Realizar uma boa gestão orçamentária é um processo absolutamente essencial para o sucesso e estabilidade de qualquer empresa no mercado. A gestão orçamentária envolve uma série de etapas a serem seguidas, como a estruturação do plano orçamentário, projeção de cenários e avaliação de resultados.

Qual o faturamento esperado pela sua empresa dentro de um determinado período? Qual a projeção de seu fluxo de caixa? Essas e outras questões podem ser elaboradas na estruturação de um plano orçamentário, bem como a simulação de cenários diante das situações projetadas.

Ao longo deste artigo, vamos falar especificamente sobre cada uma dessas etapas para a execução de uma gestão orçamentária eficiente em sua empresa. Siga com a gente!

Como funciona a estruturação de um plano orçamentário?

Essa fase da gestão orçamentária é voltada para a análise de dados e do histórico das movimentações financeiras da sua empresa. A partir do estudo das informações já existentes e registradas no controle financeiro interno do empreendimento, deve-se estabelecer no plano orçamentário os seguintes fatores:

• Projeção de faturamento nos próximos meses, de acordo com o faturamento médio obtido pela empresa anteriormente;
• Projeção de contas a pagar e a receber;
• Avaliação da necessidade de capital de giro;
• Orçamento de investimentos operacionais:

Nesta fase da gestão orçamentária, é comum que os gestores de cada setor da empresa avaliem as suas respectivas necessidades de orçamento para lidar com as mais variadas despesas de seus setores.

A participação de todos os gestores neste processo, é o que chamamos de orçamento colaborativo ou orçamento descentralizado, por não ser planejado exclusivamente pelos sócios-proprietários e diretores da empresa.

A participação dos gestores de cada setor no desenvolvimento do orçamento empresarial é importante, pois fornece uma visão mais abrangente da necessidade financeira de cada segmento da empresa, e torna a equipe mais participativa e engajada em torno do planejamento empresarial.

Projeção de cenários

Nem sempre os planos orçamentários iniciais traçados pelos gestores é aceito pela área direção ou conselho da empresa, sendo necessário portanto algumas alterações a partir do plano inicial elaborado.

A projeção de novos cenários portanto, consiste na criação de novas hipóteses e novas possibilidades no plano orçamentário, com possíveis redirecionamentos de verba de um setor para outro, projeção de novas despesas, que não foram levantadas no planejamento inicial, corte de gastos ou novos recebimentos, dentre outras situações.

Essas alterações propostas pela direção da empresa no plano inicial é o que chamamos de cenário revisado, que a partir de sua estruturação pode ser efetivamente aprovado ou vir a passar por novas revisões orçamentárias.

Portanto, a projeção de cenários nada mais é do que uma revisão do plano orçamentário inicial. A projeção de cenários é de extrema importância no processo de gestão orçamentária, mesmo em caso de o plano inicial ser aprovado pelos diretores da empresa.

A formulação de novas hipóteses, surgimento de novas possibilidades e o levantamento de novas ideias é essencial para que a sua empresa não fique refém de um único planejamento em caso de insucesso e possa estar preparada para seguir novos rumos no futuro.

Neste sentido, é importante que a empresa elabore cenários realistas, otimistas e pessimistas e esteja preparada para lidar com cada uma das situações projetadas. 

Processo de acompanhamento de resultados

Após o estudo de todos os cenários projetados e a escolha do plano orçamentário a ser seguido pela empresa, é necessário realizar uma avaliação mensal para verificar se a sua empresa está seguindo no caminho correto e se os resultados estipulados no plano estão de fato correspondendo com a realidade projetada.

Para que esse acompanhamento seja feito de uma forma adequada, é essencial que a empresa elabore relatórios gerenciais a respeito dos seus mais variados indicadores financeiros, como o fluxo de caixa, DRE, projeção de contas a pagar e a receber, dentre outros.

Esses relatórios são ótimas ferramentas para a tomada de decisões estratégicas da sua empresa, pois apresentam dados precisos em relação aos indicadores financeiros que envolvem o seu negócio.

A partir dos relatórios gerenciais é possível enxergar com muito mais clareza quais são os fatores que mais geram lucro a empresa, de onde vem a maior quantidade de gastos, além de mostrar uma visão bastante geral da situação financeira do seu empreendimento a partir das informações do fluxo de caixa.

Entre estes relatórios gerenciais, podemos citar 3 como sendo de absoluta importância para qualquer empresa:

• DRE: o Demonstrativo Resultado do Exercício propicia uma visão aprofundada referente a rentabilidade da empresa de uma forma geral, apontando importantes indicadores financeiros como a margem de contribuição, EBITDA e lucratividade;
• Fluxo de caixa projetado: permite a análise de todas as futuras movimentações de entrada e saída de seu orçamento empresarial e possibilita avaliar a sua necessidade de capital de giro para lidar com as despesas e a capacidade de geração de caixa;
• Balanço patrimonial: o balanço patrimonial demonstra a evolução financeira de sua empresa dentro de um determinado período em relação a todos os seus passivos e ativos. 

Quais os benefícios de uma boa gestão orçamentária?

O processo de gestão orçamentária permite que a sua empresa possa enxergar além e projetar a sua situação financeira dentro de um médio e longo prazo, a partir dos investimentos planejados, o faturamento estipulado e as contas que terão de ser pagas e recebidas de uma forma geral.

Uma gestão orçamentária eficiente permite que sua empresa realize investimentos de uma forma muito mais cuidadosa, analisando o impacto que esse investimento pode causar no seu orçamento e se pode comprometer ou não o seu fluxo de caixa.

É a partir do planejamento orçamentário que você toma importantes decisões para a sua empresa, tais como a definição dos preços de venda dos produtos e serviços de sua empresa, se há necessidade de contratação ou demissão de colaboradores e também se há a necessidade de recorrer a empréstimos bancários, utilizar capital próprio ou investir em novas parcerias de negócio, dentre outras ações..

Outro benefício da gestão orçamentária é que você pode avaliar continuamente o ROI, que determina o retorno obtido por sua empresa em relação a todos os seus investimentos.

A gestão orçamentária em médias e pequenas empresas

O conceito de orçamento colaborativo ou orçamento descentralizado o qual falamos anteriormente, que conta com a participação de todos os gestores da empresa no processo de planejamento orçamentário, é um processo voltado especialmente para empresas de maior porte, que possuem uma diversidade maior de setores e mais profissionais envolvidos.

No caso de micro, pequenas e médias empresas, de uma forma geral, esse processo cabe principalmente ao empresário em questão. Apesar de não ser um processo tão complexo em empresas de pequeno porte, a gestão orçamentária é ainda mais essencial para esses empreendimentos.

Por ainda não se encontrarem estáveis e consolidadas no mercado, essas empresas necessitam de total organização e controle de todos os aspectos que envolvem as suas finanças. Afinal, a falta de controle e gestão financeira é uma das principais causas de mortalidade das empresas.

A partir de uma boa gestão orçamentária, as micro, pequenas e médias empresas podem identificar oportunidades de crescimento mesmo com pouco capital e não realizar investimentos desnecessários, mantendo assim o seu caixa sempre equilibrado e preparado para lidar com as despesas que fazem parte do negócio.

Como a tecnologia pode auxiliar no processo de gestão orçamentária?

A organização do orçamento empresarial agrupado por diferentes setores da empresa, projeção de contas a serem pagas e recebidas, registro de fluxo de caixa e acompanhamento dos mais variados indicadores financeiros, são processos que podem ser feitos em planilhas de controle financeiro.

Entretanto, a partir de um bom sistema de gestão empresarial, você possui uma visão mais detalhada sobre os processos financeiros da empresa, com a facilidade de gerar relatórios gerenciais de uma forma totalmente automatizada a partir dos dados armazenados no sistema.

Portanto, um bom sistema de gestão empresarial torna-se uma ótima ferramenta não só para a estruturação do plano orçamentário de sua empresa, como também é um grande facilitador do processo de acompanhamento de resultados, pois fornece dados financeiros extremamente precisos sobre a sua empresa.

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