Frente de caixa é um termo muito falado dentro do segmento comercial, mas que nem todas as pessoas sabem ao certo do que se trata ou quais são as suas funções. Também é um conceito sempre muito confundido com outros dois termos muito populares no ramo: PDV e “o” frente de caixa. Você sabe diferenciá-los? Aqui vamos definir o conceito da frente de caixa, a importância para o seu negócio e listar diferenças entre este e os demais termos citados. Por fim, você terá à disposição algumas dicas para estruturar melhor essa parte tão importante de um estabelecimento comercial. Vamos lá?

O que significa frente de caixa? 

A frente de caixa é a última etapa do processo de compra do consumidor dentro do comércio varejista. Em outras palavras, é aquele setor dentro da loja em que são realizados os pagamentos das compras efetivadas.

A frente de caixa é composta, geralmente, por uma superfície onde o cliente deposita seus produtos escolhidos, um computador onde são lançados os dados, um leitor de código de barras e um sistema de gestão de notas fiscais e valores.

Um profissional fica responsável pelo gerenciamento deste setor e, dependendo da modalidade do negócio, pode existir também outro profissional executando a função de embalador ou empacotador.

Na frente de caixa também costuma haver exposição de outros produtos que têm uma aceitação mais rápida do consumidor, tais como chocolates, salgadinhos, produtos promocionais, balas e outros.

PDV – Ponto de Venda

O PDV, ou ponto de venda, é qualquer ponto dentro de um estabelecimento que permita que o cliente efetue o pagamento de algo que ele comprou na loja. É um termo muito usado como equivalente à frente de caixa, mas não são sinônimos.

O PDV são aqueles locais em que é possível pagar o produto adquirido sem ter que passar pela frente de caixa. Alguns exemplos de PDV são:

• Setor de padaria dentro do supermercado;
• Setor de eletroeletrônicos dentro de uma loja de departamentos e outros.

Então, qualquer frente de caixa pode ser considerada um PDV, mas nem todo PDV é considerado uma frente de caixa. No PDV da padaria que funciona dentro do supermercado, por exemplo, o cliente não consegue pagar todas as compras que ele fez.

Mas, na frente de caixa, ele pode pagar o pãozinho que ele comprou na padaria, dependendo das regras do local, claro.

O frente de caixa

Outro termo que sempre é muito confundido com a frente de caixa é “o” frente de caixa. Como vimos, a frente de caixa é o departamento responsável pelo pagamento dos produtos já escolhidos pelo consumidor.

Já a frente de caixa é o sistema utilizado pela empresa e que permite que todo esse processo aconteça corretamente. Então, são termos diferentes, embora sejam usados frequentemente como sinônimos. 

Importância da frente de caixa para o comércio

Para algumas pessoas, a frente de caixa não é um setor que deve ter tanta importância, uma vez que ele só registra as compras realizadas. Esse pensamento equivocado é comum até para alguns gestores comerciais.

Entretanto, eles esquecem que chegar na frente de caixa não quer dizer que a venda foi efetivada. O cliente pode desistir da compra naquele instante por inúmeros motivos, como:

• filas muito longas;
• trabalho lento do profissional responsável;
• mau atendimento daquele ou de outro funcionário da loja;
• diferença entre o preço da prateleira e o preço registrado em caixa;
• forma de pagamento não aceita pelo estabelecimento;
• forma de pagamento não permite o fechamento da compra.

Enfim, são muitas situações que podem interferir na finalização do processo de venda. E, por isso, a frente de caixa deve ser vista como a parte mais importante de um comércio varejista. Afinal, se tudo der errado naquele momento, não tem venda e não tem lucro.

Portanto, vamos conhecer as razões pelas quais não é exagero afirmar que a frente de caixa é parte essencial de qualquer comércio, sela ele de pequeno, médio ou grande porte:

• É responsável pela efetivação das compras escolhidas pelo cliente;
• Por ele, é possível medir a satisfação do consumidor ao passar pela loja;
• É possível aumentar as vendas com apresentação de produtos promocionais ou com grande apelo emocional e financeiro, como lanches rápidos, doces e biscoitos;
• A frente de caixa também é um local onde a empresa tem chance de estreitar relações com o consumidor, principalmente através de um atendimento impecável, agradável, ágil e satisfatório;
• Com o sistema de retaguarda o gestor consegue identificar aqueles produtos que saem mais e qual o período de maior procura pelo público consumidor. De posse destas informações, ele pode traçar estratégias mais seguras e efetivas para melhorar as vendas.

Quais as funções da frente de caixa? 

A frente de caixa reúne algumas funções importantes, nem sempre observadas ou reconhecidas por quem passa por ali. Vejamos como se divide esse trabalho:

Chegada de mercadorias 

A primeira função é o recebimento das mercadorias trazidas pelo cliente. É o momento em que há o primeiro contato dele com o profissional do caixa. Também é nessa hora que o cliente visualiza algum produto para acrescentar no seu carrinho.

Registro de mercadorias 

Aqui, começa, de fato, o trabalho do profissional responsável pela frente de caixa. É quando ele começa a registrar todos os produtos para que, posteriormente, seja feita a cobrança, o pagamento e a emissão da nota fiscal.

Ao serem inseridas no software de gestão, as mercadorias passam a cumprir os requisitos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Como a retirada da mercadoria influencia diretamente no estoque e no setor financeiro, essa ligação entre os setores a partir destas informações é importante.

Integração financeira 

A outra função da frente de caixa é o repasse das informações da compra à instituição bancária. A entrada e a saída de valores deve ser registrada e será monitorada depois pelo sistema de retaguarda, do qual falaremos no tópico a seguir.

Sistema Retaguarda x Frente de Caixa 

A frente de caixa e o sistema de retaguarda se relacionam e, juntos, exercem um papel crucial para a empresa. Contudo, também são termos com concepções diferentes.

A frente de caixa é onde o pagamento é realizado e a sessão de compras é finalizada. Já o sistema de retaguarda é onde ocorre o controle de identificação dos produtos, com averiguação dos códigos de barras e leitores.

Por meio destas informações, é possível emitir um relatório sobre o fluxo de vendas, reconhecendo os períodos de maior pico de saída de produtos, aqueles itens que mais vendem, o resultado das promoções realizadas, dentre outras questões.

Então, além de controlar e identificar as mercadorias que saem do comércio, o sistema de retaguarda também pode ser usado de forma estratégica e inteligente pelo gestor para a definição das próximas decisões relativas  à empresa.

Como organizar sua frente de caixa? 

Sabendo que a frente de caixa é considerada o ponto mais importante de um estabelecimento comercial e que é lá onde o cliente tem, muitas vezes, o primeiro contato com o funcionário que representa a empresa, como organizá-la para que seja o mais agradável possível ao consumidor? Confira algumas dicas:

Otimize processos 

Processos otimizados são mais rápidos, eficientes, menos sujeitos a erros e mais fáceis de usar também, exigindo menos trabalho do profissional. 

A principal vantagem de um processo que funciona de forma automatizada e rápida é a redução do tempo que o consumidor passa nas filas, sem dúvidas, um dos pontos mais negativos de qualquer empresa que realiza muitas vendas.

Para isso, é necessário aderir aos recursos tecnológicos disponíveis para esse tipo de trabalho, como o sistema de gestão, por exemplo.

Aumente as formas de pagamento 

Uma frente de caixa bem estruturada também oferece, acima de tudo, amplas formas de pagamento. Com a utilização dessa simples estratégia de vendas, a empresa consegue atrair mais clientes, aumentar o número de vendas e garantir mais lucro no final do mês.

Os meios de pagamento mais comuns são o cartão de crédito, cartão de débito e dinheiro em espécie. Aumente o leque de opções recebendo também o maior número possível de cartão e ticket alimentação, PIX e outras bandeiras menos comuns de cartão de crédito.

Invista em um sistema de gestão 

Um sistema integrado de gestão é fundamental para dar mais agilidade ao processo de finalização de uma compra na frente de caixa. Um sistema de gestão, ou ERP, agiliza a emissão das notas fiscais e faz a ligação entre estoque e setor de finanças, facilitando a gestão e o  controle do setor de armazenagem e o fluxo de caixa. 

Mas, para que tudo ocorra dentro do programado, é necessário que todos os dados das mercadorias estejam inseridos corretamente no sistema utilizado.

A otimização dos processos, as múltiplas formas de pagamento e o uso de um sistema integrado de gestão melhora o desempenho da empresa, garante a sua produtividade e, principalmente, a competitividade do negócio.

Invista em um atendimento ágil e de qualidade

Não importa o volume da compra, o valor do produto e nem quantas vendas foram realizadas naquele dia, o atendimento prestado ao cliente deve ser sempre o melhor. Isso quer dizer que o profissional deve ser ágil, atencioso, simpático e cordial.

Na hora de treinar a sua equipe de trabalho, deixe isso claro para que todos saibam e possam repassar aos clientes as boas práticas que a empresa defende. 

O objetivo não deve ser eliminar a fila com rapidez, tentando se livrar do cliente, mas tratar cada um com atenção e simpatia, ainda que ele tenha que esperar um pouco para ser atendido.

E, claro, a agilidade, nesse caso, também depende do uso de um software de qualidade e equipamentos modernos.

Treine e motive a sua equipe de trabalho

Capacitação e motivação são duas palavras com consequências muito vantajosas para a empresa. Na capacitação, a equipe é treinada para realizar o trabalho técnico com competência e domínio, de forma eficiente e precisa.

Já a motivação faz com que o colaborador se sinta mais estimulado a desenvolver um bom trabalho. Quando tem seus esforços reconhecidos e valorizados, a equipe não só desenvolve um serviço de qualidade, como busca criar uma boa imagem da empresa junto ao cliente.

E sabemos que o colaborador é o primeiro contato que o cliente tem com a sua empresa. Através desse contato, a imagem que o consumidor terá do seu negócio poderá ser boa ou ruim, de acordo com inúmeros fatores, dentre eles, a valorização que o seu funcionário recebe. Portanto, fique atento a este ponto.

E como motivar seus funcionários? Normalmente, o básico sempre funciona. Então, a empresa pode investir em ganhos por produtividade, por número de vendas, por meta batida, pelo desempenho mensal da empresa, etc.

O ideal é que a estratégia também seja do conhecimento dos funcionários, que, de fato, seja posta em prática e que seja realmente motivadora. Uma excelente vantagem do sistema de gestão é que é bem mais fácil controlar as comissões de todos os vendedores sem “se perder” no meio das informações.

Por que a empresa deve investir na estruturação da frente de caixa? 

Estruturar a frente de caixa é importante por vários motivos. Como vimos, é uma área que merece atenção redobrada, uma vez que é indispensável para fechar o ciclo de compra e venda, melhorar a experiência do cliente e aumentar o faturamento da empresa, além de outras vantagens. 

Por tudo isso, não pode ser negligenciada. Investir em melhorias nessa área também é aperfeiçoar o próprio sistema de trabalho da empresa, melhorando a sua relação com o cliente e também dentro do mercado em que atua.

Então, se você quer ter uma empresa competindo por igual com as demais, ou melhor, com capacidade de desbancar a concorrência, se destacar e se estabilizar como um negócio produtivo e com crescimento sustentável, é hora de transformar o seu PDV com soluções essenciais, práticas e eficientes para um atendimento impecável.

De imediato, pensar em reestruturar uma frente de caixa que já vem trabalhando há tanto tempo da mesma forma pode soar bastante difícil. E, de fato, é desafiador, como toda e qualquer mudança, principalmente no ramo corporativo.

Contudo, é um desafio necessário e possível de ser cumprido, desde que seja feito com organização, planejamento e uso de ferramentas que realmente cumpram o que prometem. Portanto, não tenha medo de inovar. Apenas, invista no jeito certo de fazer.

Quais as vantagens de ter um frente de caixa estruturada? 

O que a sua empresa tem a ganhar com uma frente de caixa estruturada? Bom, diante de tudo que foi relatado sobre a importância do PDV para a empresa e para o cliente, podemos elencar algumas vantagens que reiteram os benefícios de investir em uma frente de caixa estruturada. Veja só:

Organização Financeira 

O sistema integrado de gestão tem o papel de fazer a ligação entre os setores, cujas atividades naturalmente se relacionam. É o caso do estoque, do setor de vendas e do financeiro, por exemplo.

Quando uma venda é efetivada, um produto vai sair do estoque e, ao mesmo tempo, uma quantia em dinheiro vai entrar no fluxo de caixa da empresa. Então, são três pontos que precisam um do outro para um trabalho bem feito, seguro e preciso.

O sistema de gestão permite a troca de informações em tempo real e com agilidade, diminui a incidência de erros durante a coleta e repasse de dados, evita o trabalho humano na prática de uma tarefa repetitiva, aumenta a produtividade e dá ao gestor uma segurança maior para tomar decisões. Afinal, estas serão baseadas em fatos e não em suposições.

Clientes Satisfeitos 

Este deve ser o motivo principal para a estruturação de uma frente de caixa, pois a satisfação do cliente é o objetivo de qualquer negócio. Pelo menos, é assim que deve funcionar na prática e não apenas na teoria.

Tendo este cuidado, o cliente será beneficiado com uma frente de vendas organizada, equipada com recursos e equipamentos modernos e eficazes, além de uma equipe treinada e capacitada.

Com sistemas mais ágeis e funcionários mais assertivos, por exemplo, as filas se tornam menos longas e menos demoradas. Assim, o cliente ganha tempo, não se atrasa, tem seu tempo valorizado e fica estimulado a voltar outras vezes.

Eficiência 

A eficiência no trabalho realizado é um dos destaques da frente de caixa quando a mesma está estruturada com uma equipe que domina o que faz e que utiliza equipamentos modernos, rápidos e eficazes.

Desta forma, o atendimento acontece mais rápido, há menos falhas na execução dos sistemas e todo o processo flui com mais naturalidade.

Otimização de tempo 

Imagine quanto tempo é desperdiçado pelo cliente em uma fila que demora a andar? E quando o profissional do caixa ainda não está seguro o suficiente e demora em efetivar a compra? Ou, quando o próprio sistema ou computador trava e precisa ser reiniciado para funcionar novamente?

Todas essas e outras situações são muito comuns, atrapalham o fluxo de atendimento e fazem com que todas as partes envolvidas percam tempo que poderiam investir em outra atividade.

Além disso, já vimos que a demora no atendimento é um grande estímulo para que o cliente venha a desistir da compra, não recomende o estabelecimento para outras pessoas e evite voltar outras vezes. Logo, o fator tempo é determinante aqui.

Por que você deve investir no eGestor?

Os sistemas de gestão foram desenvolvidos exatamente para facilitar o gerenciamento de informações entre os setores, melhorar a comunicação dentro da empresa, facilitar e acelerar processos com menos chances de erros.

Por tudo isso, é um software indispensável para qualquer tipo de empresa que precise fazer a integração de departamentos e reconheça a importância de obter essas informações em tempo real e de forma muito mais precisa.

O eGestor oferece uma lista enorme de recursos com o objetivo de facilitar o gerenciamento do seu negócio, a estruturação do seu fluxo de caixa e o aperfeiçoamento da sua frente de caixa. Conheça-os agora:

• Controle Financeiro;
• Fluxo de Caixa;
• Controle de Vendas;
• Controle de Estoque;
• Emissor de Nota Fiscal Eletrônica;
• Emissão de NFS-e e NFC-e;
• Emissão de Boletos.

Todos os recursos disponibilizados pelo eGestor vão ajudar a transformar a atuação do seu PDV, garantindo um funcionamento mais ágil, eficaz, com redução de falhas e gerenciamento completo e amplo de todas as ações realizadas pelo setor, em especial, o fluxo de caixa.

Outros motivos

O fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável no gerenciamento financeiro de uma empresa, mas que nem sempre recebe a devida atenção por parte do gestor, o que afeta negativamente o seu crescimento.

É o fluxo de caixa que permite ao gestor verificar a situação do negócio, como estão as vendas, como o mercado está aceitando os produtos, como as estratégias traçadas lá atrás estão sendo postas em prática e quais efeitos estão produzindo no seu negócio, etc.

Quando não tem controle sobre o seu fluxo de caixa, o gestor deixa de ter acesso a um mundo de informações que vão auxiliar no seu processo de tomada de decisão e no próprio domínio da empresa, necessário ao crescimento sustentável da organização.

O eGestor possibilita o controle do fluxo de caixa e das contas a pagar e a receber de um jeito fácil, sem preocupações, deslizes ou esquecimentos, com emissão de relatórios de vendas, de faturamento, DRE e muito mais.

O sistema permite, ainda, o controle sobre as comissões dos vendedores e emite informações referentes aos clientes que estão inadimplentes. Ou seja, tudo que a sua empresa precisa para manter as finanças em dia.

Conclusão

A frente de caixa é considerada a parte mais importante de todo o comércio, especialmente, o varejista. É a etapa final do processo de compra e é por meio dela que o cliente se aproxima mais da empresa e tem sua satisfação avaliada. Vimos também que toda frente de caixa é um PDV, mas o contrário não acontece, apesar das muitas confusões existentes. 

Devido à importância desse setor dentro da empresa, é preciso que a organização faça a estruturação da frente de caixa, investindo em capacitação da equipe, sistema integrado de gestão, equipamentos modernos e ágeis, além de melhorar todos os outros serviços oferecidos ao consumidor, como a ampliação das formas de pagamento, por exemplo. Com isso, a empresa consegue estabelecer uma boa relação com o seu cliente e garantir um bom posicionamento no mercado em que atua.