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Orçamento colaborativo: saiba as vantagens para sua empresa!

Escrito em: 28/03/18

Também conhecido como orçamento descentralizado, o orçamento colaborativo está cada vez mais presente na gestão orçamentária das empresas. Este processo consiste em uma descentralização no processo de planejamento orçamentário organizacional, que acaba não sendo realizado de uma forma restrita pelos diretores e sócios-proprietários do negócio.

No caso do orçamento colaborativo, os gestores de todos os setores de uma empresa possuem uma participação mais ativa neste processo e recebem mais autonomia para elaborar o plano orçamentário organizacional para cada departamento.

Quer saber mais a respeito de como funciona o orçamento colaborativo nas empresas? O que é de fato o planejamento orçamentário e qual a sua importância? Tudo isso você vai saber agora no decorrer deste artigo!

Como funciona um plano orçamentário?

O plano orçamentário de uma empresa consiste na estruturação de diversas informações referentes as finanças do empreendimento.

No plano orçamentário são projetados o faturamento previsto para determinado período, o levantamento de todas as contas a pagar e a receber futuramente, a avaliação da necessidade de capital de giro para arcar com as despesas, definição de orçamento para cada setor da empresa e orçamento necessário para a realização de investimentos operacionais.

Sendo assim, a participação dos gestores de cada setor da empresa na elaboração deste plano orçamentário é o que chamamos de orçamento colaborativo ou descentralizado, o qual vamos falar mais especificamente a partir de agora.

Afinal, como funciona este processo na prática? Quais as vantagens de se envolver todos os gestores na elaboração do planejamento orçamentário?

Qual a importância de descentralizar o orçamento empresarial?

A participação de todos os gestores no processo de planejamento orçamentário, faz com que os profissionais envolvidos possam orientar as ações de seus setores de uma forma muito mais cuidadosa e equilibrada, a medida em que estarão por dentro das possibilidades de investimento de seus departamentos sem comprometer o orçamento.

O planejamento de investimentos futuros, projeção de faturamento, avaliação de receitas e despesas, são fatores que não devem ficar restritos somente ao alto escalão da empresa, mas sim, devem estar inseridos no dia a dia de todo o ambiente empresarial, de forma que os colaboradores sintam-se mais participantes e engajados com a cultura organizacional.

Como realizar o orçamento colaborativo na prática em sua empresa?

Para descentralizar o orçamento, é preciso ter em mente uma questão primordial: os sócios-proprietários e diretores da empresa não devem impor, mas sim proporcionar aos demais gestores uma maior autonomia e participação no planejamento financeiro empresarial.

Isto é, no processo de orçamento colaborativo é preciso que o alto escalão da empresa não faça uso dessa alta representatividade como uma forma exclusivamente autoritária. Antes de estabelecer metas para cada setor, é preciso avaliar e discutir as possibilidades com cada gestor e solicitar a visão desses profissionais em relação a seus respectivos departamentos, para que possam avaliar os seus objetivos e direcionar o orçamento de uma forma equilibrada para cada um dos setores.

Afinal, não existe ninguém mais adequado para avaliar a necessidade de recursos para os diferentes setores de sua empresa, do que os gestores desses departamentos, já que vivenciam de uma forma muito mais específica todos os processos e conseguem avaliar com mais clareza as necessidades financeiras para seus setores.

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Qual a importância de se realizar o orçamento colaborativo?

A descentralização do orçamento pode causar um efeito amplamente positivo em sua empresa.

Com mais gestores envolvidos com o planejamento orçamentário, a tendência é que todos os participantes deste processo adquiram uma responsabilidade e aprendizado ainda maior, além de sentirem-se mais motivados devido ao fato de possuírem ainda mais autonomia no ambiente empresarial.

Todos estes fatores podem representar uma influência bastante positiva no desempenho geral de sua empresa. A medida em que os gestores estipulam as metas de seus setores de uma forma autônoma, sem a imposição por parte dos sócios-proprietários da empresa.

Com a participação dos gestores de cada departamento na elaboração do plano orçamentário, a tendência é que as metas de faturamento sejam elaboradas de uma forma muito mais realista, já que esses gestores vivenciam o dia a dia de seus respectivos departamentos e sendo assim, sabem com mais clareza aonde é possível chegar em termos de resultados.

O orçamento descentralizado também é essencial para evitar com que sejam direcionados recursos de uma forma excessiva para uma área da empresa em detrimento de outra, sem que exista uma verdadeira necessidade para tal. Os gestores poderão avaliar com mais nitidez qual a verdadeira necessidade de capital que deve estar presente no orçamento de seus respectivos departamentos.

É importante deixar claro que o plano orçamentário estruturado pelos gestores em um primeiro momento, pode receber sugestões por parte dos diretores, que podem vir a fazer sugestões no plano inicial e discutir com os gestores as possibilidades de novas alterações, o que seria o plano revisado.

Entretanto, a partir do momento em que a empresa optar por descentralizar o orçamento, qualquer alteração no plano proposto deve ser rigorosamente discutida e debatida com os demais envolvidos e não imposta de uma forma autoritária e sem o conhecimento dos outros gestores. Em caso contrário, perderia-se completamente o sentido de orçamento colaborativo ou descentralizado, não é verdade? 

Como a tecnologia pode auxiliar no processo de orçamento colaborativo?

Existem diversas ferramentas no mercado extremamente práticas e modernas para otimizar a gestão financeira de sua empresa. Através de um bom software de gestão empresarial, você pode centralizar as informações orçamentárias de todos os seus departamentos em um centro de custos, além de otimizar diversos processos gerenciais de sua empresa como o controle de estoque, gestão de compras e vendas, cadastro de clientes e fornecedores, e muito mais!

Além de um sistema, uma outra opção é uma planilha de orçamento empresarial, com a vantagem de ser gratuita! 

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O eGestor é um sistema de gestão empresarial, que pode ser operado de uma forma totalmente online, através de qualquer computador, tablet ou smartphone, sem a necessidade de instalação em um servidor específico.

O sistema possibilita o acesso a indicadores financeiros bastante precisos para auxiliar no processo de tomadas de decisões em sua empresa: fluxo de caixa, DRE, ABC de compras e vendas, índices de lucratividade e margem de contribuição, são apenas alguns dos diversos relatórios gerenciais que podem ser gerados na ferramenta a partir do cadastro de todas as suas receitas e despesas.

Cadastrando todas as compras e vendas realizadas pela sua empresa, o eGestor atualiza a sua nova quantidade de estoque de uma forma totalmente automatizada, fazendo com que você economize tempo neste processo e obtenha um enorme ganho de eficiência nos processos gerenciais.

Além de todas estas funcionalidades, você pode gerenciar suas contas a pagar e a receber em um centro de custos e também emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários para os seus clientes. Ficou interessado? Os primeiros 15 dias de testes no sistema são totalmente gratuitos. Basta acessar o site e fazer um breve cadastro da sua empresa!

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Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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