O processo de controle de contas a receber é de absoluta importância para a estabilidade financeira de qualquer micro ou pequena empresa.

Entretanto, muitos empreendedores encontram certa dificuldade em gerenciar este processo de uma forma eficiente. Isso porque ainda não possuem experiência em relação ao controle financeiro à frente de seus negócios.

O controle de contas a receber é essencial para as empresas manterem uma boa organização financeira e assim melhorarem os seus resultados. Com a projeção de futuros valores que irão reforçar o seu orçamento empresarial, é possível analisar a possibilidade de realizar novos investimentos ou aumentar a folha de pagamento, dentre outras ações estratégicas. 

Uma empresa sem controle de suas contas não possui uma visão exata a respeito de sua situação orçamentária. À medida que não enxerga com clareza a necessidade de capital, ela não consegue lidar com futuras despesas. E assim, não consegue realizar uma projeção de caixa a médio e longo prazo.

Pensando nisso, selecionamos 7 dicas que podem te ajudar a otimizar o processo de controle de contas a receber em sua empresa e assim realizar uma gestão financeira mais eficiente de seu negócio. Confira!

• 1. Mantenha organização
• 2. Não faça o controle manualmente
• 3. Estimule o pagamento adiantado por parte de seus clientes
• 4. Antecipe-se à inadimplência
• 5. Analise os dados dos clientes antes de efetuar a liberação do crédito
• 6. Não conte com os valores a receber antes do tempo
• 7.  Utilize um software de gestão financeira

1. Mantenha organização

É importante organizar todas as suas contas de acordo com os seus respectivos prazos de recebimento. Possuir este rigoroso controle evita que você realize cobranças em datas indevidas para os seus clientes e também possa se precaver mais facilmente contra situações de inadimplência.

Neste sentido, também é importante analisar o perfil de seus clientes em relação a agilidade de pagamento. Quais deles costumam efetuar pagamentos mais adiantados? Quais costumam atrasar?

São informações importantes para que se possa fazer uma projeção adequada de todas as contas a serem recebidas pela sua empresa. Para que você consiga realizar um controle eficiente de sua clientela, é recomendável utilizar um bom programa de cadastro de clientes.

Tenha disciplina com seu fluxo de caixa

O primeiro passo para melhorar significativamente o controle de contas a receber é integrar os lançamentos no fluxo de caixa de maneira organizada e precisa. Isso é feito registrando os valores de cada conta e suas respectivas datas de vencimento.

Isso vai permitir, inclusive, que você adapte seu fluxo de recursos conforme as datas em que o dinheiro efetivamente entra na empresa. Assim, é mais simples de equilibrar entradas e saídas, para absorver o capital necessário antes dos prazos estipulados para satisfazer suas obrigações.

2. Não faça o controle manualmente

O controle de contas a receber por parte da sua empresa, até pode ser feito em um caderno ou agenda. Entretanto, estes métodos são um tanto quanto ultrapassados se comparado a recursos mais informatizados, como a nossa planilha de fluxo de caixa disponibilizada gratuitamente para download.

Por meio da planilha, você pode fazer um gerenciamento de todas as contas que já foram efetivamente recebidas e as que ainda estão projetadas. Assim como em relação a todas as contas a pagar. A planilha permite uma gestão rápida e eficiente de todas as movimentações financeiras da sua empresa, sem nenhum custo de implementação.

3. Estimule o pagamento adiantado por parte de seus clientes

Que receber pagamentos adiantados é a melhor opção para não haver nenhuma chance de inadimplência, você já sabe. Além disso, os recebimentos adiantados proporcionam uma maior segurança ao orçamento de sua empresa e a possibilidade de pagamentos imediatos a seus fornecedores.

Mas afinal, como estimular os seus clientes a realizarem esta ação? O pagamento adiantado não pode trazer vantagens e segurança somente para a sua empresa. É preciso que os clientes tenham benefícios ao efetuar esse tipo de pagamento. Ofereça descontos em seus produtos, vantagens em outras ações realizadas pela sua empresa, descontos em empresas parceiras, dentre outras situações.

Dessa forma, os clientes terão uma boa experiência de compra e sentiram-se motivados a realizar o pagamento adiantado em outras transações. Para isso, também é necessário que você realize a emissão das faturas de pagamento para os seus clientes o mais rápido possível.

Se você deseja agilidade no pagamento, os clientes também necessitam de agilidade por parte da sua empresa para efetivarem esse pagamento. De nada adianta você querer receber pagamentos adiantados e demorar para emitir os documentos de fatura de determinada conta.

Além de oferecer vantagens para os clientes em casos de pagamentos antecipados, é preciso deixar claro para eles o quanto você ficou satisfeito com essa agilidade, enviando mensagens agradecendo os pagamentos adiantados e prestando um eficiente atendimento pós-venda, procurando saber se o seu produto ou serviço foi satisfatório.

São atitudes que podem parecer simples, mas que tornam a experiência de compra dos clientes mais prazerosa e aumenta as chances não só de fidelização da sua clientela. E, também há possibilidade de haver ainda mais pagamentos adiantados.

Crie bons relacionamentos com os clientes

É essencial manter o ótimo relacionamento com a clientela, mesmo com aqueles que eventualmente atrasam os pagamentos. Vale a pena analisar os clientes que costumam fazer negócios com você, a fim de identificar os que costumam atrasar mais e os que sempre pagam em dia, de modo que seja possível se preparar para lidar com cada tipo de pessoa ou empresa.

4. Antecipe-se à inadimplência

Não pense que existem clientes inadimplentes somente na sua empresa, viu? Isso acontece com a maioria absoluta dos empreendimentos, e é importante aprender a trabalhar com o problema. Avalie, mês a mês, sua taxa de inadimplência, ao longo dos últimos anos, e entenda como a falta — ou o atraso — nos pagamento afeta seu negócio. Dessa forma você terá elementos para se precaver e se preparar melhor para os próximos períodos.

Não tenha medo de cobrar seus clientes inadimplentes

De nada adianta manter o controle de contas organizado, com gerenciamento adequado de prazos de recebimento, a origem de cada conta e os clientes responsáveis por cada uma, sem realizar a devida cobrança após a expiração dos prazos. 

Muitos empresários possuem certo “constrangimento” de cobrar seus clientes inadimplentes e acabam ficando longos períodos sem receber o projetado. Essas decisões geram prejuízos para o fluxo de caixa de suas empresas. Por isso, em hipótese alguma fique com receio de cobrar os seus clientes que não efetuarem o pagamento na data prevista.

Se sua empresa prestou um serviço ou vendeu determinado produto, é obrigação do cliente cumprir com os seus compromissos financeiros. Para que você possa realizar as cobranças devidamente e ter certeza que realmente o prazo expirou, é necessário fazer o controle de contas a receber de forma diária, para que não se esqueça de nenhuma movimentação.

Mas é claro, procure realizar a cobrança de forma educada e atenciosa, procurando saber quais foram os motivos do atraso, de forma a deixar o cliente a vontade e ajudá-lo a resolver a pendência financeira da forma mais amigável possível. Entretanto, não esqueça de verificar o histórico de inadimplência e atraso por parte dos clientes.

Com um bom programa de cadastro de clientes, você consegue enxergar os que estão atrasando o pagamento pela primeira vez e aqueles que já apresentam este problema de uma forma recorrente.

Se você foi atencioso, procurou saber os motivos que levaram ao atraso de pagamento e mesmo assim a situação voltou a se repetir com o mesmo cliente, certamente é o momento de repensar a realização de negócios com esse cliente.

Se você não gosta de realizar essas cobranças diretamente, possua um departamento financeiro voltado especificamente para as cobranças e gestão de pagamentos.

Seja cortês no momento da cobrança

Quando um produto é vendido ou quando um serviço é realizado e o prazo de pagamento já expirou, torna-se direito do vendedor cobrar pela dívida. Existem, contudo, diversos meios para se fazer isso, sempre cuidando para que o relacionamento com o cliente se mantenha bem. Pode-se, por exemplo, enviar um e-mail como forma de lembrança de que o prazo da cobrança está próximo, obviamente antes do vencimento da fatura. Vale a pena, ainda, já enviar uma cópia do boleto no anexo deste correio eletrônico.

5. Analise os dados dos clientes antes de efetuar a liberação do crédito

É preciso ter muito cuidado na realização de vendas a prazo. Avalie o histórico e risco de crédito de cada cliente antes de realizar a liberação de pagamento de crédito por parte de seus clientes. A avaliação de risco de crédito de cada consumidor, é importante mesmo que se trate de bons pagadores, pois a situação financeira desses clientes pode ter mudado e eles podem apresentar dificuldades para arcar com todas as parcelas futuras.

Ofereça descontos para quem pagar antecipado

Mais interessante do que receber no prazo é receber antes mesmo do vencimento da conta, garantindo não só a ótima concretização do negócio, mas a entrada de recursos na empresa. Só que, para receber de forma antecipada, o empreendedor tem que oferecer uma contrapartida para o cliente, o que pode ser feito sob a forma de descontos percentuais para o pagamento antes do vencimento, por exemplo. Isso certamente incitará ao menos parte de sua clientela à adimplência.

6. Não conte com os valores a receber antes do tempo

Realizar a projeção de seu orçamento a um médio prazo, a partir dos valores referentes as suas contas a receber, é de suma importância para analisar a possibilidade de realizar novos investimentos no futuro. Mas não se esqueça! Jamais dependa dos valores de contas que ainda estão para serem recebidas como o suficiente para arcar com as suas futuras despesas.

Isso porque conforme falamos ao longo deste artigo, a inadimplência de clientes é uma situação recorrente, e a dependência destes recebimentos para arcar com as suas futuras despesas, pode fazer com que a sua empresa não possua o capital necessário para efetuar os seus pagamentos.

Sendo assim, é essencial que você somente contabilize os valores de suas contas a receber, quando estas forem efetivamente depositadas em seu caixa. É necessário ter em mente as suas futuras contas a pagar e assim calcular a necessidade de capital de giro, que será o valor suficiente e destinado para arcar com as despesas empresariais.

7.  Utilize um software de gestão financeira

O controle de contas a receber por parte de sua empresa, até pode ser realizado por meio de uma planilha eletrônica do excel. Entretanto, apesar de não apresentar nenhum custo para a sua implementação, a planilha não é capaz de agrupar todos os processos gerenciais de seu negócio de uma forma unificada.

Seriam necessárias diversas planilhas específicas para cada aspecto da empresa: uma para o controle de vendas, uma para o controle de suas contas, uma para o estoque e assim por diante…

Além desta falta de praticidade, o controle financeiro em uma planilha é bastante limitado se comparado aos recursos disponibilizados por um software de gestão financeira, que além do controle de contas a pagar e a receber, possibilita a geração de relatórios gerenciais sobre os mais variados indicadores financeiros de sua empresa, como fluxo de caixa, DRE, ABC de vendas e muitos outros, além de proporcionar o controle de todos os processos de sua empresa em uma única ferramenta, de uma maneira extremamente prática, segura e rápida!

eGestor

O eGestor é um software de gestão empresarial totalmente fácil e online para a sua micro e pequena empresa. Através do sistema, é possível realizar um controle financeiro bastante aprofundado de seu negócio, gerenciar suas compras e vendas e controlar o seu estoque, além de emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários para os seus clientes.

E tudo isso pode ser feito de onde estiver, por meio de qualquer computador, tablet ou smartphone.