A Substituição Tributária (ST) é um dos regimes fiscais que mais causam dúvidas nos empresários. Isso acontece porque o regime obriga você a pagar um imposto antecipado sobre um produto que ainda nem vendeu.

Embora o governo tenha criado o regime para simplificar a fiscalização, na prática, o sistema pode ser complexo. Por isso, nós fizemos este guia prático para te ajudar a entender o que é a ST e como ela funciona. Além disso, ele mostra o mais importante: como lidar com ela no dia a dia da sua empresa.

O que é substituição tributária, na prática?

A Substituição Tributária (ST) é um regime que antecipa o recolhimento do ICMS. Em outras palavras, na ST, cada empresa da cadeia de vendas não paga o imposto separadamente. Em vez disso, o governo elege um único responsável para pagar o ICMS de toda a cadeia.

Normalmente, essa responsabilidade é da indústria ou do importador. Essa empresa, então, paga o imposto considerando até a venda ao consumidor final.

Esse contribuinte é chamado de Substituto Tributário. Já os demais na cadeia, como o varejista, são os Substituídos.

Conceitos importantes:

• ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, um tributo estadual.
• ICMS-ST: A parcela do imposto que o substituto recolhe de forma antecipada.
• MVA (Margem de Valor Agregado): Um percentual definido pelo governo de cada estado. Ele representa a margem de lucro que o governo presume que o produto terá nas próximas etapas de venda. Por exemplo, se um estado define uma MVA de 50%, o governo estima algo. A estimativa é que o preço do produto aumentará 50% até chegar ao consumidor final.

Ações práticas: Como lidar com a substituição tributária na sua empresa

A teoria é importante, mas vamos ao que interessa. O que você precisa fazer?

Cenário 1: Sou indústria/importador (Substituto). Como vender um produto com substituição tributária?

Se você é o primeiro da cadeia, a responsabilidade é sua. Sendo assim, siga estes passos:

1. Primeiramente, verifique se o produto tem ST: A primeira etapa é saber se sua mercadoria está sujeita a este regime. Para isso, você deve consultar o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) de cada produto.
2. Em seguida, encontre a MVA e a alíquota: Para isso, consulte a legislação do estado de destino da mercadoria. Assim, você encontrará os valores corretos de MVA e alíquota interna de ICMS.
3. Calcule o ICMS-ST: Você precisará calcular tanto o ICMS da sua própria operação quanto o ICMS-ST das operações futuras. Mais abaixo, veremos o cálculo em detalhes.
4. Depois de calcular, emita a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Nela, preencha os campos específicos da ST na nota fiscal. Lembre-se que isso é fundamental para que a cadeia não pague o imposto novamente.
5. Finalmente, pague o imposto. Para concluir o processo, você deve emitir e pagar a GNRE. A Guia Nacional de Recolhimento é destinada ao estado de destino da mercadoria.

Cenário 2: Sou varejista (Substituído). Comprei um produto com substituição tributária. E agora?

Para você, o processo é mais simples, pois o fornecedor já pagou o imposto. Suas tarefas, basicamente, são de conferência e registro.

1. Primeiro, confira a Nota Fiscal de compra: Nela, verifique se o fornecedor destacou corretamente os valores do ICMS-ST. Esses dados devem estar na NF-e que você recebeu. Lembre-se que esses valores devem estar em campos específicos.
2. Depois, defina seu preço de venda: Lembre-se que o valor do ICMS-ST pago pelo fornecedor é um custo para você. Portanto, você deve considerar esse valor na formação do seu preço de venda.
3. Por fim, atente-se à venda ao consumidor final: Ao vender esse produto, você não precisa mais destacar o ICMS. Isso ocorre porque o substituto já o recolheu anteriormente. Por isso, utilize o CSOSN (para Simples Nacional) ou CST correto que indica “ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária”.

Onde consultar as informações?

Sabemos que falar em “consultar a legislação” é vago. Por isso, aqui estão os caminhos práticos:

• Primeiramente, para as regras entre estados, a fonte são os Convênios e Protocolos, disponíveis no Portal do CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária).
• Em seguida, para saber quais produtos fazem parte do regime, você deve consultar a Tabela CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) no Portal Nacional da NF-e.
• Por fim, para dados como MVA e alíquotas, a consulta é na Legislação Estadual. Ou seja, você deve acessar o site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado para o qual vende, como por exemplo:
  • SEFAZ São Paulo
  • SEFAZ Minas Gerais
  • SEFAZ Rio de Janeiro

A reforma tributária vai acabar com a substituição tributária?

O texto da Reforma Tributária de fato prevê a integração da ST ao novo sistema de IVA (IBS e CBS). No entanto, é importante saber que a substituição tributária não vai acabar imediatamente, pois haverá um longo período de transição.

Com base no que se sabe até agora, as principais mudanças são:

• A tendência é que o governo simplifique o modelo e, consequentemente, diminua o número de produtos com ST.
• Além disso, a gestão do imposto deve se tornar mais centralizada.

Então, devo me preocupar agora? Sim, mas o foco principal deve ser cumprir as regras atuais corretamente. Adicionalmente, é fundamental acompanhar as notícias sobre o período de transição.

Como calcular o ICMS-ST (Exemplo prático)

Como o cálculo pode ser um pouco longo, vamos dividi-lo em dois cenários:

Cenário: Para este cenário, vamos imaginar uma indústria em regime normal que vende um produto por R$ 1.000, com os seguintes dados:

• Alíquota interna de ICMS: 18%
• MVA: 40%

Passo 1: Calcular o ICMS da operação própria
Primeiramente, calculamos o imposto sobre a sua própria venda. Este é o ICMS que constaria normalmente em sua nota fiscal.

Passo 2: Encontrar a base de cálculo do ICMS-ST
Em seguida, usamos a MVA para encontrar a base de cálculo presumida para as vendas futuras do produto.

• Base de Cálculo ST = Valor do Produto x (1 + %MVA)
• R$ 1.000 x (1 + 0,40) = R$ 1.400

Passo 3: Calcular o valor total do ICMS-ST
Agora, com a base de cálculo maior em mãos, aplicamos a alíquota interna novamente para achar o imposto total da cadeia.

• ICMS Total na Cadeia = Base de Cálculo ST x Alíquota Interna
• R$ 1.400 x 18% = R$ 252

Passo 4: Encontrar o valor que você vai recolher
Por fim, o valor que você (substituto) vai pagar é a diferença entre o ICMS total e o seu ICMS próprio.

• Valor do ICMS-ST a Recolher = ICMS Total na Cadeia – ICMS da Operação Própria
• R$ 252 – R$ 180 = R$ 72

Portanto, neste exemplo, você recolherá R$ 72 via GNRE para o estado de destino.

E em vendas para outros estados? Use a MVA Ajustada

Contudo, a situação muda quando a alíquota de ICMS dentro do estado de destino é diferente da alíquota interestadual. Nesse caso, é preciso ajustar a MVA.

Vamos a um exemplo prático: uma indústria de SP vende para um varejista em MG.

• MVA Original (interna de MG): 40% (ou 0,40)
• Alíquota Interestadual (SP para MG): 12% (ou 0,12)
• Alíquota Interna em MG: 18% (ou 0,18)

Fórmula: MVA Ajustada = [(1+ MVA ST original) x (1 – ALQ inter) / (1- ALQ intra)] -1

Cálculo:

1. (1 + 0,40) = 1,40
2. (1 – 0,12) = 0,88
3. (1 – 0,18) = 0,82
4. ((1,40 x 0,88) / 0,82 – 1
5. 1,232 / 0,82 – 1
6. 1,5024 – 1 = 0,5024 ou 50,24%

Como resultado, a MVA que você deve usar no cálculo não é mais 40%, e sim 50,24%. Lembre-se que usar a MVA errada é um dos erros mais comuns e pode gerar multas.

Atenção para o Simples Nacional

Por último, é importante saber que o cálculo para o substituto do Simples tem uma particularidade. Essa diferença ocorre pois ele não destaca o ICMS da própria operação na nota.

Embora a lógica geral de encontrar o imposto total e subtrair a parcela própria se mantenha, há uma diferença. A forma de apurar essa parcela específica é o que muda. Por isso, se sua empresa é do Simples e atua como substituta, o apoio do seu contador é indispensável.

Como preencher a NF-e com ICMS-ST?

É fundamental que as informações da Substituição tributária constem em campos específicos da NF-e. Afinal, sem isso, o Fisco considera a nota incorreta. Sendo assim, os principais campos a serem observados são:

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Primeiramente, códigos específicos como 5401, 5403, 6401 e 6403 são usados para indicar operações com ST.
• CST ou CSOSN: Em seguida, é preciso usar o código de situação tributária correto.
  • CST (Regime Normal): Por exemplo, o código 10 (Tributada com cobrança do ICMS por ST) ou 60 (ICMS cobrado anteriormente por ST).
  • CSOSN (Simples Nacional): Existem alguns códigos principais. Por exemplo, o 201 ou 202, para tributação com cobrança de ST. Já o código 500 indica que o ICMS foi cobrado anteriormente.
• Campos de valores: Por fim, os valores calculados devem ser informados nos campos
  • vBCSTRet (Base de cálculo do ICMS-ST)
  • e vICMSSTRet (Valor do ICMS-ST retido)

Principais erros que empresários cometem (e como evitá-los)

Para te ajudar a evitar problemas, listamos os principais erros que os empresários cometem com a ST:

• Não saber que seu produto tem ST: Causa multas e problemas fiscais.
  • Como evitar: Consulte a tabela CEST e a legislação estadual regularmente.
• Usar a MVA errada: Principalmente em operações interestaduais (não usar a MVA Ajustada).
  • Como evitar: Sempre verifique a legislação do estado de destino e aplique a fórmula de ajuste.
• Errar no preenchimento da NF-e: Impede o Fisco de identificar a operação corretamente.
  • Como evitar: Use um bom sistema emissor de NF-e e treine sua equipe (ou seu contador) sobre os campos corretos.
• Não recolher o imposto quando o fornecedor esquece:  comprador pode receber uma mercadoria com substituição tributária sem a retenção na nota. Nesse caso, a responsabilidade pelo recolhimento do imposto passa a ser sua. Por isso, verifique todas as notas de entrada.
  • Como evitar: Verifique todas as notas de entrada. Se identificar um erro, você precisará gerar e pagar uma guia (GNRE) de antecipação. Essa guia é para o seu estado e você deve pagá-la antes de revender a mercadoria. O objetivo é regularizar a situação fiscal do produto.

Dúvidas comuns que precisam de resposta

Ok, entendi. Qual o primeiro passo prático na minha empresa?

Para começar a organizar a substituição tributária na sua empresa, recomendamos o seguinte passo a passo:

1. Primeiro, liste seus produtos com os respectivos códigos NCM.
2. Em seguida, use os NCMs para descobrir o CEST de cada item e confirmar se eles estão no regime de ST.
3. Depois, verifique as regras na legislação do seu estado e dos estados para os quais você vende.
4. Com as informações, ajuste seu sistema de emissão de notas com os dados corretos (MVA, alíquotas, CFOP, etc.).
5. Finalmente, converse com seu contador, pois ele é seu maior aliado para garantir que tudo esteja correto.

Como gerencio as legislações para o meu e-commerce que vende para o Brasil todo?

Para um e-commerce, fazer esse controle manualmente é praticamente inviável e muito arriscado. Portanto, a solução mais segura é a tecnologia. Para isso, invista em plataformas e ERPs com módulos fiscais inteligentes.

Geralmente, esses sistemas são capazes de consultar a legislação de cada estado em tempo real. Assim, eles calculam os impostos automaticamente a cada venda.

Se eu cometer um erro, quais são os riscos?

Os riscos de cometer um erro são altos e podem impactar diretamente seu caixa. Primeiramente, existem as multas, que podem ter um percentual elevado sobre o imposto devido. Além disso, pode ocorrer a apreensão de mercadorias em postos fiscais, o que certamente gera prejuízos e atrasos na sua operação.

Se a venda final não acontecer, posso pedir a restituição?

Sim, é possível pedir a restituição. Caso a empresa sofra um roubo, perca o produto ou não concretize a venda, ela pode reaver o ICMS-ST. Contudo, para isso, você precisa ser quem pagou o imposto originalmente.

No entanto, é importante saber que o processo é burocrático. Ele é feito através de um processo administrativo na SEFAZ do estado. Além disso, a operação geralmente exige o auxílio de um contador. Por isso, você precisa avaliar se o valor que o governo restituirá compensa o esforço.