Administrar uma empresa requer conhecimento sobre ela, sobre os clientes, funcionários e o mercado. Mas muito mais que isso, requer resiliência e dedicação.

Administrar uma empresa é uma tarefa que exige compromisso, planejamento e envolvimento. Afinal, uma empresa, para conquistar seu lugar no mercado, deve dar atenção a alguns pontos importantes. Isso não quer dizer que seja necessário dominar todas as técnicas de administração, mas sim, que é preciso muita atenção e dedicação.

Realmente, manter o controle administrativo de um negócio não é uma tarefa fácil, não se tem um manual ou fórmula para saber como administrar uma empresa de forma perfeita. Até porque, nenhuma empresa é igual a outra, nem mesmo as concorrentes.

Como administrar uma empresa em 11 passos

A melhor forma de administrar uma empresa é a conhecendo. Ou seja, entendendo quais são os controles mais importantes, os dados devem ser observados diariamente ou semanalmente.

Assim, existem diversas formas de realmente administrar uma empresa. Mas, o básico deve ter alguns passos principais.

1. Fazer um plano de negócios

Um plano de negócios é um documento que guia as ações da empresa, que define o que será feito, quando e o seu motivo, em cada setor. Dessa forma, ele serve como um guia, para entender onde se quer que a empresa chegue e o caminho.

Defina o objetivo principal do seu negócio e depois crie as estratégias necessárias para alcançar o que deseja. Assim, estabeleça metas reais e honestas, que realmente possam ser cumpridas e defina o que você quer, como e quando vai fazer.

Então, avalie os resultados, recalcule a rota e, se necessário, corrija os erros e continue.

2. Utilize indicadores de desempenho para administrar uma empresa

Fazer um controle preciso de dados financeiros, por exemplo, está entre os passos mais importantes. Assim, com esses dados, é possível medir o caminho da empresa. Esses indicadores permitem que sejam tomadas decisões com mais precisão e assertividade, sem arrependimentos.

Os indicadores-chave de desempenho acompanham todos os setores e todos os níveis. Por exemplo, um indicador-chave de desempenho para administrar uma empresa é a taxa de conversão, dentro do marketing. Mas, outro tão importante quanto é a retenção de receita líquida, do financeiro.

3. Atenção a comunicação interna

Cuide da comunicação interna para evitar falhas de comunicação. Muitos problemas ocorridos numa empresa são gerados por dificuldade ou ausência de comunicação. Por isso, começar com um plano para evitar esse tipo de situação é uma ótima iniciativa, que vai acostumar todos os funcionários desde o início, aos rituais de comunicação;

A comunicação dentro da sua empresa deve ser assertiva, inteligente, direta e focada nas necessidades de cada colaborador. Evite informações imprecisas e incompletas, pois são um grande estímulo para situações de insegurança, projetos mal executados e vários conflitos dentro do ambiente de trabalho.

Todos devem saber o propósito da empresa, as metas para alcançá-lo e a responsabilidade de cada um nesse processo.

4. Mantenha as finanças organizadas ao administrar uma empresa

As finanças determinam a saúde do seu negócio, por isso, dê o real valor a essa tarefa. Tenha um orçamento bem definido, crie e alimente o seu fluxo de caixa com frequência, faça projeções financeiras, verifique e acompanhe impostos, investimentos e lucros.

E, antes de tomar qualquer medida drástica, esteja certo de que terá capital para lidar com um retorno não satisfatório.

Também é importante ficar atento aos indicadores, as variáveis de cada mês e o quanto as despesas estão realmente ajustadas ou dispendiosas. Enxugar os custos é cortar exatamente o que é desnecessário.

Além de gerar uma economia e melhorar o lucro da empresa, uma quantidade reduzida de informações facilita a melhor compreensão de todas as despesas. Pesquisar a concorrência entre empresas de telefonia e internet pode apresentar uma boa diferença de preços e promoções, por exemplo.

Sem gestão financeira, a empresa não funciona. Assim, ações impulsivas, distrações e falta de controle levam as finanças ao caos. Todas as empresas precisam de análises mensais, mas para as pequenas e micro, o ideal é conferir diariamente. Para realizar esta documentação é muito mais recomendável a utilização do eGestor, que oferece diversos recursos para o administrador, como controle de estoques, fluxos de caixa, emissão de notas fiscais e relatórios eletrônicos, por exemplo.

4.1. Controle de contas a pagar e receber

Uma empresa tem como fontes de receita as suas vendas. Enquanto isso, suas fontes de despesas são várias: salários de funcionários, pagamento de fornecedores, aluguel, luz… Cada uma delas também tem a sua data de pagamento e seu valor.

O cliente não espera o dia do pagamento da conta da empresa para ir comprar. Por isso, todas as contas a pagar devem estar em ordem para que se saiba o valor que deve estar em caixa para fazer o pagamento.

Sem esse controle, a conta atrasará, a empresa pagará multa e juros sobre ela.

4.2. Orçamento empresarial

O orçamento empresarial é uma expectativa dos custos e despesas em um período de tempo. Fazer essa previsão de tempos em tempos ajuda a administrar a empresa de forma mais simples. Quando se tem uma ideia do que terá investimento ou dos valores que estarão em caixa, é possível fazer planejamentos mais certeiros.

5. Gestão fiscal

Com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEI), todos os outros tipos de empresas devem emitir notas fiscais. Essas notas são a principal fonte de arrecadação de impostos da empresa. Isso quer dizer que se a empresa não emite as notas, ela não está pagando seus impostos.

Esses impostos são pagos de acordo com o regime tributário da empresa, seja ele o Simples Nacional, o Lucro Real ou o Lucro Presumido. É dever do administrador da empresa, juntamente com o contador responsável, identificar qual regime se encaixa melhor com a atuação e com o tamanho da mesma.

6. Controle de estoque para administrar uma empresa

O estoque deve ser controlado com rigor, desde seu pedido ao fornecedor, sua entrada e cadastro na empresa até sua saída, com a emissão da nota fiscal. Com uma organização detalhada e conhecimento sobre como administrar uma empresa, o negócio evita perdas e pode ter exata noção do que tem, do que precisa e quando há material obsoleto.

Todos os produtos que entram na empresa precisam ser registrados no sistema através de uma identificação criada para ele ou seu próprio código de barras. Dessa forma, o administrador pode saber quantos itens possui no estoque, quanto tempo ele está lá e seu valor de entrada e saída.

O responsável pelo estoque deve ficar atento às datas de vencimento e pode organizar o espaço físico de acordo com suas regras, como separação de cor, tamanho, maior saída e ordem cronológica.

É importante utilizar métodos de controle de estoque, onde o produto com data de vencimento mais próxima precisa estar na frente, por exemplo. Dessa forma, todos os produtos novos ficam atrás dos mais antigos para que não haja o erro de comprar algo que está prestes a vencer.

É função do estoquista a realização de um inventário anualmente ou quando houver uma necessidade específica. Um inventário serve para contar quantos produtos há no estoque, comparar o código de barra dele com o registrado na entrada e saída, conferir a data de validade. No final, com o resultado pode-se verificar a quebra do estoque, com produtos excedentes e que podem ter um novo direcionamento no setor de vendas.

Para estoques que possuem um fluxo maior, pode-se fazer o inventário rotativo, realizado apenas em alguns grupos do estoque, por exemplo. Assim, ele evidencia possíveis falhas da operação ou furtos.

6.1. Giro do estoque

Estoque parado é perda de dinheiro. O comprador deve se basear no histórico de compras do estoque para fazer as compras. Um estoque parado significa perda porque ele é o principal ativo da empresa, sem movimentação, a empresa deixa de ganhar dinheiro.

Mas, um estoque defasado também pode acabar afugentando o cliente que quer comprar algo a pronta entrega.

Quando um produto tem pouca saída, além do dinheiro sem movimento ele também ocupa um espaço que poderia ser preenchido com outro produto, mais rentável. Uma forma de visualizar essas informações é com a Curva ABC.

A negociação com os fornecedores também é parte crucial da compra. Conquistar bons preços em materiais de qualidade, prazos maiores de pagamentos e pacotes promocionais são as armas da negociação.

O eGestor auxilia em todas as funções ao administrar uma empresa, sem erros ou atrasos. Além de poupar tempo com preenchimento de planilhas e envio de relatórios, ele é capaz de fazer tudo isso automaticamente.

7. Inovação e tecnologia

Falamos muito sobre como a administração de uma empresa recai sobre o controle diário das informações. Esse controle pode ser feito de três formas: com um caderno, com planilhas ou com um sistema.

Mesmo que esse trabalho possa ser realizado de forma manual, com cadernos ou planilhas, somente um sistema ERP consegue trazer os dados completamente integrados, com informações completamente corretas.

7.1. Integração de processos

Integrar processos é fazer com que todos os setores da empresa trabalhem em comum, afinal de contas, todos estão direcionados para um mesmo ponto. Imagine que uma venda é realizada, mas não é lançada no sistema adequadamente. Como isso vai impactar o estoque, a compra de matéria-prima, a realização de novas vendas, a sua relação com o cliente?

Mesmo que os setores sejam geridos por pessoas diferentes, é fundamental que eles se complementem e saibam o que cada um está fazendo.

Use um sistema de gestão

Um sistema de gestão é muito importante nas empresas porque ajuda o gestor a administrar todos os setores do negócio com mais agilidade, precisão, de forma detalhada e assertiva. Os processos automatizados garantem ao empreendedor mais tempo para se dedicar a tarefas menos burocráticas e mais exigentes.

8. Contratação, treinamento e capacitação

Uma pergunta paira na mente de um empreendedor preocupado: como encontrar os funcionários certos para minha empresa? Afinal, mesmo com uma predefinição do perfil para a função, é muito complicado conseguir selecionar o melhor candidato no meio de tanto marketing pessoal.

O primeiro ponto da contratação é compreender que há profissionais qualificados e que fazem a diferença e os que apenas querem cumprir sua carga horária e receber o salário.

Mas, esses profissionais prontos para fazer a sua carreira, não chegam prontos. A contratação de uma nova pessoa para a equipe requer muito treinamento e capacitação.

E o mesmo acontece com funcionários que já estão há algum tempo. Cada dia novas tecnologias chegam, tendências surgem e esses colaboradores devem estar atentos, assim como a empresa.

Realize cursos de capacitação e treinamento para que se tenha cada vez mais funcionários qualificados e uma produtividade maior.

9. Evite o microgerenciamento ao administrar uma empresa

Administrar uma empresa requer conhecimento sobre ela, sobre os clientes, funcionários e o mercado. Mas muito mais que isso, requer resiliência e dedicação.

Esse microgerenciamento acontece quando o administrador tem um controle excessivo, nos mínimos detalhes. Isso faz com que o responsável esteja sempre sobrecarregado e que a equipe nunca tenha autonomia.

Para evitar que isso aconteça, é preciso estar atento para delegar as funções e acreditar no potencial da equipe.

10. Marketing para administrar uma empresa

O administrador precisa ajustar com seu departamento de marketing o tipo de público que deseja atrair para sua empresa e, principalmente, a imagem que julga ideal para a marca. O marketing certo traz sucesso e lucro, já o errado pode destruir a boa reputação de um negócio.

É fato: sem marketing a empresa não sai do lugar. Ela precisa que saibam de sua existência, sua qualidade e o produto que oferece. E não basta só saber, o cliente precisa se encantar.

Não há mágica, há boa estratégia para que isso aconteça.

É um grande erro quando o empresário de uma pequena ou micro empresa acredita que marketing serve apenas para organizações de maior porte. O pequeno empreendedor precisa sobressair dos demais e ser reconhecido, mas só com o marketing isso pode ser viável.

Isso explica porque há tanto interesse em uma marca, enquanto ignoram uma similar. Fazer acontecer, conquistar uma boa reputação e fidelizar os clientes é tudo que uma estratégia almeja receber em troca.

O profissional de marketing precisa ter amplo conhecimento do mercado atual e suas tendências, fazer uma análise constante de seu cliente e seu poder aquisitivo, estudar a concorrência e investigar a demanda, além de ter perspectivas de futuro da empresa.

10.1. Funções do marketing

Para melhor compreender e direcionar a equipe, é função do marketing a gerência do produto, definição de preços junto com o comercial, onde ele deve ser distribuído, publicidade e apoio às vendas.

Parecem muitas atribuições para um setor, mas como lançar um produto sem saber se há demanda? Qual o momento certo para colocá-lo no mercado?

A gerência de produto identifica as necessidades do mercado e repassa a administração para que seja desenvolvido um produto que a supra. Seu lançamento também é cuidado com rigor, para que cause o impacto desejado. Sem um planejamento estratégico adequado, especialistas e estratégia, nada seria possível.

Um método bastante utilizado para descobrir quem seria o potencial cliente é a definição de personas. É uma ferramenta usada para segmentar o mercado. Com a definição de personas se sabe precisamente o perfil do cliente que a empresa vai buscar e quem pode se tornar um possível comprador de seu produto ou serviço, é uma visão muito mais abrangente em relação a definição do público alvo e é um dos pilares no planejamento de marketing de uma empresa.

O marketing ajuda a definir o valor dos produtos, já que ele avalia os custos de produção, impostos, margem de lucro e valor médio da concorrência, para que não seja nem muito abaixo e nem muito acima do esperado. Assim como a distribuição adequada, com um mapa onde o público alvo está localizado, para que ele seja encontrado.

O apoio que o marketing dá às vendas é fundamental para que ela atinja seus objetivos, auxiliando com números, relatórios, material físico de divulgação e suporte nas estratégias. O pós-marketing também é responsável pela manutenção do cliente e sua fidelização. Assim, o marketing se torna um dos principais pontos a ter atenção ao administrar uma empresa.

11. Atendimento

O atendimento tanto na hora da venda como no pós venda deve entregar uma ótima experiência para o cliente.

Uma empresa que tem o melhor produto e o melhor preço mas tem o pior atendimento, acaba se destacando apenas pela característica ruim. Assegurar uma compra satisfatória para o cliente é fundamental para que ele retorne ou lembre da empresa sempre que precisar.

Enquanto um cliente que tem uma experiência boa indica o negócio para 5 pessoas, quem tem uma experiência ruim, anuncia para 50.

Características de um bom administrador

Um bom administrador é disciplinado

Ter disciplina significa estar atento à ordem das coisas e a conduta que garante um bom funcionamento. Ser compromissado com os resultados é trabalhar com foco naquilo que você quer alcançar. Evite distrações e mudanças aleatórias de foco. Por isso, é importante fazer projeções e definir a sua posição no mercado em alguns anos e batalhar para alcançar esse objetivo.

Mas não tenha medo e nem preguiça de estudar e aprender coisas novas. As informações mudam muito rapidamente e, para se adequar à nova realidade, é imprescindível renovar os conhecimentos, que nunca são demais e sempre são válidos.

Um bom administrador é organizado

O bom administrador tem uma visão estratégica. E para chegar até lá, ele precisa saber qual caminho traçar. E tudo isso só é possível com muito foco, organização, controle e planejamento. Organizar e planejar não é ficar engessado. Pelo contrário, é ter mais liberdade para agir uma vez que já foi tudo definido lá atrás.

Um bom administrador é um líder

O líder é aquele que sabe como incentivar e estimular a sua equipe de trabalho a executar as suas funções corretamente e de maneira agradável para todos. 

Sabe aquele profissional que está sempre um passo à frente, pensando em como pode aperfeiçoar o seu produto e o seu negócio? 

O administrador de sucesso tem os olhos bem abertos para novidades e sempre tenta aprimorar o seu trabalho e isso é fundamental para a evolução de um negócio.

Saber que você é capacitado para executar uma função é um passo fundamental para que, de fato, se tenha êxito nas suas tarefas. E isso não tem nada a ver com se achar melhor do que os outros. Acredite que você sabe o que está fazendo, faça bem feito e os resultados virão.

Um bom administrador é comunicativo

Um bom administrador precisa saber ouvir, se comunicar, dar feedbacks, ter o olhar atento, reconhecer habilidades, ter empatia e ser flexível nas decisões. Ele também deve estar disponível e aberto à comunicação interna com colaboradores e também à comunicação externa, com o mercado. 

É ter a cabeça aberta para aquisição de conhecimentos e habilidades, é estar atento às mudanças e inovações, é estar disposto a mudar se preciso for, desde que seja o melhor para o seu negócio.

Saber argumentar é saber defender as suas ideias, as suas convicções. Não é uma tarefa fácil, mas é uma habilidade que pode ser aprendida. Para isso, não tenha medo de tentar. Estude muito o assunto, analise todas as vertentes, os prós e os contras e crie uma linha de raciocínio. Depois, é só praticar.

Comunicação eficiente é aquela que atinge o objetivo de maneira clara, direta e com fácil entendimento. O bom gestor lida com pessoas de vários níveis hierárquicos no dia a dia e é imprescindível saber se comportar em cada situação de maneira inteligente e assertiva.

Um bom administrador é flexível

Problemas surgem em todos os negócios e isso é um fato inegável. O que o administrador precisa fazer é lidar com as adversidades do jeito certo, com foco na solução e não no problema. Esteja disposto e preparado para solucionar problemas dentro e fora da sua empresa.

O gestor também deve ser flexível e isso quer dizer que ele não pode ser irredutível nas decisões, mesmo sabendo que não terá bons resultados. Ser flexível é saber ceder, tentar novos caminhos, aceitar novas ideias, sugestões e opiniões.

Um bom administrador é justo

Compartilhar o que se sabe é tão importante quanto buscar conhecimento. Além de fortalecer o aprendizado, quando dividimos uma informação valiosa todos ganham: colaboradores e empresa. Conhecimento é para ser aplicado e não guardado.

Além disso, para ser justo, o administrador também deve ter conhecimento sobre pessoas. Afinal, ele será encarregado pela equipe e sua gestão.