Já pensou em montar uma distribuidora e fazer deste o seu tão sonhado negócio próprio? A distribuidora é o estabelecimento responsável por levar ao consumidor os produtos desenvolvidos pelos fabricantes.

Geralmente, os preços praticados são mais acessíveis do que os demais pontos comerciais, uma vez que as compras em grandes quantidades têm um menor custo e esse desconto é repassado ao consumidor.

A seguir, você encontra as principais planilhas para distribuidora de bebidas e as dicas essenciais para organizar sua gestão com mais eficiência.

Se você já tem sua distribuidora e quer ir direto para as planilhas, clique aqui.

Como fazer a gestão para a sua distribuidora com planilhas

As planilhas são ferramentas essenciais para ajudar a planejar e organizar a sua distribuidora. Veja a seguir como elas funcionam na prática.

Planilha de controle de estoque

A planilha de estoque permite que você acompanhe, com detalhes, tudo o que está armazenado. Dessa forma, fica mais fácil planejar a compra de novos produtos, acompanhar a rotatividade do estoque e identificar as melhores oportunidades de reposição e abastecimento.

Isso significa que nessa planilha estão todos os dados do seu estoque, desde valores até quantidade. Assim, a importância dela só aumenta, uma vez que esses produtos representam capital imobilizado – dinheiro investido que precisa girar para gerar lucro.

Com isso, você sabe se está deixando de ganhar dinheiro baseado nos dados do seu estoque. Afinal, ao saber as melhores datas de venda de um produto, é possível criar campanhas para o mesmo, por exemplo.

Ainda, como estamos falando de uma distribuidora cujos produtos possuem data de validade, é recomendável usar algum tipo de método de controle, como o PEPS – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Com ele, os itens mais antigos são movimentados antes dos mais novos, reduzindo o risco de vencimento e de perdas financeiras.

Potencialize a gestão do seu estoque com a Planilha de Estoque Mínimo e garanta que sempre terá suprimentos para abastecer as prateleiras!

Planilha de controle financeiro

Esta planilha é uma das mais importantes do seu negócio. É ela que dá ao gestor o domínio total sobre as finanças da sua empresa. Até porque, o desequilíbrio financeiro é uma das causas mais comuns da falência dos pequenos negócios, você sabia?

Assim, com uma planilha de controle financeiro você tem todo o controle sobre os gastos e receitas da sua empresa. Isso implica que medidas podem ser avaliadas a partir da planilha. Por exemplo, caso você queira realizar um investimento ou fazer uma compra maior, é possível analisar a possibilidade nela antes de tomar a decisão.

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Planilha de fluxo de caixa

Contar com uma Planilha de Frente de Caixa também é essencial para a gestão do seu negócio se você ainda não conta com um software para automatizar esses processos. Confira o modelo que preparamos!

Essa é uma ferramenta dedicada ao controle das despesas e das receitas da sua empresa. Ou seja, o dinheiro que entra e o dinheiro que sai.

Por isso, a planilha de fluxo de caixa é de extrema importância para um negócio. É ela que mostra os valores que você tem em caixa hoje, o que entrou e entrará de dinheiro, o que saiu e sairá de dinheiro. Isso faz com que a análise financeira da empresa seja feita de forma mais simples.

O que acontece muito é que o empreendedor pode se perder em relação aos valores do negócio, e isso é muito comum. Assim, você olha o caixa e o banco, vê o dinheiro e acredita que está tudo em ordem, mas pode não estar. É esse cálculo que a planilha de fluxo de caixa ajuda. Nela estarão todos os valores para que você saiba com exatidão esses montantes.

Financeiro parcelado e contas a receber por duplicata

Em operações B2B com valores elevados, é padrão oferecer parcelamento em 30, 60 e 90 dias. Cada parcela gera uma duplicata independente, com data de vencimento, valor e número de documento distintos. Perder o controle de uma dessas parcelas significa ou não cobrar no prazo certo ou cobrar em duplicidade — situações igualmente prejudiciais ao fluxo de caixa.

A planilha (ou sistema) de contas a receber de uma distribuidora precisa listar cada duplicata individualmente: cliente, número do pedido/nota fiscal, valor, data de emissão, data de vencimento e status (em aberto, recebido, em atraso). Isso permite antecipar necessidades de caixa, agir proativamente na cobrança e negociar antecipações com factoring ou bancos quando necessário.

O controle por duplicata é especialmente crítico em distribuidoras que trabalham com grandes varejistas, cujos pagamentos costumam ser centralizados em datas fixas e qualquer erro na inclusão do título pode resultar em inadimplência não intencional.

Planilha de vendas

Como saber se o seu faturamento foi bom nos últimos tempos? Com a planilha de vendas, você consegue saber como foram as suas vendas e o que fazer a partir disso.

Quando você tem mais de um vendedor, é possível que na hora de realizar uma venda alguém esqueça de inserir o valor total ou a quantidade de produtos nas respectivas planilhas. Isso faz com que seu financeiro ou estoque tenha problemas.

Com uma planilha de controle de vendas, o retrabalho de lançamento manual em múltiplas planilhas deixa de existir. Uma vez que você insere nela os dados da venda, é possível replicar as informações para as demais planilhas automaticamente, diminuindo a chance de erro.

Se os seus vendedores são comissionados, é importante ter um controle sobre as comissões, para isso use a planilha de comissão de vendas da eGestor!

Tabelas de preço configuráveis por cliente ou grupo

Um dos grandes desafios de distribuidoras que atendem perfis distintos — varejo independente, grandes redes varejistas e indústrias — é manter tabelas de preço separadas para cada segmento. O preço de um caixote de cerveja vendido para um pequeno mercado de bairro é diferente do praticado para uma rede de supermercados ou para uma fábrica que compra como insumo.

Manter essa estrutura em planilhas exige uma tabela de preços vinculada ao cadastro do cliente, onde cada grupo (varejo, grande varejista, indústria) possui sua própria coluna de preço unitário, margem mínima e desconto máximo permitido. Sem esse controle, é comum que vendedores apliquem preços incorretos, prejudicando a margem ou gerando atrito com clientes que descobrem ter pago preços diferentes entre si pelo mesmo produto.

Sistemas de gestão como o eGestor permitem configurar múltiplas tabelas de preço e vinculá-las automaticamente ao cliente no momento do pedido, eliminando o erro manual.

Pedido de venda B2B com fluxo de aprovação e faturamento em lote

Em distribuidoras que atendem clientes corporativos, o pedido de venda não pode ser lançado e faturado imediatamente — ele precisa passar por uma etapa de aprovação interna antes de gerar a nota fiscal. Esse fluxo B2B garante que margens, condições comerciais e limites de crédito sejam validados antes do comprometimento do estoque e da emissão da NF-e.

Uma planilha (ou sistema) estruturado para esse processo deve contemplar: o registro do pedido pelo representante ou atendente, o status de aprovação (pendente, aprovado, reprovado), a data prevista de faturamento e o agrupamento de pedidos para faturamento em lote — prática comum quando o cliente tem várias entregas no mês consolidadas em uma única nota ou duplicata.

Distribuidoras que não controlam esse fluxo acabam faturando sem aprovação comercial ou perdendo pedidos aprovados que ficam sem faturamento, gerando retrabalho e conflito com clientes.

Gestão de representantes com comissão por venda faturada

Representantes comerciais externos são parte essencial da operação de distribuição — eles prospectam, negociam condições e registram pedidos em nome da distribuidora. Para que esse trabalho seja remunerado de forma justa e transparente, é fundamental que a comissão seja calculada sobre o pedido efetivamente faturado, e não sobre visitas realizadas ou pedidos apenas lançados.

Uma planilha de comissão por representante deve cruzar os pedidos faturados no período com o percentual de comissão acordado por produto ou categoria, gerando o valor a receber por vendedor. Esse relatório serve tanto para o pagamento correto quanto para análise de desempenho por representante, região e cliente.

Representantes também precisam registrar as condições comerciais negociadas no momento do pedido — prazo de pagamento, desconto concedido e tabela de preço aplicada — para que o financeiro possa validar antes do faturamento.

Planilha de cadastro de produtos

Com uma planilha de cadastro de produtos, você centraliza todas as informações essenciais de cada item: código, descrição, unidade de medida, preço de custo, de venda, fornecedor e estoque mínimo.

Assim, quando um cliente pedir um produto específico, você não precisa ficar procurando no estoque ou no caderno. Basta procurar na planilha de cadastro de produtos para saber se você o comercializa.

Outro ponto crítico no cadastro de produtos de distribuidoras B2B é o mapeamento entre o código interno do produto e o código utilizado pelo cliente — o chamado cross-reference. Grandes varejistas e indústrias frequentemente exigem que os pedidos e as notas fiscais façam referência ao código deles, não ao da distribuidora.

Sem essa tabela de equivalência, cada pedido recebido por e-mail ou EDI precisa ser convertido manualmente, aumentando o risco de erro e o tempo de processamento. A planilha de cadastro deve incluir, para cada produto, pelo menos uma coluna de código do cliente vinculado, permitindo que ao receber um pedido com o código do cliente, a equipe localize imediatamente o item correto no estoque interno.

Planilha de curva ABC

Toda distribuidora tem um produto mais valioso, cuja venda de um único item cobre a venda de várias unidades de outros. Para saber qual é o seu produto, basta utilizar a planilha de Curva ABC. Com ela, basta inserir os valores de faturamento do produto e pronto, ela calculará qual o produto que você deve dar mais importância.

Muitas vezes, o produto que o empreendedor menos valoriza é o que mais gera faturamento. A Curva ABC revela exatamente isso, ajudando a priorizar os esforços de vendas e reposição.

Assim, a partir desta informação, você pode traçar estratégias para vender mais.

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Planilha de DRE (Demonstração do Resultado do Exercício)

Tem dúvidas a respeito do seu desempenho como pequeno empresário? Avalie a sua gestão com esta planilha de DRE no Excel que apresenta os resultados alcançados durante determinado período.

Planilha de folha de pagamento

A folha de pagamento de um funcionário gera muitas dúvidas. Nela deve ser calculado o valor do salário de um funcionário, portanto, não há possibilidade de erros.

Mas, apesar de serem vários os impostos e descontos, a planilha de folha de pagamento pode ajudar o empreendedor a ter os valores de forma mais simples.

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Planilha de cálculo do preço de venda

Finalmente, uma das partes mais importantes de todo negócio: a definição do preço de venda de um produto. A vantagem da distribuidora é oferecer preços mais atraentes, mas que ainda precisam ser lucrativos para o empreendedor. Por isso, você precisa calcular com precisão os valores de venda dos seus produtos.

Como esse é um processo delicado e em uma distribuidora de bebidas você tem vários produtos, uma planilha para calcular preço de venda de um produto é o ideal para esse cálculo. Assim, a probabilidade de erros é muito menor.

Planilha de ponto de equilíbrio

Essa ferramenta é indicada para identificar aquele ponto em que a empresa alcançou a estabilidade: é quando os investimentos são cobertos e ela começa a gerar lucro de fato.

A planilha para calcular ponto de equilibrio no Excel ajuda a identificar a quantidade de produtos que precisam ser vendidos para que o seu negócio não tenha prejuízo. Assim, você consegue ter uma visão mais clara do impacto da venda dos produtos.

NF-e fiscal e relatórios de desempenho comercial

A emissão correta da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em distribuidoras exige atenção especial ao CFOP — Código Fiscal de Operações e Prestações. Para saídas de atacado e distribuição, os CFOPs mais comuns são o 5.102 (venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, dentro do estado) e o 6.102 (mesma operação, para outros estados). Utilizar o CFOP incorreto pode gerar autuações fiscais, problemas na escrituração do destinatário e recusa da nota pelo cliente.

Além da conformidade fiscal, distribuidoras precisam acompanhar os resultados comerciais por meio de relatórios segmentados: vendas por representante (para cálculo de comissão e metas), vendas por região (para identificar territórios com melhor desempenho) e vendas por cliente (para análise de mix, frequência de compra e potencial de crescimento). Esses relatórios, quando alimentados por um sistema integrado ao faturamento, eliminam o retrabalho de consolidar dados de múltiplas planilhas ao final do mês.

Como montar uma distribuidora?

Uma distribuidora é um negócio como qualquer outro. Assim, exige que você tenha compromisso, organização e planejamento na execução de todas as etapas. Veja a seguir os pontos principais que precisam de sua atenção.

Estudo de mercado

Verifique como está o mercado no qual você deseja investir. Vale lembrar que é possível montar uma distribuidora de:

• Bebidas;
• Água mineral;
• Medicamentos;
• Cosméticos;
• Alimentos para animais domésticos;
• Produtos de limpeza;
• Materiais descartáveis;
• Eletrônicos;
• Produtos importados e outros.

Formalização

Você deve legalizar a sua empresa, independente do quão pequena ela seja no início. Dessa forma, a opção mais básica é o MEI (Microempreendedor Individual) que permite o faturamento de R$ 81 mil anuais, além da contratação de um único funcionário.

Assim, a outra opção é a ME (Microempresa) que possibilita um faturamento maior, de até R$ 360 mil anuais. Sendo uma Microempresa, você também pode contratar mais pessoas para trabalhar na distribuidora.

Público-alvo

Você já sabe para quem vai vender? A resposta para esta pergunta depende do tipo de produto revendido e de quais pessoas você quer ter como clientes. Por exemplo, clientes varejistas premium são mais exigentes em termos de prazo de entrega, mix de produtos e condições comerciais.

Portanto, a primeira coisa a ser definida é sobre seus produtos ou serviços. Assim, você consegue definir não só o público-alvo, mas também a localização do negócio, como será a infraestrutura do mesmo e outros pontos importantes.

Localização

Onde você vai montar a sua distribuidora? Para responder a essa pergunta, é importante já ter definido quem é o seu público-alvo. Conhecer o perfil dos seus clientes ajuda a identificar a melhor localização para o negócio.

Portanto, escolha locais de fácil acesso, onde haja movimentação de pessoas, com espaço para estacionamento e que seja possível fazer uma boa distribuição dos itens à venda.

⚠️ Não se esqueça de levar em consideração o valor do aluguel, os gastos com água, luz, telefone e internet. 

Infraestrutura

A estrutura de uma distribuidora é simples, mas deve ser funcional. Portanto, um galpão amplo e espaçoso, com um estoque considerável, são pontos básicos. Além disso, você deve pensar em:

• Estruturas para a exposição de produtos;
• Balcão com telefone, máquina de cartão de crédito, impressora e computador;
• Escritório, banheiro e copa;
• Espaço para a boa circulação de pessoas;
• Novidades que atraiam o seu público: formas flexíveis de pagamento, produtos com grande demanda de clientes, horário de atendimento estendido, opções de entrega e outros serviços de destaque.

Para distribuidoras que operam no modelo B2B, é fundamental também contar com um sistema de gestão integrado (ERP) que centralize pedidos, estoque e financeiro em um único lugar.

Plano de negócios e gestão

O plano de negócios é a representação do seu negócio. É uma espécie de dossiê com todas as informações possíveis sobre ele. Quanto mais detalhado for, melhor para a sua empresa, pois quanto mais informações você tiver sobre o negócio, mais embasadas serão suas decisões.

O que você deve responder:

• Objetivo do seu negócio;
• Qual será o valor do investimento e quanto você espera receber de faturamento;
• Definição do que você vai vender;
• Onde estará localizada a sua distribuidora;
• Quem será o seu cliente;
• Quais meios de pagamento utilizará;
• Quais serão os horários de funcionamento da distribuidora, número de funcionários etc.

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Considerações finais

Montar uma distribuidora é uma atividade rentável, interessante e com ótimas chances de se tornar um negócio de sucesso. Para isso, é fundamental conhecer cada etapa do processo e contar com ferramentas que auxiliem na organização e na gestão da empresa.

Além das planilhas para distribuidoras, você pode contar com o eGestor para profissionalizar a administração do seu negócio. Com recursos como controle de estoque, gestão financeira, emissão de notas fiscais e relatórios gerenciais, o sistema ajuda a simplificar a rotina e a apoiar o crescimento da sua distribuidora.

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