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Novos empreendedores e até mesmo os mais experientes costumam ter dificuldades diante de aspectos burocráticos de seus empreendimentos. Como muitas vezes sua especialidade não é a contabilidade, eles acabam ficando em dúvida sobre uma série de elementos fundamentais para o sucesso de seu negócio, como a nota fiscal, por exemplo.

Assim como questões que envolvem a melhor escolha do regime tributário, ou como funciona a fiscalização e a Legislação que rege o seu trabalho, entre outros, este é um tema essencial.

Apesar de essa ser uma tarefa específica para profissionais da contabilidade, é preciso que os gestores tenham algum tipo de conhecimento sobre o assunto até mesmo para melhorar a gestão da empresa independentemente de seu porte. Quer saber mais? Então siga lendo este artigo!

O que é a nota fiscal?

A nota fiscal é o documento que possibilita formalizar o registro de operações envolvendo produtos e serviços pelas empresas brasileiras. É através dela que o governo pode comprovar que determinada empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço corretamente.

Assim, temos um documento que garante o registro da compra realizada para o consumidor e, ao mesmo tempo, permite à empresa demonstrar que paga seus tributos corretamente.

Quem possui a responsabilidade sobre esse documento é a Secretaria da Fazenda (Sefaz), que realiza o controle e análise dos dados submetidos pelas empresas, para garantir que tanto o cálculo quanto o recolhimento dos impostos devidos sejam realizados em conformidade com as exigências da Legislação.

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Tipos de nota fiscal

As notas fiscais podem ser de tipos diferentes de acordo com a atividade exercida pela empresa. Alguns modelos específicos têm aplicação direcionada para a prestação de determinados serviços. Existem também atividades que exigem modelos de notas fiscais especiais.

Por isso, é importante conhecer os tipos de notas fiscais e garantir que o modelo utilizado em seu empreendimento é exatamente aquele que atende às exigências da atividade exercida, evitando assim problemas fiscais para a sua empresa.

Existe a Nota Fiscal Avulsa, por exemplo, que deve ser utilizada em situações em que ocorre a venda ou a revenda de um ou mais produtos ou quando ocorre a circulação de itens.

Já a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor é usada em situações em que ocorre a venda direta de produtos.

Por sua vez, a Nota Fiscal de Prestação de Serviços é emitida em situações em que há prestação de serviço de uma empresa para outra.

A Nota Fiscal Eletrônica

Dentro do processo de modernização das obrigações envolvendo Estado e contribuinte, iniciado pelo governo brasileiro na última década, está a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um dos subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Trata-se de um documento emitido e armazenado digitalmente que substitui a nota fiscal anteriormente impressa somente em papel. A legislação autoriza a emissão desse tipo de nota fiscal desde outubro de 2005 e permite seu uso em todos os estados do território brasileiro.

Essa modernização apresenta algumas vantagens como a diminuição dos gastos das empresas com a compra e armazenagem de papel, além da praticidade oferecida pelos arquivos digitais, que facilitam a organização de documentos, bem como o envio automático do arquivo XML para as partes envolvidas na operação comercial

A Nota Fiscal para micro e pequenos empreendedores

Legalmente, não existem diferenças significativas entre o micro empreendedor que atua na internet e aquele que trabalha fora dela. Isso significa que, por lei, sempre que ocorre uma transação comercial, consequentemente deve existir a nota fiscal emitida pela empresa que vende ou presta o serviço, independentemente se a transação foi realizada via internet ou não.

Entretanto, micro e pequenos empreendedores têm a possibilidade de abrir sua empresa na categoria de Micro Empreendedores Individuais (MEI) e entre os benefícios concedidos a profissionais assim formalizados está a desburocratização oferecida pelo governo, uma vez que eles estão desobrigados a gerar nota fiscal ao vender para pessoas físicas.

Já quando a transação envolve empresas, ou seja, pessoas jurídicas, o uso da nota fiscal é obrigatório, mas facilitado, bastando simplesmente solicitar a Nota Fiscal avulsa na Sefaz do estado onde atua.

Assim, os principais tipos de notas fiscais disponíveis pelo MEI são:

  • Nota Fiscal Avulsa
  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
  • Notas Fiscais Eletrônicas
  • Nota Fiscal de Venda ao Consumidor

Como fazer a emissão de notas fiscais

Realizar qualquer transação sem utilizar a nota fiscal representa sonegação por parte do vendedor que assim procedeu. Dessa forma, o comprador também pode ser caracterizado como ente da ilegalidade, uma vez que seria o receptor da mercadoria não legalizada, caso venha a ser comprovada a fraude.

Por isso, é importante fazer a emissão das notas e cuidar para que o processo seja realizado de maneira eficiente, evitando prejuízos tanto para a empresa quanto para seus consumidores.

Empresas relacionadas a comércio ou indústria precisam solicitar suas notas fiscais junto à Sefaz. Toda a movimentação referente a esse processo pode ser realizada através da internet, bastando apenas que o responsável preencha um requerimento online.

Nos casos em que a empresa trabalha com a prestação de serviços é preciso ir até uma gráfica e solicitar a autorização para imprimir os documentos fiscais. Uma vez preenchida a autorização, se faz necessário enviá-la à prefeitura municipal e esperar por sua aprovação. Quando isso acontecer, as notas poderão ser impressas na própria gráfica.

No caso da Nota Fiscal Eletrônica, é preciso fazer a solicitação de um certificado digital junto a uma instituição certificadora para ter o direito de emiti-las. Consequentemente, a empresa deve fazer seu credenciamento na Sefaz para poder trabalhar com um programa gerador de notas.

Nota fiscal: importância para o pequeno empreendedor

Fazer a emissão de notas fiscais é um comprovante de que a sua empresa paga seus tributos corretamente, o que se converte em credibilidade, tanto para clientes quanto para possíveis colaboradores.

Além disso, estar em dia com essa obrigatoriedade garante ao empreendimento, ainda que pequeno, uma ferramenta importante para o trabalho contábil, uma vez que a nota fiscal apresenta detalhes precisos sobre as transações realizadas. Por isso, não abra mão de dar um aspecto mais profissional ao seu negócio. Trabalhe com a nota fiscal.

Você tem alguma dúvida sobre notas fiscais? Deixe um comentário para que possamos lhe ajudar!

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