Sistema Integrado de Gestão: o que é e quais as vantagens?

Escrito em: 21/12/21
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Já pensou em ter à sua disposição uma central de acesso unificado a todos os setores, dados e sistemas que fazem parte do seu negócio? Quanta rapidez e produtividade seria possível alcançar com essa metodologia? O sistema integrado de gestão é uma ferramenta que permite esse controle.

Pensado e aplicado de forma estratégica, o sistema ERP funciona como uma espécie de controle digital que oferece ao gestor a oportunidade de ter tudo à mão, em tempo real. Assim, com a automação dos processos, ele consegue tomar decisões melhores e menos arriscadas baseadas no seu conhecimento sobre todos os campos da empresa.

Então, vamos saber mais sobre o ERP e conhecer todas as vantagens da sua implantação para o sucesso do seu negócio?

O que é um sistema integrado de gestão?

Sistema Integrado de Gestão ou Enterprise Resource Planning (ERP), cuja tradução é Planejamento de Recursos Empresariais, é um software de informação que faz a integração entre setores, informações e demais processos utilizados dentro de uma empresa.

Também, é por meio do ERP que são feitas as interligações entre os demais sistemas do negócio e que gerenciam áreas diversas, como, por exemplo:

  • finanças
  • marketing
  • recursos humanos
  • produção
  • compra
  • venda.

Essa ligação permite ao gestor um conhecimento amplo, holístico e aprofundado sobre todos os setores, melhorando o gerenciamento de dados, o acompanhamento das tarefas e dos processos e facilitando a tomada de decisão.

Como funciona o sistema integrado de gestão? 

O sistema integrado de gestão é uma ferramenta de gerenciamento de dados. Assim, com ele, o gestor consegue realizar diversas atividades com mais precisão, segurança e controle. Na prática, isso quer dizer que ao empreendedor é permitido:

  • Acompanhar o registro dos clientes, especialmente quando acompanhado de um sistema CRM;
  • Realizar movimentações financeiras e contábeis, como por exemplo a emissão de notas fiscais, emissão de boletos, declarações tributárias e organização de documentos;
  • Coletar e analisar os dados dos colaboradores, facilitando a gestão de recursos humanos;
  • Gerenciar as tarefas envolvendo o setor de estoque e de vendas, dois setores totalmente dependentes e que devem evitar falhas de comunicação sob risco de atrapalhar todo o processo de compra e venda. 

Estas são apenas algumas das muitas habilidades do ERP. Além disso, ele permite que o gestor consiga identificar necessidades muito mais rápido e solicitar uma ação para atender àquela demanda, em tempo hábil e com menos custo.

Quais as vantagens do sistema integrado de gestão? 

Ainda não sabe ao certo o que um sistema integrado de gestão pode oferecer a você? Então, conheça agora algumas das muitas vantagens percebidas ao longo de todo o processo de utilização da plataforma:

Redução de custos 

Não importa o tamanho da empresa, reduzir custos sempre será um objetivo e o sistema integrado de gestão possibilita isso. Com a automação dos processos e aumento da produtividade, todo o custo envolvido nessa operação é diminuído.

Além disso, a intercomunicação entre setores permite o compartilhamento de informações preciosas no que tange à manutenção de maquinário e à execução correta de tarefas, evitando falhas e repetição de processos.

Por fim, há economia com materiais diversos, funcionários, pagamento de multas, além do direcionamento mais específico das tarefas de acordo com a disponibilidade e competência de cada colaborador, o que também contribui para o crescimento do negócio.

Otimização de processos 

A otimização dos processos é uma das características principais do sistema de gestão e permite a execução rápida de tarefas em menos tempo. Dessa forma, por meio dela, é possível dar agilidade às operações, com menos risco de falhas.

Um exemplo interessante é quando uma venda é realizada e o funcionário precisa “dar baixa” no estoque de forma manual. É uma prática comum, mas muito sujeita a falhas humanas com consequências terríveis para o negócio.

Ainda, a otimização leva à padronização das ações, uma medida fundamental para a produção com qualidade equivalente. Assim, a padronização de processos resulta em produtos mais completos, desenvolvidos em menos tempo e com menos custo.

Diminuição de estoque 

Como um sistema ERP pode reduzir os produtos estocados? O software realiza o controle de todo o estoque, coletando e gerenciando informações sobre produtos há muito tempo parados, itens com maior ou menor custo de armazenagem, objetos com pouca ou alta rotatividade, etc.

Com essas informações, o gestor consegue traçar medidas estratégicas mais eficientes para fazer aquele estoque girar. Estoque parado é dinheiro estagnado e, pior, é dinheiro perdido, principalmente quando há dano em mercadoria por armazenagem inadequada.

Redução da carga de trabalho 

Processos otimizados, máquinas com funcionamento mais eficiente, redução de falhas, informações repassadas sem ruídos e todos os outros benefícios do sistema ERP fazem com que a carga de trabalho do colaborador seja reduzida. Especialmente quando falamos do trabalho que requer esforço físico.

Por exemplo, se um funcionário controlar o estoque manualmente cada vez que houver uma venda, ele gastará um tempo que poderia ser utilizado para outra tarefa. Além disso, um sistema automatizado garante uma quantidade menor de erros.

Assim, adotar um sistema integrado de gestão também contribui para a melhoria do clima organizacional dentro do ambiente de trabalho, com funcionários se sentindo mais valorizados e reconhecidos na função que desenvolvem.

Uma consequência disso é o direcionamento da energia produtiva deste colaborador para outras funções mais exigentes, que requerem um esforço mental maior. É possível até perceber competências antes escondidas em pessoas que ocupam funções basicamente operacionais.

Essa redução da carga de trabalho também se estende ao gestor. Portanto, o sistema ERP funciona como um parceiro de gestão, tornando todo o processo mais simples, rápido e fácil, permitindo a ele a oportunidade de se concentrar em ações estratégicas que demandam maior foco e concentração.

Segurança com um sistema integrado de gestão

Segurança na manutenção e no manuseio de informações é um cuidado indispensável em todo e qualquer negócio. Embora muitos empreendedores tenham receio em investir em sistemas online de gestão por medo de exporem seus dados na rede mundial de computadores, a verdade é que o armazenamento em dispositivos físicos é muito mais arriscado.

O sistema ERP oferece diversas maneiras de proteger os dados do seu negócio, com controles de acesso, backups para a recuperação de dados, armazenamento em nuvem, tecnologias de criptografia e outras inovações tecnológicas igualmente seguras.

Além disso, o armazenamento virtual também está atrelado à Lei de Proteção de Dados que define estratégias para a manutenção segura de documentos e dados guardados na nuvem.

Acompanhamento de vendas

O sistema ERP permite ao gestor monitorar todo o processo de vendas, com emissão de relatórios de fluxos de vendas, emissão de pedidos, realização de orçamentos e controle de comissões dos vendedores, por exemplo.

Esse controle inteligente do setor de vendas desperta no gestor insights valiosos que podem mudar a rota do negócio. Ao perceber que produto x ou y vende muito mais ou muito menos, é mais fácil pensar em estratégias para aperfeiçoar ou modificar aquela situação.

O acompanhamento direto do setor também implica no monitoramento automático do setor de estoque, uma vez que são departamentos que se complementam.

Em resumo, temos:

  • Economia de tempo e trabalho;
  • Centralização das informações;
  • Facilidade em encontrar um dado importante;
  • Melhora da tomada de decisão;
  • Definição de estratégias menos arriscadas e com mais chance de dar certo;
  • Equilíbrio de objetivos que não se encaixam;
  • Aumento do foco na gestão do negócio;
  • Melhora da experiência do colaborador;
  • Melhora do clima organizacional da empresa;
  • Aperfeiçoamento das capacitações e treinamentos.
vantagens do sistema integrado de gestão

Quando é necessário implementar um sistema integrado de gestão? 

Antes de tudo, é importante falar que implementar um sistema integrado de gestão não é uma tarefa que deve ser feita do dia para a noite. Pelo contrário, é uma estratégia que deve ser muito bem pensada, planejada e conversada, uma vez que envolve todos os setores do negócio, incluindo os colaboradores.

Assim, o sistema de gestão não é apenas mais uma ferramenta que vai fazer parte da empresa. É um modo diferente de trabalhar e ver todos os processos produtivos. E, por modificar totalmente essa estrutura, é uma transação que requer muito planejamento.

Sabendo disso, podemos citar algumas situações comuns em diversas empresas que sugerem a necessidade de um gerenciamento centralizado.

Controle de caixa desorganizado

Pagamentos e recebimentos desorganizados, falta de dinheiro em caixa, dificuldade de inclusão das informações nas planilhas, perda da data de pagamento de faturas e boletos são algumas situações bem comuns, mas que devem ser evitadas.

A plataforma de gestão não permite que essas ações aconteçam porque está ligada à conta empresarial do negócio. Então, todas as atividades se complementam, evitando conflitos de informações.

Dificuldade em acompanhar as mudanças na lei 

Pode ser por falta de tempo ou até pouco conhecimento sobre o assunto, mas deixar de estudar o mercado e as mudanças constantes na lei podem causar sérios problemas para o seu negócio.

Assim, o sistema integrado de gestão, por ser atualizado constantemente e automaticamente, faz com que isso deixe de ser uma preocupação para você.

Dúvidas sobre cobrança de impostos

Por não acompanhar as notícias e atualizações sobre as alterações das leis e aplicação de cobrança de impostos, esse assunto se torna um tabu para muitos empreendedores. 

O que é muito cômodo também pode ser muito arriscado e impedir o gestor de pensar em alternativas para reduzir despesas, com técnicas de elisão fiscal, por exemplo. 

Com o sistema ERP, todos os descontos são calculados corretamente e automaticamente. Dessa forma, se evita que a empresa deixe de pagar algum imposto e seja enquadrada durante as fiscalizações da Receita Federal.

Desencontro de informações

Sabe quando uma informação sai de um setor, mas chega em outro de forma totalmente distorcida? E, às vezes, nem chega, o que pode piorar a situação. 

Em empresas pequenas isso é muito comum. E em empresas de grande porte acontece com muito mais frequência, uma vez que o tamanho da organização e do número de setores e colaboradores são maiores.

Se a sua empresa também sofre com a história do “telefone sem fio”, vale a pena investir em um software de gestão para uma comunicação mais precisa, direta, assertiva, efetiva e sem ruídos.

O sistema de gestão integra setores, lembra? Logo, os dados de todos departamentos também se complementam e facilitam a tomada de decisão do gestor, beneficiando a todos.

Desorganização

Se você está sempre perdendo prazos, precisa refazer pedidos, solicitar ou repetir orçamentos por não saber onde guardou o documento anterior, saiba que também é possível mudar isso com uma plataforma de gestão.

Além de emitir relatórios, boletos e notas fiscais, o ERP também mantém esses documentos organizados, além de oferecer modelos prontos de relatórios, agilizando ainda mais as questões burocráticas, um entrave na gestão de negócios.

Perda de documentos 

A desorganização ou o armazenamento inadequado de documentos, bem como a falta de atenção na hora de manuseá-los, podem causar sérios danos às informações contidas ali.

Uma falha no computador, uma alteração salva de forma errada, uma pane no sistema convencional de dados e todas as informações contidas naquele equipamento poderão migrar para as mãos de pessoas não autorizadas e que podem agir de má fé em posse desses dados.

Caso já tenha acontecido isso na sua empresa, você sabe o quanto é assustador imaginar a possibilidade de perder definitivamente uma quantidade importante de documentos e dados empresariais. Sem contar na confidencialidade destas informações.

O sistema integrado de gestão oferece, pelo menos, três maneiras de manter seus dados seguros: acesso controlado por senhas, sistema de backups e históricos de uso, que também facilitam o controle de acessos.

Então, se você já presenciou ou passou por alguma situação citada, é hora de pensar na implantação de um sistema integrado de gestão. Assim, você garante um gerenciamento mais organizado, tranquilo e seguro.

Como implementar o sistema integrado de gestão

Falta de indicadores de performance

Você saberia dizer, agora, quais são os produtos da sua empresa que apresentam maior ou menor lucratividade? Se a resposta para esta pergunta for negativa ou imprecisa, saiba que o seu negócio está um pouco perdido.

Indicadores de performance são ferramentas necessárias para que o gestor avalie o andamento de todo o seu trabalho e perceba se a empresa está, de fato, gerando o lucro que todos almejam e precisam.

Como é possível saber se a nova promoção lançada foi um sucesso se não há uma forma segura de mensurar todas as vendas? Se é assim que funciona no seu negócio, é hora de mudar de estratégia.

O sistema integrado de gestão emite relatórios que dão uma noção clara de como anda o seu faturamento e quais produtos ou serviços contribuem para um resultado bom ou ruim nesse quesito.

Como implementar o sistema integrado de gestão no seu negócio

Agora que você já sabe a melhor hora para adotar um sistema de gestão empresarial, vamos ao passo seguinte, que é a escolha da melhor opção para o seu negócio. vamos ao passo seguinte, que é a escolha da melhor opção para o seu negócio. As dicas a seguir podem ajudar:

Estude e identifique as suas necessidades

Esse é o momento de saber do que a sua empresa precisa, quais são as deficiências que ela apresenta, quais processos funcionam melhor se fossem automatizados, etc.

Conheça as funções do sistema ERP

Nesse segundo passo, é o momento de encaixar as suas necessidades com as funcionalidades que o sistema oferece. O ideal é que haja compatibilidade de informações, ou seja, o que você precisa é o que o ERP oferece.

Leve em consideração a complexidade do seu negócio

Todas as empresas ganham ao adotar um sistema de ERP, porém, algumas são mais complexas do que outras e exigem funções mais amplas e adequadas ao negócio. É um ponto importante a considerar.

É um sistema de fácil adaptação?

Toda mudança demora um tempo para ser acolhida e compreendida por quem não estava acostumado com aquela alteração. Com o sistema integrado acontece da mesma forma. Contudo, pesquise e leve em conta a facilidade de uso dos modelos disponíveis.

Quanto você pode investir em um sistema integrado de gestão?

Fator muito importante, o orçamento dedicado à implantação do ERP deve estar especificado. Desta forma, a busca por fornecedores será mais assertiva.

Depois de fazer esse levantamento e adquirir o seu sistema de gestão, é hora de preparar a equipe e a empresa para receber seu mais novo membro. Para isso, você vai precisar investir em:

Infraestrutura tecnológica

Para implantação e uso do sistema, é preciso aderir a recursos tecnológicos, como equipamentos ágeis, internet banda larga, sistemas de segurança de informações, etc.

Treinamento de funcionários

Obviamente, antes de manusear qualquer aparelho ou sistema, os funcionários deverão ser treinados para isso, além de passar por capacitações sobre o novo método de gestão.

Integração dos setores

A configuração e a integração deverá ser feita com todos os setores envolvidos. Antes disso, toda a equipe que faz parte de cada departamento deverá ser comunicada e instruída sobre a melhor forma de lidar com essa mudança.

Estimule a cultura da transformação digital

Como dissemos, um sistema de gestão não é apenas um software, mas uma mudança de estrutura que impacta diretamente em todos os setores de uma empresa.

Logo, é uma ferramenta que deve ser estudada, testada, aplicada e aperfeiçoada com o passar do tempo e de acordo com as exigências apresentadas. Contudo, mais do que isso, é preciso promover a aceitação da equipe de trabalho em relação ao ERP.

Isso inclui capacitá-la, apresentar as vantagens e melhorias para o negócio e solicitar dela a participação ativa para que esse processo funcione da melhor forma possível e para que a adaptação seja igualmente rápida e confortável.

Qual a importância do sistema integrado de gestão? 

Uma falha muito comum que envolve o gerenciamento de empresas é a falta de controle sobre o sistema financeiro do negócio. Esse desequilíbrio é um dos grandes motivos responsáveis pela falência das empresas.

Normalmente, a culpa está, dentre outras questões, na forma errada que o gestor usa para monitorar e controlar seus ativos, sistemas e informações. A maioria ainda aposta no gerenciamento convencional e individual quando, na verdade, ele teria muito mais capacidade de gestão se incluísse tudo em sistema coletivo de dados.

Então, podemos constatar que o sistema integrado de gestão é uma estratégia que visa o crescimento sustentável do negócio por meio de soluções inteligentes, modernas e tecnológicas que aperfeiçoam todo o processo de gestão.

Além do mais, é uma plataforma que torna a rotina do gestor muito mais flexível, simples e menos burocrática, pois também faz a organização de todos os documentos financeiros importantes para a prestação de contas e demais atividades inerentes ao cargo do profissional. 

Como o eGestor pode te ajudar a ter um sistema integrado de gestão? 

O eGestor é um sistema integrado de gestão com todas as qualidades, benefícios e vantagens citados que está pronto para atender a todas as expectativas da sua empresa e também ajudá-la a ganhar competitividade no mercado.

Confira quais setores são interligados com o ERP online:

  • Controle Financeiro
  • Fluxo de Caixa
  • Controle de vendas
  • Controle de Estoque
  • Emissor de notas fiscais (eletrônica, NFS-e, NFC-e)
  • Emissão de boletos

Confira o que é possível fazer com o nosso ERP online:

  • Controlar comissões de colaboradores;
  • Gerir o fluxo de caixa com emissão de relatórios;
  • Identificar clientes inadimplentes;
  • Gestão do estoque com dados exatos sobre quantidade e número de vendas;
  • Emitir relatórios de controle de estoque;
  • Realizar pedidos de vendas;
  • Realizar orçamentos;
  • Emissão detalhada de vendas realizadas;
  • Emitir notas fiscais diversas;
  • Emitir boletos bancários para pagamento facilitado do seu cliente.

Ou seja, se a sua empresa busca mais qualidade de produção, domínio amplo e estratégico de todos os setores, aumentar a comunicação assertiva entre os colaboradores e departamentos, além de ampliar vendas e aumentar o faturamento, você tem no e-gestor a ferramenta necessária para alcançar esses objetivos.

Conclusão

Como vimos, o sistema integrado de gestão é uma ferramenta utilizada para concentrar os setores mais importantes do seu negócio. Contudo, é muito além de um software de automação. O ERP deve fazer parte da estratégia da empresa, com o objetivo de melhorar o processo de comercialização, otimizar processos, aumentar a produtividade e ampliar a redução de custos.

Estas são algumas das muitas vantagens que um sistema de gestão pode proporcionar a um negócio. E se você, enquanto gestor, ainda não sabe se é hora de investir em um método centralizado de organização de informações, a melhor dica é estudar a situação atual do seu negócio, pensar em todas as vantagens e possibilidades que um software multifuncional oferece e avaliar o custo-benefício envolvido. O passo seguinte é entrar em contato conosco, fazer um teste gratuito e perceber como a sua gestão nunca mais será a mesma com o eGestor.

<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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