A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma parte importante do projeto SPED, que visa substituir as notas fiscais de papel por sua alternativa eletrônica. Com ela, é possível gerar benefícios para as empresas, por meio da economia com a redução do consumo de papel e tinta, além de oferecer maior segurança envolvendo as informações contábeis prestadas.
Porém, para que a empresa obtenha esses benefícios, é preciso otimizar sua gestão, adotando uma série de procedimentos adequados e utilizando recursos capazes de facilitar o processo.
Por isso, confira neste texto como é possível aperfeiçoar seu trabalho com as notas fiscais.
Importância da nota fiscal eletrônica
Existem inúmeros motivos que confirmam a importância da NF-e para todos os entes envolvidos com ela, ou seja, o governo, as empresas e os contribuintes.
Para o governo, a grande vantagem acontece no controle dos processos. Uma vez que eles passam a acontecer de maneira automatizada, isso permite aos diferentes órgãos oficiais compartilharem os dados entre si e, assim, diminuírem os gastos e a burocracia que envolve a documentação. Da mesma forma, esse processo reduz a possibilidade de sonegação fiscal, facilitando a fiscalização.
Para os contribuintes, há ganho de tempo na realização dos procedimentos, pois como eles acontecem de maneira eletrônica, tudo pode ser gerado e conferido em instantes.
Para as empresas, os ganhos são muito significativos. A NF-e facilita a busca e o armazenamento das notas, que ficam disponíveis no sistema. Além disso, os dados são armazenados com maior segurança e qualidade. A própria emissão eletrônica também pode ser considerada uma vantagem para as empresas, pois facilita o serviço de contabilidade.
Surgimento de novas exigências
Diante deste quadro, as empresas passaram a ter que se adequar às novas exigências. Isso diz respeito a metodologias de controle das notas fiscais.
É preciso conhecer as possibilidades que se apresentam na forma de ferramentas eletrônicas, assim como estabelecer procedimentos para melhorar a gestão.
Como a grande característica do SPED é a transferência das obrigatoriedades fiscais ao meio eletrônico, consequentemente, surgiram possibilidades muito interessantes para lidar com as NF-e nesse ambiente. Para facilitar a sua vida, separamos algumas sugestões que você pode acompanhar a seguir e adotar em sua empresa.
Como melhorar o gerenciamento das NF-es
Existem algumas práticas que podem ser adotadas pelas empresas e que muitos gestores ainda ignoram, seja por falta de informação ou de organização. Entretanto, é preciso considerá-las como meio para alcançar melhorias nos procedimentos e, assim, garantir uma boa gestão de Notas Fiscais Eletrônicas. Entre elas estão:
Cometer erros no trabalho com as NF-e costuma ser mais comum do que parece. Entre eles estão:
Acreditar que a DANFE (Documento Auxiliar de NF-e) tem validade jurídica
É importante saber que a DANFE não é a Nota Fiscal. Ela é, na realidade, uma versão simplificada da NF-e, que traz informações resumidas das informações presentes na nota. Portanto, este documento não tem validade jurídica, simplesmente porque ele não é a nota fiscal, mas sim uma versão dela.
O que garante a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica é a sua assinatura digital, conferido pela Sefaz, algo que a DANFE não possui.
Não armazenar as NF-es
Toda empresa é responsável, por lei, pelo armazenamento das notas fiscais eletrônicas com as quais trabalha, seja emitindo ou recebendo. Isso deve ser feito pelo período de cinco anos, sem contar o ano corrente.
As empresas devem, por isso, ter um bom controle sobre esses documentos. Trata-se de uma obrigação fiscal, que se não cumprida adequadamente, pode levar a multas pesadas.
Não arquivar adequadamente os documentos
Empresas que depositam todos os documentos numa mesma pasta podem sofrer com a desorganização. Imagine ter que reencontrar arquivos de dois, três e até cinco anos atrás quando todos eles estão no mesmo lugar.
Pior: muitas vezes, essa tarefa se dá quando existe alguma incompatibilidade com as informações do governo e as empresas precisam prestar esclarecimentos. Neste caso, o arquivamento inadequado dos documentos faz com que o problema se agrave.
Não verificar a validade jurídica dos XMLs
Muitas vezes, em função da correria diária, as empresas acabam deixando de averiguar a validade das notas fiscais. Elas podem ser conferidas pelos chamados carimbos de segurança, que são a assinatura digital e o protocolo de autorização da Sefaz.
2. Estabelecer procedimentos de rotina
Para evitar problemas que dizem respeito à organização da empresa em função da emissão e recebimento de notas fiscais, é preciso garantir que os procedimentos sejam realizados de maneira adequada. Assim, o ideal é criar uma rotina para aperfeiçoar o tempo e diminuir os riscos diante de eventuais erros.
Inconsistência de dados de cadastro, incompatibilidade de informações com a Sefaz, problemas com o certificado digital, com o CPF, entre outros, podem ser solucionados a partir da adoção de procedimentos de rotina que tenham por objetivo verificar se está correto.
Assim, procure fazer um guia com cada ação que precisa ser tomada no trabalho com as notas, estabeleça um padrão e comece a adotá-lo como rotina, tanto para gerar documentos com o máximo possível de tranquilidade quanto para avaliar se tudo está em ordem.
3. Organizar suas notas
Evite acumular notas fiscais e salvá-las aleatoriamente. Isso é um empecilho para a organização da empresa. Neste sentido, a dica é trabalhar pastas diferentes de acordo como o tipo, data, por valores da nota, tipos de produtos, ou então de acordo com fornecedores e clientes ou outro critério, dependendo da atividade empresarial.
Faça sempre backups, uma vez que você estará lidando com arquivos eletrônicos. Da mesma forma, você pode salvar seus arquivos em ferramentas como pen drives e também na nuvem, garantindo assim uma proteção a mais diante de qualquer imprevisto.
4. Trabalhar com um sistema de gerenciamento
Todas essas dicas anteriormente citadas podem ser facilmente adotadas quando a empresa utiliza um sistema de gerenciamento. Com ele, é possível trabalhar com uma ferramenta de gestão integrada a fim de automatizar as compras e emissões de documentos. Esta é a melhor solução para uma boa gestão e uso da nota fiscal eletrônica.
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A importância da tecnologia já é reconhecida pela sociedade e pelo mercado. Desde que inovações em sequência invadiram o cotidiano das pessoas e os fluxos de trabalho das empresas, foi estabelecida uma nova maneira do negócio se relacionar com seus públicos de interesse.
Nesse contexto, as pessoas começaram a ter mais acesso à informação. Agilidade, precisão e eficiência se disseminaram pelo ambiente corporativo. Todas essas etapas foram se concretizando sem que se percebesse que, na verdade, o mundo estava passando por uma revolução.
Essa transformação profunda foi alicerçada pela informação e, mais tarde, pela absorção das tecnologias no cotidiano das pessoas físicas e jurídicas.
E, no meio de tudo isso, uma cultura de empreendedorismo se consolidou. Pequenas empresas começaram a surgir, mas de uma forma muito mais profissional que a conhecida até então. Com bases fortes em gerenciamento e administração, o novo empreendedor é caracterizado pela busca de soluções para melhorar os resultados de seu negócio.
E foi aí que a tecnologia confirmou sua relevância e, hoje, mostra um potencial gigantesco de aplicabilidade nas micro e pequenas empresas (MPE).
Siga conosco neste post e entenda como extrair o melhor que a TI pode oferecer ao seu empreendimento!
O avanço tecnológico
Da Revolução Industrial à Revolução Digital. Os empreendedores de hoje são fruto desse intervalo efervescente de modificações no processo produtivo, nas relações de trabalho e na interação entre indivíduos e empresas.
Não se pode desprezar o pontapé de evolução dado pelas primeiras máquinas, que permitiram a produção em série de bens de consumo. Depois vieram os primeiros ensaios de automatizar não só o chão de fábrica, como também a análise de dados relevantes para o negócio.
Depois de um tempo, o mundo experimentou a Era da Informação, na qual a gestão do conhecimento se destacou e mostrou o valor de compreender a fundo os cenários nos quais o negócio está inserido, ouvir a opinião do cliente e antecipar tendências de consumo e de comportamento do público-alvo.
Na sequência, as tecnologias começaram a se popularizar e fatores determinantes foram as telecomunicações e a Internet.
Assim que foi se tornando acessível a todos, a web produziu um novo perfil de cidadãos, mais conscientes de seus direitos e deveres. E também um novo padrão de consumidor, com maior capacidade crítica, que compara produtos e marcas e que simpatiza com empresas pelo discurso que elas defendem, como causas sociais ou ambientais.
Esse ritmo de mudanças trouxe a Era Digital, na qual dispositivos conectam todos a tudo. Com os recursos da Cloud Computing (computação em nuvem), tudo se tornou mais ágil, sem limites de quantidade de dados e acessível de qualquer lugar, bastando ter um smartphone nas mãos — uma das benesses da chamada Mobilidade.
Mas as inovações não pararam por aí e hoje vivemos em plena harmonia com a tecnologia em todos os momentos da nossa vida. Atentas a isso, as empresas têm adaptado seus processos internos, canais e formas de relacionamento com o cliente. Falaremos mais disso nos próximos tópicos.
A tecnologia na atualidade
Nessa linha evolutiva que acabamos de apresentar, o que temos hoje é digno de roteiro de ficção científica.
Já temos conhecimento de computadores que aprendem padrões e respondem rapidamente a perguntas sobre qualquer assunto, como aplicação da denominada Computação Cognitiva. Já experimentamos os Dispositivos Vestíveis (chamados wearables), por exemplo com relógios que são pequenos computadores de pulso – por isso chamados de smartwatches. Convivemos com Realidade Virtual quando experimentamos simuladores em games. Já estamos adaptados à visualização 360º oferecida por imobiliárias que querem vender imóveis de forma remota (sem estar no escritório, nem na obra), já sabemos exatamente o que é a Realidade Aumentada depois da febre do Pokémon Go. E também já conhecemos a aplicabilidade da impressora 3D na saúde, com próteses coloridas, divertidas e seguras para crianças com dificuldade em se locomover.
Não é brincadeira não! Em poucas décadas o mundo se robotiza e o que antes era cenário de futurismo hoje já faz parte do nosso dia a dia. A naturalidade com que tudo isso vem ocorrendo é tão grande, que se não pararmos para listar essa sequência de fatos, a escala da evolução passa despercebida.
E as empresas, como encaram mudanças tão drásticas? Elas vêm se preparando para fazer parte dessa realidade? Conseguirão responder à altura do público cada vez mais exigente e conhecedor das possibilidades que a tecnologia oferece? Vamos falar sobre isso a partir de agora!
Negócios e empresas e a tecnologia
A avalanche de novidades tecnológicas que acabamos de citar obrigou as empresas a se reposicionarem. Novos paradigmas foram surgindo e lá estava o mundo corporativo “correndo atrás do prejuízo” e se empenhando ao máximo para se adaptar ao novo.
Depois de um período de estranhamento e de um preço muito alto para as empresas absorverem as tecnologias, chegou a fase da bonança. Felizmente o que antes era acessível a apenas grandes empresas passou a integrar a história das pequenas e médias iniciativas empresariais também.
Com isso, todos saíram ganhando: empresas com otimização de seus processos e todo um arcabouço de benefícios — dos quais trataremos no próximo tópico —, o mercado com maior competitividade e o cliente com um melhor atendimento e produtos e serviços com mais qualidade e mais aderentes às suas reais necessidades.
Vantagens e benefícios do uso da tecnologia
As tecnologias chegaram no mundo dos negócios para ficar. E o motivo é simples: o leque de benefícios a todo tipo de negócio é tão grande que não há mais como abrir mão de tantos recursos.
Aqui estão algumas vantagens da TI para as empresas, de qualquer ramo de atuação e de qualquer porte. Prepare-se, a lista é longa!
Simplificação dos fluxos de trabalho
Identificação de gargalos nos processos
Visualização de oportunidades de melhoria nos processos operacionais e estratégicos
Otimização da comunicação entre pessoas e áreas
Redução de erros e falhas, além de desperdícios
Automação de processos
Maior qualidade dos produtos e serviços
Aumento da produtividade
Redução do tempo de execução das tarefas
Mais agilidade na resposta ao cliente
Melhor gerenciamento do tempo, com liberação dos gestores para atenção ao estratégico no lugar da dedicação ao operacional
Melhor planejamento de estratégias e atividades cotidianas
Condições de análise de informações do mercado, fornecedores, concorrentes
Melhor gestão de pessoas
Monitoramento do cliente, com acompanhamento de comportamento
Melhor experiência do cliente
Possibilidade de ampliação dos pontos de venda para o ambiente virtual
Segurança da informação
Continuidade dos negócios
Mobilidade, para acesso a ferramentas e informações gerenciais 24 horas por dia, 7 dias por semana, a partir de qualquer dispositivo móvel
Visualização simplificada de informações gerenciais, sem limite de horário ou localização
Análises gerenciais com base em acompanhamento de metas e indicadores de desempenho
Tomada de decisão baseada em dados atualizados e confiáveis
Capacidade de prever tendências
Maximização dos resultados, com maior lucratividade
Diante de tantos pontos positivos, vale a pena pensar seriamente em internalizar a TI nos negócios. E aqui vale um destaque: sem essa de “meu negócio é pequeno e tenho pouco orçamento”. No próximo tópico mostraremos como a tecnologia é acessível e pode ser implementada em qualquer empreendimento.
A tecnologia em micro e pequenas empresas
Muitos sonhos e planos de um lado e pouca estrutura e recursos para investir do outro. Essa é a realidade de boa parte das micro e pequenas empresas, que buscam alternativas para que não faltem meios para viabilizar o que é importante.
Então, quando se fala em gestão de pessoas e cultura da inovação, é normal que esses assuntos fiquem em segundo plano, para quando sobrar dinheiro.
E aí os empreendimentos ficam sobrecarregados com demandas, entulhadas com relatórios extensos e difíceis de interpretar. E, muitas vezes, o único recurso automatizado que se tem são bases de dados simples e algumas planilhas.
Quem é microempreendedor se identifica com essa realidade. São muitas horas de dedicação à coleta e entendimento de informações, em um malabarismo para tocar o operacional e ainda cuidar do estratégico.
Tudo isso seria muito diferente se o negócio contasse com as facilidades da Tecnologia da Informação e suas ferramentas. E isso produz uma guinada na mentalidade do empreendedor: TI não é custo, é investimento. E os resultados serão sentidos em todo o ciclo de vida do negócio, ou seja, a curto, médio e longo prazos.
A solução, então, seria adquirir computadores e softwares para operação por todas as áreas da empresa? Não só isso. Aliás, muito mais que isso! Não adianta montar um parque tecnológico sem sistemas que facilitem o cotidiano operacional e a tomada de decisão, que não geram automação de processos e gestão do fluxo de informação gerado. Além disso, não adianta instalar programas e não integrá-los, produzindo bases apartadas que não produzem uma inteligência para o negócio.
Para vencer o fantasma do atraso tecnológico e do desperdício de oportunidades de crescimento, é preciso usar a TI com foco estratégico e deixar fluir tudo o que ela pode agregar de valor para a gestão do empreendimento.
A TI como elemento estratégico para MPE
As MPE que pretendem transformar sua realidade precisam abandonar uma crença altamente limitante: a visão da TI apenas como suporte de operações.
Muito longe disso, a tecnologia é elemento essencial para viabilizar as estratégias do negócio. Então ela precisa estar presente em todos os processos, oferecer soluções de segurança da informação, repositório para documentação, backup de dados, controle de acessos, indicadores de risco, sistemas de planejamento, monitoramento de performance e relatórios gerenciais para subsidiar as decisões.
E gerir tudo isso não é simples, mas absolutamente necessário. Fato é que, se houver perda de dados ou indisponibilidade de algum sistema ou funcionalidade, o negócio pode parar.
Para esse tipo de situação, deve haver uma governança de TI proativa, que preveja problemas e tenha uma carta na manga para situações calamitosas e assegure a continuidade dos serviços essenciais. É o caso dos desastres ou incidentes, que devem ter planos de contingência para recuperação de informações perdidas, retomada de redes paralisadas, ações contra ameaças de invasores virtuais.
Assim, não adianta investir em equipamentos, sistemas e treinamento de pessoal se a gestão de tudo que envolve a TI for reativa. E o principal argumento é o fato de ficar muito caro “apagar incêndios”, já que o risco de perda financeira é alto e o impacto na imagem da empresa perante clientes e o mercado como um todo é muito negativo.
Para todo problema, uma solução
O empreendedor que chegou até este ponto do post pode estar convencido do valor da TI para a consolidação do negócio e pode estar refletindo: ok, quero apostar na tecnologia para revolucionar minha gestão e a esteira operacional, por onde começo?
Algumas soluções são indispensáveis para todo tipo de empresa, mas algumas características das MPE direcionam para algumas especificidades tanto de infraestrutura quanto de software. Acompanhe:
Antivírus
Existem soluções gratuitas, mas como o quesito “segurança” é indispensável para o negócio, vale a pena investir em opções de baixo custo, mas eficientes e alinhadas com as necessidades empresariais.
Além de combater vírus, malwares, trojans e downloads maliciosos, o antivírus reduz as chances de paralisação dos serviços causados por ataques de pragas virtuais.
Backup
Já pensou o drama que seria perder, de repente, dados importantes do negócio? Já avaliou este risco e seus impactos? Se ainda não, esteja certo: a continuidade do seu empreendimento pode ser interrompida em função da impossibilidade de acessar o fluxo de informações gerado nas rotinas empresariais.
Buscar soluções de armazenamento e atualização frequente de todos os dados da empresa é fundamental. As soluções possíveis são manter cópias em equipamentos próprios ou contratar o serviço de cloud backup no mercado.
Sistemas de gestão empresarial
Para substituir aquelas planilhas e relatórios que já citamos, as micro e pequenas empresas precisam incorporar softwares de gestão empresarial, que integrem diversas áreas e consolidem informações de interesse do negócio.
As ferramentas mais comuns no mercado são modularizadas, permitindo controlar processos diversos. Dentre eles estão o controle financeiro, o fluxo de caixa, vendas, estoque e ainda emissão de nota fiscal eletrônica e relatórios gerenciais.
Um bom sistema empresarial organiza os processos da empresa, permitindo uma gestão otimizada e consequente aumento da rentabilidade. Tudo isso pode ser disponibilizado em plataformas online, com facilidade no uso e com navegação bastante intuitiva.
O ideal é buscar alguma solução que tenha sido desenhada sob medida para negócios de pequeno porte. O respeito às especificidades desse mercado faz toda diferença na oferta de sistemas, bases, funcionalidades e infraestrutura adequadas para o tamanho, o orçamento e o estilo de gestão das MPE.
Vendas online
A tecnologia trouxe uma nova realidade para as vendas e abriu caminhos para que pontos de venda física pudessem ser expandidos ou até mesmo migrados para lojas virtuais.
Com isso, pequenas empresas passam a ocupar o mesmo espaço de grandes negócios, muitas vezes competindo com eles não exatamente em pé de igualdade, mas com boas condições.
Presença digital
Estreitar o relacionamento com o cliente tornou-se mais fácil com a tecnologia que conecta pessoas a empresas: a Internet.
Para a pequena e média empresa, o mundo digital é perfeito. Alia baixo custo com capacidade de audiência do grande público e do engajamento dos clientes.
Com técnicas de marketing digital, as MPE estão presentes no dia a dia do público-alvo, seja por meio de perfis nas redes sociais, por blogs corporativos ou por e-mail marketing.
Graças a esses canais acessíveis a empresas de todos os portes, tornar-se conhecido e ter uma identidade digital está ao alcance de qualquer empreendimento.
Alternativas viáveis para MPE
Ciente da importância da TI para o negócio, conforme vem sendo defendido até aqui, o empreendedor retoma a reflexão. E aí vem à tona novamente o velho dilema do aporte financeiro necessário para adquirir e manter uma infraestrutura de TI robusta para suportar tantos sistemas, bases de dados e funcionalidades.
A boa notícia é que existem opções viáveis técnica e economicamente para empresas que dispõem de pouco orçamento para otimizar sua TI. Vamos falar de três principais caminhos:
Soluções gratuitas
Recursos open source vêm crescendo em quantidade e em qualidade no mercado. Oriundos de um movimento de compartilhamento de conhecimentos, códigos e funcionalidades, eles são uma boa saída para quem não pode investir em tecnologias licenciadas.
Assim, só é preciso ter hardware para instalar a solução e saber configurá-la para o melhor uso possível no empreendimento.
Infraestrutura compartilhada
Quando o problema é constituir um ambiente tecnológico com equipamentos de alta performance, também há outra boa notícia! O mercado disponibiliza modelos de compartilhamento de infra de TI na nuvem: em geral, servidores com alta capacidade de armazenamento e velocidade de processamento, além de redes de dados velozes e seguras.
Em vez de direcionar muito dinheiro para a compra desses equipamentos, sua manutenção e treinamento de equipes, as MPE pagam apenas pelo uso da infraestrutura, ou seja, volume de dados armazenados, capacidade de processamento consumida, tráfego de dados nas redes. As opções são de pacotes fechados, com pagamento mensal, ou de pagamento conforme demanda de recursos.
Software como serviço
Além do compartilhamento de infraestrutura, outra modalidade de outsourcing é muito útil às micro e pequenas empresas: o Software como Serviço. Nesse modelo, o mercado disponibiliza soluções para uso pelas empresas clientes, mais uma vez graças à Cloud Computing.
Há uma infinidade de soluções prontas para serem contratadas, oferecendo, ainda, possibilidades de customização conforme a necessidade de cada cliente. Exemplos são softwares de gestão integrada, aqueles que cuidam de toda a cadeia de valor do negócio, oferecendo recursos para gestão desde a demanda do cliente, até o fluxo de caixa, controle de estoque, marketing e relacionamento com o cliente.
Parcerias estratégicas
Muitas vezes o empreendedor domina seu ramo de atuação, o produto e o serviço oferecidos. Conhece o ciclo produtivo de ponta a ponta, é capaz de responder por qualquer etapa do processo. Já sobre a TI, é muito comum que seja conhecida superficialmente e que as providências necessárias para implementação de tudo o que foi citado até agora seja mais complexo do que se gostaria.
Então é preciso lançar mão de uma iniciativa bastante inteligente de delegar a quem entende e tem condições de oferecer o melhor que a tecnologia pode trazer. É importante buscar parceiros estratégicos para suprir o que a empresa não possui e o que o empreendedor e seu corpo de gestores não dominam.
Existem empresas especializadas em entregar soluções adequadas à realidade das MPE, especialmente softwares de gestão (incluindo módulos financeiro e contábil, vendas, estoque, logística), workflow de gestão de fluxo de trabalho e educação corporativa.
A reboque, esses fornecedores disponibilizam a infraestrutura para dar suporte a tudo isso. Além disso, cuidam de tudo o que deriva desse processo de terceirização: segurança, controle de acesso, backup, virtualização, balanceamento de cargas, planos de recuperação de desastres e ainda contam com melhores práticas de mercado e com equipe treinada e constantemente atualizada.
Para um pequeno negócio, esse é o melhor dos mundos porque além de não se preocupar com a expertise (que muitas vezes ele não tem), a despesa fica em cima do que é efetivamente utilizado. Todos os outros custos envolvidos ficam a cargo do fornecedor.
Maturidade da MPE em relação à TI
Agora que está claro o quanto é benéfico investir em TI e que há uma certa tranquilidade quanto às formas e alternativas para isso, mesmo sem muito recurso financeiro ou know how, vale uma ponderação: o amadurecimento da consciência quanto à importância da TI para a MPE depende da absorção dos melhores resultados possíveis.
E isso virá com adequação dos processos, dos fluxos de trabalho e dos artefatos gerados para que fique mais aderente a um novo padrão produtivo, mais automatizado, ágil e confiável.
Além disso, é preciso criar uma cultura organizacional favorável à internalização de inovações. Sem o apoio dos funcionários, as soluções podem ser subaproveitadas ou haver resistência para sua adoção. Por isso é importante oferecer capacitação e criar ações de comunicação em torno do novo cenário empresarial.
O mais importante é que empreendimentos de pequeno porte se preparem para que possam usufruir dos benefícios da TI, melhorando seus recursos de gestão, a cadeia operacional e a continuidade dos negócios.
Conclusão
Tentamos deixar claro neste post que o êxito de qualquer negócio está cada vez mais atrelado ao conhecimento e uso estratégico de informações do negócio, à adoção de tecnologias para otimizar processos e ampliar as capacidades humanas e, ainda, à inovação como forma de melhoria contínua.
Se pequenas e médias empresas buscam mais flexibilidade, agilidade, eficiência e diferenciação no mercado, elas não podem ignorar o poder da TI. A importância da tecnologia é tão significativa, que nos arriscamos a dizer que empreendedores que não abrirem sua mentalidade para o potencial tecnológico estão fadados ao insucesso. É preciso aceitar que a linha que divide TI do negócio está prestes a acabar.
E seu espírito empreendedor, está aberto à contribuição da tecnologia? Concorda que, aos poucos, a TI vem se fundindo com o próprio negócio? Queremos saber sua opinião! Comente aqui!
O brainstorm é uma prática cada vez mais comum nas empresas e que consegue reunir diferentes visões para debater um tema ou solucionar um problema. Se baseia na livre sugestão de ideias e na obtenção de um grande volume de informações. Para isso, não existem ideias ruins, não são permitidas críticas às ideias dos participantes, e pode-se melhorar as propostas realizadas pelos outros.
Mas, o modelo mais tradicional de brainstorm pode não ser mais tão eficiente, devido ao grande fluxo de ideias não aproveitadas e do tempo demandado. Para aprimorar essa dinâmica, o CEO da Bootler (plataforma de comparação de preços para delivery de comida), Michel DiBenedetto tem cinco sugestões para deixar o brainstorm mais dinâmico e inovador.
Foque-se no resultado e no impacto
Como, geralmente, as sessões de brainstorm são focadas para a resolução de um problema ou vislumbrar uma oportunidade, o foco da conversa deve estar de acordo com a ideia ou conceito e como eles podem funcionar no curto prazo.
Esqueça seu ego
A natureza do brainstorm é ser uma dinâmica em grupo, valorizando cada um dos participantes e suas ideias. Por isso, não faz sentido que apenas uma pessoa seja destaque: pensar como um time te aproxima do objetivo desejado.
Questione
Boas ideias não bem fundamentadas falham na execução, enquanto outras podem parecer não tão boas, mas tem resultados satisfatórios. Independente de quem propõe, questionar uma ideia previne incidentes futuros. O importante é lembrar que o objetivo não é criar uma situação de confronto, mas sim fortalecer a ideia em questão e aprimorá-la.
Defenda suas sugestões
Comprometa-se com sua ideia e tenha argumentos para defendê-la. Em caso de confronto, você deve acreditar em si e apresentar ao outro fatos convincentes sobre ela, provando sua eficácia e chance de sucesso.
Ideias ruins, pessoas boas
O brainstorm é um processo bastante intenso, que reúne ideias e pessoas diferentes, que podem tornar o debate acalorado. Por isso, é importante que você separe a ideia em si da pessoa por trás dela – não é porque sua sugestão é fraca que a pessoa é ruim.
Sempre ouvimos que para se obter sucesso, seja na área que for, não existe uma fórmula pronta. Mas, um estudo da psicóloga americana Heidi Grant Halvorson, autora do livro Succeed: How We Can Reach Our Goals (Seja bem sucedido: Como Podemos Atingir Nossos Objetivos), aponta que existem padrões comportamentais e psicológicos que podemos perceber e aprender para nos tornarmos pessoas mais bem sucedidas.
Heidi, em um texto publicado na Harvard Business Review, apontou nove coisas que as pessoas bem-sucedidas fazem diferente das demais. E, acredite: não são tarefas impossíveis ou desumanas. São hábitos simples que os bem-sucedidos têm, que incluem processos adequados para executar suas obrigações e reflexões sobre a sua condição, além de formas de melhorar e obter mais eficiência. Leia a lista e pergunte a si mesmo: o que você faz diferente dos outros?
Seja específico
Ao impor metas a si mesmo, seja o mais específico possível. Saber exatamente o que você quer alcançar torna “o que é sucesso” mais claro e mantém você motivado. Além disso, a precisão em suas metas ajuda a pensar ações mais específicas – que tornam o processo mais claro e palpável para você. É muito mais esclarecedor “perder 5kg” do que “perder algum peso”, não é mesmo?
Não desperdice oportunidades
Com o cotidiano cada vez mais rápido e multitarefa, o ser humano é um malabarista com as oportunidades: pega uma, trabalha nela um pouco e a joga para o alto, ao mesmo tempo em que pega outra oportunidade, trabalha nela outro tanto e a joga para o alto… Nesse processo, acabamos perdendo chances de agir simplesmente porque não conseguimos dar a devida atenção ao que estava em nossas mãos. Dedique-se aquilo que você tem hoje e agarre as oportunidades – grandes e pequenas – antes que elas escorram pelos dedos.
Saiba exatamente o quanto falta no caminho
É necessário que você faça um monitoramento regular e honesto do seu processo – se ninguém puder fazer isso por você, encare o desafio e faça você mesmo. Esse é o momento para avaliar o seu desempenho e ajustar suas estratégias, avaliando quão bem você está indo nesse processo. Seja sincero e tenha olhos rigorosos, além de estabelecer a frequência dessa avaliação – se for um objetivo grande e muito desejado, dedique-se diariamente.
Seja otimista e realista
Ao determinarmos nossos objetivos, temos que pensar positivo: precisamos acreditar em nosso potencial para criar e manter a motivação. Mas, ao mesmo tempo, não devemos subestimar as dificuldades: a maioria das metas que precisamos atingir envolvem tempo, planejamento, esforço e persistência. Acreditar em si mesmo é o primeiro passo, e duvidar de todo o resto mantém você bem preparado.
Seja melhor a cada dia
Mais do que acreditar em si mesmo e nas suas habilidades, também é necessário que você veja que é possível aprender e adquirir as habilidades necessárias para atingir suas metas. Muitos acreditam que inteligência, personalidade e aptidões são coisas fixas, que nascemos e morremos com (ou sem). Mas isso não é verdade! As habilidades que temos não são determinadas pela natureza e imutáveis, mas sim uma construção diária – baseada na crença de que podemos mudar e fazermos escolhas melhores. Lembre-se sempre de que o que importa é nosso crescimento durante a jornada, e não somente o destino final.
Mantenha-se firme
Persistir diante das dificuldades e comprometer-se com objetivos de longo prazo: é isso que distingue os bem-sucedidos. As pessoas firmes são capazes de transformar seu esforço em bons resultados. Mas, se você não se encaixa nessa descrição, existem maneiras de se aprimorar! Cabe a você se esforçar, planejar e persistir em suas ideias, pois a firmeza é chave para o sucesso.
Exercite a força de vontade
Assim como qualquer outro músculo de seu corpo, os músculos de autocontrole também precisam ser exercitados. Quando usados com frequência e corretamente, crescem, tornam-se mais fortes e auxiliam você a atingir seus objetivos. Para exercitar sua força de vontade, tome como desafio a solução de tarefas que você prefira não fazer: se você não gosta da tarefa ou ela exige muito esforço, faça.
Evite as tentações
Manter sua força de vontade sólida é ainda mais desafiador. Tenha em mente que ela é limitada, e se você se sobrecarregar, sua energia se esvairá. Não tome duas tarefas desafiadoras ao mesmo tempo, e não torne-as mais difíceis do que já são.
Foco no que deve ser feito
Planeje-se e substitua hábitos ruins por outros bons. É bem melhor focar-se no lado positivo do que se debruçar sobre suas falhas e erros. Tentar evitar um pensamento só faz com que ele persista ainda mais na mente, e o mesmo serve para os comportamentos. Ao invés de focar-se no comportamento negativo, pense no que você pode fazer.
Reduzir as despesas, diminuir os custos e realizar novos investimentos costumam ser tarefas difíceis durante uma crise econômica como esta pela qual estamos passando. É importante entender as diferenças entre despesa, custo e investimento. Veja quais devem ser mantidos, quais podem ser cortados, quais devem receber um reforço mesmo durante a crise e quais não podem ser evitados para manter a viabilidade do seu negócio. Confira!
O que são os gastos da sua empresa?
O conceito de gasto, para a contabilidade, é qualquer valor desembolsado visando a aquisição de algo. Seja um produto ou um serviço. De início parece um conceito simples, mas quando analisada a segmentação interna de gastos, o processo fica um pouco mais complicado.
Gasto pode ser dividido em despesa, custo ou investimento.
O que é uma despesa?
Despesas são gastos que não visam o retorno financeiro. Mas que são necessários para sua empresa obter a receita no final do mês. Portanto, as despesas, apesar de não gerarem retorno financeiro, propiciam o “conforto” e a funcionalidade para a empresa.
Alguns exemplos de despesa são as contas de energia elétrica, de água e de telefone, os impostos, o aluguel, o gasto com publicidade e a folha de pagamento de seus funcionários. No entanto, os gastos com matéria-prima, com insumos e com serviços para obter algum produto não são considerados despesas.
As despesas da sua empresa ainda podem ser consideradas fixas ou variáveis:
Despesas fixas são aquelas que não variam, mesmo que o faturamento da empresa varie. Elas são despesas constantes no caixa da empresa. Podem ser consideradas despesas fixas contas como aluguel, telefone e segurança. Algumas delas podem variar seu valor, mas sempre terão que ser pagas e devem estar no seu orçamento. Levando sempre em conta que mesmo que não haja receita, elas deverão ser quitadas.
Despesas variáveis são aquelas que variam de acordo com o faturamento da empresa. Estão diretamente ligadas ao custo do produto. Seja de produção ou apenas de compra. Como as comissões sobre as vendas, os fretes sobre as vendas e os impostos sobre as vendas, por exemplo. Não estão no orçamento, já que são instáveis.
O que é um custo?
O custo é mais um tipo de gasto. Porém, diferentemente das despesas, esse é o valor utilizado com bens e serviços para produção de outros bens e serviços. De uma maneira bem simples, o custo é tudo aquilo que é utilizado para produzir ou fabricar. E consequentemente tudo que de certa forma está agregado neste procedimento. Alguns exemplos de custo são a matéria-prima, os insumos, a energia que é utilizada na produção e os encargos e salários da mão de obra, ou seja, do pessoal do setor produtivo.
Diferenciar despesas e custos pode ser meio complicado, às vezes. Existem algumas formas para facilitar a diferenciação dos custos e das despesas. Pergunte-se: “se eu eliminar esse gasto, a produção será afetada diretamente?”, por exemplo. Se a resposta for sim, o gasto trata-se de um custo.
Um modo de controlar melhor a visão do que é custo, é pela gestão de custos. Uma boa gestão faz com que vejamos mais claramente onde vão essas espécies de gastos. Além de ajudar a avaliar melhor nas tomadas de decisões, facilitando o processo.
Os custos podem ainda ser considerados diretos ou indiretos:
Custo direto é aquele que vemos ser utilizado na fabricação dos produtos, como a matéria-prima, por exemplo. Devem ser perfeitamente mensuráveis, já que deverão ser incluídos no cálculo do custo de produção.
Custo indireto é aquele que não podemos ver no produto final mas sabemos que foi utilizado na fabricação. Como a energia elétrica ou os lubrificantes de máquinas industriais. No entanto, gastos relacionados a logística não são considerados custos. Dentre eles estão o transporte de pessoas, compra de equipamentos e com a manutenção da área fabril não são considerados custos.
O que é um investimento?
O investimento é outro tipo de gasto, porém é como uma aplicação de recursos. Na qual há a expectativa de retorno financeiro futuramente. No ramo da indústria é classificada como investimento a aquisição de novos equipamentos, por exemplo. Assim como de novas máquinas, de ferramentas e veículos. Investimentos se aplicam tanto à compra de novos bens para aumentar a produção da sua empresa; como também se adequa à aplicação em produtos financeiros que aumentam a riqueza da empresa.
Em alguns casos, é fácil acabar confundindo investimentos com despesas. Se, por exemplo, você for fazer a reforma de um prédio e manter o que já existia anteriormente, o gasto será uma despesa com manutenção. Mas caso a reforma seja para aumentar a área útil ou o patrimônio da empresa, esse gasto é na verdade um investimento.
Para diferenciar o investimento da despesa com mais facilidade, basta se perguntar: “esse gasto irá agregar valor para a empresa?”. Se a resposta for sim, trata-se de um investimento.
E então, agora você já compreende as principais diferenças entre despesa, custo ou investimento? Comente e deixe suas dúvidas!
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