A administração de uma empresa acontece diariamente, com processos e controle que devem ser feitos a todo momento. Esses processos são essenciais para manter a empresa funcionando. Além disso, esse controle garante que as contas fiquem em dia e os produtos certos permaneçam em estoque. Assim, a melhor maneira de fazer esse controle é com um sistema ERP.

Um sistema ERP é uma ferramenta para auxiliar na gestão dos recursos de uma empresa. Ou seja, o utilizando, a empresa tem um controle total de dados financeiros, de produtos e toda a organização.

Dessa forma, um ERP é o responsável por evitar erros e garantir mais produtividade e agilidade.

O que é ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais. Trata-se de um sistema de gestão integrada focado na organização de processos internos. Além disso, a ferramenta reúne dados de setores vitais como finanças, RH e vendas. 

Ele também integra estoque e produção visando sempre facilitar a gestão. O software automatiza atividades, diminui erros manuais e garante visibilidade em tempo real para apoiar a tomada de decisões.

Assim, o ERP planeja os recursos empresariais. Eles não são apenas os produtos, mas tudo que o negócio deve controlar.

Dessa forma, o ERP garante um gerenciamento eficiente, diminuindo o esforço empregado, e aumentando a produtividade.

Para que serve um ERP na empresa

Um ERP serve para organizar e integrar as principais rotinas da empresa em um único sistema. Ele permite controlar áreas como financeiro, estoque, vendas, compras e fiscal de forma centralizada, garantindo que todas as informações estejam conectadas.

Na prática, o sistema registra e atualiza automaticamente os dados conforme as operações acontecem. Quando uma venda é realizada, por exemplo, o estoque é atualizado e o financeiro registra a entrada correspondente. Da mesma forma, ao cadastrar uma compra, o sistema ajusta os valores a pagar e o controle de mercadorias.

Entre as principais finalidades de um ERP, estão:

• Controlar contas a pagar e a receber
• Organizar o fluxo de caixa
• Gerenciar estoque e movimentações de produtos
• Registrar vendas e pedidos
• Emitir notas fiscais
• Centralizar dados de clientes e fornecedores

Ao reunir todas as informações em um único ambiente centralizado, o sistema ERP reduz drasticamente a necessidade de planilhas paralelas. Portanto, ele substitui efetivamente os controles manuais. Além disso, essa integração torna a gestão muito mais organizada e eficiente. Dessa forma, ela facilita o acompanhamento de processos internos e a tomada de decisão estratégica.

Controle financeiro e de caixa

O ERP permite registrar e acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa em um único sistema. Ele organiza contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e conciliação bancária, facilitando o controle das entradas e saídas.

Com as informações atualizadas em tempo real, o gestor consegue visualizar saldos, prever vencimentos e manter o equilíbrio financeiro da empresa.

Gestão de estoque e produtos

O sistema controla a entrada e saída de mercadorias, atualiza automaticamente o estoque após vendas ou compras e registra movimentações internas. Isso permite acompanhar níveis de estoque, evitar faltas de produtos e reduzir excessos.

Além disso, o ERP organiza cadastros de produtos, preços e custos, mantendo as informações sempre atualizadas e centralizadas.

Integração entre setores

Um ERP conecta diferentes áreas da empresa, como vendas, financeiro, estoque e fiscal. Quando uma operação é realizada em um setor, as informações são automaticamente refletidas nos demais.

Essa integração elimina retrabalho e reduz inconsistências, pois todos os departamentos passam a utilizar a mesma base de dados.

Principais vantagens de um ERP

Existem diferentes tipos de ERPs para diferentes tipos de empresas. Entretanto, as vantagens deles para a empresa devem ser as mesmas. Confira as principais vantagens de um ERP:

Melhora a tomada de decisões

Um ERP armazena e organiza as informações da empresa. Por isso, ao tomar uma decisão, o responsável analisa os dados. Dessa forma, ele pode tomar a melhor decisão possível para o negócio. Ainda, a ferramenta deve disponibilizar a opção de relatórios, para que esse processo seja ainda mais simples.

Um ERP pode fornecer dados de faturamento e inadimplência, por exemplo. Ele também informa a quantidade de vendas e os produtos em estoque. Assim, a decisão passa a ter uma base muito mais sólida. Ainda, ele permite a identificação de novas oportunidades, de forma eficiente e em tempo real.

Integração de setores

Conecta os diferentes setores da empresa, eliminando ilhas de informação e o uso de planilhas paralelas.

Todos os setores da empresa trabalham juntos, um não existe sem o outro. Por isso, a empresa deve administrá-los em conjunto. A utilização de um ERP integra todos os processos da empresa.

Com isso, o sistema envia as informações de um setor para o outro. Consequentemente, o controle sobre as operações melhora de forma significativa.

Por exemplo, a emissão da nota fiscal depende de dados fiscais, financeiros e de estoque. Com uma ferramenta automatizada, as informações já se integram. Assim, o usuário pode emitir a nota com apenas um clique.

Além disso, com análises precisas, é possível saber quantos produtos comprar. Também se sabe quais valores devem entrar no caixa e quando. Isso permite, portanto, uma melhor tomada de decisões.

Redução de erros

Um controle automatizado assegura que o sistema integre os dados. Ele também garante que todos os cálculos estejam corretos. Isso é diferente de quando alguém faz o controle manualmente, o que está mais sujeito a erros. Isso elimina erros, seja de informações que alguém repassa, ou de erros fiscais, que podem causar multas e penalidades para a empresa.

Aumento da produtividade

A automação de um processo diminui a quantidade de trabalho empregada para chegar ao resultado final. Dessa forma, utilizar um ERP para automatizar a gestão da empresa garante uma maior agilidade, diminuindo o tempo empregado.

Ainda, a automação garante maior produtividade para a equipe. Isso ocorre porque o sistema entrega os dados de forma facilitada. Consequentemente, a quantidade de trabalho diminui, mas os resultados são mais assertivos.

Redução de custos

Uma empresa sem um controle de dados acaba tendo prejuízo em áreas e momentos em que não havia previsão. Isso não acontece quando a empresa utiliza uma ferramenta de gestão, uma vez que ela permite fazer um controle mais assertivo desses dados.

Ainda, um controle financeiro bem feito garante que os custos e as receitas estejam equilibrados, evitando a necessidade de empréstimos, por exemplo.

Acompanhamento das vendas

Saber quais produtos ou serviços a empresa mais vende, e quando os vende, é um divisor de águas para o negócio. É importante entender o desempenho dos produtos e seu faturamento. Essa análise permite um melhor controle financeiro para a empresa. Além disso, proporciona uma visão mais clara de como o mercado se comporta.

Com essa informação, a empresa consegue entregar para o cliente o que ele realmente busca, assim como uma boa experiência.

Segurança e controle de dados

O responsável fiscaliza todos os dados e permissões do ERP e fica com eles. Dessa forma, se tem toda a segurança de quem vê ou altera qualquer dado. Dessa forma, se tem mais segurança que as informações estão corretas, baseadas no que realmente aconteceu e uma transparência maior.

Como funciona um sistema ERP

Um ERP funciona como uma central de informações de um negócio. Ou seja, na ferramenta deverão estar todos os dados financeiros, de produtos, de clientes e fiscais. Dessa forma, a empresa utiliza esses dados para análise no fim de períodos, para controle e para tomada de decisão.

Uma ferramenta de gestão como um ERP é importante para o controle geral. Uma empresa que não realiza o controle financeiro diário, por exemplo, enfrenta problemas. Ela não consegue saber exatamente os valores que entram e saem do caixa.

Dessa forma, surgem dificuldades ao fazer um pagamento maior. O mesmo ocorre ao liberar valores para um investimento importante. O gestor não tem ideia de como está o financeiro e, portanto, não sabe se a empresa pode usar o valor.

O controle de estoque também é muito importante para o negócio. Afinal, a empresa pode perder muitas vendas sem um controle eficaz. É preciso saber exatamente o que está ou não disponível para venda. Com essa gestão mais rigorosa é que se entende a sazonalidade do estoque, os produtos da curva ABC e onde investir mais.

Principais módulos de um ERP

Como um ERP oferece diversas soluções para um negócio, ele possui diversos módulos, que auxiliam nas suas necessidades. Assim, alguns módulos que um ERP pode ter são:

Financeiro

O módulo financeiro de um ERP é um dos módulos essenciais, afinal, o controle financeiro é essencial para uma empresa. Assim, o módulo financeiro da ferramenta deve possuir algumas funcionalidades. Entre elas podemos citar:

• fluxo de caixa
• contas a pagar e receber
• conciliação bancária
• DRE

Também, aqui o sistema emite recibos e a nota fiscal, utilizando os dados do financeiro.

Controle de estoque

O controle de estoque de um ERP integra a gestão da empresa. Ele serve para monitorar o fluxo das mercadorias, as suas entradas, saídas e os saldos. Isso é feito em tempo real, sabendo o que entrou, o que saiu e o que está em estoque.

Mas, o ERP com controle de estoque integra tudo com o restante da gestão. Ou seja, quando uma venda é feita, o produto sai do estoque e o valor entra no financeiro. Dessa forma, usar um ERP para controlar o estoque evita furos. Além disso, essa prática otimiza vendas, reduz custos, melhora a gestão financeira e agiliza processos.

Vendas

O controle de vendas do ERP registrará todas as movimentações de vendas que a empresa realizar. Isso significa que todas as informações financeiras e de estoque devem estar registradas. 

Ainda, quando a ferramenta funciona de forma integrada, o processo é automático. Ao inserir uma venda, o sistema já retira o produto do estoque. Além disso, o sistema lança os valores no financeiro, incluindo vendas parceladas.

Nesse módulo, o usuário também pode registrar as devoluções, que entram automaticamente no estoque.

Compras

Para comercializar um produto é necessário fazer a compra do mesmo, negociar valores, conversar com vários fornecedores e pagar o frete. Por isso, ter um controle de todas as compras e principalmente dos valores delas, é muito importante. 

Também, se o cliente fizer a compra parcelada e a ferramenta for integrada, o sistema já a contabiliza no financeiro. E, assim que o produto chegar, ele entra no estoque.

Clientes

Neste módulo, a empresa deve cadastrar todas as informações sobre seus clientes, fornecedores e até transportadoras. No sistema, é possível inserir todas as informações necessárias. Por exemplo, em um cadastro de fornecedor, pode-se incluir dados. Informações como Inscrição Estadual, Municipal e CNPJ podem ser registradas.

Produtos e serviços

Aqui é onde está tudo sobre seus produtos e serviços. Esse módulo do ERP é basicamente um inventário, mas com mais informações.

O sistema monitora todas as entradas e saídas financeiras. Ele também verifica se o estoque está no limite. Além disso, acompanha os valores dos produtos, o custo e o preço de venda.

É muito importante que o controle de estoque esteja sempre em dia. Assim, a empresa sabe o que pode ou não vender. Também identifica o momento certo de fazer um novo pedido ao fornecedor.

Fiscal

Um ERP também é emissor de notas fiscais. Dessa forma, ele precisa ter um controle dessas notas.

Assim, com uma ferramenta de emissão e controle de notas integrada com os outros módulos, se tem mais agilidade e facilidade. Dessa forma, também se diminui os erros em relação a nota, uma vez que todos os dados já estão dentro da ferramenta.

Relatórios

Esse pode ser um principais pontos de um ERP, que não é tão valorizado. Os relatórios fazem com que seja possível visualizar as mais diversas e importantes informações do negócio. 

Por exemplo, entre os relatórios de venda temos o de ABC de produtos vendidos. Ele mostra quais produtos são os que mais trazem faturamento e quais os que não são tão importantes quanto parece.

Produção

Empresas que produzem seus próprios produtos precisam de controle total. Elas devem monitorar todos os passos do processo. Isso inclui a quantidade de matéria-prima e o tempo de produção. E, o controle de produção também garante que a produção esteja de acordo com a demanda.

Tipos de ERP e exemplos

Existem tipos de ERP mais comuns. São eles:

• Tradicionais ou legados: os ERPs tradicionais são os mais antigos. Normalmente eles são instalados e algumas vezes requerem até um dispositivo unicamente para ser o servidor. Com eles o serviço de suporte também é mais difícil e muitas vezes não acompanham o crescimento da empresa.
• Engessados: Esses são ERPs mais baratos, que não proporcionam muitos benefícios e funcionalidades, por isso seu nome. Assim como os tradicionais, eles também não acompanham o crescimento do negócio.
• Gratuitos: o que pode começar como uma boa ideia, no fim pode não ser. ERPs gratuitos ajudam a fazer o controle do negócio, porém, eles precisam ganhar dinheiro em outro lugar. Dessa forma, é possível que uma consultoria ou alguns módulos da ferramenta devam ser pagos. Geralmente, a empresa que opta por um ERP gratuito acaba tendo que migrar para outro que atenda todas as suas necessidades.
• Back office: muitos podem até não considerar o back office um ERPs, porém, eles estão muito perto de ser. A diferença, e o motivo da separação, é que esses não contam com módulos para gerenciamento fiscal e contábil. Por ser de extrema importância para as empresas, acabam deixando na mão.
• Omnichannel: a tradução de omnichannel pode ser entendida como multicanais. Isso significa que um ERP omnichannel é uma ferramenta específica. Ele atende às necessidades de vários canais de um mesmo negócio. Ou seja, eles são mais completos, fazem o controle financeiro, de estoque, fluxo de caixa, boletos e outras demandas.

Quanto custa um ERP

A resposta para essa pergunta é que ninguém quer ouvir: depende. Os valores de um ERP podem variar em relação a alguns fatores da empresa, seja a sua complexidade e tamanho, por exemplo.

Mas, podemos adiantar os valores médios de ERPs no mercado brasileiro. Os preços variam, começando em R$ 30,00 para planos mais simples. E podem chegar até R$ 500,00 para empresas maiores, com mais personalizações.

Ainda, as ferramentas ERPs possuem módulos e planos distintos. Por isso, os valores variam entre as diferentes empresas. Os preços também mudam conforme a necessidade de personalização ou processos.

O que influencia no preço

Os principais fatores que influenciam no valor do ERP são:

• Tamanho da empresa: Existem ERPs voltados para micro e pequenas empresas, médias e grandes empresas. É comum que as ferramentas para grandes empresas sejam mais caras. Afinal, elas exigem mais recursos para funcionar. Por exemplo, necessitam de mais hardware, licenças e pessoas qualificadas.
• Complexidade dos processos: Uma empresa com processos complexos pode pagar mais caro pela ferramenta. Isso porque ela precisará de mais recursos e funcionalidades específicas. O valor está diretamente relacionado à demanda dessas necessidades.
• Valores por módulos: As ferramentas ERPs são divididas em financeiro, estoque e vendas, por exemplo. Dessa forma, os módulos podem ser vendidos separadamente ou em conjunto. Ainda, é comum que uma empresa solicite a compra de outro módulo ao longo do tempo.

Mas, além disso, também existem outros fatores que podem encarecer o ERP, como quantidade de funcionários, emissão de boletos e de notas fiscais.

Como escolher o ERP ideal para o seu negócio

Não se pode dizer que existe um melhor ERP no mercado, afinal, tudo depende da necessidade do negócio. Por exemplo, se uma empresa precisa de controle de produção, ela deve buscar o ERP que tenha um ótimo controle de produção.

Ainda, é possível testar por alguns dias para ver como a ferramenta funciona e se ela se encaixa com as necessidades da empresa. 

Também, preste atenção na dificuldade de uso da ferramenta. Se ela não for intuitiva, talvez precise de suporte ou implementação. Nesses casos, verifique se não há custos adicionais por esses serviços.

Lembre-se também de considerar a dificuldade de implementação do ERP. Afinal, existem ferramentas que precisam de um computador só para elas, imagine o trabalho, espaço e valor que isso não toma. 

Enquanto isso, existem ferramentas que são completamente online. Ou seja, sem nenhum custo ou dificuldade de implementação.

Atente-se no investimento e no retorno financeiro que ele trará. Por se tratar de um serviço, o ERP possui um valor. Normalmente, com pouco tempo de uso já se tem um retorno sobre o investimento feito. 

Isso acontece porque uma ferramenta de gestão faz com que o negócio entenda os gargalos que possivelmente estavam desperdiçando dinheiro. Portanto, faça-se as seguintes perguntas:

• O ERP entende do seu negócio?
• Quanto tempo a empresa tem no mercado?
• A empresa possui um suporte confiável?
• Os módulos são integrados?
• O software ERP é engessado?
• Qual a tecnologia utilizada?
• Possui uma equipe especializada?
• Possui equipe comprometida?

Implementação de um ERP

Quando a empresa contrata uma ferramenta de gestão para o negócio, ela precisa estar preparada para o impacto que essa trará. 

A utilização de um ERP pode causar estranheza no início. Isso acontece, principalmente, porque o sistema requer a colaboração de muitos funcionários. Mas, quanto mais dedicados ao uso e mais cultural se torna o uso da ferramenta, maior produtividade e benefícios se tem.

Porém, com a utilização de uma ferramenta intuitiva, moderna e simples, a implantação de um sistema ERP acontece de forma fácil. Principalmente quando essa possui um suporte que realmente atende o cliente, todo o processo se torna totalmente descomplicado.

Conheça o eGestor

O eGestor tem a vantagem de ser totalmente online, dispensando qualquer tipo de instalação. Assim, ele é um ERP completo, compatível com todos os navegadores e sistemas operacionais. 

A simplicidade do sistema também está ligada à sua flexibilidade. Afinal, ele pode ser acessado de celulares e tablets. Também funciona em outros dispositivos com acesso à internet. 

Quando uma empresa contrata o serviço, pode começar a usá-lo no mesmo dia. Isso o difere dos sistemas tradicionais de grandes empresas. Neles, o projeto de implementação pode demorar bastante tempo.

A empresa acompanha a instalação do sistema caso seja necessário. Outro motivo que tem agradado os empresários é o preço acessível do eGestor.