O maior ativo que uma empresa possui é sua equipe. Por esse motivo, o departamento pessoal tem uma grande importância dentro de uma corporação, uma vez que ele trata de todas as questões e processos que envolvem os colaboradores da instituição. 

Nesse cenário, é crucial garantir o controle e a organização de todos os dados nesse setor. Uma empresa que se esforça para manter uma boa relação, pautada na clareza e na confiança com seu time de colaboradores, tem tudo para prosperar. Afinal de contas, o sucesso não está apenas nas mãos dos gestores, mas ele é sim fruto de um trabalho em conjunto. 

Contudo, coordenar os processos do departamento pessoal de uma empresa é uma tarefa trabalhosa e desafiadora. São muitas as tarefas que demandam extrema atenção, como a admissão de pessoas, o controle de pagamentos, férias e horas de trabalho.

Assim, é essencial investir em boas práticas e estratégias para realizar uma gestão mais eficiente desse setor, já que o bom trabalho realizado pelo departamento pessoal causa um impacto positivo na imagem e no desempenho da empresa. 

Pensando nisso, desenvolvemos esse post sobre organização de processos do departamento pessoal para que você consiga ter mais controle desse setor tão fundamental para o crescimento de sua empresa. Assim, continue a leitura e fique informado!

O departamento pessoal

Toda empresa, independentemente de seu porte, conta com um departamento pessoal. Afinal, sem esse setor não é possível fazer um controle efetivo da folha de pagamento e de todas as demais atividades relacionadas aos funcionários de um negócio. 

Enquanto muitas empresas preferem internalizar esse setor, algumas — sobretudo as de menor porte — podem optar por terceirizar os serviços do departamento pessoal e deixá-los nas mãos de um contador

Todavia, ainda que muitas tarefas do departamento pessoal exijam cálculos e muito conhecimento da legislação — o que costuma ser responsabilidade dos contadores —, é um grande diferencial possuir um setor interno estruturado com uma equipe que realize um trabalho focado no controle desses processos e em estabelecer uma melhor relação entre os colaboradores e a empresa.

Assim, uma equipe afiada garante que os encargos trabalhistas estejam em dia — evitando problemas com multas e processos — e assegura o bem-estar dos colaboradores. 

Guia de Gestão de Equipes

A estrutura do departamento pessoal

A estrutura básica de um departamento pessoal conta com 3 setores fundamentais. Saiba mais sobre eles: 

1. Admissão de Pessoal

A função desse setor é cuidar do processo de contratação e integração de um indivíduo na empresa, de acordo com critérios administrativos e jurídicos. Sendo assim, a equipe responsável concentra as seguintes tarefas: 

  • procura pelo profissional no mercado (abertura da vaga de trabalho); 
  • definição do perfil das vagas; 
  • avaliação e seleção de candidatos; 
  • processo de admissão: recolhimento de documentos, registro em carteira, assinatura de contrato de trabalho, registro do novo funcionário nos órgãos competentes. 

2. Compensação de Pessoal

A partir da integração de um novo funcionário ao time da empresa, o setor de Compensação de Pessoal tem a função de controlar todo o fluxo de trabalho dos colaboradores, sendo responsável por: 

  • controlar a frequência e horas trabalhadas; 
  • fazer pagamento de salários e benefícios;
  • calcular impostos, taxas e contribuições; 
  • se manter constantemente atualizado em relação às mudanças de sua área para poder implantar modificações de forma precisa. 

3. Desligamento de Pessoal

Por fim, o setor de Desligamento é responsável por toda a rotina de desligamento e quitação de um contrato de trabalho de um colaborador. Assim, suas funções são: 

  • cuidar da comunicação da demissão (tanto por parte da empresa como pelo funcionário);
  • fazer o cálculo das verbas rescisórias; 
  • se necessário, representar a empresa nos órgãos oficiais na Homologação (como Sindicatos, Justiça do Trabalho, entre outros). 

O papel do departamento pessoal nas empresas

Como podemos ver, o departamento pessoal tem um papel imprescindível para o funcionamento de uma empresa. Ele não somente cuida de questões relacionadas à documentação e ao cumprimento de normas exigidas pelo governo, como também garante que o colaborador conheça as normas da empresa e de segurança do trabalho. 

Sendo assim, o departamento pessoal desenvolve atividades que possibilitam que a rotina dos colaboradores seja mais organizada e estruturada, o que contribui para que eles possam ter uma boa performance na empresa. 

Ademais, esse setor tem a função de receber e integrar o novo funcionário à equipe, oferecendo treinamentos e as orientações necessárias. Além das questões administrativas com a admissão, desligamento de colaboradores e pagamentos, o departamento pessoal é responsável por:

  • oferecer capacitação; 
  • desenvolver treinamentos
  • elaborar planos de motivação da equipe; 
  • orientar e esclarecer dúvidas dos colaboradores sobre questões administrativas e legais; 
  • supervisionar o desempenho de cada colaborador;
  • conduzir avaliações de performance. 

Muitas empresas perceberam a tendência atual de apostar na valorização das pessoas para obter melhores resultados. Dessa maneira, investir no departamento pessoal e em ações como a elaboração de um plano de carreira, garante que cada colaborador se desenvolva e contribua para o crescimento da instituição. 

Organizando o departamento pessoal

Investir no departamento pessoal é, de certa forma, cuidar do futuro da empresa. Contudo, como atingir a excelência e implementar processos mais eficientes nesse setor?

É preciso ter em mente que qualquer erro ou falha cometido nesse departamento pode causar problemas ou gerar prejuízos financeiros para a instituição. Ao mesmo tempo, a falta de investimento no setor pode comprometer a motivação e o desenvolvimento da equipe

Contudo, sabemos que lidar com pessoas não é uma ciência exata. Afinal, empresas são formadas por indivíduos muito diferentes entre si, cada um com uma personalidade e um contexto diferente. É justamente esse fator que faz com que as organizações sejam tão ricas e plurais. 

Assim, o trabalho do departamento pessoal pode ser desafiador. Todavia, uma visão mais moderna, boas práticas e muita organização vão deixar esse setor mais estruturado e preparado para selecionar, treinar e reter talentos, assegurando a presença de uma equipe motivada e afiada. Veja como aprimorar esse setor: 

1. Estabeleça metas e objetivos

Já conhecemos as funções básicas do departamento pessoal. Contudo, ele precisa ter objetivos mais específicos que vão além da gestão de colaboradores.

Metas estão sempre orientadas para o futuro de uma empresa. Assim, o ideal é que cada uma das atribuições do departamento pessoal esteja atrelada a um objetivo bem definido. 

Podemos pensar no exemplo de uma meta em relação a um processo de seleção para determinada vaga. Vários objetivos podem estar embutidos nessa tarefa, como: 

  • promover redução de custos de uma seleção; 
  • criar anúncios e um perfil de vaga que sejam capazes de atrair os melhores profissionais;
  • investir em práticas para reduzir o tempo do processo seletivo;
  • apostar em ações para elevar o rigor dos testes e dinâmicas

Tenha em mente que as metas devem ser as mais específicas possíveis. Sendo assim, é possível ir além, como nos exemplos a seguir.

  • Reduzir custos e o tempo dos processos seletivos: em quantos por cento? Em qual período de tempo?
  • Conduzir avaliações de performance: com que frequência? Quais indicadores serão adotados? 
  • Oferecer treinamento: com que frequência? De qual forma: capacitação externa ou um curso online? 
  • Reduzir faltas e atrasos: quais mecanismos de compensação de horas podem ser adotados? 

Com metas assertivas e bem detalhadas, os gestores terão instrumentos para compreender se o departamento pessoal de sua empresa está bem estruturado e se ele gera — ou não — bons resultados. 

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2. Integre o departamento pessoal com os demais setores

Faz parte da natureza do departamento pessoal estar em constante contato com todos os outros setores da empresa. A equipe dessa área deve estar ciente das solicitações e demandas das demais esferas.

Além disso, a comunicação e os protocolos entre os setores e o departamento pessoal devem estar bem definidos, de modo a otimizar a troca de informações e documentos dos colaboradores — que, muitas vezes, envolve dados sigilosos ou urgentes. Assim, a organização nesse ponto é fundamental. 

Elabore processos que farão parte de um fluxo de trabalho que conecte todas as áreas. Por exemplo, quando um malote com documentos for encaminhado para o departamento pessoal ou por ele, é importante que o mesmo esteja acompanhado de uma listagem com todos os arquivos enviados. 

Essa listagem deve ser conferida e assinada pela pessoa que recebeu o malote e, em seguida, devolvida ao departamento pessoal. Desse jeito, além de registrar a movimentação de papéis, é possível monitorar a localização exata de documentos, minimizando casos de perda. 

Outras solicitações como férias, adiantamentos e folgas podem ser coordenadas com a implementação de um software de gestão integrada. Dessa forma, os próprios colaboradores e gestores podem dar entrada de pedidos no sistema e acompanhar o atendimento e a aprovação do mesmo de forma mais prática e organizada. 

3. Invista em especialização 

Muitos departamentos pessoais contam com profissionais generalistas, que entendem um pouco sobre tudo que acontece e deve ser feito nesse setor. Entretanto, para que essa área ganhe um viés mais estratégico, é importante que ela seja formada por pessoais com habilidades mais específicas, que desempenhem funções distintas. 

Nesse sentido, é interessante dispor de profissionais responsáveis por: 

3.1. Recrutamento e seleção

Aqui, a equipe está mais focada em observar o mercado e oportunidades, buscando encontrar profissionais que atenderão as demandas da empresa. Além disso, cuidam da contratação e da retenção de talentos.

3.2. Treinamento e planos de carreira

Profissionais dedicados a identificar as necessidades de capacitação e com a função de preparar o plano de evolução da carreira das pessoas que já fazem parte da equipe, pensando em programas de treinamento, mentoria, coaching, entre outras práticas que possam ajudar os colaboradores a subir na empresa.

3.3. Gestão de benefícios 

Benefícios, bônus, compensações e comissões são pontos importantes para a motivação da equipe, contudo, eles precisam fazer sentido, tanto para o colaborador como para as políticas e a cultura da empresa.

Dessa forma, a equipe desse setor avalia as opções, realiza pesquisas e busca maneiras de oferecer boas vantagens observando o melhor custo-benefício para a empresa. 

3.4. Segurança e saúde 

A segurança e saúde no trabalho são assuntos cada vez mais discutidos. Algumas empresas, como indústrias, por exemplo, já têm uma grande preocupação em relação a esses temas, já que seus colaboradores estão muitas vezes suscetíveis a sofrer acidentes. 

Todavia, é cada vez mais comum casos de depressão, estresse, crises de ansiedade e do pânico relacionados ao ambiente de trabalho. Isso sem falar em problemas comuns, como dores musculares — que podem ser resolvidas com ações de ergonomia.

Assim, é essencial contar com um programa voltado para o bem-estar dos colaboradores e profissionais, que esteja continuamente pensando em formas de tornar o ambiente de trabalho em um local positivo e agradável para toda a equipe. 

3.5. Compliance 

Por fim, é crucial que o departamento pessoal possua profissionais especializados para orientar a equipe em relação às normas legais e também aos valores e princípios éticos definidos pela instituição. 

4. Cuide do arquivamento de documentos

Arquivar e gerenciar documentos é uma das atribuições básicas de um departamento pessoal. Afinal, cada colaborador, ao entrar em uma empresa, precisa entregar uma grande quantidade de cópias ou arquivos originais que serão armazenados na instituição. 

A importância de manter esses documentos bem armazenados e organizados dispensa comentários, uma vez que se tratam de papéis extremamente importantes.

Dessa maneira, é interessante ordená-los por pastas, uma para cada colaborador, mantendo-as em um local adequado para a correta conservação dos documentos, ou seja, longe da umidade e da luz solar. 

Da mesma forma, eles precisam ser de fácil acesso, pois a qualquer momento a equipe do departamento pessoal pode precisar consultar alguma informação. Investir em pastas flexíveis, feitas com um material resistente, e organizar tudo em ordem alfabética são algumas boas práticas de conservação e organização. 

Além disso, uma solução que traz muita praticidade e agilidade para o dia a dia do departamento pessoal é adoção de um sistema para digitalização de arquivos e armazenamento digital de documentos, para que informações sobre os colaboradores sejam visualizadas mais facilmente. 

Esse tipo de sistema não substitui os documentos físicos, porém, é muito útil para a consulta diária e evita o manuseio constante dos papéis, que podem se desgastar com o tempo. Assim, todo o trabalho pode ser feito digitalmente e o acesso aos arquivos físicos fica restrito apenas a situações necessárias. 

5. Aposte em uma gestão de pessoal mais estratégica 

A papel do departamento pessoal nas empresas deve ir muito além de apenas ver o colaborador no momento da admissão e da rescisão e do pagamento do salário. Um novo modelo para esse setor prevê uma visão mais estratégica.

Assim, um departamento pessoal mais organizado, estruturado e também estratégico não atua somente na busca de candidatos para uma vaga e ordena documentos, mas sim em uma gestão mais completa da equipe da empresa, que pode ser feita em relação a diferentes aspectos. 

5.1. Gestão de talentos 

Pessoas são únicas, e cada uma delas possui diferentes habilidades, além de ser fruto de contextos e formações diversas. Gerenciar talentos é buscar por profissionais qualificados ou treiná-los para ocupar postos cruciais dentro de uma empresa, compreendendo que o crescimento dos colaboradores causa um impacto direto no sucesso do negócio.

5.2. Gestão de mudanças 

O dia a dia de uma empresa é dinâmico e está sempre suscetível a transformações. Fusões, transições na diretoria, período de crises, adição de novos produtos na fabricação, enfim, são muitos os aspectos que podem mudar de uma hora para a outra. 

Cabe ao departamento pessoal ter uma presença forte nesses momentos, auxiliando os colaboradores e tentando minimizar os possíveis efeitos negativos das mudanças. Além disso, é essencial que esse setor consiga trabalhar as capacidades da equipe para superar dificuldades ou suprir novas demandas. 

5.3. Gestão de produtividade 

O ganho de produtividade e melhoria dos processos operacionais devem ser metas de todo departamento pessoal moderno e organizado. 

Assim, garantir mais produtividade por meio de métricas e monitoramento é uma excelente forma de proporcionar melhores resultados para a empresa.

Melhores práticas para organizar o departamento pessoal

Como já vimos, a organização é o elemento-chave que vai garantir a eficiência e produtividade do departamento pessoal, evitando o surgimento de problemas constantes e atividades repetitivas. 

Assim, cuidar para que esse setor esteja bem estruturado e alinhado às melhores estratégias é crucial para o sucesso. Então, confira a seguir 6 boas práticas para incorporar no departamento pessoal de sua empresa e torná-lo verdadeiramente eficaz!

1. Elabore um padrão de avaliação 

Criar um processo de avaliação assertivo é essencial para entender o desenvolvimento de um funcionário, reconhecer progressos e até oferecer uma promoção. Assim, com ferramentas adequadas, como os indicadores de performance, o departamento pessoal pode auxiliar os demais gestores a: 

  • mostrar para os colaboradores quais pontos eles precisam melhorar ou desenvolver; 
  • identificar talentos em potencial dentro do time; 
  • ajudar o colaborador que não demonstra um bom desempenho; 
  • pensar em formas de premiar ou recompensar quem se destacou, contribuindo para a motivação do time. 

2. Monitore o ponto e as horas extras 

Fazer horas extras é uma prática comum nas empresas, porém, ela precisa ser monitorada com atenção pelo departamento pessoal.

Um controle mais preciso desses dados vai assegurar que as horas sejam pagas ou compensadas da maneira correta, sem que o colaborador ou a empresa sejam prejudicados — sem contar que a falta de atenção a esse ponto pode resultar em processos trabalhistas. 

Com relação às horas de trabalho, caso sua empresa ainda não possua o ponto eletrônico, saiba que essa forma de registro é mais organizada e segura. O ponto manual é antiquado e muito trabalhoso para equipe, que precisa conferir e registrar cada anotação. 

Com a automatização do ponto, o controle em relação à entrada e saída dos funcionários é melhor e mais preciso, o que otimiza o pagamento e também a identificação de comportamentos inadequados, atrasos frequentes, entre outras questões.

3. Invista em criatividade 

Ter uma equipe criativa e conectada com as tendências no departamento pessoal fará toda a diferença na hora de planejar campanhas motivacionais, treinamentos e ações de integração entre as equipes. 

Estudar o perfil de cada setor e tentar compreender melhor as necessidades de cada colaborador vai orientar melhor os profissionais do departamento pessoal para que consigam encontrar parcerias e benefícios que vão realmente interessar e motivar as pessoas. 

4. Conduza pesquisas de satisfação 

Um instrumento muito valioso para a gestão de uma empresa é a realização de pesquisas de satisfação com a equipe. Assim, a empresa compreende melhor como cada colaborador avalia o clima organizacional e pode então planejar ações mais assertivas para aprimorar a gestão do negócio. 

5. Conte com o auxílio da tecnologia 

Atualmente, um departamento pessoal precisa contar com a tecnologia como aliada para ter mais eficiência. Fazer cálculos rescisórios, de folha de pagamento e controle de horários manualmente são práticas do passado.

Além do risco de acontecerem erros graves, a equipe responsável fica atolada com tarefas burocráticas e não tem tempo de se ocupar com ações mais estratégicas.

Com a evolução digital, muitas plataformas e sistemas são capazes de automatizar processos e cuidar muito bem de tarefas de uma forma prática, ágil, segura e eficaz, assegurando também a organização e conformidade. 

6. Mantenha a equipe atualizada sobre a legislação 

A legislação trabalhista brasileira é conhecida por sua complexidade. Portanto, acompanhar de perto as mudanças e todas as questões relacionadas a ela é essencial para que sua empresa fique longe de problemas com a lei. 

Desse jeito, o ideal é investir em treinamentos periódicos para a equipe do departamento pessoal, de forma a garantir que todos os profissionais estejam devidamente atualizados e capacitados para orientar os demais colaboradores.

Promova cursos ou workshops nos quais os profissionais possam tirar dúvidas e tenham acesso a casos reais e a ajuda de especialistas da área. Assim, a empresa sabe que pode contar com um grupo especializado e informado, capaz de prestar o suporte necessário e ajudar nos processos de administração de pessoal. 

O departamento pessoal dentro de uma empresa tem a grande responsabilidade de gerenciar o principal recurso de um negócio: as pessoas que sustentam os processos internos.

Dessa forma, compreendemos sua importância estratégica para o desenvolvimento e crescimento de um negócio. Esse setor administra as relações entre as pessoas dentro da organização e trabalha na seleção e treinamento de profissionais a fim de garantir a formação de uma equipe muito bem qualificada para uma empresa. 

Portanto, investir em boas práticas e na organização de processos do departamento pessoal é fundamental para o sucesso de seu empreendimento e para que ele tenha uma boa imagem e destaque em um mercado atual tão competitivo. 

Agora que você entende mais sobre organização de processos do departamento pessoal, que tal baixar agora mesmo nosso e-book sobre otimização de processos? Assim, você continua aprimorando seus conhecimentos sobre gestão e negócios!

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