Fluxo de Caixa: O Controle Financeiro em foco para análise

O objetivo do fluxo de caixa é bastante simples e claro: ele deve registrar absolutamente todas as entradas e todas as saídas do dinheiro, seja ele pessoal ou, principalmente, da empresa, sendo portanto um processo essencial para a saúde financeira da mesma.

A organização deste controle, que pode ser feito em uma planilha simples ou até mesmo em um caderninho, embora existam recursos onlines e muito mais práticos para este meio, como o eGestor por exemplo, proporciona um direcionamento exato de como está a situação financeira do negócio mostrando o total disponível ou quanto falta para quitar determinada conta.

Você consegue enxergar tamanha importância?

A falta de controle financeiro de uma empresa prejudica demais a sua operação em curto ou médio-prazo. Um problema como atraso em pagamentos de credores pode afetar a manutenção do negócio, que devido a esta razão pode não ter dinheiro suficiente para que suas necessidades imediatas sejam realizadas. Mas é importante salientar que para ser rentável, uma empresa não precisa necessariamente ter bastante liquidez. Por isto, saber fazer uma gestão apropriada pode fazer a diferença e acabar compensando uma eventual limitação financeira.

O fluxo de caixa permite que você saiba de onde veio cada centavo acumulado na conta enquanto garante que você se mantenha de olhos abertos para saber para onde ele está indo.

Para dar certo, é claro, é preciso ter bastante atenção. Fazer anotações que correspondam à realidade, não se esquecer de passar os valores, por menores que sejam, para a planilha, e assim por diante. Esses são os mínimos cuidados requeridos para um eficaz controle financeiro.

De preferência, este fluxo deve ser atualizado diariamente para evitar posteriores erros, entretanto, aceita-se também que este controle seja semanal desde que nada passe batido durante a transferência dos dados, certo? Esta documentação das movimentações da empresa se feita de maneira criteriosa evita a perda de dados importantes que eventualmente podem se perder com o excesso de informação, além de perceber algum problema, como a falta de dinheiro em caixa antes de causar um efeito mais nocivo, como o endividamento.

Veja agora como fazer, na prática, o fluxo de caixa:

O fluxo de caixa é composto por duas partes. A primeira e melhor delas, é claro, são as receitas, o registro de absolutamente todo o dinheiro que encontrou no caixa da empresa. É importante dar máxima atenção aos detalhes. Anote em sua planilha a origem de cada valor, a forma de pagamento, se em dinheiro, cartão, transferência, boleto e assim por diante, e a data deste recebimento. Categorizar em diferentes segmentos a origem de todas as finanças, assim como o registro diário, é uma ótima forma para reduzir a margem de erro e evitar o esquecimento. Vamos usar um exemplo prático: Se a sua empresa teve que pagar uma determinada quantia a um fornecedor, simplesmente colocar o valor nas despesas é insuficiente. É preciso deixar claro para onde vai este dinheiro a fim de evitar confundir os gastos. Organização é fundamental para uma boa gestão financeira.

Um cuidado importante para se ter no controle financeiro diz respeito justamente as formas de pagamento. Se você receber algo em cheque, por exemplo, tenha o cuidado de anotar o recebimento apenas no dia da compensação para não contar com este dinheiro antes da data, devido a muitos casos de inadimplência.

Passada esta etapa, partimos para segunda parte do fluxo de caixa: as despesas. Nelas estão contidos todos os gastos e custos do funcionamento da empresa, desde as contas fixas até às variáveis. E vale ressaltar que aqui nada pode passar batido também, desde um simples detergente utilizado para a limpeza até compras mais expressivas.Para controlar melhor esta parte do fluxo, é interessante que as despesas estejam divididas entre fixas e variáveis, assim fica mais fácil visualizar quais são os compromissos mensais da empresa e o planejamento fica muito mais direcionado.

Geralmente as contas fixas são aquelas pagas com aluguel, telefone, água, luz, folha de pagamento. Mesmo que sofram uma pequena variação de acordo com o mês, os valores são sempre próximos um do outro e devem compor esta parte da planilha já que são responsabilidades das quais a empresa não pode se ver livre.

Quanto aos custos variáveis, como o próprio nome sugere, elas variam de mês para mês e podem ser mais emergenciais ou momentâneas como a contratação de um serviço ou algum tipo de conserto.

Assim como na primeira parte, das receitas, é preciso considerar os parcelamentos feitos, projetando cada valor para a sua respectiva data de pagamento para maior controle.

E é importante destacar que este preenchimento, quanto mais correto e certeiro for, mais diretamente contribuirá com o planejamento geral da empresa, desenvolvendo novas estratégias, inclusive, quando for necessário para aumentar os lucros mensais do negócio.

Dinheiro da empresa não é dinheiro do empresário

Também é válido ressaltar que o dinheiro do caixa da empresa não está disponível para usufruto do empresário. Por ter despesas e custos próprios para cobrir, é essencial esta separação para que nenhuma das partes seja prejudicada.

Sempre que algum tipo de retirada for feita, é imprescindível destacar no fluxo de caixa da empresa o valor e a data, citando se o dinheiro faz parte do pró-labore do proprietário ou se é algum tipo de saque extra. Mas o recomendável é evitar os saques pessoais diretamente do caixa da empresa. Mesmo que feitos de uma forma moderada, podem ter efeitos bastante nocivos a saúde financeira de seu empreendimento.

Manter este controle determinará o sucesso, ou o fracasso, de qualquer tipo de negócio. É um erro básico, mas que muitos empreendedores cometem, principalmente os mais iniciantes no mundo empresarial, por isso é preciso ter atenção.

Guia de Otimização de Processos

Faça o fechamento do fluxo

Se você atualiza o fluxo de caixa da empresa diariamente, ou se de modo semanal, é importante que ao término do preenchimento realize o fechamento das contas. Esse passo é bem simples e rápido, além disso, tende a ficar cada vez mais no automático conforme você for fazendo.

Basicamente, basta fazer as somas separadas das receitas e das despesas. Feito isso, subtraia o valor total encontrado na soma das receitas do valor das despesas. O saldo, que pode ser positivo para o caso de sobra de dinheiro, ou negativo para o caso de falta, aparecerá como resultado desta simples conta.

O saldo inicial do dia seguinte será sempre este que foi encontrado no fechamento do fluxo de caixa do dia anterior.

Por fim, ressalta-se que quanto mais detalhado for este controle, mais próximo de tomar decisões importantes na vida empresarial você estará. Daqui surgem as melhores oportunidades de investimentos e melhorias para a empresa, diminuem-se custos desnecessários visto que ficam mais fáceis de enxergar através da planilha e assim por diante. São muitas as vantagens de se fazer um bom fluxo de caixa!

Uma empresa com um bom fluxo de caixa torna muito mais fácil a realização de compras nos tempos mais difíceis de mercado, pois a partir dai, é possível analisar mais precisamente o que e quanto se pode investir, para que não sejam feitos gastos acima do adequado ou sem tanta necessidade. Sem contar também a expansão de possibilidades de condições de crédito muito favoráveis para adquirir novos compradores.

Utilize agenda ou calendário

Não tem como falar em gestão empresarial e fluxo de caixa sem falar em prazos. Estes merecem extrema atenção e devem ser cumpridos a risca. Além de realizar os fluxos diários ou semanais de sua empresa, é importante documentá-los. Armazenar em algum local especificamente em que dia foi feita determinada movimentação. Um calendário ou agenda são ferramentas extremamente úteis,especialmente para também relembrar futuras parcelas a serem pagas ou recebidas.

Análise de Resultados e Estratégias futuras

Feito o controle de fluxo das despesas e receitas da empresa é necessário analisar os resultados, fazer uma mensuração. Isto é, ver o que deu certo no caso das receitas, de onde pode se continuar obtendo lucro, pensar em estratégias para aumentar essa porcentagem e aperfeiçoar os processos da empresa, além de buscar outras alternativas que não estavam na relação de receitas. Mas estas estratégias precisam ser realistas, sem deixar que o excesso de expectativa atrapalhem na visão analítica dos resultados obtidos anteriormente, pois nem sempre as expectativas esperadas podem ser alcançadas, por isto a importância de uma análise certeira em busca das melhores alternativas. No caso das despesas é de fundamental importância que o empresário saiba reconhecer em quais segmentos algumas despesas podem ser cortadas do orçamento. Isto pode ser fundamental não somente para e economia e lucro da empresa, mas também para facilitar o controle de fluxo de finanças do caixa. Quanto menos informações desnecessárias, mais fácil será o entendimento dos gastos.

Sistema eGestor

E se você não quer cuidar de tudo isso sozinho, pelo Excel ou na caderneta, a dica é investir em sistemas que contribuam com o correto fluxo de caixa. Para efetuar todo este processo é de suma importância a utilização dos recursos automatizados que são disponibilizados para estes fins. Com eles haverá muito maior segurança na organização de todas as informações referentes a situação financeira da empresa se comparados a antigos cadernos ou otras planilhas por exemplo, que além de exigirem um tempo muito maior para o armazenamento não apresentam as inúmeras possibilidades que um software de gestão possui.

O eGestor é um sistema de gestão totalmente online, ideal para os investimentos que querem usar as melhorias tecnologias a favor de seu negócio. Nele é possível ter acesso aos módulos de finanças, vendas, nota fiscal e até mesmo controle de estoque!

Outra gigantesca vantagem do eGestor é que ele pode ser testado gratuitamente antes de que a empresa tome uma decisão final seja acerca da contratação do software, além de ser versátil e responsivo, isto é, disponível para diversas plataformas como celular, computador, tablet… Necessitando apenas de uma conecção com a internet. O sistema é bastante simples e prático para a sua empresa, sem contar o baixo custo e toda a infra-estrutura de servidores que é disponibilizada.

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

Recursos do eGestor

Além do controle financeiro e do fluxo de caixa de sua empresa, no eGestor o pequeno ou grande empresário também pode suprir diversas outras necessidades como o controle de estoque e a emissão de notas fiscais eletrônicas e relatórios online. Para testar é muito fácil e rápido.

O controle de estoque é importante para evitar o excesso. Ter uma quantidade de estoques muito maior do que o necessário pode ser perigoso devido a uma possível demora na venda e a consequente demora para recuperar o capital investido. Por outro lado ter pouco estoque também pode ser extremamente prejudicial para a sua empresa, visto que há uma grande possibilidade de perder seu(s) cliente(s) devido a falta de algum produto em específico. É preciso haver um equilíbrio e através dos relatórios de controle de estoque proporcionados pelo eGestor você pode fazer precisamente isso. Estes relatórios oferecem informações bastante específicas as quais desejar saber, tais como o controle de estoque mínimo, estoque disponível em alguma data específica, estoque histórico em relação a cada produto diferente, sugestões de compra para o cliente e para a empresa, movimentação de determinado produto específico ou oferecidos por fornecedor.

Além das funcionalidades já citadas acima, o eGestor é um software que tem a praticidade de emitir notas fiscais eletrônicas destinadas a qualquer estado do Brasil. Também pode importar arquivos XML dos seus fornecedores e com isso economizar bastante tempo que levaria para digitar manualmente as notas fiscais de compra.

Agora que você já sabe sobre a importância do fluxo de caixa, bem como de todo o controle financeiro da empresa, que tal aproveitar para conhecer mais detalhes do sistema que possibilita estes cuidados de modo automático? Acesse o eGestor para saber mais e testar o sistema!

Se você já testou o eGestor, que tal comentar e compartilhar a experiência na sua empresa com este software?

Planilha de controle Financeiro gratuita

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em http://www.egestor.com.br