danfe online: como emitir

A DANFE online, também conhecida como web DANFE, é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ela se consiste em uma espécie de representação gráfica das Notas Fiscais Eletrônicas emitida (NF-e), uma vez que a NF-e em si existe apenas de forma digital. Sua empresa pode facilmente emitir uma DANFE online utilizando um sistema emissor de nota fiscal eletrônica.

Desde a sua implementação, muitos são os indivíduos – e principalmente empresários – que vem a confundindo com as notas fiscais. Então, para evitar cair neste mito, confira neste artigo tudo sobre a web DANFE, seu funcionamento, importância e ciclo de emissão.

O que é DANFE online?

Para a pergunta “O que é web DANFE” trazemos uma resposta simplificada: A web DANFE é um documento impresso que serve para acompanhar a nota fiscal eletrônica. Ele possui os principais dados e elementos do produto que foi comprado, como nome, NCM, valores e tributos, sendo utilizado. Eles funcionam especialmente para facilitar o tráfego de mercadorias. A web DANFE é diferente do XML, e é muito importante ter isso em mente.

Um caminhão de entrega, por exemplo, não pode realizar o transporte das mercadorias sem as DANFEs destas mercadorias impressas. Em casos de fiscalização, quando o documento não está junto com o produto, o veículo pode ser multado. Por isso ela deve ser emitida antes do transporte da mercadoria. Em caso de extravio da DANFE durante o transporte, deve-se reimprimir o documento e enviar ao veículo de transporte. 

A web DANFE pode ser caracterizado como um resumo das notas fiscais. O documento, apesar de importante e obrigatório, não possui valor fiscal – e consequentemente, também não precisa ser arquivado.

Qual a diferença de NF-e e DANFE?

Sendo assim, tenha a consciência de que a DANFE online ou impressa não substitui em nada a NF-e. Ela continua obrigatória e de enorme importância para a comercialização de produtos.

O objetivo da mesma, na realidade, é facilitar o acesso aos dados presentes nas notas fiscais eletrônicas. Seja por parte de um fiscal que possa conferir as mercadorias transportadas durante o frete, ou pelo próprio cliente. Através da chave de acesso impressa na DANFE, ele poderá conferir a validade fiscal da mesma no site da Secretaria da Fazenda.

A informação mais relevante que compõe a web DANFE é a própria chave da nota. Sendo esta obrigatoriamente composta por 44 dígitos.

Basicamente, este é o número que identifica a nota fiscal eletrônica. Ele permite que ela seja consultada e posteriormente impressa, caso o indivíduo queira realizar este procedimento.

Quais as vantagens da DANFE online?

A DANFE online possibilita uma maior transparência para as empresas. A medida em que podem consultar os dados da nota fiscal eletrônica diretamente da internet, no site da Receita Federal ou da Sefaz. Além disso, a DANFE reduz as chances de erros de escrituração, já que utiliza-se o mesmo sistema emissor de NF-e para gerar o documento auxiliar.

Os contabilistas e responsáveis pelos departamentos fiscais e financeiros também ganham com isso. Por ser virtual e passar pela validação do SEFAZ, os possíveis erros cometidos já não são mais uma possibilidade. Além de facilitar todo o processo a todos os envolvidos nesse sistema. Gerando também maiores possibilidades de negócios entre empresas.

Outra vantagem é que empresas que não são contribuintes autorizados a emitir a NF-e podem ter acesso a ela.

Além de diminuir o gasto com a impressão da nota e no armazenamento, pois é possível armazenar todos eles virtualmente. 

Ebook Nota Fiscal Eletrônica

Diferença entre DANFE online e XML 

Diferença

A proposta da DANFE e do XML são diferentes. Enquanto a DANFE é o documento auxiliar, o XML é obrigatório.

Ao passo que o arquivo da DANFE online é de fácil leitura, para a visualização do arquivo XML, é necessário um programa específico de leitura. Isto porque o XML é uma linguagem de marcação. Ou seja, são códigos de dados de textos que adicionam informações particulares. 

DANFE online

Como falado anteriormente, a DANFE online é o documento assistente da nota fiscal eletrônica. Ela contém os dados mais importantes da NF-e, e pode ser considerado apenas um resumo da nota fiscal eletrônica em si. 

Ademais, a DANFE online, não necessariamente precisa ser arquivada pelos fornecedores ou clientes.

XML

Por sua vez, o arquivo XML é o formato utilizado para o registro de todas as informações da nota fiscal eletrônica, mesmo aquelas que não são impressas na web DANFE. Ou seja, ele é uma versão digital da nota fiscal. Sendo emitido logo após a venda, juntamente com a NF-e e ambos são enviados ao comprador.

Por ser obrigatório, o arquivo deve ser mantido pelos envolvidos durante, no mínimo, 5 anos. Se não armazenado, os compradores e fornecedores podem ser multados.  Portanto, é fundamental arquivá-los, pois em caso de perda, o sistema SEFAZ ou nenhum outro poderá recuperá-lo. 

O arquivo XML possui um padrão de escrituração fiscal, definido e constantemente atualizado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Assim, suas informações são divididas em diferentes segmentações: dados da NF-e, dados do emitente, dados do destinatário, dados dos produtos e serviços, dados relativos ao ICMS, IPI, PIS e COFINS. E também totalizadores dos valores da nota, dados do transporte, dados de cobrança e informações adicionais como fonte de impressão da NF-e DANFE e outras informações para o contribuinte.

Estas informações exigidas no XML da nota fiscal são todas definidas e padronizadas pela Secretaria da Fazenda. Sendo assim constantemente atualizadas. Estas atualizações são repassadas aos desenvolvedores dos sistemas emissores através de um manual com todas as normas técnicas, o Manual de Orientação do Contribuinte. Ele é disponibilizado gratuitamente no Portal da Nota Fiscal Eletrônica da SEFAZ.

Os documentos XML enviados a empresa devem conter uma assinatura digital que contenha o CNPJ da empresa emissora da NF-e. Para dispor de uma assinatura digital, é preciso um certificado digital, adquirido junto a autoridades certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

O ciclo de emissão da DANFE online

O ciclo de emissão das notas fiscais é relativamente simples. Primeiramente ele tem início quando sua empresa cria o preenchimento da NF-e. Informando os dados do destinatário da nota, produtos, faturas, CFOPs, tributação, entre outros campos.

A partir deste momento, sua empresa envia a nota fiscal para validação da SEFAZ. Assim, o sistema emissor utilizado transforma todas as informações da nota fiscal para o formato XML. Depois envia para o servidor de validação de notas da Secretaria da Fazenda de seu estado.

Em poucos segundos a SEFAZ confere se todos os dados informados no XML correspondem ao esperado. Em seguida, repassam um retorno ao sistema. Caso a nota tenha sido autorizada, o ciclo obteve sucesso e você poderá imprimir e repassar para seu comprador a NF-e DANFE online

Importante destacar que é obrigatória a disponibilização do arquivo XML e o protocolo de autorização para o destinatário da mercadoria e a transportadora contratada.

Porém, caso a SEFAZ rejeite a nota fiscal ela informará o motivo da rejeição e você poderá alterar o que for esperado nesta mesma NF-e DANFE, enviando-a novamente para validação da secretaria. 

Em caso de algum erro na NF-e após a aprovação do SEFAZ, não é possível fazer nenhuma alteração, pois pode invalidar a assinatura digital existente. Assim, as modificações só poderão ser feitas por meio de nota fiscal complementar ou através de Carta de Correção Eletrônica.

Abaixo uma imagem deste fluxo de validação:

fluxo da emissão da danfe online

Como emitir uma DANFE?

De acordo com o próprio Ministério da Fazenda, a melhor forma de emitir a DANFE é por meio do mesmo sistema utilizado para a NF-e. Isso é o que permite que não haja qualquer tipo de divergência entre os elementos da nota fiscal eletrônica e da DANFE. Já que é necessário que um seja o espelho de outro.

A impressão deve ser feita em papel A4 comum (exceto jornal). É obrigatório que essa impressão seja realizada antes mesmo da circulação do produto adquirido. Uma vez que qualquer mercadoria comprada pela internet e documentada como NF-e, deve estar acompanhada de sua representação gráfica.

Por se tratar de um documento auxiliar, a DANFE deve ser gerada no mesmo sistema que a NF-e é gerada.

Os contribuintes do ICMS e do IPI, podem usar a NF-e substituindo a nota fiscal modelo A1 ou 1, nas operações entre empresas. Também a nota fiscal modelo 4, usada por produtores rurais. Assim, a pessoa física receberá a DANFE online como representação do documento fiscal, podendo consultar a nota online.

A DANFE também deve conter o mesmo código de barras da sua NF-e correspondente em todas as páginas. Lembrando que só pode existir uma DANFE para cada NF-e.

Dados obrigatórios para composição da DANFE

Basicamente, dois elementos são imprescindíveis: o código de barras (que torna possível a leitura da DANFE por meio de leitores ópticos) e a chave de acesso da nota fiscal eletrônica (composto por 44 dígitos, como já destacamos anteriormente).

Mas estes não são os únicos dados obrigatórios para a composição do documento auxiliar. Além disso, outros elementos que também devem constar indispensavelmente são: placa do veículo que realizará a entrega; horário e data em que o veículo saiu para entrega; tipo de operação, nome da transportadora e descrição detalhada dos produtos comprados (tipo de produto, tamanho, cor e outros).

A DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha. Sendo assim, todas suas folhas devem conter um mínimo de informações impressas na parte superior, iguais a primeira página.

Dentre essas informações estão:

  • Dados do emitente;
  • As inscrições “DANFE” e “Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica”;
  • Número e a série da NF-e;
  • Tipo de operação (entrada ou saída);
  • Número total de folhas e o número de cada folha;
  • Código de barras;
  • Natureza da operação e a chave de acesso.

A continuação das folhas deve conter os itens que não couberam na primeira folha seguindo a disposição feita na primeira. Por isso, essas folhas devem ser enumeradas e devem conter o número da página e o número total de páginas. 

Além disso, o documento também deve seguir um layout padrão estabelecido pelo Ministério da Fazenda. O layout pode ser encontrado para download no Manual de Integração – Contribuinte, encontrado no Portal da NF-e do SEFAZ.

Emissão de contingência

Quando necessário a emissão de uma DANFE não havendo acesso a internet, é possível emitir uma DANFE em contingência. Podendo se diferenciar em três modos.

Pode ser uma Contingência em Formulário de Segurança. Impresso em papel moeda, contendo a notificação de “DANFE em contingência, impresso em decorrência de problemas técnicos”. Isso quando a empresa possui estoque de Formulários de Segurança, pois já não é possível sua impressão. Após a recuperação do problema que fez com que a empresa não pudesse emitir a DANFE, é necessário a transmissão do documento para o SEFAZ.

Ou uma Contingência em SCAN, ocorre quando o próprio SEFAZ está com problemas que impedem o processo desejado. Assim a DANFE pode ser impressa em papel comum e não há necessidade de repasse do documento para o SEFAZ. 

E por último, a DEPC, Declaração Prévia de Emissão em Contingência, utiliza um registro anterior dos resumos da NF-e dos emitentes. A emissão do DEPC pode ser feita em papel comum, assim como o SCAN.

Consultando a DANFE online

Como seu documento possui a chave de acesso e o código de barras da nota fiscal, a consulta é extremamente fácil. Ela pode ser feita pelo SEFAZ ou por órgãos especiais usados pelo seu estado. Isso serve para que você possa se manter atualizado sobre seu produto antes de ele chegar até você.

É possível encontrar sua DANFE online também através do XML. A partir da leitura, ele gera uma chave para que você possa visualizar seu documento.

eGestor – Web DANFE

O eGestor é um sistema de gestão empresarial que realiza a emissão da web DANFE  e nota fiscal eletrônica, dentre muitas outras funcionalidades. Como emissão de diversos relatórios bastante detalhados, emissão de certificado A1, controle do fluxo de caixa, controle de estoque, além de um cadastro completo de produtos, serviços, clientes, fornecedores e transportadores.

Além disso, o sistema permite a realização gratuita de testes durante um período de 15 dias, antes da assinatura de algum plano oferecido.

Como fazer a emissão de Nota Fiscal Eletrônica no eGestor? (NFe)

Para realizar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica no sistema eGestor basta ir até o menu NF-e, na aba de “Configurações” inserir seu certificado digital A1, e configurar os dados de sua empresa.  

A partir daí você poderá criar uma nova nota, preenchendo todos os dados solicitados no preenchimento de uma NF-e ou NFC-e (Nota fiscal de consumidor eletrônica), gerar o arquivo XML e DANFE online, encaminhando para a validação por parte da Secretaria da Fazenda.

Feito isso, dentro do menu de nota fiscal eletrônica do eGestor, na opção status SEFAZ, você poderá acompanhar o andamento de sua solicitação para a Secretaria para realizar a emissão de sua nota fiscal eletrônica.

Também é possível alterar os dados preenchidos em suas notas fiscais rejeitadas, criadas ou em digitação, mas caso a nota esteja autorizada e houver algum erro, é possível fazer o cancelamento da mesma. Já que não é mais permitida pela SEFAZ nenhuma alteração que não por carta de correção.

Regras

Não se esqueça que a emissão do NF-e deve seguir algumas regras, dentre elas, não ultrapassar o limite máximo de 990 produtos. Ou o arquivo XML ultrapassar o tamanho de 500KB. Cada NF-e possui uma DANFE (que pode ter uma ou mais folhas) e cada DANFE possui uma NF-e. Por isso, quando conter mais de uma folha, a chave de acesso deve constar em todas elas.

Perguntas frequentes sobre a DANFE

O que deve ser feito com o canhoto da DANFE assinado pelo cliente? Deve ser armazenado?

Como o canhoto não possui finalidade fiscal, seu armazenamento serve apenas como comprovante da entrega. Ele deve ser mantido para alguma possível solicitação do fisco ou numa eventual auditoria. 

Há um leiaute obrigatório para a DANFE?

Sim. A DANFE possui um leiaute que está especificado no Manual de Integração do Contribuinte disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Em uma situação em que a DANFE seja impresso em mais de uma página, da segunda página em diante pode-se imprimir somente os dados do emitente, chave de acesso e seu código de barras e os produtos?

Sim. Caso a empresa deseje documentar o recebimento de um produto pela transportadora, também existe possibilidade de inserção de mais um canhoto na DANFE. Entretanto, é preciso se atentar para a forma de impressão da DANFE para que esse canhoto fique localizado no local certo. 

É obrigatória a inserção de elementos como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora na DANFE?

Sim. Mas, isso só acontece quando essas informações estão inseridas na NF-e, caso não, é considerado que a mercadoria foi retirada do estabelecimento no dia da emissão da NF-e.

O formulário de segurança pode ser usado por vários estabelecimentos da mesma empresa?

Sim. O FS-DA por ser utilizado em todos os estabelecimentos de uma empresa, desde que estejam na mesma unidade federativa. 

Como adquirir Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para impressão da DANFE?

O Formulário de Segurança – Documento Auxiliar, só é obrigatório caso a NF-e seja emitida em contingência.

Para obter o FS-DA o contribuinte deve buscar um fornecedor autorizado no Convênio ICMS 96/09. Ele irá providenciar um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). 

Após a aprovação do PAFs pelo fisco, o Formulário pode ser adquirido em distribuidores ou gráficas credenciados. A relação completa desses fornecedores pode ser encontrado no site da CONFAZ, no menu Publicações e em seguida Formulários de Segurança – Empresas Credenciadas.

No caso de vendas para pessoa física, qual documento será entregue? A DANFE?

O documento entregue em uma venda para pessoa física é a DANFE. A partir da DANFE é possível consultar a NF-e online. Isso acontece porque a NF-e substitui alguns modelos de notas que podem ter pessoas físicas como destinatários. 

Se houver o extravio da DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder?

Uma mercadoria deve sempre ser acompanhada da DANFE. Dessa forma, o emitente deve reimprimir a DANFE e encaminhá-la ao transportador. 

Há obrigatoriedade da guarda da DANFE (emitente e destinatário)?

Tanto o destinatário como o emitente devem manter um arquivo digital da NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária. No caso da empresa ser emitente e destinatário, ela não precisará guardar a DANFE, somente o arquivo digital recebido. 

Nos casos de operações interestaduais e de exportação o documento que irá acompanhar as mercadorias poderá ser a DANFE?

Sim. A DANFE é aceita no trânsito interestadual e intermunicipal, só não poderá ser utilizada nas operações de exportações. 

É possível a impressão dos produtos em mais de uma DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e?

Só pode existir apenas uma DANFE por NF-e. Ele pode também, ser emitido em mais de uma folha. Mas, como a DANFE é único, o código de barras deve constar em todas as folhas do mesmo. 

A DANFE pode ser impresso em papel comum? 

A DANFE deve ser impresso em papel tamanho A4, no mínimo e tamanho oficio 2, no máximo. Ela só não pode ser impressa em papel jornal. 

Qual a finalidade dos códigos de barras impressos na DANFE?

O código de barras impresso na DANFE representa a chave de acesso da NF-e. Dessa forma, é possível consultar a NF-e através desse código. 

Demais dúvidas existentes podem ser esclarecidas no Portal da NF-e da SEFAZ, na área de perguntas frequentes ou pelo número de telefone da central.

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br