Prospectar clientes é, em primeiro lugar, pesquisa. Você precisa conhecer o seu público, fazer pesquisa de mercado, buscar soluções e planejar cada passo das ações realizadas. Com planejamento há mais chances de você chegar as pessoas certas, ou seja, nos potenciais clientes. Além disso, é preferível que você atinja poucas pessoas, mas que de fato irão comprar o seu produto ou serviço do que atingir várias que não o farão.
Talvez você esteja errando na prospecção caso tenha poucos clientes novos, vendas paradas, perda de espaço no mercado, clientes em potencial que não conhecem a empresa, poucas vendas inesperadas, etc. Isso ocorre por falta de planejamento, tecnologia desatualizada, remuneração inadequada e até mesmo medo de rejeição. Por isso preparamos algumas dicas na prospecção para o seu negócio deslanchar o quanto antes.
Definir público-alvo
Dessa forma o primeiro passo é a definição do perfil do seu público-alvo. Isso ocorre a partir da análise do seu próprio produto ou serviço e apesar de você saber exatamente cada detalhe dele, justamente por isso acaba caindo no automático. Assim o ideal é atualizar constantemente os materiais de apresentação do que você comercializa para melhorá-los sempre. Isso faz com que você melhore os argumentos de venda os quais convencerão as pessoas a fazer a compra.
Além disso, é possível que estes ou outros clientes solicitem reuniões para que você exponha o seu produto ou serviço, logo também por isso é de extrema importância ter materiais preparados para tais apresentações.
A questão é nunca partir do improviso e ser um script preparado para não se perder, enrolar ou esquecer informações importantes. Logicamente que este não deve ser um texto preparado e decorado, mas um guia dos dados pertinentes que você precisa repassar para os seus prospectos.
Analisar o mercado
Analisar o mercado também é útil para prospectar clientes, verificando em que nichos há crises e em quais é possível investir com mais força. Depois da definição do mercado, parta para a definição do público, listando características comuns dele como faturamento, ramo de negócio, região, entre outras informações.
Outra estratégia é oferecer aos clientes soluções para os seus problemas e não apenas produtos. Desse modo é possível esclarecer como os produtos ou serviços serão úteis para o consumidor ou empresa.
Indicações
Além disso, você com certeza já possui bons clientes e que ficaram satisfeitos com o atendimento que você dispensou. Desse modo você pode pedir para eles indicações de outras pessoas que possivelmente tenham interesse em seu trabalho. Você pode trabalhar por segmentos a fim de qualificar ainda mais o seu público. Sindicatos e associações da área podem auxiliar nesse processo.
Outro espaço interessante para networking são convenções e feiras. Por lá você encontrará prospectos e poderá conversar com eles pessoalmente o que aumenta as chances de venda. Além disso, demonstra a sua preocupação em sempre se atualizar quanto ao nicho de atuação. Não perca a oportunidade de frequentá-las sempre que possível.
Marketing de conteúdo
Mas não podemos nos esquecer de usar a internet a favor. Uma das estratégias mais usadas pelas empresas é o marketing de conteúdo para os clientes que já preencheram algum formulário com seu contato. Aliás, isso é muito importante em qualquer ação de prospecção online. Faça-a com quem já demonstrou interesse pela empresa, pois caso isso não tenha ocorrido a pessoa pode se sentir invadida e criar uma imagem negativa da empresa.
Para trabalhar com marketing de conteúdo é preciso produzir conteúdo relevante para o público e não sensacionalista ou informações que ele já domine. Isso vale para as newsletters, emails enviados, materiais de divulgação, entre outros.
As mídias sociais podem ser usadas amplamente, também para encontrar pessoas de acordo com o perfil definido anteriormente.
Aliás, a presença da sua empresa no mundo digital precisa ser constante. Por lá que muitos clientes irão tirar dúvidas, procurar mais informações para empresa e você deve aproveitar ao máximo essa fonte. Inclusive por meio dela é possível medir alguns dados importantes bem como obter mais informações do perfil do público-alvo. Quanto a já mencionada newsletter esta precisa ter conteúdo dinâmico e objetivo e basta disponibilizar a possibilidade de inscrição na página inicial do site da empresa. O mesmo é feito no blog corporativo caso tenha.
Follow up
Existe mais uma ação por vezes esquecida pelas empresas: o follow up. Não basta contatar uma vez o prospecto, é necessário acompanhá-lo até que feche a venda. Assim, aos poucos, a empresa conquista o cliente. Isso pode ser feito por e-mail mostrando-se presente e disponível para tirar dúvidas. Ligações de tempos em tempos também é útil. Logicamente que tudo sem exageros a fim de não causar efeito contrário no cliente.
Você precisa definir a melhor maneira de prospectar o seu cliente de acordo com o perfil. Pode ser por telefone, indo a empresa, via LinkedIn, WhatsApp, email, telefone… Tudo isso dependerá de qual produto ou serviço você vende e qual o seu público. Dificilmente você prospectará jovens por telefone, por exemplo, pois o meio digital é mais acessado por eles.
Conclusão
Enfim, é necessário definir metas de prospecção para não perder o foco e o ritmo. Analisar os números constantemente facilita o processo de manutenção caso as ações estejam funcionando e as mudanças, caso algo não vá bem. Por isso defina um número de clientes prospectados por dia ou por semana para estimular o processo e ampliar a carteira de clientes.
Tenha paciência com a prospecção, pois esta é demorada. Logo a importância de agir por diversas frentes a fim de acelerar o processo. A verdade é que as pessoas são desconfiadas, com razão, e normalmente demora-se um tempo para ganhar a confiança. Estar sempre se fazendo presente e apresentando o produto de forma clara e demonstrando soluções são estratégias plausíveis.
Nunca se esqueça, também, que o processo de prospecção nunca acaba. Por mais que você atinja uma posição confortável no mercado, clientes vêm e vão e a concorrência atualmente é muito alta para se acomodar, bem como crer que os seus compradores estarão com você e sempre e suprirão todas as necessidades.
Por isso, mão na massa para prospectar muitos mais clientes o quanto antes!
Manter a sua equipe motivada é um dos fatores que fazem com que o trabalho flua melhor e os objetivos da empresa sejam alcançados. Uma das formas de deixar todos os membros do grupo motivados, é por meio de dinâmicas no trabalho. As dinâmicas em grupo são mais comuns em processos seletivos, no entanto, também podem ser usadas como exercícios de motivação de equipes e desenvolvimento de competências, gerando resultados positivos no dia a dia.
É preciso, porém, saber quais são os exercícios mais eficazes, que não geram nenhuma situação desagradável e, além de desenvolver competências de cada um dos participantes do grupo, também traz um clima mais descontraído e leve para o ambiente de trabalho. Por isso, separamos quatro exercícios que vão estimular um ambiente mais motivado para a sua equipe. Os exercícios podem ser aplicados individualmente ou em grupo, trazendo conhecimento para ambos conceitos.
1º exercício
Aceita o desafio?
Esse exercício é bem simples de ser feito e, geralmente, é recomendado que seja um dos primeiros a ser colocados em prática. Isso porque, além de divertido, ele possui o objetivo de quebrar o gelo entre um grupo novo e que ainda não se conhece muito bem. Além disso, ela também tem uma característica que faz com que os participantes pensem mais fora da caixinha, se preparando melhor para as próximas atividades que serão feitas a seguir.
Entre os benefícios que a atividade pode trazer estão motivação, interação do grupo, desenvolvimento de competências relacionadas a confiança pessoal e a coragem, superação de desafios impostos e a busca adequada por informações corretas.
Para realizar a atividade é necessário ter uma caixa, de tamanho médio, embrulhada em papel negro ou pardo. Com a caixa pronta, é só colocar as instruções da brincadeira dentro. As instruções são pequenos desafios que podem ser feitos rapidamente e simples de cumprir.
Como executar a atividade:
Forme dois grupos com o mesmo número de participantes.
Forme um círculo com os integrantes dos dois grupos alternados, ou seja, duas pessoas do mesmo grupo não podem estar lado a lado.
Entregue a qualquer um dos participantes a caixa fechada e embrulhada com as instruções do exercício.
Peça para pessoa retirar um dos desafios que têm dentro da caixa. Então, coloque uma música e, quando a música parar, a pessoa deve cumprir a instrução que está no papel que retirou da caixa. Se ela não conseguir, terá que pagar um mico pequeno, além do grupo perder três pontos. Se ela cumprir o desafio corretamente, o grupo ganha três pontos.
A caixa deve ser passada para a pessoa do lado, para que a brincadeira continue.
Em algum momento da brincadeira, você deve inserir uma nova regra, com três escolhas para quem está com a caixa. A pessoa pode tentar realizar o desafio, pode passar o desafio para uma pessoa do seu grupo ou rejeita o desafio, perde ponto e passa a caixa para o grupo adversário.
Essa nova regra pode ser utilizada apenas três vezes.
Quando a quarta pessoa receber a caixa após essa troca, ela deve cumprir o desafio. Ao conseguir realizar a instrução, recebe um prêmio e a brincadeira acaba.
Assim, é possível ver quem são as pessoas que não fogem dos desafios e quem repassa para os seus companheiros quando está com uma dificuldade. É possível detectar um grande líder nessa brincadeira.
2º exercício
Quem eu levo?
Dessa vez, a dinâmica serve para motivar os integrantes do grupo e desenvolver habilidades e reconhecimento da qualidade nos seus colegas. Para realizar a atividade é necessário envelopes, papel e lápis.
Como executar a atividade:
Distribua os envelopes para cada pessoa e peça para que ninguém abra até que ouça as instruções da brincadeira.
Dentro dos envelopes tem um pequeno questionário com três perguntas: Se você se perdesse em uma ilha deserta, quem do grupo você gostaria que estivesse junto? Quando você tiver que organizar uma festa, para quem você pediria ajuda? Se você ganhar um prêmio para ir para um cruzeiro com mais três pessoas, quem você escolheria?
As respostas são confidenciais e ninguém saberá a resposta do outro. Por isso, os papeis não devem ser assinados.
Os envelopes só devem ser devolvidos após todas as dinâmicas, quando os participantes devem responder as perguntas novamente.
O mais interessante desta dinâmica é ver como as opções podem mudar de acordo com o desenvolvimento do grupo. Depois de todas as brincadeiras, volte para os envelopes e some o resultado de cada um dele, mas mantenha a discrição dos resultados.
O intuito nessa terceira brincadeira é motivar e integrar mais o grupo, além de desenvolver habilidades de trabalho em grupo e perfis de liderança. O único material necessário é uma cartolina ou pedaço de papel grande.
Como executar a atividade:
Forme um círculo com todos de mãos dadas.
Peça para que cada um memorize quem está segurando a mão direita e a esquerda.
Peça para todos soltarem as mãos e andarem aleatoriamente pela sala.
Coloque uma cartolina no chão e peça para que todos se juntem em cima dela.
Peça, então, para que os participantes deem as mãos para quem estava segurando antes.
Deixe com que todos fiquem embolados um no outro. O objetivo é formar novamente o círculo sem que ninguém solte as mãos.
Eles devem passar um pelo outro, deitar no chão, ficar de costas, enfim, faça o necessário mas sem soltar as mãos.
Essa dinâmica é ótima para ver como o grupo funciona em conjunto, tendo que trabalhar todos juntos no mesmo objetivo. Além disso, mostra pessoas que possuem uma liderança e tomam a frente, sugerindo instruções para que o círculo seja feito.
4º exercício
Ilha do tesouro
Esse último exercício é fundamental para o dia, já que ele junta habilidades necessárias em todos os anteriores, motivando e integrando a equipe, desenvolvendo as habilidades de trabalho em grupo e superando desafios.
Para realizar a atividade é necessário apenas uma caixa de bombons e folhas de jornal.
Como executar a atividade:
Deixe uma folha do jornal aberta em uma ponta da sala com a caixa de bombons em cima dela.
Na ponta oposta da sala, forme duplas e coloque uma folha de jornal para cada uma.
Peça para cada dupla ficar de pé em cima dos jornais.
Cada dupla deve chegar do outro lado da sala, mas sem tocar os pés fora da folha de jornal.
O jornal não pode ser rasgado.
Quem tocar no chão ou rasgar o jornal, é desclassificado.
Coloque um tempo máximo para que a tarefa seja feita.
Quem chegar do outro lado primeiro ganha. Se duas duplas chegarem juntas, o prêmio deve ser dividido.
O grande barato é que para chegar ao outro lado mais rapidamente, é trabalhar em equipe. Se uma dupla convidar outra para subir no seu jornal, ela pode colocar o jornal mais adiante com as mãos. E assim eles vão sucessivamente. Só tome cuidado para não rasgar o jornal ou pisar fora dele. Se ninguém tiver essa ideia, dificilmente vão chegar do outro lado. Feito o exercício, é legal discutir com a equipe como a colaboração é importante para atingir o resultado.
Escrito por W. Chan Kim e René Mauborgne e publicado em 2005, “A Estratégia do Oceano Azul” é um livro que visa apresentar o investimento em mercados ainda não explorados. Apresentando novas formas de se pensar sobre estratégia de administração. Traz a separação entre novos espaços (oceano azul) e concorrência (oceano vermelho). E a partir disso, mostra como crescer explorando nichos em abertos, encontrando novos caminhos para o sucesso e tornando os concorrentes desinteressantes.
Apresenta um estudo de pesquisadores que averiguaram inúmeras marcas vencedoras e perdedoras, cujas explicações tradicionais não eram capazes de provar tais resultados satisfatórios. Provando a eficácia da estratégia apresentada. Os autores representam o The Blue Ocean Strategy Institute, escolas business prestigiada da Europa.
A estratégia a qual o livro destaca, procura um meio termo entre as duas principais buscadas pela empresa, que podem variar entre produzir algo melhor que a concorrência ou vendê-lo mais barato. A intenção e fugir delas e apresentar um modelo que una essas principais linhas de pensamentos.
Oceano vermelho para o oceano azul
Entendamos que o citado ‘oceano vermelho’ representa uma pequena margem de lucros em um cenário extremamente competitivo, o que pode fazer com que investimentos realizados em um determinado setor ou produto possa se tornar obsoleto e ineficaz muito rapidamente. Principalmente em razão do constante investimento dos concorrentes em pensar e produzir ideias cada vez melhores e diferentes.
Todo esse investimento está para as empresas que queiram priorizar a qualidade de serviços ou produtos, como também as que irão adotar a estratégia dos preços inferiores. Ambas as políticas causam grandes esforços operacionais, financeiros e de marketing. Assim como a investida em nichos específicos pode não render lucro suficiente se não houver conhecimento profundo do mercado.
Desta forma, os autores W. Chan Kim e René Mauborgne ensinam no livro a como identificar e explorar novos mercados. Que sejam livres da grande concorrência a proporcionem uma lucratividade maior se comparando a nichos com grande número de investidores, que divide a oferta entre inúmeras empresas. Na publicação, eles apresentam as ferramentas fundamentais básicas para qualquer investidor consiga emergir do oceano vermelho, um mar de sangue, e possa emergir no tranquilo e vantajoso oceano azul.
O livro
No livro, aqueles que quiserem mergulhar no oceano azul, encontrarão detalhadamente os segredos dessa estratégia e as formas de a por em prática nos negócios, com exemplos de outras empresas, como o ‘Cirque du Soleil’ e explicando cada ferramenta necessária para se obter o êxito através da estratégia.
O livro foi elaborado a partir dessa estratégia com mais de um século de estudos e comprovações estratégicas em diferentes ramos empresariais. Sendo baseada em fatos concretos e de resultados cientificamente comprovados.
Sobre as máximas do baixo custo ou da diferenciação de produtos a partir da qualidade avançada, a estratégia do oceano azul visa uni-las, aproveitando-se das vantagens que cada prática possa oferecer. Somando os pontos positivos e não escolhendo entre uma ou outra.
O objetivo da estratégia é criar um novo seguimento para se explorar, e não competir diretamente com os concorrentes até que se obtenha um vencedor. Com uma perspectiva nova e um ponto de atuação fora do habitual, o concorrente torna-se irrelevante por não conseguir acompanhar essa nova linha, vertente do seguimento no mercado.
Os autores atentam que para começar a caminhar com sucesso, fugindo da competição direta e emergir-se em uma perspectiva inexplorada, é preciso estar atento, enxergando todas as oportunidades que essa nova possibilidade irá trazer e conseguir entender da mesma maneira, como fazer para poder desenvolver todas as ideias e oportunidades.
Estrutura de seis caminhos
Esse abrangente conjunto de ferramentas analíticas e estruturas escritas pelos dois autores e que as empresas interessadas em migrarem para o oceano azul são chamadas de “Six Paths Framework”. Ou seja, é uma estrutura de seis caminhos, onde apresentam alguns obstáculos a serem superados pelos diretores e gerentes empresariais ao estarem diante da estratégia citada no livro.
As seis estruturas se baseiam em examinar todos os setores alternativos e os grupos estratégicos dentro de cada setor. Além dos compradores, as ofertas de produtos e serviços complementares e os apelos dos compradores e o tempo.
Esses seis caminhos resultam em outros quatro passos bem pensados e testados minuciosamente para que se possa compreender como fazer para transformar não clientes em clientes recorrentes. Esses passos definidos pelas estratégias do livro visam no ‘despertar do visual’, que consiste em na comparação entre a sua empresa e as demais, para assim ser verificado o que precisa ser modificado.
A ‘exploração visual’ incentiva o empresário sair a campo a fim de explorar as citadas seis fronteiras e conseguir enxergar as vantagens que lhe são apropriadas e, da mesma maneira, observar o que se deve alterar, criar ou até eliminar. Outra delas é construir uma feira de avaliação de valor, o passo chamado de ‘feira de estratégia visual’, que sugere levantar alguns pontos com base no que foi visto e solicitar um feedback, ou seja, retorno, dos clientes, incluindo os seus e os dos concorrentes e até mesmo não clientes.
O último passo apresentado é o de ‘comunicação visual’, que pensa em criar e distribuir perfis estratégicos e apoiar os que podem permitir que estas estratégias sejam implementadas com sucesso.
A publicação apresenta também um ‘teste de ideias’, presente no livro. O teste é importante para ser possível testar a viabilidade das ideias no âmbito comercial e permitir se pensar em um refinamento, eliminando mais facilmente os riscos que cada uma possa apresentar e aumentando em larga escala as vantagens e possibilidades de sucesso de todas as ideias levantadas.
Todos os processos apresentados e explicações tratadas e disponíveis na publicação, são facilmente explicados e podem ser entendidas por quaisquer usuários, em uma linguagem intuitiva e moderna, possibilitando a execução de todos os pontos levantados e apresentados, devidamente comprovados, estudados e pensados, transformando desta forma, toda essa execução de ideias, levantamentos e passos em uma eficaz estratégia empresarial.
Conclusão
A estratégia Oceano Azul nada mais é portanto, uma forma de superar a concorrência a partir de estratégias inovadoras, que fogem do padrão do mercado. Portanto se você está pensando em criar novas estratégias de administração para conquistar novos clientes e vencer a concorrência, o livro “A Estratégia do Oceano Azul” é uma excelente dica de leitura a medida em que explica detalhadamente este processo e como aplica-lo na prática em seu negócio.
A publicação ensina o empreendedor a crescer no mercado a partir da exploração de nichos não explorados e então sair do chamado “Oceano Vermelho” para o “Oceano Azul”, utilizando estratégias diferenciais e que tornem a concorrência irrelevante. Para colocar em prática essa estratégia, os diretores e gerentes comerciais das empresas precisam seguir uma estrutura de seis caminhos, as quais são chamadas de “Six Paths Framework” que acabam resultando em alguns passos que envolvem a comparação da sua empresa com a concorrência, processo que é chamado de “despertar do visual” e o processo de criar e definir perfis estratégicos, que é o passo de “Comunicação visual”.
Peter Drucker é considerado o pai da Teoria da Administração. Seu legado nesse campo de estudo é extraordinário. Teve uma longa carreira como especialista de negócios. Foram 39 livros escritos, que traziam ideias aparentemente simples, mas que desencadearam uma revolução na maneira de pensar a gestão. Suas publicações “The Practice of Management”, de 1954, e “The Effective Executive”, de 1966, são consideradas obras de referência para o entendimento da administração. Aclamado em vida, ele foi conselheiro de verdadeiros titãs dos negócios.
A importância de Peter Drucker para a administração
É possível dizer, sem sombra de dúvida, que a organização e a prática da gestão nos dias de hoje derivam, em grande parte, do pensamento de Drucker. Um exemplo é o foco das empresas em compreender suas qualidades únicas, para poder aperfeiçoá-las e servirem-se delas como vantagens competitivas.
Um dos motivos da genialidade de Drucker era a habilidade de interligar disciplinas distintas, extraindo dessa conexão conhecimentos valiosos. Ele costumava enfatizar a importância da boa comunicação, e dizia que é mais importante ouvir o que não está sendo dito do que o que está sendo dito.
Entre os ensinamentos úteis de Drucker estava o que afirmava a importância de escolher as melhores pessoas para trabalhar em conjunto. Reforçou a necessidade de concentrarmos nas oportunidades que aparecem, e não nos problemas eventuais que surgem. Ensinou aos gestores que a importância do bom negócio é estar do mesmo lado da mesa em que os clientes estão.
Hoje em dia muitas das noções elaboradas por Peter Drucker podem parecer obviedades até para calouros dos cursos de Administração. Mas não era assim quando ele começou a estudar e escrever, por volta dos anos 40. No século XXI, as organizações podem contar com uma “caixa de ferramentas” para gerir problemas dentro da empresa.
Há 60 anos, quando uma companhia saía do controle, o desastre era certo. Foi a partir dos manuais elaborados por Drucker que os gestores passaram a controlar as crises com eficiência. Não é à toa que a ideia de que o fundador da administração moderna foi Drucker é um consenso.
Biografia de Peter Drucker
Peter Drucker nasceu na Áustria, em 1909. Seus primeiros conhecimentos sobre gestão foram obtidos dos seus próprios pais, Adolph e Caroline, pessoas cultas e influentes. Eles costumavam fazer encontros na sua casa com personagens importantes do contexto político e econômico da época. Os debates eram estimulantes para o jovem Peter, pois tratavam de assuntos variados, como medicina, política e música, e sempre com um arcabouço de conhecimento.
Já adulto, formou-se em Frankfurt, na Alemanha. Drucker tirou o doutorado em Direito Público e Internacional, na Universidade de Frankfurt. Passou a viver em Londres, na Inglaterra, onde trabalhou durante anos como economista e jornalista. Em 1937 mudou-se para os Estados Unidos, para ser correspondente do jornal de economia Financial Times.
Em 1939 ele lançou seu primeiro livro, chamado “The End of Economic Man”, que foi elogiado até pelo então primeiro ministro britânico Winston Churchill. Drucker trabalhava em tempo parcial como professor no Sarah Lawrence College. Em 1942 ele entrou para a Bennington College, em Vermont, onde pôde se aprofundar no estudo da gigantesca General Motors. Da sua pesquisa originou o livro “Concept Of Corporation”. Drucker mudou-se para Nova Iorque para lecionar na Graduate Business School, da New York Univesity, em 1950. Nesse período deu aulas de administração.
Em 1971 vai para a Califórnia, para dar aulas na Claremont Graduate University, na cidade de Claremont. Ele leciona nessa universidade durante 30 anos, tendo sido o principal professor do departamento de Ciências Sociais e Administração. Durante as quase quatro décadas que viveu em Claremont, Drucker recebeu os principais líderes sociais e empresariais na sua modesta casa.
Peter Drucker costumava dizer que o conteúdo de seus livros e de suas ideias não tinha validade de longo prazo. O importante, segundo ele, é a forma como você se comunica com as pessoas. As teorias não significam nada sem a perspicácia comunicativa. Peter extraía o conhecimento da observação dos seres humanos. A forma como agem e se organizam nos setores, da economia ao governo, era a sua melhor matéria de estudo. Ele se descrevia como um “ecologista social” por possuir essa abordagem.
O estilo original também fez com que especialistas tratassem seu trabalho de maneira diferente dos demais. Programas de MBA não abordavam seus textos, pois os administradores não encontravam uma pesquisa “pura” e aprofundada neles. Mesmo assim, os escritos de Drucker tiveram um impacto imenso em todo mundo dos negócios. Organizações importantes consultavam com frequência seus livros para sair das encruzilhadas do capitalismo.
Pioneirismo
Peter Drucker foi um homem à frente do seu tempo. Foi ele quem introduziu nos negócios a ideia de descentralização – isso na década de 40. Hoje esse método é um princípio para qualquer grande organização do planeta. Ele também inverteu a forma que os líderes enxergavam os trabalhadores. Até os anos 50, um empregado era visto como um elemento passivo, e não ativo.
Nessa mesma década Drucker trouxe a ideia de corporação como comunidade humana. Isso causou mudanças profundas nas organizações e mudou a forma como todos os membros se enxergavam. A confiança e o respeito pelo trabalhador passaram a ser elementos essenciais para o crescimento. Empresas abandonaram a visão de um empregado como uma máquina utilizada para o lucro. O impacto dessa ideia no Japão fez com que Drucker tivesse uma reverência quase divina.
Nessa época, a visão de consumidor também foi mudada graças a ele. Drucker afirmou que o negócio depende intrinsecamente do cliente, pois sem ele não há qualquer condição de lucro. Essa abordagem foi de extrema importância para o desenvolvimento do marketing a partir de então.
Nos anos 60, defendeu a ideia de que a substância do negócio é muito mais importante que o estilo. Afirmou que práticas institucionalizadas têm mais resultado do que a dependência de um líder carismático. Isso se tornou uma obviedade mais tarde, quando as empresas começaram a adotar a ideia.
Durante os anos 70 muita inovação surgiu no meio empresarial. Uma delas foi a importância que as empresas passaram a dar por trabalhadores capacitados. E, novamente, foi Drucker que alertou para esse fato. Ele afirmou que um profissional com conhecimento triunfa sobre a matéria-prima. Peter Drucker demonstrou como essa visão era essencial para encarar a nova forma que a economia passara a ter.
Frases de Peter Drucker
“Para ter um negócio de sucesso, alguém, algum dia, teve que tomar uma atitude de coragem.”
“Cada decisão é arriscada: ela é um comprometimento de recursos presentes com um futuro incerto e desconhecido.”
“A primeira regra para a concentração de esforços do gerente é se libertar do passado que deixou de ser produtivo.”
“O gerente que quer ser eficaz e que quer sua organização eficaz está continuamente policiando todos os programas, todas as atividades, todas as tarefas.”
“Há sempre mais tarefas produtivas para amanhã do que tempo para executá-las, e mais oportunidades do que pessoas para se encarregarem delas.”
“As pressões sempre favorecem o que se passa dentro da organização.”
“Uma decisão só se torna eficaz quando os comprometimentos com a ação são incluídos na decisão desde o início. “
“A única fonte de lucro é o cliente.”
“Não sou especialista em Brasil, mas uma coisa estou habilitado a dizer: Não creiam que mão-de-obra barata ainda seja uma vantagem.”
“Um bom chefe faz com que homens comuns façam coisas incomuns.”
“É mais importante fazer as coisas que devem ser feitas do que fazer as coisas como devem ser feitas.”
“Mais arriscado que mudar é continuar fazendo a mesma coisa.”
“A meta do marketing é conhecer e entender o consumidor tão bem, que o produto ou serviço se molde a ele e se venda sozinho.”
Já se foi o tempo em que um bom empreendedor era identificado na multidão como alguém que tinha uma ideia na cabeça e uma câmera na mão — a câmera seria qualquer forma de concretizar a inovação pensada. A realidade bate à porta e mostra que, mais do que iniciativa, é preciso ter ferramentas de trabalho e, no meio empresarial, a mais importante delas é um sistema de gestão empresarial.
Mas, por que um sistema de gestão? Porque ele permitirá organizar a rotina, controlar todas as etapas necessárias para se chegar a um produto final, armazenará e disponibilizará informações sobre o negócio e ainda trará elementos importantes para a tomada de decisão estratégica.
Conceitualmente, sistema empresarial é um conjunto de processos, procedimentos e práticas implementados para aumentar a eficiência de um negócio, melhorando a qualidade, a colaboração entre os funcionários, a eficiência dos processos e reduzindo riscos, custos e falhas.
Na prática, um software empresarial é um programa de computador robusto, que ajuda a cuidar das atividades de um empreendimento. É um software inteligente, que concentra informações de diversas áreas e apresenta funções úteis a todas elas, de acordo com suas necessidades específicas.
Dentre os principais resultados obtidos com a implementação desse tipo de ferramenta estão:
Integração de informações e de departamentos;
Automação de etapas e otimização de processos;
Redução de custos com diversos sistemas apartados ou de prejuízos causados por uma gestão manual, que deixa passar desapercebido várias informações relevantes;
Melhoria da produtividade;
Maior fluidez na comunicação entre as áreas;
Redução de desperdícios;
Melhor alocação de recursos;
Menos falhas operacionais;
Menor tempo de resposta ao cliente;
Liberação dos administradores para as análises sobre rentabilidade, oportunidades de ampliação de mercados e perenidade do negócio;
Informações íntegras e confiáveis para a tomada de decisão estratégica.
Como se vê, adotando softwares de gestão, o empreendedor ganha mais autonomia para atuar e decidir os rumos do seu negócio. Além disso, ele economiza tempo e dinheiro ao ter acesso a um gerenciamento mais racional de seus recursos e uma visão fiel à realidade da empresa.
1. Sistemas de gestão financeira
A área financeira pode até não ser o coração de um negócio, mas dela depende a saúde dos demais, não é mesmo?
Então, uma boa gestão das contas é fundamental para que toda uma ideia ou toda uma vontade de realizar não sejam colocadas em risco por insuficiência de fundos.
Porém, é muito comum que empreendedores sejam especialistas nos assuntos voltados para o “core” do seu negócio e que tenham dificuldades com aspectos mais gerenciais, especialmente o financeiro.
Quando o contexto é de um pequeno negócio, essa limitação é mais perceptível. Então, o cenário é tomado por planilhas e até por anotações manuais. Os controles ficam dispersos, desatualizados e não conversam entre si.
O resultado desse caos é a incerteza com os números produzidos, a falta de respostas sobre o real andamento do negócio, o risco de dar passos em falso. Tudo isso é perigoso e não é preciso dizer que pode ser um caminho para o fim de um sonho.
Por isso é importante profissionalizar a gestão e contar com suporte tecnológico. No campo financeiro, softwares de gestão contribuem de maneira decisiva. Isso porque eles concentram todas as informações do empreendimento, integram esses dados a diversas áreas e ao ambiente externo, como clientes e fornecedores, e ainda apresentam os resultados de forma simples e intuitiva, em forma de relatórios e estatísticas gerenciais.
Se ainda não estiver claro o quanto é benéfico investir em sistemas de gestão financeira, independentemente do porte e do ramo de atuação da empresa, aqui vão alguns bons argumentos!
Racionalização de operações financeiras
Folha de pagamento, contas a pagar, despesas fixas. Tudo isso precisa ser preciso controlado de perto, e o esforço para tal é alto. É possível automatizar esse acompanhamento e ter uma visão precisa sobre a situação financeira, principalmente sobre a evolução dos gastos fixos.
Essas informações contribuem para a elaboração de planejamentos financeiros mais aderentes à necessidade do empreendimento, de forma que a área financeira consiga se firmar como um pilar que sustenta, de fato, o negócio.
Redução da margem de erro
Quando o controle de entradas e saídas deixa de ser manual ou semiautomatizado, as chances de falhas reduzem consideravelmente. Perdas de prazo de pagamento de contas, por exemplo, é minimizada com alertas parametrizados. Como decorrência, multas e desobrigações legais são afastadas.
Além disso, o risco de perda de dados importantes para o planejamento financeiro é eliminado, já que as soluções tecnológicas contam com backup de dados e com o controle de acesso aos módulos de gestão de acordo com o perfil de cada usuário.
Acessibilidade a informações estratégicas
Um software de gestão se caracteriza pela modularização. Isso significa que ele possui funcionalidades específicas para a necessidade de cada área dentro de uma empresa.
Exemplificando, existe um módulo específico para vendas, outro para gestão de pessoas, outro para o jurídico, outro para a contabilidade e o financeiro e por aí vai. No final das contas, todos se conectam.
O mais interessante é que a segregação é em torno dos recursos que são disponibilizados para o usuário de cada departamento — sempre aderente à sua necessidade. Mas os dados que são inseridos e alterados ficam todos em uma única base e isso materializa a tão aclamada integração.
O melhor da integração é que ela traz muita segurança a todos que precisam interagir com o sistema. Se o vendedor oferece um produto porque consta na tela que há unidades disponíveis, ele pode confiar porque o controle de estoque é automatizado e entende as entradas e saídas de itens, demonstrando sempre a realidade dos armazéns e depósitos. Mesmo que outro vendedor esteja realizando vendas simultâneas, essa informação será atualizada em tempo real.
2. Como gerenciar vendas?
Empreendimentos que têm venda direta de produtos precisam se modernizar e oferecer retorno rápido ao cliente. Isso está relacionado à redução de filas de espera, a respostas imediatas sobre detalhes de produtos, a localização rápida de itens no estoque, a cálculos simplificados sobre possibilidades de negociação e desconto.
Um software de gestão ajuda muito nessa área. Com o módulo comercial, pode-se melhorar desde o planejamento de vendas até o atendimento ao consumidor final.
Vamos comentar, agora, alguns dos ganhos que um sistema empresarial pode trazer ao gerenciamento de vendas!
Sem desperdícios
Na intenção de não deixar faltar produtos para oferta aos clientes, é comum exagerar na constituição dos estoques. Quando se tem um sistema para acompanhar o ritmo da baixa de itens, essa preocupação deixa de existir.
Com isso, evita-se desperdício e prejuízos com a perda de produtos que podem sofrer avarias por terem ficado apertados em um espaço insuficiente para tanto estoque. Ou terem se perdido em função da data de validade.
Por outro lado, reduz-se o risco de deixar de vender algo ao cliente por ausência do produto, por algum esquecimento ou descuido em sua reposição.
Gestão de desempenho de equipes
Negócios que dependem de equipes de vendas precisam acompanhar o desempenho de cada vendedor.
Com o controle de negociações concretizadas, é possível gerar estatísticas sobre a atuação de cada funcionário. Esses dados são importantes para direcionar reforço na capacitação, redirecionamento de estratégias de vendas e melhor distribuição de colaboradores entre os pontos de venda, por exemplo.
Análise de sucesso de produtos
Quando se tem informações gerenciais precisas sobre vendas, fica fácil saber o nível de aceitabilidade de um produto e comparar o índice de sucesso entre os itens disponibilizados ao consumidor.
Isso ajuda, inclusive, na elaboração do perfil do cliente, permitindo estabelecer uma relação entre cada comprador e os tipos de produtos favoritos. Essas informações permitem direcionar ações de marketing mais certeiras e com maiores chances de atingimento do público-alvo.
Otimização de logística
Sistemas de gestão funcionam como plataformas que automatizam fluxos de trabalho, de ponta a ponta. Então, se ali é registrada uma venda, logo as outras fases serão impactadas: ocorrerá baixa no estoque, contabilização, emissão de nota fiscal, embalagem e transporte até o destino final.
Esse ganho de escala em termos logísticos agrega bastante valor às etapas que dão suporte ao negócio, trazendo mais segurança e fluidez aos processos e maior satisfação do ciente.
Atualização e conformidade fiscal
O sistema tributário e fiscal brasileiro é complexo e isso produz um temor nos empreendedores. Não raro, também é o foco de deslizes de empresários, principalmente os que não têm muito apoio de profissionais ou departamentos especializados.
Contar com o suporte de uma ferramenta que agrega regras atualizadas e automatiza passos que evitam erros de cálculos ou decisões equivocadas é um diferencial.
Outro ponto positivo é a facilidade na emissão de notas fiscais, em padrão eletrônico, com redução importante de possíveis falhas de preenchimento e de informações errôneas ao Fisco.
3. Controles de estoque mais eficientes
Já falamos de gestão financeira e de gerenciamento de vendas. Agora vamos falar de um mediador desses dois processos: o estoque.
Quando mal administrado, o estoque pode se tornar uma fonte de desperdício de dinheiro. Isso porque produtos que não vendem podem ser repostos sem necessidade ou serem perdidos itens por falta de controle na data de vencimento, por exemplo.
Mais uma vez é bastante útil um software de gestão: ele otimiza o processo de estocagem, registrando baixas automaticamente e alerta sobre necessidade de requisição ou reposição de peças.
E, ainda, com a integração com outros módulos, é possível disparar rotinas contábeis e de emissão de nota fiscal. Tudo de forma eletrônica, simples, rápida e segura.
Aumentar a performance da administração de estoques faz diferença, porque esse é um processo que vai além do controle de itens em um armazém. Ele também permite:
Controlar o investimento da empresa com estoque de produtos, redirecionando os focos de alocação de recursos, sempre que identificada necessidade.
Criar estimativa de vendas, fornecendo subsídios para planejamento de vendas mais próximos da realidade.
Estimar quantidades para pedidos futuros a fornecedores, seja de matéria-prima, de embalagens ou de peças que agregam à oferta final ao consumidor — na montagem de kits, por exemplo.
Calcular os custos dos processos de produção, permitindo visualizar gargalos de desembolso para que sejam pensadas alternativas mais viáveis financeiramente.
Ranquear matérias-primas mais utilizadas para elaboração de estratégias de compras em grandes quantidades e com descontos.
Listar e ordenar produtos mais e menos vendidos, para revisão de estratégias de colocação no mercado e também de marketing.
Vamos a mais alguns valores agregados pelos sistemas de gestão ao controle de estoque:
Fácil operacionalização
O cadastramento de produtos é simplificado, com todos os detalhes de identificação e características na mesma ou em poucas telas. Em geral, também é possível importar inventários organizados em planilhas, para que não haja retrabalho.
Já a visualização do que há em estoque apresenta informações, como quantidade de itens disponíveis e valores de venda. Tudo a poucos cliques e utilizando poucos filtros.
Visão completa do processo
Ao serem realizadas vendas, a baixa dos itens envolvidos é automática no estoque. Isso evita a necessidade de contato com outros departamentos, para checagem de disponibilidade, por exemplo.
Dessa forma, é minimizado o risco de venda do que não se tem e também é agilizado o processo de requisição para reposição da quantidade baixada, conforme parametrizado pelo gestor da área.
Produção a todo vapor
Quando o estoque não é de produto final, mas sim de matéria-prima para produção, mais uma vez o assunto assume uma certa criticidade. Na falta de insumos, a produção pode parar. A hora do funcionário pode ser desperdiçada, bem como todos os recursos mobilizados para a esteira produtiva.
O controle automatizado de estoques pode ser configurado para gerar alertas, sempre que limites mínimos aceitáveis forem alcançados, já interagindo com o processo de aquisição para suprimento dos artefatos necessários.
4. As vantagens da nota fiscal eletrônica
Alguns “ossos do ofício” são indispensáveis e, por mais que um empreendedor queira focar na entrega do produto ou do serviço que ele cuidadosamente desenvolveu ou viabilizou, não há como fugir de algumas obrigações legais.
Uma delas é a emissão de nota fiscal, que onera a gestão porque exige cuidados no preenchimento, no armazenamento dos dados e no envio ao órgão fiscalizador.
Nesse ponto, as tecnologias precisam ser aproveitadas e uma boa opção é aderir à nota fiscal eletrônica. Esse modelo possui validade jurídica, bastando agregar uma assinatura digital na emissão e também na recepção eletrônica pela Fazenda.
Veja outras vantagens da nota fiscal eletrônica:
Menos impacto ambiental
O modelo eletrônico elimina a necessidade de impressão, gerando economia em aquisição e manutenção de impressoras e também no suprimento de papel.
O benefício vai além dessa redução de despesa com material de expediente, chegando ao meio ambiente, que agradece com o menor consumo de papel e de outros recursos como energia elétrica.
Fim das prateleiras
Antes as empresas precisavam ter um escritório e um espaço para arquivamento de notas fiscais. Dependendo do volume de negociações, era preciso manter um espaço alugado para armazenagem desses documentos.
Sendo em meio eletrônico, todos os dados gerados são armazenados, com segurança, sem risco de perda, extravio ou desgaste com o tempo. Além disso, a inteligência de indexação facilita uma busca eficiente e um resgate rápido do documento, sempre que necessário.
Sem falhas humanas
Quando não há necessidade de digitação de dados ou de preenchimento manual de formulários, reduz-se o risco operacional.
Com isso, informações também chegam de forma precisa na Receita, já que a integração entre sistemas permite a absorção dos dados por aquele órgão tal qual “saíram” do estabelecimento comercial.
Transmissão barata
A nota fiscal é enviada por e-mail. Isso põe fim a despesas com Correios, motoboy ou transportadora.
Em outro tipo de solução, até a fase da transmissão por e-mail é dispensada, já que o documento pode ser acessado em plataformas na nuvem, bastando uma conexão com a internet.
Autenticação em todas as vias
Se um cliente perde uma nota fiscal de um produto com ciclo de vida longo ou de um alto valor de mercadoria, ele provavelmente precisará de outra via do documento para uma eventualidade que exija assistência técnica, por exemplo.
A solução mais usual é solicitar uma cópia autenticada em cartório, gerando custos desse registro. Com a nota fiscal eletrônica, basta solicitar à empresa vendedora o reenvio, tantas vezes quantas forem necessárias. O documento recebido será sempre o original.
Imagem de inovação
O cliente que recebe a nota fiscal de sua compra por e-mail tem uma percepção positiva do negócio.
Ele considera a racionalização de recursos naturais com o fim do papel e também percebe que a empresa se preocupa em modernizar seus processos e oferecer soluções mais adequadas ao universo em que o cliente vive — de acesso rápido a informações e de conectividade em todos os campos da vida.
Benefício ao consumidor
Alguns estados incentivam a emissão de nota fiscal e a fiscalização pelo próprio cidadão. Para isso, oferecem descontos em impostos mediante registro de compras faturadas com o CPF do contribuinte.
Os estabelecimentos conveniados com essa prática atraem compradores e se responsabilizam por transmitir os dados da negociação ao Estado. Com o envio eletrônico, essa integração torna-se possível e traz benefícios ao cliente e à sociedade, como um todo.
Com o incremento trazido pela tecnologia, práticas de sonegação fiscal vêm sendo combatidas, a arrecadação de tributos vem sendo otimizada e se tornado muito mais transparente.
Os resultados são tão positivos que a tendência é que a emissão eletrônica de notas fiscais esteja presente em todos os empreendimentos, trazendo ganhos para a escrituração contábil e a conformidade perante as exigências legais.
Conclusão: o importante é liberar o empreendedor para gerir
Empreendedores precisam se dedicar ao que mais interessa, que é a estratégia e a continuidade do seu negócio. Tudo o que puder ser resolvido de forma simples, rápida e confiável contribui para a liberação de tempo e dinheiro para o que mais interessa.
Para o gerenciamento de diversos aspectos do empreendimento, o ideal é adotar um software de gestão integrada, que controla desde vendas, estoque, financeiro e contábil, até emissão de notas fiscais, RH, logística e outras necessidades dos processos empresariais.
Como boa parte dos pequenos e médios negócios não são departamentalizados e não contam com especialização em todas as áreas de conhecimento gerencial, o custo para internalizar e manter uma equipe para desenvolvimento de soluções tecnológicas é alto. Mais caro ainda é investir em equipamentos de alta performance para suportar as necessidades dos sistemas de gestão.
Uma boa opção é contar com o apoio oferecido por empresas que disponibilizam inteligências e infraestrutura na nuvem. Nesse modelo, softwares de gestão empresarial são oferecidos em plataformas com alta capacidade de armazenamento e processamento de dados. A empresa que contrata o serviço usufrui não só dos módulos, recursos e funcionalidades da ferramenta, mas também consome recursos tecnológicos, como servidores e redes de dados, e pagam apenas pelo que usam.
Esse método é uma tendência porque não obriga o gestor de um negócio a desviar a atenção do seu ramo, deixando na mão de parceiros toda a preocupação decorrente da manutenção de instrumentos de gestão automatizada.
Então, vendas, estoques, financeiro e todo o escopo que já mencionamos aqui são contemplados por essas soluções, que são completas. O acesso se dá em ambientes online, acessados com segurança e controle de acesso do usuário. Outras questões, como backup dos dados do negócio e instalação de recursos de segurança desses dados, são de inteira responsabilidade da empresa contratada.
Tudo isso tira um peso do empreendedor. E, de outro lado, não pesa no bolso quando comparada à despesa que representa ter times e equipamentos dentro do próprio negócio. Também não se compara com o risco de ter prejuízos por um acompanhamento ineficiente da situação e evolução do empreendimento.
Uma gestão otimizada com um sistema de gestão traz resultados expressivos em termos de produtividade, eficiência e melhores condições de competir no mercado. Vale a pena investir nessa solução. Vale a pena executar a missão de empreendedor da maneira mais inteligente possível.
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