A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma parte importante do projeto SPED, que visa substituir as notas fiscais de papel por sua alternativa eletrônica. Com ela, é possível gerar benefícios para as empresas, por meio da economia com a redução do consumo de papel e tinta, além de oferecer maior segurança envolvendo as informações contábeis prestadas.

Porém, para que a empresa obtenha esses benefícios, é preciso otimizar sua gestão, adotando uma série de procedimentos adequados e utilizando recursos capazes de facilitar o processo.

Por isso, confira neste texto como é possível aperfeiçoar seu trabalho com as notas fiscais.

Importância da nota fiscal eletrônica

Existem inúmeros motivos que confirmam a importância da NF-e para todos os entes envolvidos com ela, ou seja, o governo, as empresas e os contribuintes.

Para o governo, a grande vantagem acontece no controle dos processos. Uma vez que eles passam a acontecer de maneira automatizada, isso permite aos diferentes órgãos oficiais compartilharem os dados entre si e, assim, diminuírem os gastos e a burocracia que envolve a documentação. Da mesma forma, esse processo reduz a possibilidade de sonegação fiscal, facilitando a fiscalização.

Para os contribuintes, há ganho de tempo na realização dos procedimentos, pois como eles acontecem de maneira eletrônica, tudo pode ser gerado e conferido em instantes.

Para as empresas, os ganhos são muito significativos. A NF-e facilita a busca e o armazenamento das notas, que ficam disponíveis no sistema. Além disso, os dados são armazenados com maior segurança e qualidade. A própria emissão eletrônica também pode ser considerada uma vantagem para as empresas, pois facilita o serviço de contabilidade.

Surgimento de novas exigências

Diante deste quadro, as empresas passaram a ter que se adequar às novas exigências. Isso diz respeito a metodologias de controle das notas fiscais.

É preciso conhecer as possibilidades que se apresentam na forma de ferramentas eletrônicas, assim como estabelecer procedimentos para melhorar a gestão.

Como a grande característica do SPED é a transferência das obrigatoriedades fiscais ao meio eletrônico, consequentemente, surgiram possibilidades muito interessantes para lidar com as NF-e nesse ambiente. Para facilitar a sua vida, separamos algumas sugestões que você pode acompanhar a seguir e adotar em sua empresa.

Como melhorar o gerenciamento das NF-es

Existem algumas práticas que podem ser adotadas pelas empresas e que muitos gestores ainda ignoram, seja por falta de informação ou de organização. Entretanto, é preciso considerá-las como meio para alcançar melhorias nos procedimentos e, assim, garantir uma boa gestão de Notas Fiscais Eletrônicas. Entre elas estão:

1. Conhecer os erros mais comuns na gestão de notas fiscais

Cometer erros no trabalho com as NF-e costuma ser mais comum do que parece. Entre eles estão:

Acreditar que a DANFE (Documento Auxiliar de NF-e) tem validade jurídica

É importante saber que a DANFE não é a Nota Fiscal. Ela é, na realidade, uma versão simplificada da NF-e, que traz informações resumidas das informações presentes na nota. Portanto, este documento não tem validade jurídica, simplesmente porque ele não é a nota fiscal, mas sim uma versão dela.

O que garante a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica é a sua assinatura digital, conferido pela Sefaz, algo que a DANFE não possui.

Não armazenar as NF-es

Toda empresa é responsável, por lei, pelo armazenamento das notas fiscais eletrônicas com as quais trabalha, seja emitindo ou recebendo. Isso deve ser feito pelo período de cinco anos, sem contar o ano corrente.

As empresas devem, por isso, ter um bom controle sobre esses documentos. Trata-se de uma obrigação fiscal, que se não cumprida adequadamente, pode levar a multas pesadas.

Não arquivar adequadamente os documentos

Empresas que depositam todos os documentos numa mesma pasta podem sofrer com a desorganização. Imagine ter que reencontrar arquivos de dois, três e até cinco anos atrás quando todos eles estão no mesmo lugar.

Pior: muitas vezes, essa tarefa se dá quando existe alguma incompatibilidade com as informações do governo e as empresas precisam prestar esclarecimentos. Neste caso, o arquivamento inadequado dos documentos faz com que o problema se agrave.

Não verificar a validade jurídica dos XMLs

Muitas vezes, em função da correria diária, as empresas acabam deixando de averiguar a validade das notas fiscais. Elas podem ser conferidas pelos chamados carimbos de segurança, que são a assinatura digital e o protocolo de autorização da Sefaz.

2. Estabelecer procedimentos de rotina

Para evitar problemas que dizem respeito à organização da empresa em função da emissão e recebimento de notas fiscais, é preciso garantir que os procedimentos sejam realizados de maneira adequada. Assim, o ideal é criar uma rotina para aperfeiçoar o tempo e diminuir os riscos diante de eventuais erros.

Inconsistência de dados de cadastro, incompatibilidade de informações com a Sefaz, problemas com o certificado digital, com o CPF, entre outros, podem ser solucionados a partir da adoção de procedimentos de rotina que tenham por objetivo verificar se está correto.

Assim, procure fazer um guia com cada ação que precisa ser tomada no trabalho com as notas, estabeleça um padrão e comece a adotá-lo como rotina, tanto para gerar documentos com o máximo possível de tranquilidade quanto para avaliar se tudo está em ordem.

3. Organizar suas notas

Evite acumular notas fiscais e salvá-las aleatoriamente. Isso é um empecilho para a organização da empresa. Neste sentido, a dica é trabalhar pastas diferentes de acordo como o tipo, data, por valores da nota, tipos de produtos, ou então de acordo com fornecedores e clientes ou outro critério, dependendo da atividade empresarial.

Faça sempre backups, uma vez que você estará lidando com arquivos eletrônicos. Da mesma forma, você pode salvar seus arquivos em ferramentas como pen drives e também na nuvem, garantindo assim uma proteção a mais diante de qualquer imprevisto.

4. Trabalhar com um sistema de gerenciamento

Todas essas dicas anteriormente citadas podem ser facilmente adotadas quando a empresa utiliza um sistema de gerenciamento. Com ele, é possível trabalhar com uma ferramenta de gestão integrada a fim de automatizar as compras e emissões de documentos. Esta é a melhor solução para uma boa gestão e uso da nota fiscal eletrônica.

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