Tirar a empresa do lugar-comum e elevar sua marca (e presença) diante de um mercado tão intransigente e competitivo é medida de ordem para que um empreendimento cresça e atinja bons resultados. A automatização de processos, por exemplo, tem uma contribuição significativa nessa jornada.

Nesse contexto, a automatização de processos é um fator otimizador da estrutura da empresa. Ela atua em diferentes frentes, como na utilização do maquinário, na análise de dados, na manipulação e no armazenamento de informações, nos sistemas e em outros recursos tecnológicos.

Porém, as vantagens da automatização vão além, incluindo uma política de aperfeiçoamento que atinge a forma como a companhia lida com seus processos, funcionários, clientes e fornecedores.

Afinal de contas, reduzir os custos operacionais, melhorar a eficiência dos trabalhos e diminuir o desgaste dos colaboradores são, sem dúvida, ações que impactam positivamente um negócio.

Esse conceito surge como uma alternativa inovadora para aqueles que buscam melhorar a execução de suas atividades, alinhando a tecnologia aos demais recursos corporativos existentes, como veremos ao longo deste artigo.

Você conhece a automatização de processos? Sabe como ela está ligada à inovação e pode ser um diferencial competitivo valioso para o seu negócio? Não? Então está na hora de mudar isso! Continue lendo e confira a seguir tudo o que precisa saber sobre esse assunto!

O que é automatização de processos, afinal

Antes de nos aprofundarmos na temática, primeiramente é fundamental que saibamos o que, de fato, se entende por automatização de processos.

Desse modo, o conceito pode ser compreendido como um fator que permite a integração da tecnologia à rotina das organizações, em diversos âmbitos — das tarefas mais simples às mais complexas —, auxiliando gestores, líderes e demais colaboradores na realização mais eficiente de suas atividades.

A automatização de processos atua principalmente em procedimentos burocráticos e repetitivos, reduzindo o tempo de execução, o número de erros e, principalmente, o desgaste dos colaboradores com tarefas repetitivas e exaustivas.

Além disso, serve como uma forma de estruturar os dados e as informações do negócio, por meio de sistemas informatizados, de forma a tornar essas informações mais úteis, acessíveis e valiosas para a estratégia corporativa.

Em resumo, a automatização de processos é um conceito que tem como finalidade principal simplificar e acelerar a execução de tarefas, principalmente as mais burocráticas, possibilitando uma tomada de decisão mais acertada e economizando tempo (e recursos) da empresa.

Qual o objetivo da automatização de processos

O principal objetivo da automatização de processos é ajudar o colaborador, ou dono de um negócio, com tarefas. Essas tarefas podem ser as mais simples, ou as mais complexas. Mas, normalmente, elas fazem com que o fluxo de trabalho de uma organização seja mais simples.

Imagine uma tarefa diária que você tem e é um processo trabalhoso. É comum que já exista uma maneira de automatizar ela. Por exemplo, emitir notas fiscais é uma tarefa que precisa de muita revisão e pode resultar em erros ainda assim. Utilizando um sistema de gestão, que já tem todos os dados fiscais cadastrados, esse processo se torna extremamente simples, podendo chegar a simplesmente apertar um botão.

A importância da automatização de processos nas empresas

Como já foi possível perceber, a automatização de processos possui características altamente positivas para as companhias. No entanto, é preciso aprofundar ainda mais e conhecer a importância dessa medida para a rotina de uma organização.

Automatizar etapas é, sobretudo, uma maneira de alinhar o dia a dia de trabalho da empresa com as novas demandas do mercado — que, hoje, são pautadas por decisões rápidas, alta produtividade e eficiência.

Dessa forma, torna-se cada vez mais arriscado o cometimento de erros por parte das corporações, já que o mercado está mais acirrado. Nesse ponto, a automatização mostra a sua importância, fortalecendo e criando valores elementares para a organização, entre os quais podemos citar:

Eficiência

Aqui, o principal ponto a ser mencionado é a diminuição da ocorrência de falhas e inconsistências nos processos. Afinal, métodos manuais e burocráticos tendem a ser mais suscetíveis a esse tipo de problema, principalmente em razão do desgaste e da desmotivação gerados pela realização de certas tarefas repetitivas.

Assim, por meio de sistemas de gestão, é possível reduzir o número de processos lentos e manuais no ambiente empresarial, como é o caso do preenchimento de formulários e planilhas, deixando tal tarefa a cargo de um software mais rápido e eficiente, específico para essa finalidade.

Inovação

A inovação desponta como um dos principais valores possíveis de serem atingidos a partir da automatização de processos. Atualmente, as empresas buscam se destacar, sair da zona de conforto, explorar novos ramos e testar estratégias de negócios. E tudo isso só é possível a partir de uma renovação.

Nesse contexto, a automatização entra como um fator que potencializa a inovação, pois emprega conceitos que estão mais alinhados à dinâmica do mercado atual, a exemplo da tecnologia da informação, da internet, da computação em nuvem e de tantos outros.

A modernização aparece sempre que a companhia busca melhorar suas atividades a partir de uma atualização, seja empregando novos recursos ou reformulando a utilização dos antigos, com a finalidade de se obter um melhor aproveitamento deles.

De modo geral, os consumidores tendem a avaliar melhor as marcas que se preocupam em inovar e aperfeiçoar a forma de prestar serviços e se relacionar com o cliente.

Assim, ações simples, como centrais de atendimento automatizadas, que encurtam o tempo de resposta, ou mesmo a automatização dos processos de compra em e-commerces, por exemplo, tornam o procedimento mais ágil para o cliente.

Qualidade das operações

Automatizar processos está diretamente ligado à qualidade deles. Afinal, sistemas, máquinas e equipamentos têm capacidades de trabalho, a depender da tarefa, muito superior à do ser humano.

Desse modo, em linhas de produção, a montagem de peças e componentes apresenta qualidade superior se comparada àquela executada por mão de obra humana. Da mesma maneira, processos burocráticos, como elaboração de planilhas e estatísticas, tendem a ser mais eficientes quando automatizados.

Toda essa melhora na qualidade dos procedimentos reflete também em uma maior confiabilidade dos consumidores, que saberão que a marca usa sistemas modernos e menos suscetíveis à ocorrência de problemas passíveis de reduzir a qualidade do produto final.

Gestão de custos

A redução nos custos operacionais, sem dúvida alguma, está entre os desdobramentos da automatização. Isso porque, primeiramente, automatizar significa melhorar o processo produtivo, reduzindo o tempo e o consumo de recursos — daí já é possível perceber tal vantagem.

Mas, além disso, verifica-se uma melhor gestão da mão de obra, que, por sua vez, pode ser reduzida, dada a eficiência dos sistemas usados, ou realocada para outros setores da empresa nos quais haja mais necessidade.

Assim, mesmo que a automatização, em um primeiro momento, pareça muito onerosa para a organização, é preciso analisar sua utilidade e o retorno a médio e longo prazo, pois a redução de gastos, com o tempo, pode superar os investimentos. Então, fique atento!

Sustentabilidade

Trata-se de um tema sensível e bastante discutido no universo empresarial, dada a sua grande importância. Hoje, o aproveitamento de recursos com responsabilidade é indispensável e tem impulsionado a busca por alternativas capazes de alinhar as atividades corporativas a essa nova realidade.

Nesse contexto, a automatização de processos também dá a sua contribuição para a sustentabilidade dentro das empresas.

A partir de um modelo voltado à eficiência — que pode ser entendida como produzir mais gastando menos —, os ganhos com o melhor aproveitamento de recursos e a redução do desperdício, em razão da diminuição de erros nas etapas de produção, impactam positivamente o caráter sustentável de uma organização.

Além disso, é preciso mencionar que a automatização de processos pode ser utilizada como uma forma de controlar as emissões de poluentes em grandes indústrias, por exemplo, reduzindo os impactos sobre o meio ambiente e evitando problemas com a legislação ambiental.

Posicionamento da marca

Esse é um dos pontos principais para a automatização de processos. Ao falarmos em posicionamento da empresa, nos referimos à imagem que ela passa aos seus concorrentes e, também, para os clientes.

A automatização transforma a rotina corporativa, deixando-a mais moderna e tecnológica — e, como se sabe, esses são fatores de grande relevância dentro do cenário empresarial atual.

Desse modo, as vantagens de adotar o método vão muito além das questões de ordem técnica, atingindo também a reputação e a imagem da organização.

Isso ocorre porque, hoje, os consumidores estão mais exigentes e preferem consumir produtos de marcas que possuem uma boa imagem e estrutura, independentemente do tipo de serviço ou mercadoria necessitada.

Portanto, investir em automatização é, também, uma forma de direcionar esforços ao reforço dos valores externos da empresa, passando uma maior credibilidade e confiança ao mercado, além de servir como um grande diferencial competitivo.

As principais vantagens dessa estratégia

A automatização, como vimos, vem se tornando uma realidade mais comum nas empresas, devido à sua grande importância no que diz respeito à otimização de processos.

Para confirmar toda essa relevância, vejamos alguns exemplos de benefícios que as organizações podem experimentar ao automatizar seus processos:

Maior produtividade

Esse é um reflexo lógico da automatização, pois muitos dos processos realizados dentro das empresas ainda carregam um pouco de metodologias manuais antigas e ultrapassadas — principalmente quando se trata de micro e pequenos empreendimentos.

Contudo, essa realidade pode ser convertida a partir da automatização e da utilização de soluções modernas, como sistemas de gestão, softwares ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa) e CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), entre outras tecnologias capazes de transformar tarefas complexas em rotinas simplificadas.

A estratégia certamente influi na produtividade corporativa, já que o negócio terá à disposição uma maior integração de setores por meio da tecnologia, o que otimiza diretamente o rendimento, com uma maior agilidade na comunicação e na tomada de decisão.

Mais integração entre os processos

Automatizar processos torna-os muito mais organizados e escalonáveis, de forma que todas as informações úteis à organização podem ser colhidas e armazenadas por sistemas automatizados.

Dessa forma, a empresa acaba tendo mais controle sobre toda a sua atividade, dada a grande integração que tais recursos podem proporcionar. Em uma indústria, por exemplo, é possível interligar as linhas de produção aos setores de compras, estoque e logística.

Assim, o ciclo produtivo não se interrompe, pois o setor de compras terá as informações precisas sobre a necessidade de algum insumo; a seção de estocagem terá ciência da quantidade de produtos que será produzida; e o núcleo de logística também acompanhará o processo, a fim de se preparar para suprir a demanda.

Garantia de padronização dos serviços

Com o foco na eficiência, a automatização de processos estabelece padrões para o desempenho das atividades, com o objetivo de remover os gargalos de cada etapa.

Assim, a partir da integração promovida pelo conceito, todos os setores trabalham com o mesmo patamar de desempenho, evitando desajustes e a consequente diminuição no fluxo produtivo.

Em empresas que lidam com muitos processos, os quais funcionam como um sistema — ou seja: a execução de uma atividade depende da anterior —, padronizar é uma medida que representa inúmeros ganhos em questão de produtividade e fluidez no andamento das etapas.

Facilidade no acompanhamento e na rastreabilidade

Indiretamente, a automatização é uma forma de organizar e conhecer todos os processos. Afinal, com o uso de sistemas informatizados, grande parte dos dados relacionados aos processos é fornecida aos sistemas de gestão que, por sua vez, atuam facilitando o acesso a eles.

Desse modo, acompanhar cada etapa e detalhe da operação se torna mais simples, já que estão documentadas e acessíveis nos sistemas.

Isso economiza tempo na leitura das informações e auxilia uma tomada de decisão mais ágil e estratégica, baseada em estatísticas e dados concretos da organização como um todo ou de processos isolados, estejam eles concluídos ou em andamento.

Otimização da identificação de falhas

Como um desdobramento do tópico anterior, a automatização de processos também otimiza significativamente a identificação de falhas e inconsistências nas atividades da empresa, facilitando, assim, uma rápida correção.

Processos organizados, acessíveis e mapeados são a base para que os gestores, líderes ou responsáveis pelos setores consigam trabalhar sempre de forma precisa e eficiente.

Assim, por exemplo, caso surja alguma situação em que os membros da companhia suspeitem se tratar de algum problema, a identificação se torna mais simples, pois operações automatizadas têm como característica a alta rastreabilidade de falhas e o fácil acompanhamento.

Desse modo, evita-se que a equipe perca tempo testando hipóteses fundadas em dados abstratos para solucionar o impasse, fazendo com que ela comece a se valer de sistemas autônomos para obter respostas rápidas e concretas sobre a questão.

Redução do tempo entre as atividades

Essa é, talvez, a principal vantagem da automatização de processos. Como já indicamos, o fato de a empresa ter sistemas e equipamentos que substituem (ou, pelo menos, reduzem a utilização de mão de obra humana) à disposição já ajuda a encurtar o tempo de execução das tarefas.

É importante mencionar que a automatização reflete positivamente na comunicação interna da companhia. Assim, diferentes setores podem se comunicar de forma mais dinâmica e ágil, favorecendo a fluidez nos processos e a agilidade com que ações são executadas.

Custos operacionais mais baixos

É impossível falar de inovação sem que esse quesito seja mencionado. A redução nos custos operacionais é uma consequência lógica da automatização de processos, pois, à medida que o conceito auxilia na identificação de falhas, potencializa os recursos utilizados pela empresa e alinha seus diferentes setores.

De modo geral, no que diz respeito à eficiência, a organização terá todas as suas atividades impactadas positivamente. Assim, o que haverá é um ganho de produtividade, aliado a uma melhor utilização de recursos e insumos — ou seja: gasta-se menos para produzir mais.

Como selecionar processos para automatização

É importante estar atento a alguns pontos na hora de automatizar um processo. Ainda, é essencial entender quando chega a hora de tornar um processo ou ferramenta automatizada.

Mapeamento dos objetivos

A empresa já tem a missão, visão e valores definidos? Se a resposta for sim, é hora de procurar na empresa quais processos não estão de acordo com eles. Ou seja, encontre funções e tarefas que demandam muito tempo, retrabalho ou gastos e que podem ser automatizadas.

Avalie o processo

Depois de selecionar qual será o processo automatizado, é hora de entender como ele funciona e quais são seus passos. Dessa forma, é possível saber se o valor empregado em uma solução será realmente um investimento, ou se os erros serão realmente solucionados.

Escolha a solução

Agora que você já tem o processo e os principais passos desse processo, chegou a hora de buscar a solução. Por exemplo, se o processo é o envio de e-mails, é possível encontrar uma ferramenta de disparo de e-mails. Mas, se o problema for no controle financeiro, é hora de encontrar uma ferramenta que supra completamente qualquer possibilidade de erro.

Cronograma de implementação

Após selecionar a solução que mais se encaixa com a necessidade, é hora de implementá-la. Ou seja, é hora de fazer a ferramenta rodar. Em alguns casos é necessário alguma instalação, ou algum tipo de treinamento.

Treinamento

Todas as pessoas envolvidas no processo e que utilizarão a ferramenta de solução devem ser treinadas. Isso não é opcional, uma vez que se ela não for usada corretamente, pode acarretar os mesmos erros que já existiam.

Monitoramento

A ferramenta já está implementada e rodando, e os colaboradores já estão treinados. Chegou a hora de começar a avaliar os resultados. Depois de um período de uso da mesma, já é possível medir os resultados que ela traz e assim, utilizar esses indicadores para criar novas metas.

A automatização de processos administrativos

Comum a todas as empresas, os processos administrativos têm um papel essencial para o bom desempenho das atividades corporativas. Todo o suporte às operações, à organização das atividades e a toda a parte técnica passa pelas seções administrativas do negócio.

Muitas vezes, porém, esses setores se vêem com dificuldades de lidar com a quantidade de informações que por eles circulam, o que acaba prejudicando a tomada de decisão e o bom aproveitamento de recursos, como o tempo.

Nesse contexto, a automatização de operações administrativas surge como uma solução eficiente para acabar com os problemas relacionados à manipulação de dados e às rotinas burocráticas e lentas.

Atualmente, se fala em softwares e sistemas integrados capazes de modernizar o gerenciamento de processos, dispensando os métodos manuais pouco sustentáveis, e substituí-los por mecanismos digitais, que reduzem a utilização de papel, cartuchos de impressão, envelopes etc.

Além disso, a automatização de processos administrativos representa um ganho muito grande quando o assunto é a segurança das informações, pois, como os arquivos importantes (documentos, planilhas etc.) são armazenados digitalmente, os riscos de perda ou desorganização dos dados são reduzidos drasticamente.

Como implementar

Dito tudo isso a respeito da automatização de processos, agora é preciso mostrar um pouco as questões práticas, principalmente no que se refere ao modo de implementação do conceito.

Para obter o máximo de aproveitamento da automatização de operações, é essencial estar atento a certos detalhes e seguir os passos que apresentaremos a seguir:

Planeje a automatização dos processos

Como em qualquer tipo de decisão importante, é vital organizar e planejar bem as suas ações anteriormente, para que imprevistos não ocorram.

No contexto da automatização, é recomendado pensar, listar e analisar todos os processos que compõem a empresa — bem como os considerados mais importantes — para, então, decidir sobre a necessidade de implantação do conceito.

Por mais que automatizar seja vantajoso, é indispensável uma análise minuciosa, levando-se em consideração a realidade da organização, assim como seu porte, sua disponibilidade financeira e o prazo de retorno do investimento.

Faça um mapeamento das operações

Depois do planejamento inicial, é preciso mapear, de forma detalhada e abrangente, todos os processos que tenham um bom potencial de aprimoramento ou que necessitem passar por mudanças urgentemente.

Nessa hora, o recomendado é decidir com base na experiência de todos os envolvidos nas atividades da empresa, de forma que seja possível identificar com precisão os pontos em que pode haver uma melhora na produtividade ou a redução de erros, por exemplo, a partir da automatização.

Então, não hesite em sair a campo e consultar seus colaboradores sobre a realidade fática dos processos.

Comece pelas etapas mais simples

O ideal é sempre começar por aquilo que é mais simples e demandará menos ações para se concretizar. Aquelas tarefas burocráticas e repetitivas, cujo desempenho por humanos pouco agrega valor, pode ser um excelente ponto de partida para a automatização.

Monitore constantemente

Apenas mover esforços para a implementação das ferramentas e dos processos mais sofisticados não é suficiente para que os resultados apareçam. É necessário avaliar como a automatização de processos está se desenvolvendo na companhia, buscando sempre entender e conhecer quais são as dificuldades e os impactos gerados.

Desse modo, é preciso definir indicadores precisos de desempenho, que possam mensurar bem as iniciativas, comparando os resultados do contexto atual com os do cenário anterior à automatização das operações.

O recomendado é escolher as métricas mais relevantes para o negócio (ou seja: aquelas que melhor demonstrarão o desempenho da organização). Isso permitirá testes mais confiáveis e um maior controle dos processos.

Registre tudo o que está sendo feito

Por último, é importante documentar todos os caminhos utilizados, o quanto foi investido, quais foram as dificuldades enfrentadas e os principais resultados obtidos a partir da automatização. Dessa forma, será possível medir com mais exatidão o resultado proporcionado para o seu empreendimento.

Tipos de automação de processos

Existem alguns setores que, quando utilizada uma automação, podem trazer ainda mais resultados. São eles:

Vendas

Uma automação de processos de venda é utilizada para diminuir trabalhos manuais e repetitivos. Eles otimizam a abordagem e o acompanhamento após a venda, também.

Ainda, alguns fazem com que o contato com outros humanos não seja necessário. Assim, fazendo com que o cliente converse com robôs completamente automatizados, muitas vezes sem perceber.

Marketing

Dentro do marketing existem diversas ações que podem ser automatizadas. Por isso, começar uma automatização é muito simples.

As ações de marketing que podem ser automatizadas envolvem envio de e-mails e toda gestão dos dados dos leads e até agendamento de posts em redes sociais.

Propostas

A automação de propostas é focada no setor comercial, uma vez que este envia as propostas finais. Assim, se diminui o tempo gasto no processo de gerar uma proposta, corrige possíveis falhas e não há problemas com armazenamento e procura.

Contratos

Assim como a automatização de processos de propostas, a automatização de contratos também diminui erros e problemas com armazenagem e procura.

Com ela é possível criar e arquivar contratos com mais segurança e eficiência.

Financeira

A automação de controle financeiro permite que você faça toda a gestão financeira. Isso significa controlar todas as entradas e saídas de dinheiro, o que há para pagar, quando se deve pagar e muito mais.

Ainda, quando integrada com controle de vendas e estoque, é possível ter relatórios com as informações mais importantes do negócio.

Dicas para alcançar os objetivos com a automatização dos processos

Para que a automatização de processos traga bons resultados ela precisa ser feita com muita atenção, e seguir algumas dicas:

Organize uma boa equipe

Falamos sobre como a automatização de processos diminui consideravelmente a quantidade de trabalho, mas, ainda é necessário que ela seja estabelecida. E isso é trabalhoso.

Por isso, ter uma boa equipe para começar e dar algum suporte interno, é o ideal. Assim, essas pessoas são responsáveis por iniciar, controlar e orientar outros colegas.

Comece aos poucos

A automatização de processos, ainda que uma melhoria, toma tempo e dedicação no começo. É preciso dedicação e atenção. Por isso, comece essa modificação aos poucos e pelos processos mais simples.

Não caia no conto de que começar pelo mais difícil é melhor. Por ser um processo que irá continuar com a empresa por bastante tempo, ele precisa ser feito com muita atenção e cuidado. Assim, começar pelo mais fácil faz com que se entenda melhor o funcionamento.

Vá documentando o processo

Documentar o que se está fazendo é a melhor forma para aprender. Se a automatização de processos é algo novo no negócio, é muito importante saber o que se está fazendo. Isso ajuda nos próximos passos também.

Por exemplo, ao utilizar um sistema de gestão empresarial se deve cadastrar todas as entradas e saídas de financeiro e estoque. Como esse é um processo recorrente, ele deve ser feito sempre da mesma maneira. Por isso, fazer corretamente e documentar a maneira certa, garante que sempre será feito da melhor forma.

Tenha responsáveis

Não importa o tamanho da empresa e nem o tipo de automação, é importante ter um responsável por ela. Eles serão incumbidos de fazer o controle adequado das ferramentas e ensinar a quem seja necessário o funcionamento da mesma.

Estabeleça pequenas metas

Não tenha pressa de automatizar os processos e ver resultados. Queremos sempre tudo para ontem, mas esse não é o caso.

Também, não tenha pressa de fazer a implementação de ferramentas, caso contrário, é possível cometer alguns erros no meio do caminho.

Portanto, tenha uma visão mais ampla da situação e entenda que mesmo que a automatização de processos seja para ganhar tempo, será necessário esperar para ver os resultados.

Conclusão

Por fim, como foi possível perceber ao longo deste artigo, a automatização de processos aparece como uma solução moderna e necessária para a maior parte das empresas.

Os benefícios que esse conceito proporciona são variados, de modo que, em um mercado empresarial altamente competitivo como o atual, valer-se dele como uma forma de garantir a melhor prestação de serviços e o bom desempenho pode ser visto como uma ação estratégica e inteligente.

Agora é com você: estude bem o assunto e não hesite em investir nessa valiosa prática!

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