O processo de controle de contas a receber é de absoluta importância para a estabilidade financeira de qualquer micro ou pequena empresa.

Entretanto, muitos empreendedores encontram certa dificuldade em gerenciar este processo de uma forma eficiente, devido ao fato de ainda não possuírem uma grande experiência em relação ao controle financeiro a frente de seus negócios.

O controle de contas a receber é essencial para as empresas manterem uma boa organização financeira e assim melhorarem os seus resultados. Com a projeção de futuros valores que irão reforçar o seu orçamento empresarial, é possível analisar a possibilidade de realizar novos investimentos ou aumentar a folha de pagamento, dentre outras ações estratégicas. 

Uma empresa sem controle de suas contas não possui uma visão exata a respeito de sua situação orçamentária, a medida em que não enxerga com clareza a necessidade de capital para lidar com futuras despesas e não consegue realizar uma projeção de caixa a médio e longo prazo.

Pensando nisso, selecionamos 7 dicas que podem te ajudar a otimizar o processo de controle de contas a receber em sua empresa e assim realizar uma gestão financeira mais eficiente de seu negócio. Confira!

1- Mantenha organização

É importante organizar todas as suas contas de acordo com os seus respectivos prazos de recebimento. Possuir este rigoroso controle, evita com que você realize cobranças em datas indevidas para os seus clientes e também possa se precaver mais facilmente contra situações de inadimplência.

Neste sentido, também é importante analisar o perfil de seus clientes em relação a agilidade de pagamento. Quais deles costumam efetuar pagamentos mais adiantados? Quais costumam atrasar?

São informações importantes para que se possa fazer uma projeção adequda de todas as contas a serem recebidas pela sua empresa. Para que você consiga realizar um controle eficiente de sua clientela, é recomendável utilizar um bom programa de cadastro de clientes.

2- Não faça o controle manualmente

O controle de contas a receber por parte da sua empresa, até pode ser feito em um caderno ou agenda. Entretanto, estes métodos são um tanto quanto ultrapassados se comparado a recursos mais informatizados, como a nossa planilha de fluxo de caixa disponibilizada gratuitamente para download.

Por meio da planilha, você pode fazer um gerenciamento de todas as contas que já foram efetivamente recebidas e as que ainda estão projetadas, assim como em relação a todas as contas a pagar. A planilha permite uma gestão rápida e eficiente de todas as movimentações financeiras da sua empresa, sem nenhum custo de implementação.

Planilha de fluxo de caixa financeiro

Quer saber mais sobre todas as funcionalidades da nossa planilha de fluxo de caixa? Confira o vídeo abaixo!

3- Estimule o pagamento adiantado por parte de seus clientes

Que receber pagamentos adiantados é a melhor opção para não haver nenhuma chance de inadimplência você já sabe. Além disso, os recebimentos adiantados proporcionam uma maior segurança ao orçamento de sua empresa e a possibilidade de pagamentos imediatos a seus fornecedores.

Mas afinal, como estimular os seus clientes a realizarem esta ação? O pagamento adiantado não pode trazer vantagens e segurança somente para a sua empresa. É preciso que os clientes tenham benefícios ao efetuar esse tipo de pagamento. Ofereça descontos em seus produtos, vantagens em outras ações realizadas pela sua empresa, descontos em empresas parceiras, dentre outras situações.

Dessa forma, os clientes terão uma boa experiência de compra e sentiram-se motivados a realizar o pagamento adiantado em outras transações. Para isso, também é necessário que você realize a emissão das faturas de pagamento para os seus clientes o mais rápido possível.

Se você deseja agilidade no pagamento, os clientes também necessitam de agilidade por parte da sua empresa para efetivarem esse pagamento. De nada adianta você querer receber pagamentos adiantados e demorar para emitir os documentos de fatura de determinada conta.

Além de oferecer vantagens para os clientes em casos de pagamentos antecipados, é preciso deixar claro para eles o quanto você ficou satisfeito com essa agilidade, enviando mensagens agradecendo os pagamentos adiantados e prestando um eficiente atendimento pós-venda, procurando saber se o seu produto ou serviço foi satisfatório.

São atitudes que podem parecer simples, mas que tornam a experiência de compra dos clientes mais prazerosa e aumenta as chances não só de fidelização da sua clientela, como também a possibilidade de haver ainda mais pagamentos adiantados.

4- Não tenha medo de cobrar seus clientes inadimplentes

De nada adianta manter o controle de contas a receber organizado, com um gerenciamento adequado de todos os prazos de recebimento, a origem de cada uma destas contas e os clientes responsáveis por cada uma delas, sem realizar a devida cobrança após a expiração dos prazos. 

Muitos empresários possuem certo “constrangimento” de ter que cobrar seus clientes inadimplentes e acabam ficando longos períodos sem receber o que havia sido projetado, gerando prejuízos para o fluxo de caixa de suas empresas. Por isso, em hipótese alguma fique com receio de cobrar os seus clientes que não efetuarem o pagamento na data prevista.

Se sua empresa prestou um serviço ou vendeu determinado produto, é mais do que a obrigação de o cliente cumprir com os seus compromissos financeiros. Para que você possa realizar as cobranças devidamente e ter certeza que realmente o prazo expirou, é necessário fazer o controle de contas a receber de uma forma diária, para que não se esqueça de nenhuma movimentação.

Mas é claro, procure realizar a cobrança de uma forma educada e atenciosa, procurando saber quais foram os motivos do atraso, de forma a deixar o cliente a vontade e ajuda-lo a resolver a pendência financeira da forma mais amigável possível. Entretanto, não esqueça de verificar o histórico de inadimplência e atraso por parte dos clientes.

Por meio de um bom programa de cadastro de clientes, você consegue enxergar com clareza os que estão atrasando o pagamento pela primeira vez e aqueles que já apresentam este problema de uma forma recorrente.

Se você foi atencioso, procurou saber os motivos que levaram ao atraso de pagamento e mesmo assim a situação voltou a se repetir com aquele mesmo cliente, certamente é o momento de repensar a realização de negócios com esse cliente.

Se você não gosta de realizar essas cobranças diretamente, possua um departamento financeiro voltado especificamente para as cobranças e gestão de pagamentos.

5- Analise os dados dos clientes antes de efetuar a liberação do crédito

É preciso ter muito cuidado na realização de vendas a prazo. Avalie o histórico e risco de crédito de cada cliente antes de realizar a liberação de pagamento de crédito por parte de seus clientes. A avaliação de risco de crédito de cada consumidor, é importante mesmo que se trate de bons pagadores, pois a situação financeira desses clientes pode ter mudado e eles podem apresentar dificuldades para arcar com todas as parcelas futuras.

6- Não conte com os valores a receber antes do tempo

Realizar a projeção de seu orçamento a um médio prazo, a partir dos valores referentes as suas contas a receber, é de suma importância para analisar a possibilidade de realizar novos investimentos no futuro. Mas não se esqueça! Jamais dependa dos valores de contas que ainda estão para serem recebidas como o suficiente para arcar com as suas futuras despesas.

Isso porque conforme viemos falando ao longo deste artigo, a inadimplência de clientes é uma situação recorrente, e a dependência destes recebimentos para arcar com as suas futuras despesas, pode fazer com que a sua empresa não possua o capital necessário para efetuar os seus pagamentos.

Sendo assim, é essencial com que você somente contabilize os valores de suas contas a receber, quando estas forem efetivamente depositadas em seu caixa. É necessário ter em mente as suas futuras contas a pagar e assim calcular a necessidade de capital de giro, que será o valor suficiente e destinado para arcar com as despesas empresariais.

7-  Utilize um software de gestão financeira

O controle de contas a receber por parte de sua empresa, até pode ser realizado por meio de uma planilha eletrônica do excel. Entretanto, apesar de não apresentar nenhum custo para a sua implementação, a planilha não é capaz de agrupar todos os processos gerenciais de seu negócio de uma forma unificada.

Seriam necessárias diversas planilhas específicas para cada aspecto da empresa: uma para o controle de vendas, uma para o controle de suas contas, uma para o estoque e assim por diante…

Além desta falta de praticidade, o controle financeiro em uma planilha é bastante limitado se comparado aos recursos disponibilizados por um software de gestão financeira, que além do controle de contas a pagar e a receber, possibilita a geração de relatórios gerenciais sobre os mais variados indicadores financeiros de sua empresa, como fluxo de caixa, DRE, ABC de vendas e muitos outros, além de proporcionar o controle de todos os processos de sua empresa em uma única ferramenta, de uma maneira extremamente prática, segura e rápida!

eGestor

O eGestor é um software de gestão empresarial totalmente fácil e online para a sua micro e pequena empresa. Através do sistema, é possível realizar um controle financeiro bastante aprofundado de seu negócio, gerenciar suas compras e vendas e controlar o seu estoque, além de emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários para os seus clientes.

E tudo isso pode ser feito de onde estiver, por meio de qualquer computador, tablet ou smartphone. Quer saber mais? Acesse o site e comece os testes gratuitos durante 15 dias!

Por Gabriel Pfeifer, em 28/02/2018

Escrito por eGestor
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