Possuir uma organização de estoque adequada é algo muito importante para qualquer empresa, e isso você provavelmente já sabe.

Mas você sabe como essa etapa fundamental de um negócio está ligada ao atendimento da demanda dos clientes, à redução de custos e à otimização dos processos? De fato, um bom gerenciamento de estoque está muito relacionado ao sucesso da gestão da empresa.

Descubra agora como melhorar sua organização de estoque e quais são os benefícios de fazer isso.

• O que é organização de estoque?
• Como deve ser a organização de estoque?
• Como organizar um controle de estoque?
• Tipos de estoque
• Métodos de controle de estoque
• Qual o objetivo da organização de estoque?
• Como é feito o controle de estoque em uma organização?
• Como evitar erros na organização de estoque

O que é organização de estoque?

Organização de estoque é um processo que controla quais itens precisam estar em estoque e em quais quantidades. Isso envolve garantir que não faltem produtos para atender os clientes e também que esses nunca fiquem parados em estoque por mais tempo do que necessário.

No entanto, todo esse processo não é tão simples quanto pode parecer. Isso porque para se atingir um nível satisfatório de organização de estoque é necessário que se implementem medidas de controle dos produtos. Esse controle precisa acontecer desde o momento que os produtos entram na empresa (ou são produzidos, no caso das indústrias) até o momento em que são vendidos e entregues aos clientes.

Como deve ser a organização de estoque?

A organização de estoque de uma empresa deve ser definida com base em critérios de necessidades de vários setores, tais como:

• Capacidade física do seu armazém ou depósito
• Capacidade de compra de estoque ou de produção
• Demandas da área comercial
• Facilidade de acesso e giro dos produtos

É importante que o gestor tenha em mente que uma boa organização de estoque é um dos fatores que vão definir o lucro da empresa. Portanto, essa é uma rotina de um negócio que a empresa não deve encarar apenas como um “mal necessário”, mas sim como uma oportunidade de otimizar o financeiro e a lucratividade da empresa.

Como organizar um controle de estoque?

Realizar a organização de estoque é um processo contínuo, no qual é preciso planejar todas as etapas pelas quais os produtos e mercadorias passarão dentro da empresa.

Avalie o espaço físico

A primeira coisa é saber qual é a capacidade de armazenamento que sua empresa tem. Isso porque não adianta fazer planejamento de estoque prevendo uma quantidade de estoque que seu depósito não comporta. Fazer isso pode significar produtos sendo armazenados de maneira desorganizada, contribuindo para uma verdadeira bagunça no estoque.

Conheça sua demanda

Conhecer a demanda da empresa envolve saber quais produtos os clientes mais compram, ou seja, aqueles que têm mais saída. Esses são os produtos que provavelmente precisarão de um estoque maior, visto que eles são os que os clientes mais demandam, e ficar sem esses produtos em estoque significa perder vendas. Além disso, também é preciso saber os que têm uma saída menor, para que assim se estabeleça um estoque máximo adequado. Isso serve para que produtos não fiquem parados por muito tempo.

Outra dica é saber quais produtos possuem sazonalidade, ou seja, produtos que vendem mais em certas épocas do ano. Nesses períodos será necessário fazer um planejamento especial de compra de estoque. Além disso, em indústrias isso pode significar até mesmo uma necessidade de aumento de mão de obra para atender uma demanda maior de produção sazonal.

Criar Categorias

Após conhecer a demanda dos seus produtos, definir uma categorização para as mercadorias é uma ótima alternativa para poder acompanhar o ciclo dos produtos dentro da empresa. Isso vai ajudar a conhecer o giro de cada produto e aumentar a eficiência do processo de organização de estoque.

Adicionalmente, no momento em que os produtos passam a estar categorizados, os vendedores têm mais facilidade em encontrar informações sobre eles, o que otimiza também o processo de vendas.

Registre e classifique os produtos

Fazer o registro de tudo que entra no estoque da empresa é um dos princípios da gestão e organização de estoque. Somente dessa maneira é possível saber o que realmente existe no seu estoque, sem os vendedores precisarem irem procurar por um produto para saber se ela ainda existe em estoque toda vez que um cliente faz um pedido.

Implante um sistema de identificação por código de barras

Identificar os produtos por um sistema automatizado de código de barras pode ser a melhor maneira de otimizar sua organização de estoque. Isso devido ao fato de que essa é uma maneira de substituir o controle feito por meio de anotações em formulários de papel, as quais estão mais sujeitas a falhas humanas.

Quando a mercadoria que entra é registrada por meio de um código de barras, essa mercadoria é facilmente rastreável dentro da empresa. Isso melhora vários aspectos da organização de estoque. Os funcionários têm mais facilidade de encontrar os produtos, o gestor tem informações melhores e mais confiáveis sobre a demanda dos produtos, e existe uma diminuição significativa nas perdas de mercadorias por extravio.

Treine os funcionários

Ter uma boa organização de estoque depende não só dos esforços do responsável pelo estoque ou do gestor, mas sim de toda a equipe envolvida. É importante que sejam realizados treinamentos e também que orientações sejam dadas aos times de estoque e vendas.

Isso serve para que todos os envolvidos no processo estejam cientes de como o estoque deve ser organizado. Além disso, também é possível designar funcionários para realizar verificações diárias a fim de garantir o cumprimento do planejamento.

Benefícios da organização de estoque

Investir na organização de estoque pode lhe trazer vários benefícios de médio e longo prazo. Veja alguns deles:

• Agilidade no atendimento ao cliente
• Controle do inventário
• Otimização de recursos
• Redução de perdas
• Tomada de decisões estratégicas
• Amplia os controles

Tipos de estoque

Seja o estoque da sua empresa de matéria-prima para a produção industrial, ou de mercadorias finalizadas para a comercialização, existem diferentes tipos de estoque. E entender cada um deles é essencial para que se possa escolher o que esteja mais alinhado com as necessidades da empresa.

Fazer a escolha que faça mais sentido para sua empresa vai consequentemente possibilitar a maximização da eficiência da organização de estoque.

Estoque de Antecipação ou Sazonal

Quando a empresa tem demandas em períodos específicos do ano que superam a média de vendas regulares, ela pode utilizar a estratégia de estoque de antecipação.

Um exemplo é a época de natal, que é um momento de pico de vendas para a maioria do comércio. Nesse período as empresas lidam com expectativas de demanda de maneira diferente do resto do ano. Por isso, é exigido um maior planejamento da organização de estoque, a fim de atender o grande número de compras que normalmente são feitas.

Estoque Consignado

Trata-se de um estoque que é mantido por um terceiro, que faz a guarda das mercadorias por meio de um contrato, mas a posse dos itens ainda é da empresa. É muito útil para quando a empresa não possui um espaço físico disponível para guardar suas mercadorias ou matérias-primas e realizar a própria organização de estoque. Nesse caso, ela pode contratar um consignatário, o qual possui espaço dedicado para armazenamento de estoque.

É muito comum que as empresas especializadas em estoque também realizem o processo de fornecimento, distribuição e entrega. A partir disso, quando a empresa tem uma demanda de estoque, ela envia para o consignatário, que faz a entrega para o cliente final ou para a empresa, dependendo da necessidade.

Estoque de Contingência

É um tipo de estoque mantido para quando há possibilidade de falhas em sistemas que ocasionam interrupções no fornecimento para os clientes. É bastante utilizado na indústria, onde problemas com máquinas podem parar a produção. Essa é uma situação em que um estoque de contingência é útil para continuar fornecendo produtos enquanto o problema de produção é resolvido.

Estoque Inativo

Essa é uma situação indesejável para qualquer gestor que faz a organização de estoque. Acontece quando produtos ficam parados, gerando um estoque inativo de produtos que não tiveram giro ou se tornaram obsoletos.

A solução para isso pode ser combinar com o fornecedor a troca desses produtos por outros que tenham maior rotatividade. Se isso não for possível, a empresa pode realizar ofertas de queima de estoque para vender esses produtos que estão inativos.

Estoque Máximo

É um estoque definido pela quantidade máxima de itens que podem ser armazenados. Após essa quantidade que foi definida previamente ser atingida, os pedidos para o produto em questão são suspensos.

É interessante utilizar esse método quando a empresa não tem muito espaço físico disponível para fazer sua organização de estoque, ou quando deseja evitar que produtos fiquem inativos no estoque.

Estoque Médio

O estoque médio nada mais é do que a média de produtos dentro de um recorte de tempo definido para análise da gestão de estoque.

O cálculo de estoque médio pode ser realizado da seguinte maneira:

Estoque médio = (estoque inicial do período + estoque final do período) / período definido

Estoque Mínimo

No estoque mínimo se define a menor quantidade possível de estoque para um produto, para que não haja falta no suprimento para os pedidos. Também é conhecido como ponto de ressuprimento.

Para se chegar a esse número é preciso conhecer a demanda de cada produto, só a partir disso é possível se chegar a um estoque mínimo, o que vai evitar que o item fique em falta.

Estoque de Proteção

Também conhecido como estoque de segurança, esse é mais um tipo de estoque que tem a finalidade de evitar riscos ou diminuir o impacto deles na organização de estoque da empresa. O objetivo dele é proteger as vendas em casos de situações de risco que possam afetar as operações, como greves de fornecedores e alta de preços.

No caso de situações como essa a empresa pode utilizar o estoque de proteção até que a situação se normalize.

Métodos de controle de estoque

Além de conhecer os tipos de estoque que uma empresa pode utilizar para fazer a organização de estoque, também existem diferentes maneiras de se controlar o que está em estoque e também de fazer a valoração desse ativo.

Preço específico

É utilizado por empresas que trabalham com produtos de alto valor e poucas unidades, como artigos de luxo, automóveis e máquinas. São produtos que têm um giro menor, então é mais fácil atribuir um preço específico para cada produto. O valor total do estoque no ativo é a soma do custo específico de cada produto.

Just in time

Esse é um método muito alinhado com o estoque máximo. No just in time os processos de execução dos pedidos de compra de estoque e produção de produtos são feitos no momento em que os clientes compram, evitando assim, estoques parados. Tudo acontece ao mesmo tempo.

Para essa estratégia funcionar é indispensável que o gestor tenha conhecimento e controle total sobre o fluxo da empresa e uma organização de estoque mais estruturada. Isso devido ao fato de que as necessidades de cada setor e as demandas dos clientes são únicas e dinâmicas.

PEPS

Essa sigla significa primeiro que entra, primeiro que sai, e é um dos principais métodos utilizados para uma melhor organização de estoque.

No PEPS os produtos saem em ordem cronológica do estoque, ou seja, os produtos mais antigos são aqueles que a empresa vende primeiro.

UEPS

Significando último a entrar, primeiro a sair, o UEPS é o contrário do PEPS. Isso pelo fato de que nesse método as mercadorias mais recentes em estoque são as vendidas primeiro.

No entanto, é importante ressaltar que esse método não é aceito pela Receita Federal para os cálculos tributários de custos, servindo apenas para uso gerencial.

Custo médio

Também conhecido como média ponderada móvel, no custo médio em cada movimentação de estoque, tanto entradas como saídas, é realizado um novo cálculo da média do valores do estoque, onde o valor de novas mercadorias é somado com o que já está no estoque.

Além de ser muito útil na organização de estoque, esse método é um dos poucos aceitos pela Receita Federal para avaliação desse ativo.

Curva ABC

A curva ABC é uma maneira de realizar a organização de estoque segundo a relevância de cada categoria de produtos sobre o valor do total do estoque. Essa relevância é definida segundo alguns indicadores como: lucratividade, giro de estoque e representatividade no faturamento. Os produtos são separados em três categorias:

• Tipo A – Têm a maior importância. Correspondem a 20% do total de produtos e 80% do valor total do estoque.
• Tipo B – São intermediários. Correspondem a 30% do total e 15% do valor do estoque.
• Tipo C – Têm a menor importância. Correspondem a 50% do total dos produtos e 5% do valor total de estoques.

Os números utilizados são apenas um exemplo. Ou seja, não existe uma regra exata sobre qual deve ser a representatividade de cada produto. Isso é uma decisão do gestor, baseada nas características de cada empresa.

Qual o objetivo da organização de estoque?

O objetivo da organização de estoque é ajudar a empresa a se adaptar ao comportamento dos seus clientes. Quando a empresa sabe quais são os hábitos de compras do seu público, isso facilita que haja um equilíbrio nas compras de estoque e no consumo de matéria prima. Além disso, também auxilia no processo de gerenciamento do ativo estoque, evitando prejuízos, desperdícios e gargalos nas operações.

Como é feito o controle de estoque em uma organização?

É bastante comum que pequenas empresas utilizem uma planilha para fazer sua organização de estoque, seja de excel ou impressa mesmo. Já para empresas de porte maior, que trabalham com um grande volume de estoque e movimentação a todo instante é inviável fazer esse controle por meio de planilhas, visto que existe uma grande chance de ocorrerem erros.

Utilize um software de gestão de estoque

O método mais comum de manter a organização de estoque em grandes empresas é por meio de um sistema de controle de estoque. Em um sistema simples e intuitivo de controle de estoque é possível registrar as entradas de mercadorias, e as saídas de estoque acontecem automaticamente quando se registra uma venda. Adicionalmente também é possível fazer ajustes manuais nas quantidades quando for necessário fazer correções.

Faça um inventário

É importante fazer um inventário inicial completo de tudo o que há no estoque, especialmente se a empresa estiver começando agora a fazer um trabalho de organização de estoque.

O passo inicial de fazer o inventário vai lhe possibilitar saber se o que consta nos seus dados sobre o estoque bate com a realidade. Além disso, saber qual é a sua estrutura é o passo inicial para fazer uma boa gestão.

Mantenha um acompanhamento da organização de estoque

Fazer o controle de entradas e saídas do estoque é uma ótima maneira de manter ele atualizado e saber que as informações a respeito da sua organização de estoque são confiáveis.

Mas, mesmo com esse controle constante, é interessante fazer verificações de estoque periódicas, totais ou parciais. Essa periodicidade pode ser mensal, trimestral, semestral ou até mesmo anual. Isso vai depender do tamanho do estoque e das necessidades da empresa.

Padronize o armazenamento

Criar padrões para armazenar os produtos é a melhor maneira de ajudar na hora de achar eles ou quando é preciso fazer contagens e verificações.

Colocar nomenclatura nas prateleiras, nos corredores e nas caixas de armazenamento vai tornar a organização de estoque da sua empresa muito mais eficiente, eliminando aquele tempo longo que uma pessoa leva pra achar um produto em um depósito desorganizado.

Como evitar erros na organização de estoque

Existem algumas situações em que o erros na gestão do estoque pode levar a consequências negativas dentro da empresa, tais como atrasos na entrega dos pedidos e comprometimento do fluxo de caixa e capital de giro.

Alguns acham que falta de organização de estoque é apenas bagunça dentro dos depósitos. Porém, na realidade esse problema acontece por vários fatores diferentes. Veja algumas dicas para evitar esses erros.

Calcule com cuidado

Manter uma quantidade ideal de cada produto que a empresa comercializa não é uma tarefa simples. Isso porque comprar produtos em excesso leva a falta de mercadorias para atender os clientes, enquanto comprar em excesso significa dinheiro parado em estoque que poderia estar sendo usado como investimento em outras contas de ativo.

Identifique todos os itens

A única maneira de se ter uma organização de estoque impecável, a um ponto de controle total sobre todos os produtos que estão estocados, é se eles estiverem corretamente identificados. E esse trabalho de identificação envolve colocar descrições precisas sobre os produtos.

Além disso, saiba que o seu sistema de controle é tão bom quanto os dados que você insere nele. Portanto, é preciso que os responsáveis preencham tudo como é necessário dentro do sistema, para que então se tenha informações confiáveis e de fácil acesso.

Conheça o giro dos produtos

O giro de produtos dentro do estoque é quantas vezes um determinado produto foi vendido e reposto dentro do período. Os produtos com mais giro geralmente são os que precisam de mais atenção com respeito à compra de novas mercadorias, porque são produtos que não podem ficar em falta no estoque.

Esse indicador é essencial para o gestor avaliar a organização de estoque do negócio. Isso se deve ao fato de que ele reflete o tempo de permanência dos produtos dentro dos depósitos antes da venda deles acontecer.

Para calcular o giro de estoque, basta dividir o total de vendas de determinado produto pelo volume médio de estoque. Para exemplificar, imagine que o volume de vendas de uma camisa foi de 10 mil unidades e o volume médio em estoque desta camisa foi de 2 mil unidades. Isso significa que o estoque dessa camisa girou 5 vezes, ou seja, houve uma renovação completa de estoque num total de 5 vezes.