Emissão de boletos: como um sistema pode otimizar esse processo

O boleto bancário é atualmente o método de pagamento mais utilizado pelos brasileiros. Neste sentido, tornou-se ainda mais importante para as empresas a otimização da gestão de boletos. Não sendo apenas para oferecer a melhor experiência possível para o cliente, mas também para ter controle sobre a emissão desses boletos.

E como isso é possível? A melhor forma de melhorar este processo está na utilização de um software automatizado de gestão. Mas, na prática, como um sistema pode ajudar a otimizar a emissão de boletos na sua empresa? É o que você vai entender com detalhes na sequência deste artigo.

Mudanças no pagamento com boleto bancário

De inicio, algumas mudanças recentes no pagamento via boleto bancário tornaram ainda mais urgente a necessidade de uma boa gestão de boletos. E assim, consequentemente, da automatização desse processo.

A principal delas aconteceu em 2015. Até então, as empresas podiam emitir dois tipos diferentes de boletos. Um deles era o boleto sem registro, que só chegava ao conhecimento do banco quando o referido boleto era quitado. Se o valor não fosse pago até a data de vencimento determinada, o boleto perdia a sua validade.

O outro tipo era o boleto com registro. A diferença deste é que o banco tem conhecimento do boleto desde a sua emissão. Isso fazia com que os títulos pudessem ser protestados em cartório, conferindo mais segurança para a empresa.

Entretanto, essa separação deixou de assistir. A Federação Brasileira de Bancos (Febraban) decidiu extinguir a emissão de boletos sem registro. Isso acontece, sobretudo, pelo número de fraudes registradas no mercado.

Maior responsabilidade

Um dos maiores impactos que essa determinação teve para as empresas, de forma diária, foi a necessidade de maior controle sobre a emissão dos boletos. Isso, porque todo boleto tem um custo para a empresa. Assim, existe a importância não apenas de calcular os gastos. Mas também de barganhar menores taxas aplicadas pelas instituições bancárias por conta do volume de boletos produzidos.

De toda forma, é inegável que as novas regras facilitaram a vida das empresas. Afinal, é possível não apenas fazer uma previsão dos valores a serem recebidos, como também melhorar a gestão dos vencimentos. Essa é uma estratégia fundamental para diminuir o índice de inadimplência – basta lembrar que muitos clientes não pagam os boletos por puro esquecimento.

A importância da automatização da emissão de boletos

As empresas que emitem boletos de cobrança precisam reunir uma série de informações para a criação do boleto. Entre eles o CNPJ do vendedor, o CPF ou CNPJ do cliente, o endereço completo, a data de vencimento e o valor do boleto.

Agora, imagine se a sua empresa tivesse que dar conta do preenchimento de todas essas informações de maneira manual? Seria um grande desperdício de tempo, certo? Colaboradores que poderiam estar envolvidos em questões mais estratégicas ficariam presos a essas burocracias. Além do maior risco de erros no processo, retrabalho e, consequentemente, baixa produtividade da equipe como um todo.

Para otimizar a gestão dos boletos, reduzir custos e aumentar a produtividade, nada melhor do que utilizar um software de gestão específico para essa atividade.

Esses sistemas permitem não apenas que os boletos sejam emitidos de forma automática, mas que também haja uma disponibilidade em diversos canais (e-mail, SMS portal da empresa, etc.) para que o cliente possa fazer a emissão do documento. Caso contrário, o mais provável é a sua empresa gradativamente perder clientes.

Benefícios de um sistema para emissão de boletos

Já entendemos que a utilização de um sistema para emissão de boletos funciona como uma vantagem competitiva para as empresas. Mas que tal entender melhor em quais aspectos ela contribui para uma gestão mais eficiente? Confira os benefícios:

Menor intervenção humana

Como supracitado, disponibilizar colaboradores para o preenchimento de campo por campo de um boleto seria uma grande perda de tempo. Este processo é simplificado com o uso de um sistema automatizado. Ele preenche automaticamente os campos necessários para a composição do boleto a partir dos dados informados pelo próprio consumidor no cadastro.

Isto significa que você pode aproveitar o potencial de sua equipe para atividades menos burocráticas e mais complexas. Atividades essas, que necessariamente exijam a intervenção humana, como o relacionamento com os clientes.

Redução de custos

Sabe aquele boleto que você precisou imprimir novamente por conta de um erro no valor registrado ou na data de vencimento? Isso deixa de existir a partir da utilização de um sistema de gestão.

É preciso saber que o consumidor atual não está mais disposto a receber boletos pelos Correios ou precisar sair de casa para recebê-los. Este processo também é dispendioso para as empresas. Isso torna muito mais cômodo para as duas partes o envio desses boletos por canais digitais. Seja eles e-mail, SMS ou o próprio portal da empresa.

A automatização faz que a sua empresa não apenas reduza os custos com o envio do documento, mas também com o próprio consumo de papel.

Redução da inadimplência

O sistema automatizado facilita a gestão dos vencimentos, o que permite que as empresas criem estratégias mais efetivas de lembretes aos clientes para reduzir o nível de inadimplência. Este processo também é mais cômodo para os consumidores, que muitas vezes se esquecem das datas de vencimento.

Os recursos do software permitem que esses lembretes sejam configurados e enviados de forma automática pelos referidos canais digitais.

Integração com o fluxo de caixa

Uma gestão financeira eficiente depende da capacidade de prever receitas e despesas. Com um software de gestão, sua empresa terá total controle do fluxo de caixa. Ou seja, controle dos valores que entrarão em caixa em uma determinada data, o que permite, por exemplo, encontrar melhores oportunidades de investir no crescimento do negócio.

Análise de dados

Por fim, este mecanismo também permite traçar um perfil do consumidor, como o ticket médio, ciclo de compras deste cliente, entre outros insights. Essas informações são valiosas para criar estratégias de fidelização do consumidor e de prevenção da inadimplência.

Considerações finais

A escolha por um sistema que realize a emissão de boletos por ser complicada. Ela deve ser feita com muito cuidado e muita atenção as necessidades da empresa.

Um dos sistemas que realiza a emissão desses boletos é o eGestor. Ele, além de emissão de boletos e relatórios desses boletos, o sistema também conta com o controle de financeiro, estoque, fluxo de caixa, de produção, e muito mais. Também, conta com a emissão de notas fiscais eletrônicas, como NF-e, NFC-e e NFS-e.

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Escrito por eGestor
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