kanban

O Kanban é um sistema que visa aumentar a eficiência da produção e otimizar seus sistemas de movimentação, produção, realização de tarefas e conclusão de demandas. Também conhecido como método de gestão visual, o Kanban faz parte de uma das técnicas desenvolvidas pelos japoneses da Toyota dentro do modo de produção Just In Time (JIT), ou seja, o Kanban não é o JIT, mas sim, parte dele.

O sistema Kanban está baseado em referências visuais que são atreladas aos produtos, lugares comuns, murais da linha de produção ou até mesmo em computadores que utilizam uma espécie de método Kanban eletrônico para funcionar. São utilizados cartões (post-its, na maioria das vezes), com cores e tamanhos diferentes para definir e descrever as tarefas que precisam ser feitas, que estão sendo feitas e as já concluídas. Neste artigo, você conhecerá um pouco da história, da aplicação e das muitas experiências nos quais são utilizados os Kanbans até os dias de hoje.

O que existia antes do Kanban?

Apesar de extremamente simples, o Kanban nasceu com uma ideia complexa de se resolver – orientar a produção pelo cumprimento dessa tarefas, e não pela movimentação do estoque. É importante dizer isto porque tanto o Kanban como as outras técnicas toyotistas do sistema Just in Time vieram para modificar uma produção que era pautada ainda pelo modelo fordista de produção, utilizado basicamente desde o começo do século XX em boa parte das plantas industriais de todo o planeta.

No sistema fordista, a indústria funcionava através de uma linha de produção onde as mercadorias eram fabricadas e montadas em um ritmo constante. Cada indivíduo da linha de produção realizava a sua função em um tempo determinado no qual o produto passava pelas suas mãos. O produto ficava sempre o mesmo tempo, vinha e ia embora para o próximo setor.

Isto quer dizer que o sistema era extremamente ágil em produzir mercadorias. Em questão de horas, milhares de automóveis modelo Ford-T (o primeiro automóvel popular produzido em larga escala) ficavam prontos e poderiam ser estocados nos grandes estacionamentos das fábricas. Isto quer dizer que o produto ficava pronto havendo ou não havendo demanda que fizesse o giro do estoque.

No começo, este sistema experimentou grande sucesso pois a economia industrial dos Estados Unidos passou por um grande período de expansão que fazia com que o estoque de automóveis da montadoras fosse facilmente liquidado, comercializado, e o ritmo da fábrica tinha vazão de consumo para produzir à vontade sem que as mercadorias se acumulassem nos pátios das montadoras.

No entanto, com a crise econômica de 1929, este cenário mudou drasticamente no Estados Unidos e em todo o mundo. O consumo caiu drasticamente e a produção industrial, em um primeiro momento, continuou produzindo em larga escala, o que fazia que os produtos não fossem vendidos e começassem a encalhar nos estoques de montadoras e concessionárias, até ficarem sem um preço competitivo para a comercialização. Com este processo de queda de preços, trabalhadores começaram a ser demitidos, intensificando ainda mais o processo de recessão na economia americana, que levou anos para se recompor totalmente.

Pensando nisso, os industriais japoneses se deram conta de que é importantíssimo que os setores da produção nunca entrem em descompasso – ou seja, não faz sentido continuar produzindo sendo que não há razão de giro ou escoamento da produção em tempo hábil para que a produção possa se manter em ritmo normal ou acelerado. Por isso, o mote da produção deveria ser deslocado para a movimentação e saída de mercadorias, e não do potencial de produção ou da capacidade de armazenamento das fábricas, e neste contexto, a Toyota foi desenvolvendo sistemas que fizeram com que esta produção fosse muito mais inteligente, otimizada e menos onerosa em caso de dificuldades comerciais.

Guia de Otimização de Processos

O sistema toyotista de produção

Desta forma, o sistema toyotista, ou Just in Time (algo como “produção em tempo”). A ideia é que os processos de produção não avançassem sem necessidade ou sem o devido destino do processo posterior. Como exemplo, podemos dizer que: uma peça não sairá do estoque para ir à montagem, se a peça que estava na montagem não for à pintura, que por sua vez não sairá da pintura se a peça seguinte não tiver sido vendida, e assim sucessivamente.

Esta é a ideia principal deste sistema de produção. O Kanban é, na verdade, uma das características deste processo. Ele representa o sistema de comunicação interna da empresa para notificar as várias partes do processo produtivo que tal ação é necessária, desnecessária, urgente ou pode/deve esperar por acontecimentos próximos. A simplicidade impressiona pois, a princípio, mesmo em uma indústria grande e altamente desenvolvida como a Toyota, o sistema Kanban se desenvolveu e consolidou com simples cartões de papel adesivados às partes da produção.

Segue um exemplo hipotético de como isso funcionaria dentro da Toyota: Suponhamos que esteja sendo produzido o lote de carros de número “X”. Este lote possui 200 unidades, mas os processos só avançam em séries de dez em dez, de acordo com a demanda do próprio processo produtivo e da movimentação de suas partes. Neste sentido, quando a unidade nº 10 passar pelo primeiro processo, nela haverá um adesivo que solicitará ao profissional responsável que se comunique com o profissional encarregado do setor anterior para que faça a liberação de mais dez unidades, e assim procederá o setor posterior e todos os outros setores da linha de produção.

Isto significa uma produção mais lenta? Não necessariamente. A produção acompanhará o ritmo de consumo e giro das mercadorias – se o consumo estiver intenso, a produção acompanhará o giro, e o inverso também acontece. Este sistema não representa necessariamente menos agilidade, mas certamente representa mais eficiência e, principalmente, um uso mais responsável e sustentável dos recursos mecânicos, humanos e financeiros da empresa, potencializando rendimentos.

Tipos de Kanban

Dentro das linhas de produção são usados principalmente dois tipos de Kanban – o de produção e o de movimentação. O exemplo hipotético utilizado no tópico anterior é de um Kanban de movimentação – que notifica os diversos setores de produção de uma linha para quando realizar determinada ação ou quando esperar pela ordem subsequente. Um outro tipo muito utilizado de Kanban e que pode ter usos para além da indústria é o Kanban de produção.

Neste tipo, colocam se murais ou softwares semelhantes em um espaço que possa ser visualizado por todos os funcionários responsáveis por desempenhar ações naquela linha de produção. Os murais costumam ser divididos em três seções, originalmente: To do (por fazer), Doing (fazendo/em execução) e Done (feito/concluído). Mais seções ainda são possíveis, de acordo com a especificidade de cada atividade organizada através do Kanban.

Em cada uma destas seções são adesivadas (ou registradas eletronicamente) as ações recorrentes da produção daquela empresa. Nos papéis ou arquivos costuma existir uma breve descrição da atividade a ser realizada, o horário de entrada e, preferencialmente, um horário limite ou referência para a saída e o nome do colaborador responsável por desempenhar aquela função.

Como as atividades das empresas ou indústrias são as mais variadas possíveis, a título de simplificação do entendimento, muitas vezes são utilizados Kanbans de cores ou tamanhos diferentes para que a visualização seja muito mais rápida e eficaz por parte dos profissionais responsáveis.

O Kanban fora da indústria

O sistema Kanban pode ser utilizado com muita eficiência também fora do setor industrial. Empresas que se baseiam em escritórios ou prestações de serviços também utilizam a técnica da gestão visual para evitar que seus funcionários fiquem ociosos ao longo da jornada de trabalho, e para garantir que todas as atividades sejam realizadas dentro do tempo definido para elas ou, de preferência, antes do tempo destinado. Mas sempre visando que as ações anteriores não sejam feitas antes das posteriores, inviabilizando o processo ágil que é pressuposto do sistema Kanban.

O uso é bastante parecido ao da indústria, com murais, post-its ou softwares para realizar a gestão, a comunicação e a divulgação das informações organizacionais de prazos, atividades e profissionais responsáveis por determinadas ações.

E-Kanban

Um sistema que começou com uma ideia simples e uma aplicação também relativamente simplificada foi convertida para o ambiente digital, trazendo ainda mais agilidade, eficiência e novas possibilidades ao processo de comunicação interna da empresa. O Kanban pode ser feito em um simples aplicativo genérico de planilhas em que se possa editar as linhas e colunas com cores, ou ainda em programas feitos especialmente para o uso do Kanban, que são instalados em tablets e smartphones, funcionando em caráter colaborativo – todos os agentes do sistema podem realizar modificações e atualizações nos dados do Kanban em tempo real.

Vantagens do Kanban

Algumas características do Kanban provam como é interessante a sua implantação para qualquer empresa. Dentre elas, podemos destacar que, invariavelmente, seu uso limita a quantidade de estoque máximo, restringindo também eventuais gastos desnecessários ou feitos em momentos inadequados na empresa. Quando falamos em um negócio de escritórios ou serviços, esta limitação se traduz em menos ou nenhum tempo ocioso por parte dos colaboradores.

O Kanban se prova eficiente se o número de post-its nas carreiras “to do” e “doing” for menor do que na coluna referente ao que já está concluído. É sempre importante zelar para que, apesar das variações de estoque e demanda, todas as atividades possam ser cumpridas dentro do tempo estimado para sua realização, buscando sempre otimizar o processo produtivo.

Com o uso do visual em todo o processo de organização, se torna mais fácil se livrar da burocracia na atribuição de novas tarefas ou na realização de novos processos, uma vez que as demandas poderão ser identificadas através da própria quantidade de cartões, e não de sistemas burocráticos, documentos, ofícios ou memorandos de difícil circulação pela área de trabalho da empresa.

Dicas para o uso do Kanban

Limite o número de atividades que podem ser feitas simultaneamente dentro de sua empresa com os Kanbans. É interessante que estas atividades sejam limitadas justamente para evitar o inverso do ócio também experimentado por empresas – a sobrecarga de alguns funcionários em atividades que deveriam ser feitas por mais pessoas, ou que deveriam aguardar para que possam ser realizadas com dedicação exclusiva do colaborador responsável.

A atribuição de metas e limites descrita acima está mais de acordo com um sistema semelhante chamado “Scrum”. A diferença do Scrum para o Kanban está no fato de que o primeiro é mais regulatório/mandatário, enquanto que o Kanban foi projetado para se adaptar às realidades da produção. No entanto, uma produção muito flexível pode se mostrar ineficiente, enquanto uma produção muito fixada pode representar claros prejuízos. Busque associar com harmonia as características de ambas as técnicas.

As variações em um sistema Kanban

Há alguns parágrafos foi dito que o Kanban se baseia principalmente nas colunas “to do”, “doing” e “done”, no entanto, existem variações de acordo com características e detalhes específicos de cada linha de produção e suas respectivas burocracias. Por exemplo: uma coluna muito comum em Kanbans de indústrias e empresas de serviços é a coluna “waiting” (aguardando).

Por mais que “aguardar” signifique, em outros termos, ainda estar “por fazer”, pode haver diferenças técnicas entre estar na fila da linha de produção e ainda estar no estoque. Cada empresa fará as adaptações em seus Kanbans de acordo com a necessidade de cada linha de produção.

Conclusão

O Kanban é uma estratégia utilizada há quase 50 anos para fazer com que as linhas de produção e processos empresariais se tornem mais eficientes de acordo com sua demanda e giro, portanto, em um procedimento extremamente flexível, mas que pressupõe organização e cronograma. A técnica ganhou as linhas produtivas de todo o mundo por se apresentar de uma maneira bastante simples e barata de se aplicar com ótimos retornos e aumento de rendimento e eficiência.

Sendo parte das técnicas do toyotismo e da política “Just in time”, o Kanban ainda se atualiza e ganha novas possibilidades com aplicativos e programas especializados que dinamizam e otimizam o processo organizacional das linhas de produção, possibilitando a todas as engrenagens de um sistema a devida participação, comunicação e ação nos processos produtivos dentro do tempo necessário para, não sobrecarregar e nem deixar ociosos funcionários e maquinários.

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Escrito por eGestor

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