Ao iniciar uma nova empresa, o empreendedor precisa ter atenção especial à questão financeira que fará parte da rotina desse negócio. São situações que, se não forem adequadamente compreendidas, podem comprometer a sequência das atividades. A falta de controle financeiro, é sem dúvidas uma das principais causas de mortalidade das empresas.

E isso tem muito a ver com a maneira de se relacionar com o caixa. Ele não é uma propriedade individual. Mesmo em situações em que o gestor é a própria empresa, a divisão entre o que é do indivíduo e o que é da companhia precisa ser feita e respeitada, de modo que cada centavo obtido seja utilizado de maneira estratégica dentro da organização.

Sendo assim, é preciso ir além e se aprofundar a respeito do controle financeiro. Siga conosco e confira o que é preciso saber sobre o assunto.

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Controle financeiro

De maneira resumida, podemos dizer que o controle financeiro representa todos os recursos que você utiliza para tornar racional o trabalho com o dinheiro que entra e sai de sua empresa. Tecnicamente, ele seria um conjunto de atividades que podem ser desenvolvidas e aplicadas visando a obtenção de resultados positivos nas finanças da companhia.

É a partir dos dados patrimoniais da empresa e da situação em que se encontra o seu fluxo de caixa que esse controle pode ser exercido para dar ao gestor parâmetros para identificar problemas ou realizar investimentos, sempre de maneira criteriosa. Quando isso é bem-feito, surge um diferencial importante de mercado.

Sendo assim, o controle financeiro depende do trabalho de registro das contas da empresa para ser mais efetivo. Providenciando o registro de receitas e despesas, os controles de estoque, fazendo a análise patrimonial, catalogando os bens, o capital de giro da companhia, as possibilidades de crescimento, entre outros, é possível ter maior precisão no entendimento da realidade financeira da organização e, assim, criar parâmetros para agir futuramente com segurança.

O controle financeiro é a ferramenta que o empreendedor tem para tornar mais racional a gestão de sua empresa, mesmo quando ela ainda se encontra numa fase inicial do projeto.

Quando isso não acontece, é comum ver o aparecimento de problemas que, em um primeiro momento, parecem ter a ver com fatores externos, mas, na prática, são consequência de uma gestão sem controle financeiro.

São casos como implicações legais por conta da impossibilidade de lidar com a alta carga tributária, a dificuldade de reagir diante de ações da concorrência e, até mesmo, a demora para se adaptar aos impactos que a crise financeira traz para o país.

Na prática, quando o gestor trabalha com um controle financeiro, ele tem condições de estruturar melhor o seu negócio e tornar ordenado o seu crescimento, garantindo, assim, melhores condições para se proteger diante de eventualidades e, principalmente, tendo condições para saber, com precisão, se determinada oportunidade se apresenta como viável ou não, mesmo que se trate de um investimento de longo prazo.

Agora que você já sabe mais sobre o controle financeiro, confira a seguir como ele pode ser bem-feito, além das ferramentas que podem ser utilizadas visando sua otimização.

Controle financeiro nos negócios

Um bom controle financeiro empresarial começa com a definição de uma estratégia, ou seja, um planejamento, e posterior acompanhamento. Quando essas duas coisas são feitas de maneira adequada, dificilmente as ameaças podem causar danos significativos para a gestão.

Assim, o ideal é garantir práticas para que a rotina da companhia seja racional do ponto de vista financeiro. Isso diz respeito a questões como:

Separar as contas pessoais das empresariais

Como destacado no início do artigo, o erro de misturar contas pode comprometer o futuro da empresa. Por isso, separe sua pessoa física da jurídica. A ideia é que essa separação torne mais efetivo o seu controle financeiro do empreendimento.

Crie uma conta empresarial e estabeleça o chamado pró-labore, definindo um valor mensal que você pode retirar para uso pessoal (uma espécie de salário). Destinando esse valor para a sua conta física, você pode continuar mantendo sua vida financeira pessoal em ordem sem comprometer o futuro da empresa, que terá maiores recursos para crescer.

Não tomar esse cuidado pode causar danos irreversíveis as finanças da empresa.

Registrar as movimentações financeiras

Para ter um controle financeiro adequado da empresa é preciso desenvolver um método de registro para a movimentação do dinheiro dentro dela. Só assim você consegue monitorar as finanças e avaliar se elas estão em ordem.

Dessa forma, o ideal é criar uma rotina financeira de registro para cada entrada e cada saída de capital assim que elas ocorrerem. Dessa maneira, você tem condições de consultar as contas instantaneamente, além de parâmetros para trabalhar melhor com o orçamento ao longo dos meses para saber se o modelo de negócios adotado é realmente sustentável.

Assim, equacionando receitas e despesas de maneira criteriosa, você tem como se certificar de que a companhia fatura mais do que gasta e que o modelo está adequado.

Fazer projeções financeiras e operacionais

Também é importante fazer projeções de desempenho da empresa. Com elas você tem como alinhar os gastos e o faturamento obtido, garantindo que a companhia não sofra com problemas com o capital de giro futuro.

Prevendo o ciclo operacional de funcionamento da organização, é possível definir o valor das despesas para cada nova fase, de maneira que os gastos sejam planejados sempre de acordo com a receita.

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Controlar e reduzir gastos

A prática de estabelecer prioridades permite ao gestor ter como amenizar gastos desnecessários na empresa. Mesmo que considere que ela funcione bem, é preciso ter uma estratégia para não perder dinheiro. Assim, determinar o que é essencial e o que é secundário para a companhia pode fazer a diferença na sua gestão.

Com essa prática, você pode se concentrar no que é secundário para procurar alternativas mais econômicas ou até mesmo eliminar esse gasto. Isso é muito útil em tempos de crise, pois evita o corte de despesas importantes para a continuidade do empreendimento.

Uma vez que sua empresa estabelece como rotina essas práticas citadas, ela pode investir em ferramentas para aperfeiçoar o seu controle financeiro.

Isso diz respeito a recursos como a planilha financeira, que classifica os itens que fazem parte de suas finanças de acordo com suas funções, além de agrupar gastos de maneira criteriosa, auxiliando na realização de cálculos e registros.

Outro recurso ainda mais avançado é o software de gestão, que, além de fazer o controle financeiro de maneira completa, também aparece como alternativa para o controle de estoque de maneira simplificada e online.

Controle financeiro online

O diferencial que o controle financeiro online pode oferecer para a sua empresa diz respeito à automatização. Com ela, você pode acompanhar o desempenho das finanças sem precisar perder tanto tempo com o trabalho manual.

Isso permite a você acessar as despesas de forma mais fácil via plataforma virtual, mesmo que não se encontre presente na empresa, utilizando um site ou um aplicativo específico.

Existem outras vantagens que podem dar dinamismo ao dia a dia do gestor, tais como a categorização das despesas, que permite a ele ir além de saber o quanto gastou, mas também identificar as áreas que mais trouxeram gastos.

Isso permite uma revisão constante de ações que podem gerar economia para a companhia. Quando se tem critérios para trabalhar com o dinheiro, é possível cortar vários gastos menores e assim conseguir uma significativa redução de despesas.

Dessa forma, monitorando diariamente, ou dedicando um profissional para fazer esse trabalho específico, o gestor pode identificar a natureza dos gastos, lidar melhor com eles e se planejar adequadamente para futuras ações.

O planejamento é um diferencial que o empreendimento pode apresentar. Criando o hábito de estimar os gastos futuros, sejam eles mensais, trimestrais, semestrais ou anuais, é possível reduzir os riscos que podem prejudicar o empreendimento, estando sempre à frente de eventuais ameaças.

Sistema de gestão financeira

Com um sistema de gestão financeira, sua empresa tem acesso a benefícios como a possibilidade de fazer toda a gestão do empreendimento usando somente um sistema de controle.

Assim, conferindo relatórios, você pode acompanhar a situação das contas empresariais e do fluxo de caixa. Isso torna mais preciso o trabalho com a informação, o que contribui para que a tomada de decisão, quando ela precisar ser feita, seja também aperfeiçoada.

Além disso, sistemas avançados permitem a você trabalhar com boletos de cobrança, envio de documentos por e-mail e controle de estoque.

O ideal é contar com uma ferramenta que, além de apresentar diversas funcionalidades para facilitar o controle financeiro, também seja intuitiva, com boa usabilidade.

Auxiliando sua empresa no controle financeiro, nas vendas, no trabalho com a Nota Fiscal Eletrônica, os boletos com registro e o controle de estoque, certamente o sistema terá como otimizar o tempo da realização das atividades, dando a você condições para se concentrar mais em tarefas estratégicas.

Outro diferencial de sistemas de gestão online é que eles não requerem a instalação, sendo acessíveis diretamente do navegador, independentemente do sistema operacional utilizado. Existem casos em que esse acesso é possível até mesmo via celulares e tablets.

Empresas especializadas nesse tipo de tecnologia investem constantemente para facilitar a vida de seus clientes, dando a eles a condição de usarem os recursos já a partir do momento de sua compra e oferecendo atendimento qualificado sempre que necessário.

Procure alternativas que caibam dentro da sua realidade. Com o avanço da tecnologia e o aumento da quantidade de empresas de pequeno e médio porte no país, surgiram também sistemas acessíveis para esse público. Hoje já existem opções que, mesmo por preços baixos, garantem ao seu negócio acesso a uma solução de alta qualidade.

Centralizando e automatizando as informações de maneira fácil e rápida, um sistema online se apresenta como uma ferramenta essencial para ajudar a controlar melhor o caixa da empresa, atuando nas entradas, saídas e pagamentos. É o que sua gestão precisa para ter uma visão ampla de todas as áreas do negócio, independentemente do porte do empreendimento.

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Controle financeiro pessoal

Da mesma forma, é preciso que o empreendedor tenha um controle financeiro pessoal adequado para que não precise usar o caixa da empresa. Por isso, saber evitar problemas como juros do cartão de crédito e ter condições para comprar o que precisa, permite maior lucidez na gestão de sua vida financeira e, consequentemente, na gestão empresarial.

Da mesma maneira que uma companhia que não racionaliza suas despesas não consegue aperfeiçoar seus ganhos, uma pessoa que não estabelece critérios para os gastos do dia a dia também tende a ter dificuldades financeiras, o que no caso de um empreendedor, pode significar um prejuízo constante para os cofres da empresa.

Sendo assim, é fundamental ter um controle financeiro pessoal para que a relação com o dinheiro seja saudável e os gastos não ultrapassem os limites.

Quando o empreendedor tem um controle financeiro pessoal ele tem uma série de benefícios. Entre os principais estão:

  • total compreensão a respeito de seu momento financeiro, evitando surpresas;

  • parâmetros para saber o quanto pode economizar caso precise comprar algo;

  • poder alcançar objetivos financeiros em menos tempo;

  • capacidade de pagar suas contas de maneira organizada;

  • não precisar recorrer a empréstimos;

  • disciplinar seus hábitos de consumo;

  • construir uma relação saudável com o dinheiro;

  • ter condições de definir estratégias para alcançar objetivos financeiros;

  • poder acompanhar suas finanças instantaneamente e de maneira adequada;

  • ter condições de investir;

  • evitar o surgimento de despesas de última hora;

  • criar planejamento de curto, médio e longo prazo.

Investimentos

Isso evita problemas comuns nas vidas de uma pessoa. São situações que acontecem, por exemplo, quando ela gasta sem critérios e acaba se endividando. E não tem a ver somente com a maneira como ela contrai despesas, mas também com o fato de não usar seu dinheiro de maneira estratégica.

Nesse ponto, estamos nos referindo a investimentos. Quando você vai além de usar seus recursos para o dia a dia e começa a considerar aplicações financeiras para fazer seu dinheiro render mais, consegue investir com objetivos, em curto, médio e longo prazos, trazendo benefícios para diferentes fases da sua vida.

Um controle financeiro pessoal permite que você se organize melhor e assim progrida com o passar dos anos. Isso pode começar a ser colocado em prática quando você anota suas receitas pessoais e despesas, procurando sempre ter na diferença entre elas um saldo positivo.

Você pode fazer uso de recursos específicos, como Apps de controle financeiro pessoal. Existem modelos que mapeiam os gastos mensais e dão a você condições de tomar decisões mais inteligentes.

Assim você tem como identificar as áreas em que pode fazer economia, como em despesas não essenciais que podem ser eliminadas ou substituídas por alternativas mais baratas. É o caso de idas a restaurantes caros e eventos que podem ser substituídos por reuniões com os amigos em casa ou em lugares mais acessíveis.

Além disso, é preciso priorizar gastos. Procure se concentrar em pagar primeiro as dívidas maiores, com juros compostos. Você precisa se livrar delas para que essa pendência não se acumule e faça com que tenha dificuldades maiores.

Com metas de investimento pessoal e planejamento, você consegue crescer financeiramente mesmo que seu salário (ou o pró-labore definido) não seja tão alto.

Crie objetivos e procure investimentos que permitem que eles sejam alcançados. O Tesouro Direto, por exemplo, permite que você invista em curto, médio e longo prazo, com opções como o Tesouro Selic, o Pré-fixado e o IPCA. Além disso, existem outras opções como os CDBs, as LCAs e as LCIs, portanto, não deixe de estudar as possibilidades e invista desde já.

Controle e planejamento financeiro

O planejamento é o recurso estratégico que permite determinar metas para o negócio. É com essa ferramenta que o gestor reconhece as condições em que o empreendimento se encontra e assim pode pensar em alternativas para evoluir.

É preciso que exista um controle sobre as finanças do negócio para que o empreendedor consiga fazer um planejamento financeiro mais realista para os objetivos do empreendimento. Assim, com o planejamento, o acompanhamento do fluxo de caixa da empresa pode ser feito com parâmetros, de forma que, diante de uma eventual alteração nos resultados, possa ser feita uma atuação rápida na correção de procedimentos.

É importante que o planejamento seja feito para que o gestor estabeleça as diretrizes do crescimento saudável da empresa, criando meios para atravessar períodos de dificuldades financeiras, evitando riscos maiores. Assim, a administração das receitas se torna mais eficiente, além de a companhia ter condições para cortar ou diminuir gastos sem que isso comprometa a sequência de suas atividades.

É na fase do planejamento que o gestor estabelece objetivos para seus resultados, define como se dará o controle para as entradas e saídas de recursos, entre outras ações. Em suma, ter um planejamento financeiro é algo fundamental não apenas para que o gestor tenha como mensurar os resultados do negócio, mas também para atuar em seu desenvolvimento.

O planejamento financeiro também pode ser feito com o uso de ferramentas que permitem acompanhar as contas e preparar orçamentos para tornar o monitoramento facilitado e melhorar o desempenho financeiro da empresa.

Recursos que permitem simplificar a gestão do fluxo de caixa e estimar com maior precisão o orçamento da empresa, dão condições para que o gestor crie roteiros com os objetivos que podem ser alcançados pela companhia, além de prestarem auxílio para que ele compreenda que tipos de ações podem ser tomadas para que essas metas sejam alcançadas em menos tempo e com a maior eficiência possível.

Como fazer um planejamento financeiro adequado para os interesses de sua empresa? É nesse ponto que o software de gestão financeira pode te ajudar. Como ele permite que você organize de maneira mais inteligente as finanças do seu empreendimento, ele facilita muito essa ação num estágio inicial do negócio.

A importância do controle financeiro

Com um controle financeiro você estabelece um patamar de responsabilidade para gerir a própria empresa. É ele quem dará a você os critérios para agir diante das circunstâncias que certamente farão parte da rotina do empreendimento.

Assim, em situações em que o negócio precisar de uma intervenção para voltar a dar lucro, o corte de gastos pode ser feito de maneira muito mais racional se você souber exatamente quais são os impactos de cada custo na atividade da empresa. Isso permite a substituição ou até mesmo a eliminação de gastos que não interferirão na qualidade do que a companhia entrega aos seus clientes.

Da mesma forma, diante da possibilidade de trazer novos investimentos, o controle financeiro fornece também os argumentos que o gestor precisa para saber ao certo se os cofres da organização estão preparados para o gasto que será feito.

É o controle financeiro um elemento fundamental que a empresa tem para uma se tornar rentável, moderna e capaz de atuar em constante processo de crescimento.

Sem um devido acompanhamento das finanças, até mesmo empresas que costumam apresentar um volume elevado de vendas podem ser afetadas, uma vez que o sucesso de um empreendimento certamente não depende somente de vendas bem-sucedidas, mas também e, principalmente, de um equilíbrio entre os diferentes setores desse empreendimento e de uma gestão financeira que seja segura e eficiente. É por isso que o bom trato com as finanças é tão importante.

Diferencial de mercado

A cada dia mais as empresas têm se modernizado para oferecer diferenciais para seu público-alvo. Consequentemente, a concorrência cada vez maior de grandes companhias multinacionais têm exigido mais dos novos empreendedores. Isso sem falar nas dificuldades econômicas que tornam a missão de apresentar diferenciais de mercado para os consumidores (cada vez mais exigentes) ainda mais difícil.

Somente em 2016, o número de empresas que pediu falência subiu 12,2% no país. Isso quer dizer que o cenário não está propício para aventuras, sendo necessário que o empreendedor esteja cercado de recursos que permitam a ele tornar a gestão de seu empreendimento mais profissional e qualificada.

Um controle financeiro capaz de fazer com que sua empresa apresente melhores resultados e ainda tenha aumento de patrimônio precisa ser fruto de um processo que envolva planejamento, análise e controle das atividades, ou seja, ações que envolvem critérios.

Sem eles, nenhuma ação tende a ser bem-sucedida. É uma lógica simples: de nada adianta ter grandes projetos se você não sabe ao certo o que tem no caixa.

Pense no controle financeiro como o primeiro passo para o planejamento de suas ações. Compreendendo os recursos disponíveis, você ganha no processo de tomada de decisão e assim age antecipadamente em relação ao que o mercado apresentar. Isso reduz as ameaças e abre caminho para o sucesso.

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Escrito por eGestor

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