.

Além de deixar dinheiro parado, excesso de estoque também exige custos adicionais para a manutenção e armazenamento destes produtos na estrutura física da empresa

Falta de atualização

É comum que os empresários esqueçam de atualizar o seu estoque a cada movimentação de compra ou venda por parte da empresa. Por menor que seja a quantidade de produtos que entraram ou saíram do estoque, ela precisa ser devidamente atualizada.

Esquecer de registrar essas informações, faz com que você possua uma visão distorcida da quantidade de seus produtos, que acaba não condizendo com a realidade do estoque.

Já pensou perder uma venda por informar ao cliente que determinado produto não se encontra disponível no estoque, quando na verdade o que ocorreu foi o esquecimento de atualização?

É importante conferir o estoque de uma forma diária ou semanalmente, para que não se percam informações pelo caminho.

Como otimizar a sua gestão de estoque?

Realizar a gestão de estoque manualmente em um caderno ou agenda, é um processo muito trabalhoso e que está muito mais sujeito a erros de escrita e perda de informações. Sendo assim, utilizar uma planilha eletrônica do excel para organizar a quantidade de todos os seus produtos no estoque, é uma alternativa muito mais prática, que exige muito menos tempo dos responsáveis por este controle, além de não apresentar nenhum custo para a sua empresa no processo de gestão de estoque. Além da quantidade de cada produto, você também pode registrar na planilha a quantidade de vendas de cada um deles e o inventário de estoque, que é referente a quantidade de capital de todos os produtos no estoque, tanto os que já se encontram disponíveis, tanto em relação aos previstos com fornecedores. 

Planilha de controle de estoque gratuita para download

Agora que você já possui uma ferramenta para otimizar a gestão de estoque da sua empresa, enumeramos 10 dicas para aumentar a eficiência deste processo em sua empresa:

1- Possua uma equipe altamente qualificada

Os profissionais que atuam na gestão de estoque da sua empresa, devem ser altamente organizados e atenciosos no que diz respeito a manutenção e atualização dos produtos que derem entrada e baixa, para que possam fornecer a equipe de vendas, informações absolutamente corretas a respeito dos produtos.

Funcionários bem treinados para realizar a gestão de estoque, evitam gastos desnecessários da sua empresa com danos de produtos ou prejuízos com produtos perecíveis, por exemplo, que se não forem bem gerenciados, podem ficar parados no estoque e perder a sua validade.

2- Estude a melhor metodologia de gestão de estoque para a sua empresa

Como você deve saber, existem diferentes métodos que podem ser aplicados na gestão de estoque. Um deles é o PEPS (Primeiro produto que entra, é o primeiro que sai). Essa metodologia consiste em priorizar a venda de produtos que estão a mais tempo parados no estoque. Por outro lado, existe o método UEPS, ou seja, o último produto a entrar no estoque, deve ser o primeiro a sair. Estude todas as possibilidades e avalie qual a melhor metodologia para realizar a gestão de estoque da sua empresa.

3- Estabeleça uma periodicidade para a contagem do estoque

Manter um padrão para a contagem de estoque, seja diária ou semanalmente, é uma ótima alternativa para evitar quaisquer desvios de informações referentes a quantidade de produtos, bem como para identificar com mais clareza possíveis carências ou excessos.

Este acompanhamento possibilita solicitações de compra mais rápido com os fornecedores. Esquecer de realizar a contagem dos produtos, por mínima que seja a alteração decorrente de uma nova entrada ou saída, pode descontrolar completamente a gestão de estoque da sua empresa. 

É impossível realizar uma gestão de estoque eficiente sem saber exatamente o que se tem e em qual quantidade, manter essas informações sempre atualizadas a qualquer nova movimentação de compra ou venda. 

4- Estabeleça prioridades na hora de comprar produtos com fornecedores

Na hora de abastecer o estoque, é essencial fazer um levantamento de todo o histórico recente de vendas da empresa e analisar os produtos que possuem uma maior saída no mercado.

São os produtos que possuem uma maior demanda, e não ficarão tanto tempo parados no estoque. Alguns itens também podem sofrer variações em sua demanda de acordo com a época do ano, que também deve ser um fator levado em conta na hora de planejar o abastecimento de estoque.

A previsão de demanda é essencial para evitar gastos com produtos desnecessários, que em um primeiro momento não terão um grande volume de vendas.

5- Defina as datas de compra

Após fazer as previsões de demanda e analisar os produtos que merecem uma atenção especial no estoque de sua empresa, é fundamental com que sejam devidamente planejadas as datas em que os produtos serão solicitados e repostos.

Esse tipo de planejamento é essencial para que a sua empresa deixe os pedidos de compra já encaminhados com os fornecedores e não sofra de falta de estoque posteriormente. 

Produtos que possuem uma saída mais rápida, por exemplo, podem ser solicitados de uma forma até antecipada, para que sua empresa possa oferece-los aos clientes antes mesmo dos concorrentes, se tornando um diferencial para o seu negócio.

6- Estabeleça as quantidades mínimas e máximas para cada produto no estoque

Como já falamos ao longo deste artigo, tanto o excesso quanto a falta de estoque podem causar problemas bastante sérios para a sua empresa.

Para manter um estoque equilibrado, o recomendável é estabelecer uma quantidade mínima e máxima para cada um dos produtos comercializados em seu empreendimento.

Estas respectivas quantidades, vão depender principalmente de fatores como sazonalidade do mercado (períodos que possuem uma maior demanda), custos de aquisição e manutenção de cada produto no estoque em um bom estado, prazos de entrega de fornecedores e tempo que será levado para a saída de cada produto no mercado.

Guia de Controle de Estoque Sazonal

7- Possua bons fornecedores

Possuir fornecedores que ofereçam boas condições de pagamento e realizem serviços de entrega com agilidade, é essencial para que sua empresa possa manter o seu estoque sempre abastecido e não perca nenhuma oportunidade de venda decorrente de atrasos nos períodos de entrega.

Estes fatores, aliados é claro a qualidade dos produtos, são essenciais para avaliar se seus fornecedores atuais estão realmente sendo satisfatórios.

8- Faça a queima de estoque quando necessário

Se você perceber dificuldades em vender determinados produtos e estes ficarem parados por muito tempo no estoque, gerando prejuízos para a sua empresa e ocupando o lugar de outros produtos que poderiam ter uma melhor saída, talvez seja o momento de pensar em liquidações desses produtos, para liberar esses espaços no estoque e conseguir mais clientes.

9- Fique atento ao investimento necessário para uma gestão de estoque eficiente

De nada adianta você possuir uma quantidade equilibrada de estoque, com produtos de qualidade, mas sem conseguir organiza-los de uma forma agradável aos clientes e que facilite a amostragem por parte dos vendedores.

Por isso, é essencial pensar a estrutura física de sua empresa e verificar se o espaço destinado ao armazenamento de estoque é de fato eficiente.

Investir neste espaço é absolutamente necessário para uma boa gestão de estoque da sua empresa. Além do espaço para manutenção, os outros custos para realizar uma gestão de estoque eficiente estão ligados aos profissionais que irão trabalhar neste setor, métodos que serão utilizados para o gerenciamento, dentre outros.

10- Utilize um software de gestão empresarial

Utilizar uma planilha para controle de estoque é uma boa alternativa para organizar os seus produtos, além de não apresentar nenhum tipo de custo para a sua empresa.

Entretanto, um controle mais unificado de todas as áreas da sua empresa não pode ser realizado por meio desta ferramenta. Será necessário uma planilha para controle de estoque, uma planilha de controle financeiro e assim por diante.

A partir da utilização de um software de gestão empresarial, é possível unificar o controle de todos os segmentos da sua empresa em uma única ferramenta, economizando um grande tempo da sua equipe.

Além destes fatores, esse tipo de sistema pode trazer uma visão muito mais aprofundada a respeito de seu estoque, gerando diversos relatórios de uma forma bastante automatizada, para que você possa tomar decisões baseadas em dados concretos referentes ao seu negócio.

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Por Gabriel Pfeifer, em 25/01/2018

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