A cada dia que passa a terceirização de serviços se torna mais comum no mundo dos negócios. E não é para menos: a solução possibilita aproveitar o conhecimento de profissionais especializados e ainda permite que o gestor se dedique mais à atividade principal da empresa. Nesse contexto, o BPO financeiro é um excelente exemplo de como aumentar a eficiência de um setor com o conhecimento de um especialista.

O que é BPO financeiro

BPO é sigla para Business Process Outsourcing, ou seja, terceirização de processos empresariais. Portanto, o BPO financeiro é a terceirização dos processos financeiros de uma empresa. Assim, o serviço pode envolver também os processos contábeis e tributários do negócio, promovendo uma gestão empresarial eficiente.

Como funciona o BPO financeiro?

Na prática, o BPO financeiro funciona com a contratação de prestadores de serviços especializados na área financeira. Geralmente, o serviço é oferecido por empresas contábeis, mas outros profissionais autônomos, liberais e microempreendedores também podem executar a atividade.

Para dar andamento ao BPO, a empresa contratante deve fazer a transferência das atividades financeiras para a empresa ou para o profissional que irá realizar o serviço. Dessa forma, o responsável pelo BPO consegue trazer agilidade aos processos empresariais, mais controle sobre a situação financeira do negócio e facilita a tomada de decisões.

BPO financeiro: quais serviços estão inclusos na terceirização?

A terceirização dos serviços financeiros pode ser personalizada para atender as necessidades de diferentes tipos de negócios. Em outras palavras, isso significa que tanto pequenas quanto grandes empresas podem se beneficiar com a atividade, que pode incluir os seguintes serviços:

Gestão do fluxo de caixa

A gestão de fluxo de caixa engloba o monitoramento, a análise, o controle e a otimização das movimentações financeiras da empresa. Ou seja, ela faz a gestão das entradas e saídas de dinheiro do caixa da organização. Entre as muitas vantagens da gestão do fluxo de caixa, destacam-se:

• Possibilitar que o gestor saiba quais são as origens da sua receita e para onde vai o dinheiro;
• Oferecer maior previsibilidade financeira ao negócio, com possibilidade de se antecipar a imprevistos e planejar bons investimentos;
• Identificar falhas financeiras e apontar as melhores estratégias para corrigi-las;
• Maior controle das receitas e despesas;
• Manter as contas em dia e evitar saldos negativos.

A falta de gestão e planejamento financeiros são apontados como principais causas da morte precoce das empresas brasileiras. De acordo com especialistas, 23% das micro e pequenas empresas fecham as portas antes dos cinco anos de atividade principalmente por não controlarem o fluxo de caixa. No caso dos MEIs, a situação é ainda mais alarmante: 30% dos microempreendedores individuais encerram suas atividades nos cinco primeiros anos.

Gestão de contas a pagar e receber

Já a gestão de contas a pagar e receber está relacionada ao controle das receitas e despesas futuras da empresa. Nesse caso, o BPO financeiro busca analisar todas as contas a receber do negócio para verificar se haverá saldo suficiente para honrar com os compromissos financeiros.

Mas não apenas isso. O BPO financeiro também elabora estratégias para melhorar o fluxo de caixa da empresa. Estimular que os clientes façam pagamentos antecipados em troca de benefícios, ajudar na renegociação de dívidas atrasadas e criar metas financeiras desafiadoras, mas alcançáveis, são apenas alguns exemplos de como a terceirização do serviço financeiro pode ser útil. Veja a seguir algumas atividades inclusas:

• Fazer o pagamento de funcionários;
• Pagar fornecedores e prestadores de serviços;
• Emitir boletos e notas fiscais;
• Lançar pagamentos e recebimentos no sistema de gestão empresarial da empresa;
• Emitir relatórios gerenciais com os principais indicadores financeiros para facilitar a tomada de decisão por parte da diretoria;
• Identificar clientes inadimplentes e atuar em soluções para resolver o problema;
• Fazer contato com instituições bancárias em busca de serviços financeiros mais atrativos para a empresa.

Conciliação bancária

A conciliação bancária, por sua vez, é a conferência dos saldos das contas bancárias da empresa com os documentos de controle financeiro. Por meio da atividade, é possível saber se tudo o que a organização vendeu foi recebido corretamente, se não há nenhuma divergência nas informações e caso existam, corrigi-las antes que se tornem um problema para o negócio.

Apesar de ser essencial, a atividade é complexa, exige atenção redobrada e requer conhecimento especializado. Por isso, transferi-la ao BPO financeiro pode ser uma excelente maneira de evitar erros de lançamentos, descobrir eventuais fraudes e manter a  saúde financeira do negócio.

Gestão de fornecedores

Embora esteja ligada à cadeia de suprimentos, a gestão de fornecedores também contribui para a saúde financeira da empresa. Afinal de contas, ela garante boas parcerias comerciais, otimiza os processos de compras da empresa, reduz custos e aumenta a lucratividade.

Na gestão de fornecedores, o BPO financeiro ajuda a encontrar parceiros que ofereçam ao negócio o melhor custo-benefício. Isso inclui, por exemplo, preços atrativos, prazos de entrega reduzidos e as melhores condições de pagamento. Além do relacionamento direto com os fornecedores, o BPO financeiro também monitora as suas atividades.

Gestão de indicadores

Já a gestão de indicadores está relacionada ao monitoramento do desempenho do negócio por meio de ferramentas métricas específicas. Também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), os indicadores de desempenho ajudam a conhecer os resultados da empresa de acordo com alguns parâmetros preestabelecidos. Conheça adiante os mais usados:

• Valor do ticket médio;
• ROI (Retorno sobre Investimento);
• Ponto de equilíbrio;
• Lucro bruto e lucro líquido;
• Faturamento bruto e faturamento líquido;
• Margem de lucro;
• Liquidez corrente;
• Rentabilidade;
• Margem EBITDA;
• Lucratividade.

A gestão de indicadores possibilita que o empreendedor conheça o desempenho da sua própria empresa por diferentes ângulos, traçando uma visão sistêmica de todo o negócio. Ela ajuda a identificar quais atividades e setores podem melhorar para que os objetivos organizacionais sejam alcançados.

Análise de crédito

Outra atividade que pode ser delegada ao BPO financeiro é a análise de crédito. Ela tem como principal objetivo verificar a capacidade financeira do cliente, diminuindo o risco de inadimplência nas operações. Segundo o Serasa Experian, a atividade garante um fluxo de caixa estável e mais segurança às negociações.

A análise de crédito pode ser personalizada para atender as necessidades de cada negócio. Contudo, as parametrizações mais comuns incluem os dados pessoais e o histórico financeiro do cliente, como relacionamento com instituições bancárias, últimas compras realizadas, se existem contas em atraso entre outras questões.

Gestão de documentos

A gestão de documentos é uma atividade comumente terceirizada pelas empresas. Geralmente ela acontece quando os gestores confiam aos escritórios contábeis a análise, conferência e arquivamento dos seus documentos financeiros. Todavia, a atividade também pode ser prestada por outras empresas especializadas em terceirização de serviços administrativos.

Vantagens do BPO financeiro para a empresa

Conforme você pode perceber, a terceirização da área financeira pode oferecer inúmeras vantagens competitivas ao seu negócio. Veja adiante os principais.

Otimização do tempo

Sem dúvida alguma a vantagem mais significativa do BPO financeiro é o ganho de tempo. Por transferir a responsabilidade de uma atividade-meio para profissionais especializados, tanto os gestores quanto suas equipes ficam com mais tempo para se dedicarem às atividades mais estratégicas para a empresa.

Aumento na eficiência da gestão financeira

Por contar com o conhecimento e a experiência de contadores, administradores e economistas, a gestão empresarial se torna mais assertiva, com menos erros, perdas financeiras e custos operacionais mais enxutos.

Todos esses aspectos são de enorme importância, pois permitem decisões baseadas em dados concretos e possibilitam negócios escaláveis.

Adequação às leis brasileiras

E nada melhor do que contar com o BPO financeiro para manter a empresa atualizada às constantes mudanças do setor. Nesse sentido, a expertise de profissionais especializados pode garantir operações com alíquotas corretas, justas e adequadas às regulamentações vigentes. Tenha em mente que dependendo do tamanho da empresa, um pequeno erro tributário pode causar prejuízos incalculáveis à organização.

Uso de ferramentas tecnológicas

Um bom BPO financeiro se faz com o uso de tecnologias de gestão empresarial, como o software eGestor. Ele facilita o dia a dia dos profissionais, pois transforma dados complexos em informações confiáveis e as reúne em um só lugar, permitindo uma administração eficiente do negócio. Além disso, integra vários setores estratégicos da empresa, como financeiro, estoque, vendas e muitos outros. Saiba mais.

Redução de custos na folha de pagamento

Por ser uma atividade terceirizada, não há gastos com encargos trabalhistas, como horas extraordinárias, férias, 13º salário e licenças. A contratação é feita mediante a assinatura de um contrato de prestação de serviços, que além da descrição das atividades a serem realizadas, engloba também os direitos e obrigações de ambas as partes (contratante e contratado).

Sem sobrecarga de trabalho

Em micro e pequenos negócios é comum que o empreendedor assuma boa parte das funções estratégicas da empresa, principalmente o setor financeiro. Como resultado, temos profissionais sem tempo para nada e empreendimentos que não prosperam. 

Por outro lado, ao transferir essas responsabilidades para profissionais especializados, o empreendedor não se vê sobrecarregado, tampouco sobrecarrega sua equipe de trabalho. Isso, por sua vez, torna todos muito mais produtivos, dispostos e engajados com os propósitos da empresa.

Planejamento e segurança financeira

Para finalizar a lista de vantagens do BPO financeiro, cabe ainda destacar que ele possibilita que as empresas planejem suas atividades financeiras e contábeis diárias. Isso por si só garante mais segurança financeira ao negócio, pois ajuda a identificar falhas e corrigi-las antes que causem prejuízos.

Além de promover um negócio mais sustentável e saudável, o BPO financeiro também ajuda a identificar novas oportunidades de negócios, já que se traduz como uma vantagem competitiva. Além de reduzir custos e evitar prejuízos, a terceirização do setor financeiro também melhora a produtividade das equipes de trabalho e impulsiona o crescimento da organização.

Quem pode fazer um BPO financeiro?

Tendência no mercado global, a terceirização dos serviços financeiros e contábeis deve movimentar mais de US$ 53 bilhões até 2026. Esse dado mostra o quanto a área tem a crescer e como essa pode ser uma ótima ideia de negócio.

Assim, todo profissional que tem conhecimentos nas áreas administrativas da empresa, mas principalmente na área contábil e financeira, pode fazer o BPO de outra empresa. Dessa forma, quem pode realizar o serviço são:

• Administradores de empresas;
• Contadores;
• Gestores financeiros;
• Economistas.

O que é preciso para ser um BPO financeiro

Profissionais que já atuam na área possuem o conhecimento necessário para realizar um BPO financeiro. Entretanto, existem algumas pontos que o profissional deve ser especialista:

• Contabilidade: todos os processos da contabilidade precisam ser de conhecimento do prestador do serviço de BPO. É possível que a empresa que contrate o serviço já possua um contador, que fará esse serviço. Mas, o profissional deve ter o entendimento sobre os princípios básicos. Como regime de caixa e de competência, para o fluxo de caixa, por exemplo.
• Demonstrações financeiras: algumas demonstrações do financeiro da empresa são essenciais para entender o resultado que ela traz. Por exemplo, o responsável deve saber analisar o balanço patrimonial juntamente com a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
• Impostos: os impostos são grande parte do controle financeiro de uma empresa. Assim, saber quais a empresa deve pagar, quais ela é isenta e como pagar menos impostos, devem estar no escopo de conhecimento do responsável.
• Tecnologia contábil: é comum que os contadores utilizem sistemas que integram com o sistema de gestão da empresa, afinal, essa é uma forma simples de repassar a informação para o contador. Isso é ainda mais importante se o contador for o responsável pelo BPO. Assim, contar com um software que agiliza esse processo é de extrema importância.

Quanto cobrar por um serviço de BPO financeiro?

O valor de um BPO financeiro depende de alguns pontos:

• Tamanho da empresa: quanto maior a empresa, mais informações ela terá, o que significa mais números para serem analisados e processados. Quanto maior a empresa, mais trabalho de BPO será, tornando o valor mais alto.
• Nível de automatização dos processos: quando uma empresa controla as informações de forma manual, por exemplo, o trabalho é mais demorado. Isso ocorre porque, ao utilizar sistemas de controle, o responsável pelo BPO financeiro obtém melhor acesso e fontes de informações.
• Tempo de especialização do responsável pelo BPO: quanto mais tempo de experiência na área o responsável tiver, é mais provável que ele tenha mais conhecimento. Assim, quanto maior o conhecimento, melhor será a entrega de resultados.
• Concorrentes: assim como todo negócio, o responsável pelo BPO deve avaliar quanto os concorrentes cobram e até fazer uma avaliação do que é entregue por eles, podendo ser avaliado também o tempo de especialização.

Qual a diferença entre BPO, Assessoria e Consultoria?

Se o BPO financeiro é prestado por profissionais com conhecimento especializado na área de finanças, então qual é a diferença entre os serviços de BPO, assessoria e consultoria? Essa, aliás, é uma dúvida muito comum entre todos aqueles que desejam adotar a solução em suas empresas, já que os conceitos em um primeiro momento são bem parecidos.

Apesar disso, as três atividades possuem particularidades que as diferenciam umas das outras, conforme você acompanha na sequência.

BPO financeiro

O BPO é a terceirização de determinados processos operacionais de uma empresa. No caso do setor financeiro, as atividades da área são transferidas de forma integral ou parcial para uma empresa ou diretamente para um profissional especializado. Estes, por sua vez, irão executar e gerenciar as rotinas do setor, tomando decisões que impactam tanto na estrutura física da organização quanto na sua cultura.

Assessoria

Já a assessoria geralmente está atrelada à orientação de um profissional especializado durante a execução de um projeto, do início ao fim. Nesse caso, o auxílio técnico financeiro demanda menos responsabilidades, já que costuma ser supervisionado por uma equipe interna do setor.

Consultoria

Enquanto isso, a consultoria é o tipo de serviço que oferece aconselhamento profissional em uma área específica. Ela busca o desenvolvimento profissional do empreendedor ou das equipes de trabalho por meio de reuniões, palestras e treinamentos, mas não se envolve diretamente com as atividades financeiras da empresa.

Entender as diferenças entre essas três atividades significa compreender que na verdade o BPO financeiro é muito mais do que a simples transferência de responsabilidades a terceiros. O serviço é estratégico, agrega valor à empresa e impulsiona o seu crescimento em um mercado cada vez mais competitivo.

Conclusão

Neste artigo mostramos como a terceirização da gestão financeira pode contribuir para o sucesso da sua empresa. A atividade otimiza o tempo dos gestores e das equipes de trabalho, reduz custos, diminui erros, oferece mais estabilidade financeira às empresas e mais competitividade no mercado em que atuam. 

Além disso, mostramos também que um bom BPO financeiro se faz com o uso de tecnologias adequadas, como o Sistema de Gestão Empresarial eGestor. Ele reúne em um único lugar todas as informações necessárias para a boa administração do negócio, otimizando os processos empresariais, melhorando a comunicação entre as equipes de trabalho e fornecendo dados confiáveis para o monitoramento de resultados.

Online, seguro, prático e desenvolvido especialmente para micro e pequenas empresas, o sistema eGestor possibilita que o gestor acompanhe o desempenho do seu negócio de qualquer lugar. Através da emissão de relatórios financeiros, o profissional consegue identificar falhas, mensurar impactos, reduzir gastos, evitar prejuízos e aumentar os lucros da empresa.

Quer terceirizar a gestão financeira da sua empresa com responsabilidade e eficiência? Conheça o Sistema eGestor e controle as operações do seu negócio com o auxílio de uma ferramenta intuitiva e simplificada.