A gestão de um escritório de contabilidade vem com algumas responsabilidades. Dentre elas, a elaboração de balancetes, auxílio na prestação de contas empresariais e muitos outros. Além de atender a empresas de diferentes perfis. Assim como uma variedade de serviços que podem ser oferecidos. Afinal, um escritório de contabilidade pode atender a empresas dos mais variados segmentos e com os mais diferentes perfis.

Sendo assim, um bom gerenciamento da carteira de clientes é essencial para organização e crescimento de seu escritório de contabilidade. Organizar a sua carteira de clientes possibilita uma melhor elaboração das estratégias de retenção da sua clientela. Afinal, manter os clientes atuais  certamente é mais barato e menos trabalhoso do que conquistar novos clientes, pois a clientela atual já conhece o seu serviço e pode inclusive ser importante ferramenta de marketing e propagação da imagem de sua marca.

Confira as dicas que preparamos para você otimizar a gestão deste processo:

1- Separe os clientes fixos dos eventuais

Dentro da sua carteira de clientes haverá sempre dois tipos de clientes. Empresas que possuem uma espécie de contrato e que solicitam o serviço de forma padronizada. E as que necessitam de demandas eventuais. Separar esses clientes é essencial para prestar um atendimento personalizado, de acordo com a necessidade de cada cliente.

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2- Separe os prospects e ex clientes

É importante, também, segmentar os clientes que já mostraram interesse em seus serviços. Aqueles que ainda se encontram em fase de prospecção, assim como clientes inativos e ex-clientes. Ou seja, aqueles que solicitaram seus serviços em determinado momento, mas que procuraram os serviços de um escritório concorrente.

Manter esses clientes em sua carteira é essencial para criar estratégias que os façam avançar do estágio de prospecção. E também para tentar recupera-los.

3- Organize os clientes de acordo com os diferentes serviços

Separar os clientes de acordo com os serviços prestados, também é essencial para boa organização de sua carteira de clientes.

Oferecer uma maior variedade de serviços possibilita que seu escritório atenda uma carteira mais diversificada. Também empresas com perfis diferentes. Apesar de a especialização em pelo menos um tipo de serviço ser importante.

4- Utilize um sistema informatizado

Utilizando um sistema de gestão online para cadastro de clientes, você pode não só gerenciar os serviços prestados para seus diferentes clientes, como também controlar todas as contas a pagar e a receber por parte de seu escritório de contabilidade e ter acesso a importantes indicadores financeiros referentes ao seu negócio, tudo por meio de uma única plataforma.

Armazenar uma série de planilhas para realizar o controle financeiro e gerenciar sua carteira de clientes, dentre outras tarefas, é uma metodologia que exige muito tempo e não apresenta a mesma segurança de dados do que um software na nuvem, que pode ser acessado de uma forma totalmente online a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone e não necessita ser instalado em um servidor específico dentro do ambiente de seu escritório de contabilidade.

Além disso, é essencial se manter atento aos prazos da agenda tributária da Receita Federal. Por isso, é importante também pensar em sistemas que facilitem esse controle.

Outra vantagem de utilizar esse tipo de ferramenta, é permitir acesso aos demais contadores do seu escritório. De forma que cada um possa controlar seus respectivos serviços e clientes. De forma independente, mas, pelo mesmo sistema.

5- Faça a curva ABC de clientes

Muito utilizada no controle de estoque, a curva ABC é uma ferramenta que também pode ser aplicada no gerenciamento de sua carteira de clientes. A curva ABC possibilita uma fácil identificação a respeito dos clientes que mais geram faturamento. E também os que mais solicitam os serviços de seu escritório de contabilidade.

Estes certamente devem receber uma atenção ainda mais especial em relação as suas estratégias de fidelização. Já que são responsáveis pela maior parte do lucro de seu escritório contábil. E utilizando um software de gestão empresarial, você tem acesso a relatórios de forma automatizada. Considerando que você tenha cadastrado seus clientes e respectivos serviços prestados.

A curva ABC de clientes se baseia na teoria de Pareto, a qual afirma que 80% dos lucros de uma empresa vem de somente 20% da base de clientes. Portanto, a curva ABC é responsável por identificar os clientes que representam esta porcentagem. E quais são os mais relevantes para seu escritório contábil. É importante ressaltar que a curva ABC ordena os clientes em ordem decrescente em relação ao faturamento gerado. Sendo, no caso, o cliente C o que gera uma maior receita e assim por diante!

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