Sistema de informação gerencial: conheça suas principais vantagens

Escrito em: 05/07/22
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Um sistema de informação gerencial é uma excelente opção para quem busca um software que aumente sua produtividade e que seja capaz de colaborar em suas tomadas de decisões. Ainda mais se em seus processos diários houver um número exaustivo de cálculos e dados para administrar.

Caso você esteja com alguma dificuldade em gerenciar seu negócio, este material vai ser de grande utilidade para você, pois lhe mostrará como melhorar até mesmo o rendimento de seus colaboradores.

Aprenda o que é um sistema de informação gerencial, e também conheça todas as vantagens que existem neste tipo de sistema. 

O que é um sistema de informação gerencial?

Sistema de informação gerencial (SIG) é um sistema digital que reúne ferramentas com informações necessárias para gerenciar uma empresa. E não pense que é feito somente de um software que coleta e armazena dados, mas para que este processo funcione, é necessário toda uma equipe comprometida que colabore para uma melhor administração.

Um exemplo de SIG é o eGestor, um software de gestão para micro e pequenas empresas que reúne dados e informações importantes para o negócio. Possui ferramentas de controle financeiro, fluxo de caixa, controle de vendas, controle de estoque. E também é composto por emissor de notas fiscais eletrônicas e de boletos.

Qual é a função do SIG?

A principal função do sistema de informação gerencial é garantir que os processos administrativos sejam otimizados. Busca também gerar informações rápidas e precisas.

Isso torna sua empresa mais preparada para o mercado, pois o acesso a informações privilegiadas dos clientes, permite conhecê-los melhor e saber quais são suas necessidades, podendo assim operar com mais objetividade, reduzir os custos e os riscos.

Por exemplo: uma empresa X está com um grande aumento de gastos desnecessários na linha de produção, pois os produtos não estão sendo vendidos e seguem sendo produzidos em grande quantidade, gerando prejuízos.

Como fazer com que isso não ocorra? O primeiro passo é fazer o uso de um sistema de informação gerencial.

Continuando com o exemplo anterior. Pense que o gerente da empresa X percebeu o que estava ocorrendo, então resolveu contratar o sistema eGestor. A partir da contratação, este software começou a fazer o controle do fluxo de caixa, permitindo que os resultados fossem sempre acompanhados.

Veja quais são os tipos de sistemas de informação

Você consegue pensar em uma empresa que não seja automatizada? É claro que sim. Mas enquanto as empresas convencionais buscam um lugar no mercado atual, outras organizações que investem em sistemas de informação estão se destacando. Pois existem sistemas para diversas funções.

O sistema de informação é um mecanismo que tem como objetivo coletar, armazenar e processar dados. Veja agora os tipos de sistemas de informação que existem e que você pode utilizar em sua empresa.

– Sistema de informação gerencial (SIG)

Vamos começar pelo sistema de informação gerencial, pois ele é nosso tema principal deste texto. Bom, você já sabe que o SIG é aquele que facilita as tomadas de decisões da empresa. 

Através deste sistema é possível gerar relatórios informativos. Por isso é muito usado para planejamento, pois auxilia na gerência do negócio, mostrando o desempenho em diferentes períodos.

– Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP significa Enterprise Resource Planning, que traduzido para o português chama-se Planejamento de Recursos Empresariais. Ou seja, são softwares de gestão empresarial que automatizam processos, armazenam dados e integram informações.

Pense em uma empresa com vários departamentos, e cada um com funções específicas. O ERP, se torna um grande auxiliador neste processo. Pois ele armazena as informações de forma integrada, e com isso não se faz necessário o uso de vários sistemas. O próprio ERP, de forma inteligente, gera relatórios e demais funcionalidades específicas para cada área. 

– Supply Chain Management (SCM)

O SCM (Supply Chain Management), traduzido significa “Gestão da cadeia de abastecimento”. É ele que tem a função de integrar os processos que se referem aos fornecedores.

Além do mais, é este software também que controla a quantidade de produtos no estoque, auxilia no prazo de entregas, no inventário e na redução de custos, pois pode ser feito uma previsão de vendas através do mesmo.

– Customer Relationship Management (CRM)

CRM é a sigla para Customer Relationship Management. Traduzido é “Gestão de Relacionamento com o Cliente”. Ou seja, este software é específico para automatizar os processos com os clientes, também é responsável por coletar e armazenar seus dados.

Relatórios gerados através do SIG

Como já foi dito anteriormente, o sistema de informação gerencial é responsável por gerar relatórios para diferentes departamentos e com objetivos específicos.

Este sistema armazena dados que não vão contribuir só para o presente da empresa, mas também para o seu futuro. Ele contribui para que haja uma melhor interpretação sobre os dados coletados.

Agora veja os relatórios gerados através do SIG.

  • Relatórios em Pilhas:

São informações e dados “empilhados”, ou seja, armazenados na estação de trabalho dos gestores, onde eles podem acessar a qualquer momento. Essas informações melhoram o planejamento e dão autonomia aos processos.

  • Relatórios Programados:

Os relatórios programados são os mais comuns e muito usados no sistema de informação tradicional. Este tipo de relatório pode ser gerado diariamente, e é definido conforme as informações que você deseja acessar.

Por exemplo, o gerente de uma loja pode controlar o volume dos produtos que são vendidos diariamente, através de relatórios de vendas.

  • Relatórios de Exceção:

Os relatórios de exceção são utilizados em situações específicas. Geram informações e dados sobre determinada questão da empresa. É bem comum usar o relatório de exceção para resolver um problema.

Imagine, por exemplo, que um gerente percebe que aumentou a saída de clientes da carteira. Então para solucionar este problema ele emite um relatório de exceção que tenha os KPIs (ferramenta que analisa os resultados).

  • Informes e respostas por solicitação:

Este modelo de relatório, não compartilha dados específicos de cada setor, mas sim uma visão geral de todos os departamentos. Facilitando a gerência em suas tomadas de decisão rápidas.

A importância do Sistema de Informação Gerencial para as empresas

Gerenciar uma empresa não é uma tarefa fácil, são diversos fatores que ocorrem diariamente e que precisam ser administrados da melhor maneira possível. Então, os sistemas de informação gerencial, entram como um facilitador neste processo.

Sem um sistema de informação gerencial as empresas correm alguns riscos. Como a perda de dinheiro, perda de clientes, perda de oportunidades, entre outros.

Por isso, que um SIG é a melhor opção para você que deseja melhorar seu negócio.

Evolução dos Sistemas de Informação

Com o avanço tecnológico, as empresas precisaram se adaptar à nova era. Pois mudou também a forma como se relacionam com seus clientes e com o processo de compra e venda.

As mudanças nos sistemas de informação têm ocorrido de forma acelerada. Com isso, os gestores precisam estar atentos nas atualizações do mundo dos negócios.

Ao analisar o sistema , encontram-se quatro eras importantes que devem ser consideradas, que são elas: a era DOS, a era Windows, a era WEB, e a era Mobile.

1 – Era DOS:

O DOS (Disk Operation System), mais conhecido como Sistema Operacional em Disco, foi desenvolvido pela Microsoft e introduzido em Agosto de 1981, e se tornou o primeiro sistema operacional utilizado nos computadores. 

Então, no início só as empresas de grande porte utilizavam, para executar processos repetitivos e substituir máquinas de escrever.

2 – Era Windows:

O Windows teve seu lançamento em 20 de Novembro de 1985, substituindo o DOS. Diferente do sistema operacional, o software apresentava uma interface gráfica com um novo conceito de janelas, e possuía alguns aplicativos. Porém essa versão não fez tanto sucesso.

O software fez sucesso em sua terceira versão, em 1990, por possuir multitarefas e ser fácil de usar. Além disso, suas principais características eram o surgimento do mouse, de formulários e de sistemas bancários.

3 – Era Web:

Iniciou com o desenvolvimento do World Wide Web (WWW), desde então seu crescimento foi muito rápido. Web significa uma troca de informações entre vários computadores através de um protocolo de acesso. 

Seu maior destaque foi nos anos 2000, onde se tornou possível compartilhar informações, e iniciou a produção de conteúdos em vídeos, textos e fotos. Isso aumentou a interação através dos blogs, redes de compartilhamento de fotos e vídeos no Youtube.

Por isso, uma de suas principais características é a autonomia dos usuários, pois eles começaram a operar os sistemas. E foi praticamente nessa era que iniciaram os sistemas de informação, automatizando os processos empresariais.

4 – Era Mobile:

O principal marco desta era é a inserção da população nos meios digitais. A tecnologia e a informação se uniram e transformaram o mercado e os consumidores.

Segundo uma pesquisa feita pela Comscore (empresa de análise de internet), o número de pessoas acima de 18 anos conectadas no Brasil, chegou em 131,8 milhões somente no primeiro trimestre do ano de 2021. 

Por isso as empresas precisam investir em sistema de informação gerencial, para acompanhar este mercado em constante evolução.

Vantagens do Sistema de Informação

Existem diversos caminhos para o sucesso empresarial, e um deles é o uso de um sistema de informação gerencial. Se tornar uma empresa líder no seu ramo de atuação deveria ser um objetivo de qualquer organização.

Por isso ter uma SIG é uma ótima estratégia, pois alguns processos, quando feitos de forma manual, se tornam desnecessários e acabam roubando um tempo precioso para a produção, ou para alguma tarefa que exija mais atenção.

Conheça agora as principais vantagens do SIG:

Rápido acesso às informações

Uma empresa bem informada mostra que está preparada para o mercado. Todos os processos se dão a partir do recolhimento de informações e dados que auxiliam nas vendas. Afinal, conhecer os clientes é saber qual produto oferecer e a maneira correta de construir sua persona.

E também, as informações permitem que o gestor tenha um melhor entendimento sobre a situação de sua empresa. Pode prever os riscos, e saber qual o melhor caminho para o sucesso do seu negócio.

O sistema eGestor, por exemplo, é um software online que está disponível também para dispositivos móveis. Isso facilita ainda mais o acesso às informações, porque não é um programa que fica só instalado em seu computador.

Redução de custos

Você deve estar se perguntando: Como que um SIG reduz custos? É bem simples de responder. 

Pense em uma empresa em que os processos são manuais, e há um grande número de produção, cálculos, controle de estoque, entre outros. Além disso, por ser feito de forma manual ocorrem muitos erros, muitos materiais são desperdiçados e mais funcionários acabam sendo contratados.

Tudo isso aumenta os gastos e a empresa resolve contratar o eGestor. Agora o controle de estoque, de produção, cálculos e outras funções serão feitas através do sistema, reduzindo os custos.

Mas ao invés de contratar mais funcionários, a empresa só investe na capacitação do seu quadro de colaboradores. 

Auxílio na tomada de decisões

Você já tem ciência de que o mercado atual não é para pessoas despreparadas, mas para empreendedores muito bem informados e que sabem tomar as decisões corretas no momento certo.

Com um sistema de informação gerencial, você consegue obter informações que são essenciais para decidir qual rumo tomar. E todos esses dados estão ao seu alcance a qualquer momento.

O planejamento estratégico é a base que irá direcionar o caminho do SIG, então o gestor conseguirá saber quais ações tomar. Conhecendo os riscos, e controlando os resultados futuros.

Um sistema de informação gerencial é apenas um facilitador dos processos gerenciais e operacionais. Então é necessário que a empresa esteja capacitada, conheça o mercado que está inserida e saiba qual é seu objetivo como organização.

Otimização dos processos

O Sistema de Informação Gerencial, é um grande auxiliador para a organização estrutural. Ele faz com que os processos mais complexos sejam resolvidos de uma maneira fácil e segura.

Com a sua otimização, o SIG oferece para a empresa uma grande oportunidade de crescimento, pois integra todos os setores, fazendo com que haja troca de informações instantâneas.

Há desvantagens no Sistema de informação gerencial?

Não há desvantagens em usar um sistema de informação gerencial. O que pode ocorrer, e alguns podem achar “trabalhoso” (desvantajoso), é a implantação desse sistema em uma empresa que trabalha durante anos com seu método tradicional.

Existem outros pontos que alguns podem pensar ser uma desvantagem, mas que são processos que devem ser considerados em todos os sistemas, não só em um sistema de informação gerencial.

Por exemplo, treinar sua equipe, talvez pagar por manutenção e também vai exigir uma maior atenção no momento de inserir os dados no sistema.

Mas isso não ocorre com o eGestor. Pois este software é online e não precisa ser implantado, além de possuir um treinamento gratuito.

Então concluímos que este sistema de informação gerencial, traz inúmeras vantagens, independente de qual seja o porte da sua empresa.

Um ponto importante!

Agora não restam dúvidas. Um sistema de informação gerencial é muito importante para a sua empresa.

O fácil acesso às informações e todos os benefícios aqui apresentados, são informações muito valiosas que você deve colocar em prática para obter os melhores resultados. E a partir disso garantir que a sua empresa seja um diferencial competitivo no mercado.

<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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