Regime de caixa: Entenda o que é essa forma de regime contábil

Você conhece o regime de caixa? Este é um dos conceitos mais importantes para os gestores que buscam entender a contabilidade de sua empresa. Afinal, toda organização precisa pagar impostos e prestar contas à Receita Federal.

O problema é que o Brasil tem uma das malhas e regimes tributários mais complexos do mundo, o que deixa os gestores e empreendedores cheios de dúvidas. Contudo, é importante conhecer bem os regimes, de modo a saber encontrar o melhor para a sua empresa.

Portanto, se você é empresário e tem algumas dúvidas, este post traz a resposta. Confira tudo sobre o que é o regime de caixa, quais são suas vantagens, as outras opções e mais.

O que é o regime de caixa?

Respondendo à pergunta inicial, o regime de caixa é uma forma de regime contábil em que as despesas e receitas das empresas são contabilizadas quando o recurso entra ou sai do caixa.

Ou seja, no momento da tributação, não são tributados necessariamente os valores das Notas Fiscais, mas sim os valores de fato recebidos na venda ou prestação do serviço, quando eles forem recebidos.

Portanto, é um modelo mais voltado para empresas que trabalham com vendas a prazo. Nestes casos, a tributação ocorre apenas no momento de cada pagamento.

Então, imagine que o um cliente fez uma compra a prazo. Neste caso, o gestor precisa pagar apenas a cada parcela e não o valor da Nota Fiscal. Isso significa que o pagamento do tributo também é parcelado, e pode ser pago pelo próprio cliente, de forma indireta.

É um modelo que pode ser adotado por micro e pequenas empresas, além daquelas que adotam o lucro presumido ou o simples nacional. Afinal, uma das vantagens é não comprometer o caixa das empresas.

Por que existem os regimes contábeis?

Agora que você já sabe o que é o regime de caixa, é interessante entender por que existem. Para isso, é preciso entender o que é o evento contábil.

Basicamente, é qualquer movimentação que afete o patrimônio da empresa, gerando os lançamentos contábeis. Ou seja, são os eventos de quando uma empresa gastou o ganhou ou recebeu dinheiro ou de quando isso irá ocorrer no futuro.

No caso, o regime de caixa é uma forma mais simples de fazer este controle, visto que os registros são feitos apenas quando ela, de fato, teve uma movimentação do caixa.

Portanto, o regime de caixa é usado mais especificamente para avaliar a situação financeira da empresa. Logo, tem uma ligação muito direta com o fluxo de caixa.

Assim, ao combinar ambos os conceitos, o gestor consegue muito mais facilmente visualizar a situação da empresa em determinado momento. Dada a importância deste processo para as pequenas empresas, fica claro porque é recomendado para elas.

Qual é a alternativa para o regime de caixas?

A alternativa para o regime de caixa é o regime de competências. Neste caso, as receitas e despesas são contabilizadas quando ocorrem, independente se haverá o pagamento agora ou depois. Então, no nosso exemplo da venda a prazo, o gestor seria tributado de acordo com a Nota Fiscal emitida.

É um modelo certamente mais complexo, por isso, é mais recomendado para as grandes empresas. Entre suas vantagens estão uma facilidade maior em acompanhar os investimentos da empresa de forma mais simples, visto que as movimentações já constam no balanço.

Além disso, é um conceito que permite avaliar a depreciação. Ou seja, entender se a empresa teve lucro ou prejuízo no momento em um período específico. Para isso, é preciso usar o DRE.

Por fim, uma última informação em relação ao regime de competências é que ele é obrigatório para certas empresas, especialmente as maiores.

Qual é a diferença entre os regimes e quando usar cada um?

Portanto, fica mais fácil e claro entender a diferença entre os dois regimes. Basicamente, o que muda é a forma como os lançamentos são registrados.

No regime de competência, o fato gerador é o mais importante. Ou seja, se uma compra é feita em janeiro, para pagamento em março, o evento é contado em janeiro.

Por outro lado, se o regime for de caixa, o evento seria registrado apenas em março, pois é quando houve a movimentação financeira de fato.

Em relação a qual é o regime a ser usado, isso depende de diversos fatores. Por exemplo, o CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis), estabelece que o regime de competências é o mais recomendado, sendo que o próprio DRE segue este modelo.

Além disso, este regime também é aplicado para empresas que são Sociedades Anônimas, com capital dividido em ações.

E, para finalizar, também é um modelo usado da declaração de Imposto de Renda de uma Pessoa Jurídica, com base no Lucro Real.

Por outro lado, empresas cadastradas no Simples Nacional ou que optarem pelo lucro presumido, tem a opção do regime de caixa.

Logo, a melhor forma de escolher o ideal é entender as vantagens e desvantagens de cada um deles.

Quais são as vantagens e desvantagens do regime de caixa e competência?

O regime de caixa tem as seguintes vantagens:

  • Reflete a situação real da empresa;
  • É mais simples de ser adotado;
  • Tende a auxiliar as decisões no curto prazo;
  • Ajuda a entender a liquidez do negócio.

No entanto, é um modelo que tem algumas desvantagens, como:

  • Não considera o resultado operacional;
  • Tem um foco menor no médio e longo prazo;
  • Dificuldade maior em fazer o controle das operações.

Já o regime de competência, apresenta as seguintes vantagens:

  • Foca na rentabilidade do negócio;
  • Ajuda na mudança de direção da empresa;
  • É mais aceito para o cumprimento de obrigações legais;
  • Permite planejamento de investimentos.

Contudo, as desvantagens são:

  • Falta de foco na situação real de caixa;
  • Deixa o fluxo de caixa mais rígido;
  • Pode gerar falsas expectativas na receita.

Em conclusão, ao entender melhor o regime de caixa e a diferença entre os dois modelos, fica claro que eles não são excludentes. Ou seja, as vantagens de um complementam as desvantagens do outro, o que significa que ambos, juntos, podem ser uma forma mais completa de avaliar o seu negócio.

Conhecer ambos, por sua vez, ajuda a entender qual faz mais sentido para sua empresa, e como usá-lo da melhor forma.

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