Se você é dono ou gestor de uma empresa, não importa o ramo de atuação ou porte, provavelmente já deve ter escutado falar de obrigações acessórias. 

Diferentemente de obrigações principais, que estão relacionadas à apuração e pagamento de impostos, as obrigações acessórias se referem a declarações que devem ser entregues às autoridades fiscais, sejam elas municipais, estaduais ou federais.

O fato é que compreender quais são essas obrigações, como elas surgem e os prazos para as entregas é de extrema importância para os negócios. Assim, esse entendimento evita o pagamento de multas e juros, que afetam diretamente a saúde financeira da empresa. 

Quer saber como manter a sua empresa em dia com as obrigações fiscais e tributárias? Então leia o artigo a seguir até o final!

O que são obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são documentos exigidos pelas autoridades governamentais. Também chamadas de declarações acessórias, elas contêm informações sobre a receita da empresa, bem como impostos apurados e pagos, encargos trabalhistas entre muitos outros dados relevantes.

Na prática, as obrigações acessórias mostram quais as atividades que geraram um imposto. Mas, elas também servem para confirmar o pagamento deles.

Ou seja, podemos definir as declarações acessórias como relatórios analíticos, eletrônicos e obrigatórios. Eles devem ser realizados por contadores e entregues às autoridades responsáveis.

Como surgem?

Embora tenham que ser declaradas e enviadas pelas empresas, as obrigações acessórias surgem através da determinação dos governos. Ou seja, são os órgãos fiscalizadores que definem quais declarações acessórias devem ser apresentadas por cada empresa, levando em consideração a sua atividade econômica e o seu regime tributário.

Sendo assim, podemos dizer que as obrigações acessórias na verdade nascem através de determinações governamentais. 

Isso inclui também quais declarações que devem ser cumpridas, os prazos de entrega entre outros detalhes preestabelecidos.

Prazos

Os prazos para a entrega das declarações acessórias variam de acordo com o tipo de obrigação a ser entregue. Dependendo da obrigação, ela pode ter que ser entregue mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou até mesmo anualmente. 

Como são muitas, é importante contar com um contador para identificar quais são as entregas que devem ser feitas pela sua empresa, bem como os prazos que devem ser cumpridos. Lembre-se que a não entrega ou a entrega fora do prazo pode gerar multas para a empresa.

Quais são os tipos de obrigações acessórias que existem?

Conforme já explicamos, as obrigações acessórias podem variar conforme a atividade econômica da empresa e o seu regime tributário. Além disso, existem ainda as declarações específicas de cada estado ou município brasileiro, bem como declarações pertencentes a determinados órgãos de classe. 

Então, para facilitar o seu entendimento, listamos inicialmente as obrigações acessórias. divididas por regime tributário. Confira adiante.

Obrigações Acessórias do Simples Nacional

Para se enquadrar no regime tributário do Simples Nacional, a empresa deve faturar anualmente até R$ 4,8 milhões. Geralmente é o regime adotado por microempresas individuais, microempresas e empresas de pequeno porte. 

Ele busca simplificar a vida do empreendedor, na medida em que reúne em um único documento de arrecadação vários impostos, tais como:

• PIS: Programa de Integração Social;
• COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
• CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• IRPJ: Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
• ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
• IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados;
• ISS: Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
• CPP: Contribuição Patronal Previdenciária.

Confira a seguir quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional.

DAS

O Simples Nacional possui recolhimento de impostos unificado, por meio do DAS (Documento de Arrecadação Simplificada). Assim, vale a pena destacar que o DAS é calculado sobre o valor das notas fiscais emitidas no mês, sejam elas de vendas de mercadorias ou prestação de serviços. 

Sendo assim, caso a empresa não tenha tido faturamento no mês, está isenta dessa obrigação acessória. Mas isso, claro, se a empresa for do tipo ME (Microempresa) ou EPP (Empresa de Pequeno Porte).

Já no caso dos MEIs, o mesmo não acontece. Além do faturamento do MEI, que é menor (até R$ 81 mil anuais), o DAS para esse tipo de empresa é fixo e baseado na atividade exercida. 

Sendo assim, empresas de comércio pagam mensalmente R$ 61,60, enquanto empresas que prestam serviços pagam R$ 65,60. Há ainda a categoria comércio e serviços, que paga o DAS no valor de R$ 66,60. Portanto, mesmo que a empresa não fature no mês, é preciso pagar o DAS.

E já que estamos falando em DAS, uma das obrigações acessórias exigidas por lei, é preciso também compreender o seu prazo de pagamento. O Documento de Arrecadação Simplificado deve ser pago até o dia 20 de cada mês.

DEFIS

Diferentemente do DAS, que tem arrecadação mensal, a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) deve ser entregue anualmente até o dia 31 de março do ano subsequente. 

A declaração serve para comprovar junto ao FISCO que a empresa se enquadra corretamente no regime tributário do Simples Nacional. Para isso, no entanto, relaciona as despesas e as receitas, informa sobre constituição societária, número de funcionários e tributos pagos no ano anterior.

DESTDA

Outra entre as obrigações acessórias do Simples Nacional também merece a nossa consideração, a DESTDA. Trata-se da Declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação. 

A obrigação se aplica às micro e pequenas empresas que tenham sob responsabilidade recolher o ICMS, considerando as diferentes alíquotas entre os estados, a substituição tributária e a antecipação de arrecadação. A título de prazo, a DESTDA deve ser declarada mensalmente, até o dia 28 do mês subsequente.

DIRF

A DIRF, por sua vez, significa Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte e deve ser declarada anualmente. Ela contém informações sobre os impostos incidentes nas operações de pagamentos e recebimentos da empresa, bem como pagamentos realizados para pessoas físicas domiciliadas no Brasil ou no exterior. 

Pagamentos de planos de saúde empresarial também devem ser incluídos na declaração.

Mas qual é o prazo da DIRF? A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte deve ser entregue anualmente, até o último dia útil do mês de fevereiro. 

Ela é de competência federal e leva em conta as informações do ano-calendário anterior.

Obrigações acessórias do Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um regime tributário baseado no cálculo do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e na CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido). 

Nesse regime tributário, que é aplicável às empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões, a Receita Federal estabelece um percentual fixo sobre o faturamento da empresa para determinar o lucro mensal do empreendimento. 

Sobre o valor apurado, incidem os principais impostos federais desse regime, a CSLL e o IRPJ.

O Lucro Presumido considera as seguintes alíquotas para “presumir” o lucro das atividades:

• Revenda de combustíveis e gás natural: 1,6% do faturamento;
• Serviços de transportes (exceto o de carga): 16%;
• Empresas de transportes de cargas: 8%;
• Serviços hospitalares: 8%;
• Indústria e comércio em geral: 8%;
• Prestação de Serviços em geral (incluindo atividades que exigem atividades formação técnica ou acadêmica): 32%;
• Construção civil: 32%;
• Atividades Imobiliárias: 32%.
• Intermediação de negócios: 32%.

Para encontrar o Lucro Presumido sobre o faturamento mensal da empresa basta aplicar os percentuais acima no faturamento. 

O resultado desse cálculo é o lucro e é sobre ele que incidem as obrigações acessórias desse regime tributário. Considerando que o IRPJ e a CSLL são os principais, eis as alíquotas:

• IRPJ: 15%;
• CSLL: 9% – exceto para empresas de prestação de serviços;
• CSLL para empresas cujo Lucro Presumido é de 32%: alíquota de 32%.

Compreendido o que é Lucro Presumido e como calculá-lo, é hora de conhecer as obrigações acessórias desse regime tributário. A lista de declarações é bem mais extensa do que o Simples Nacional, o que torna esse regime tributário muito mais complexo. 

Declaração Eletrônica de Serviços – DES

A DES é uma declaração de competência municipal e se aplica às empresas que prestam serviços. Ela serve para declarar à Secretaria Municipal de Fazenda e a outros órgãos fiscalizadores do município o total de serviços prestados no mês. Para tal, ela reúne informações como notas fiscais, apuração de ISS, entre outras.

Apesar de integrar o rol de obrigações acessórias, a DES não é exigida por todas as prefeituras. Além disso, os prazos para a transmissão podem variar bastante de município para município.

Declaração de Débitos Tributários Federais – DCTF

Já a DCTF é uma declaração acessória de cunho federal e, portanto, aplicável a todas as empresas do Lucro Presumido. Ela deve ser entregue até a primeira quinzena do mês subsequente à apuração e pagamento dos impostos federais como PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, IPI entre outros.

Programa Gerador da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita – EFD Contribuições

Essa, talvez, seja uma das obrigações acessórias mais complexas quando falamos do regime tributário do Lucro Presumido. Afinal, ela envolve várias declarações e comprovações de contribuição que fazem parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). São elas:

• PIS/PASEP;
• COFINS;
• Escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.

Quanto ao prazo para enviar a declaração, esse se estende até o 15º dia útil do mês subsequente ao fato gerador.

Guia de Informações e Apuração do ICMS – GIA

A GIA, por sua vez, faz parte da lista de obrigações acessórias estaduais do Lucro Presumido. Ela serve para declarar ao governo sobre as operações individuais das empresas que tenham servido com base de cálculo para o ICMS.

Por ser um imposto estadual, o prazo de envio da declaração pode variar bastante, conforme o estado. Em via de regra, a obrigação se aplica às empresas que possuem inscrição estadual. 

Em alguns estados brasileiros, inclusive, o prazo para o envio da obrigação acessória é feito de acordo com esse número.

Guia de Informações e Apuração – GIA – ST

Enquanto isso, a GIA ST (Guia de Informações e Apuração do ICMS Substituição Tributária) é aplicável aos contribuintes que comercializam produtos sujeitos ao regime de ST. 

Para quem não sabe, a ST diz respeito à antecipação do recolhimento do ICMS incidente sobre essas mercadorias, que de acordo com o Convênio ICMS 92/2015 são:

• Autopeças;
• Bebidas alcoólicas;
• Refrigerantes, águas e outras bebidas;
• Cigarros e outros produtos derivados do fumo;
• Cimentos;
• Combustíveis e lubrificantes;
• Materiais de construção e congêneres;
• Energia elétrica;
• Ferramentas;
• Lâmpadas, reatores e “starter”;
• Materiais de limpeza;
• Materiais elétricos;
• Medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário;
• Papéis, plásticos, produtos cerâmicos e vidros;
• Pneumáticos, câmaras de ar e protetores de borracha;
• Produtos alimentícios;
• Rações para animais domésticos;
• Produtos de papelaria;
• Produtos eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos;
• Sorvetes e preparados para fabricação de sorvetes em máquinas;
• Produtos de perfumaria e de higiene pessoal e cosméticos;
• Tintas e vernizes;
• Veículos automotores;
• Veículos de duas e três rodas motorizados;
• Venda de mercadorias pelo sistema porta a porta.

Livro Fiscal Eletrônico – LFE

Entre as obrigações acessórias do Lucro Presumido, o LFE chama atenção por sua particularidade. A obrigação é aplicável única e exclusivamente às empresas localizadas em Brasília e serve para declarar à Receita Federal quais contribuintes constam ICMS e/ou ISS no Distrito Federal.

Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (SISCOSERV)

Assim como a EFD Contribuições, o SISCOSERV também é um sistema informatizado que facilita a vida do empreendedor, na medida em que possibilita enviar, em um único lugar, diversas declarações acessórias. 

A grande diferença é que o SISCOSERV reúne dados sobre as operações de comércio exterior, como as atividades de importação e exportação.

Escrituração Contábil Fiscal – ECF

As obrigações acessórias do Lucro Presumido não param por aí. Além das citadas anteriormente, temos também a ECF, que diz respeito às operações que afetam a base de cálculo e o valor do IRPJ e da CSLL. 

A declaração deve ser entregue até o último dia útil do mês de junho do ano anterior à entrega da ECF.

Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS – SEFIP

O SEFIP integra o rol de obrigações acessórias pertencentes à União e fornece dados para a Previdência Social. O sistema, formulado pela Caixa Econômica Federal, permite que o contribuinte repasse ao FGTS e à Previdência Social informações cadastrais e financeiras sobre a empresa, bem como dados sobre os seus funcionários.

Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GFIP

A partir das informações geradas pelo SEFIP é apurado o valor da Guia de Recolhimento do FGTS devido pela empresa. O seu recolhimento deve ser feito até o dia 7 do mês subsequente ao fato gerador, devendo o pagamento ser antecipado caso dia 7 caia fim de semana ou feriado.

Obrigações acessórias do Lucro Real

O Lucro Real é um regime de tributação aplicável a empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais. Nesse caso, a apuração do lucro é feita pela própria empresa. Ou seja, não há presunção de lucro, e sim a declaração do lucro real da organização.

Na prática, o Lucro Real é o regime geral para apuração do IRPJ e da CSLL . Nesse regime tributário, o resultado é apurado trimestralmente ou anualmente, devendo a empresa pagar o percentual de 15% sobre o lucro real, no limite de até R$ 20 mil mensais. Sobre o valor excedente mensal paga-se ainda mais 10% de alíquota.

E por falar em alíquota, optantes por esse tipo de regime tributário devem redobrar a atenção a este tema. Isso porque como as alíquotas são calculadas com base no lucro real, elas podem variar conforme o período de apuração. As alíquotas praticadas são as seguintes:

• IRPJ: alíquota de 15% para lucro mensal de até R$20 mil e mais 10% sobre o lucro excedente;
• CSLL: 9% independentemente do lucro apurado;
• PIS: 1,65% sobre a receita;
• COFINS: pode chegar até 7,6% da receita.

Além do limite de receita anual superior a R$ 78 milhões, outras pessoas jurídicas também são obrigadas a adotar o regime do Lucro Real, como:

• do setor financeiro;
• que obtiveram lucros, rendimentos e ganhos de capital provenientes do exterior;
• que usufruem de benefícios fiscais com isenção ou redução do impostos;
• de factoring;
• Sociedades de Propósito Específico (SPE), conforme Lei Complementar 123/2006;
• Empresas imobiliárias, enquanto não concluídas as operações imobiliárias para as quais haja registro de custo orçado.

A DES, a GIA, a DCTF e a EFD Contribuições são algumas obrigações acessórias já citadas anteriormente e que também se aplicam ao modelo de regime tributário do Lucro Real. 

Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços – SINTEGRA

Essa é uma obrigação acessória aplicável a contribuintes que recolhem ICMS e que são usuários do Sistema de Processamento Eletrônico de Dados, o PED. Além desses requisitos, também devem cumprir com essa obrigação os estabelecimentos emissores de cupons fiscais. 

Embora ainda na lista de obrigações acessórias, o SINTEGRA vem sendo substituído gradativamente pelo sistema EFD ICMS/IPI. Sendo assim, o envio dessa declaração pode ou não ser obrigatório na localidade onde o empreendimento está situado.

Quanto aos prazos, a entrega deve ser feita até o dia 15 do mês posterior ao período de apuração.

Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física – DIRPF

Talvez você esteja até se perguntando o que uma declaração voltada a pessoas físicas tem a ver com as obrigações acessórias que devem ser cumpridas pelas empresas, não é mesmo?

 É que a DIRPF se aplica aos sócios das empresas optantes pelo regime do Lucro Real. A declaração garante que os sócios estejam em dia com as obrigações fiscais e deve ser entregue até o último dia útil do mês de abril no ano subsequente ao ano-calendário.

Obrigações acessórias comuns a todos os regimes tributários

Além das obrigações acessórias pertinentes a cada regime tributário, outras também são exigidas, mas são comuns tanto ao Simples Nacional quanto ao Lucro Presumido e ao Lucro Real. São elas:

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): obrigação trabalhista, deve ser entregue até o 7º dia útil do mês subsequente ao fato gerador;
• E-Social: fornece dados sobre os trabalhadores da empresa e deve ser entregue mensalmente até o 15 do mês seguinte ao fato gerador (folha de pagamento). No caso do pagamento do 13º salário, a entrega deve ser feita até o dia 20 de dezembro;
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): declaração que contém informações trabalhistas que permitem que o Governo Federal saiba quem são os trabalhadores com direito ao PIS ou ao  PASEP.

Conheça as obrigações acessórias específicas por atividades

Algumas obrigações acessórias se aplicam apenas a algumas atividades profissionais, é verdade. Todavia, é importante saber que elas existem e para que servem, já que assim como as demais, mantêm a regularidade fiscal e tributária com o governo. Entenda adiante.

DMED

DMED é uma sigla que significa Declaração de Serviços Médicos. Como o próprio nome sugere, deve ser entregue por profissionais da saúde, como médicos, psicólogos, dentistas, psiquiatras entre vários outros. A declaração é anual e deve conter todos os valores de serviços prestados no ano anterior. De acordo com a Receita Federal, o prazo para a entrega da DMED vai até o último dia útil do mês de fevereiro.

DIMOB

Já a sigla DIMOB significa Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias e se aplica às imobiliárias, construtoras e incorporadoras. Ela contém informações sobre vendas, locações, incorporações e quaisquer outras transações imobiliárias. Assim como a DMED, a DIMOB deve ser entregue anualmente, até o último dia útil de fevereiro do ano posterior aos serviços prestados.

Como a tecnologia pode ajudar no controle das obrigações acessórias?

Viu só quantas obrigações acessórias uma empresa pode ter que cumprir de acordo com o seu regime tributário? Imagina então gerir todos esses prazos de cabeça ou em uma planilha eletrônica? Certamente algum prazo vai ser perdido, o que pode gerar multas altíssimas e retrabalho para ter que calcular tudo novamente.

Por esses e outros motivos, contar com um software de gestão empresarial como o eGestor pode contribuir para que a sua empresa esteja em dia com as obrigações fiscais e tributárias. 

Ele possui recursos integrados que conectam todos os setores e atividades da empresa, como vendas de produtos e serviços, emissão de notas fiscais eletrônicas, estoque entre muitas outras. 

Ao organizar os dados e reuni-los em um só lugar, o eGestor facilita que o setor contábil possa apurar e enviar as obrigações acessórias corretamente, dentro do prazo e com total segurança. 

Por eliminar tarefas manuais e simplificar processos, a ferramenta também diminui as chances de erro e consequentemente o retrabalho.

Conclusão

Neste artigo apresentamos a você as principais obrigações acessórias pertencentes aos diferentes regimes tributários brasileiros. 

E diante de tudo o que foi exposto no decorrer da matéria, certamente você compreendeu que as declarações acessórias são muitas e que exigem conhecimento especializado para a correta apuração.

Além disso, certamente compreendeu também que para fazer a gestão das obrigações acessórias da empresa é preciso fazer da tecnologia a sua grande aliada. E que com o sistema de gestão empresarial eGestor você não apenas deixa a sua empresa em dia com as obrigações fiscais. 

Por meio de recursos integrados e de fácil utilização, você também faz toda a gestão do seu negócio de forma eficiente, simples e prática.