Gestão financeira de pequenas e médias empresas: O guia
Para que pequenas e médias empresas possam crescer de maneira sustentável, é fundamental que os processos sejam gerenciados de forma correta.
Isso requer uma gestão financeira eficiente – afinal de contas, são as finanças que vão garantir que as contas sejam pagas, que não haja dívidas e que os investimentos necessários sejam realizados.
Você, provavelmente, também deve sentir essa necessidade no seu dia a dia e perceber que uma melhor gestão poderia fazer sua empresa crescer ainda mais. Mas o que esse procedimento abrange?
Há diversas etapas a seguir, e você vai conhecer cada uma delas a partir de agora. Então, vamos lá?
1. O que é a gestão financeira?
Para começar, precisamos compreender exatamente o que esse conceito significa na prática. A ideia aqui é tomar decisões estratégicas que permitam elevar o valor da sua empresa. Isso é feito por meio de práticas como a administração do fluxo de caixa, análise da criação de valor a partir de ferramentas financeiras e otimização da estrutura de capital.
Se essa explicação pareceu um pouco complexa para você, vamos resumir: é saber tomar as decisões certas e com o suporte de dados reais para que o seu negócio continue trilhando o caminho do sucesso.
A gestão das finanças, portanto, apresenta uma visão ampla do negócio e não o analisa somente pelo lucro ou pela quantidade produzida. Na realidade, considera as possibilidades de aplicação e captação de recursos, ou seja, as decisões de investimento e de financiamento, respectivamente.
E qual é a importância de ter acesso a informações financeiras atualizadas? A resposta é bastante simples. Sem esses dados, todas as rotinas administrativas e os processos realizados ficam sem suporte, já que tudo está diretamente relacionado ao controle financeiro.
A gestão do capital também permite analisar como foi o resultado no passado e o que está acontecendo no presente, além de possibilitar a identificação de despesas desnecessárias e o ajuste de falhas anteriores.
A partir disso, você, como empreendedor, consegue descobrir se os investimentos estão sendo prejudicados pela retirada de capital de giro ou se os colaboradores de determinada área poderão sofrer reajuste salarial devido a seu desempenho, por exemplo.
A dúvida que fica é como fazer uma gestão de finanças adequada para que a sua empresa apresente uma performance melhor. O primeiro passo é cuidar do orçamento empresarial.
2. Planejamento orçamentário
O orçamento é um elemento importante para qualquer empresa, porque ele oferece a possibilidade de avaliar o histórico da organização e planejar investimentos econômicos e financeiros futuros. É, por isso, uma previsão que vai embasar as decisões da organização.
Quando falamos em planejamento orçamentário estamos abordando especificamente a projeção de despesas, custos, receitas e investimentos que você pretende fazer na sua empresa por determinado período de tempo futuro, que pode ser mensurado em meses ou anos.
É uma tentativa de antecipar o futuro e prever o que poderá vir pela frente para que a empresa esteja preparada para diferentes cenários. Isso não significa, porém, que o planejamento do orçamento é feito com base naquilo que você supõe ou deseja.
Sua base são os aspectos financeiros e operacionais, que ajudam a determinar estratégias, objetivos e políticas a fim de que os objetivos organizacionais estejam equilibrados com as atividades necessárias, as datas em que elas devem ser executadas e com o uso dos recursos.
Compreendendo a parte teórica, é necessário saber o que o planejamento orçamentário contempla. Os passos que devem ser seguidos são:
2.1 Levantamento das receitas
São os valores que a empresa têm a receber no período de tempo avaliado. Abrange as seguintes etapas:
- Determinação do volume de vendas atual e o valor médio de cada produto;
- Estipulação da taxa de crescimento de vendas que se espera para o ano seguinte – processo que considera o índice de evolução identificado em períodos anteriores, a situação econômica e previsões para o mercado consumidor, as suas metas para o negócio e possíveis períodos de sazonalidade (como períodos de clima mais ou menos ameno, férias e entressafra);
- Previsão do montante esperado de vendas para o ano seguinte, especificando mensalmente;
- Cálculo dos impostos sobre o faturamento, tomando como base as vendas projetadas;
- Contabilização da receita líquida da empresa (ou seja, já excluindo os impostos).
2.2 Avaliação dos custos
A partir da definição do volume de vendas aguardado para o próximo ano, pode-se contabilizar o custo dos produtos e mercadorias vendidos (indústria e comércio, respectivamente) ou serviços prestados.
Devem ser inclusos a mão de obra direta, os insumos diretos e outros elementos relacionados. Além disso, deve-se projetar uma expectativa de inflação para planejar de forma adequada os gastos relacionados à comercialização, produção ou serviço.
2.3 Análise das despesas
Nesse momento, o objetivo é avaliar o total de despesas que a sua empresa possui atualmente, considerando aquelas relativas a finanças, administração e vendas.
Em seguida, considere os orçamentos identificados para custos e receitas e verifique a necessidade de ampliar a estrutura das despesas. Por exemplo: contratando mais pessoas para trabalhar na área de vendas, oferecendo prêmios para os funcionários que alcançarem as metas estipuladas etc.
2.4 Verificação dos resultados
Você analisou despesas, custos e receitas. Agora, deve verificar se os resultados esperados são condizentes. Por exemplo: sem elevar os custos de produção, a receita não poderá aumentar por meio da venda de produtos. Da mesma forma, a empresa não vai produzir mais com menos recursos se não houver investimentos no processo de produção nem capacitação para os empregados.
Outro item que deve ser analisado são os resultados intermediários, como o lucro antes do Imposto de Renda e o lucro bruto. Eles devem estar de acordo com as expectativas e os objetivos que você possui. Se não estiverem equilibrados, é necessário rever o planejamento orçamentário e pensar em ações para solucionar esse problema, como, por exemplo, reduzir despesas e custos.
Agora, se o planejamento orçamentário estiver seguindo suas necessidades, você pode calcular o resultado final do exercício, ou seja, o lucro líquido, e fazer a previsão para o Imposto de Renda.
2.5 Avaliação da necessidade de investimentos
O planejamento orçamentário também passa pela identificação dos investimentos necessários. Um dos pontos principais é a possibilidade de aumentar a estrutura de capital, seja por meio da aquisição de novos equipamentos e prédios, seja mediante modificações do processo produtivo.
O orçamento para investimentos deve ser condizente com os resultados aguardados pela empresa. É importante destacar que a demonstração de resultados não contabiliza os investimentos, mas eles são fundamentais para o crescimento do negócio.
A dica é financiá-los usando lucros retidos e que não foram distribuídos. Se necessário, também é possível buscar crédito em instituições financeiras, sempre lembrando que as parcelas devem ser pagas com os resultados.
Seguindo essas dicas, você consegue agregar valor às atividades empresariais e melhorar seus resultados. Mas, como vimos, isso também passa pelo cálculo dos investimentos. Vamos entender melhor.
3. Cálculo de investimentos
Como já vimos, seu negócio só pode crescer se você fizer investimentos consistentes. Eles podem ser categorizados como desembolsos feitos para a aquisição de bens, como equipamentos, máquinas, veículos, ferramentas etc. Os investimentos também podem ser usados para capacitações e treinamentos. Nesse caso, são chamados de operacionais.
Outra possibilidade é usar sobras de caixa e lucros para expandir o patrimônio da organização. Isso pode ser feito por meio da aplicação de dinheiro em fundos de investimento ou na compra de ações de outras empresas, por exemplo. Nessa situação, os investimentos são chamados de financeiros.
Você pode apostar em qualquer uma dessas categorias. Apenas precisa analisar fatores externos e internos, como o crescimento do mercado, o segmento em que a empresa atua, taxas de retorno de cada investimento etc.
O importante é que você faça o cálculo dos investimentos realizados, ou seja, utilize indicadores que permitam analisá-los. Os principais indicadores são:
3.1 Taxa Interna de Retorno (TIR)
Apresenta a taxa de retorno do investimento realizado, ou seja, a rentabilidade do projeto. Para interpretar o resultado da TIR, é preciso compará-la à Taxa Mínima de Atratividade (TMA), que indica o percentual mínimo que o projeto deve oferecer de retorno. O cálculo da TIR deve ser feito com uma calculadora financeira ou por meio de planilhas eletrônicas.
Quando a TIR for:
- Maior que a TMA, o investimento é atrativo;
- Igual à TMA, o investimento é indiferente;
- Menor que a TMA, o investimento não compensa economicamente.
3.2 Valor Presente Líquido (VPL)
É a fórmula utilizada para calcular o valor presente dos pagamentos futuros, fazendo o desconto da taxa de custo de capital que foi determinada. O VPL existe, portanto, porque o dinheiro do futuro não vale a mesma coisa que o recurso que se tem no momento.
A taxa de custo de capital que deve ser descontada é definida com base em fontes confiáveis. A principal é a Selic, taxa de juros básica determinada pelo Banco Central.
Se o valor do VPL for, por exemplo, de R$ 17 mil, o investimento vale a pena se tiver um valor abaixo disso.
3.3 Payback
Esse último indicador aponta o prazo para que o lucro acumulado se iguale ao investimento inicial. O resultado é apresentado em dias, meses ou anos.
O payback considera o fluxo de caixa livre acumulado, que representa a soma dos fluxos de caixa da projeção. Caso o investimento seja novo, é normal que os primeiros meses tenham valores negativos, que vão se transformando em positivos com o passar do tempo.
Os resultados positivos mostram quando a empresa começou a lucrar com o investimento. Esse é o período em que o payback foi alcançado.
Até aqui falamos algumas vezes de fluxo de caixa. Vamos entender melhor sobre isso a seguir.
4. Administração de fluxo de caixa
Já ficou bem claro que a gestão das finanças das pequenas e médias empresas dependem diretamente da administração do fluxo de caixa. Basicamente, isso significa gerenciar adequadamente todas as entradas e saídas de recursos financeiros.
Muitas vezes, o fluxo de caixa é realizado em uma planilha simples. Esse método não está errado, mas pode acarretar erros. Por isso, recomenda-se usar um software financeiro, que permitirá gerar relatórios acurados e ter mais precisão na análise.
Nesse processo de avaliação, você precisa se atentar a uma série de elementos, como contas a pagar e a receber, estoque, cartão de crédito etc. Sempre que perceber a existência de um desequilíbrio na movimentação financeira, utilize os relatórios para verificar a necessidade de vender mais, receber com mais rapidez ou reduzir/parcelar os pagamentos.
Então, o que verificar em cada um dos elementos do fluxo de caixa? Veja a resposta:
4.1 Contas a receber
Esse é um dos elementos que mais interfere no fluxo de caixa. Por isso, vale a pena identificar os clientes que estão devendo e separá-los por grupos, como faixas de valores ou dias em aberto.
Crie uma estratégia de comunicação para cada um dos grupos. Por exemplo: telefonar para quem deve valores altos há mais de 60 dias e mandar apenas um e-mail para quem está devendo há pouco tempo. A dica é não se esquecer de ninguém.
Outro ponto relevante é oferecer diferentes métodos de pagamento para os clientes. Você pode ofertar o pagamento em dinheiro no caixa, parcelamento no cartão de crédito, à vista no débito etc.
Você também pode oferecer descontos para os clientes que pagarem antecipadamente. Esse é um recurso que costuma dar bastante certo.
4.2 Contas a pagar
Se a ideia das contas a receber é acelerar o processo para que o fluxo de caixa da sua empresa fique positivo, aqui o objetivo é segurar os recursos financeiros pelo tempo máximo que puder.
Isso não significa deixar de pagar alguma conta ou quitá-la depois do vencimento. Na verdade, é importante saber quais são as obrigações financeiras que você possui e gerenciar os prazos de pagamento. As contas básicas (como água, luz e telefone, por exemplo) podem ser mantidas em débito automático.
Em relação aos fornecedores, o ideal é tentar negociar para melhorar as condições de pagamento e estender os prazos. Uma possibilidade é acordar o pagamento parcelado sem juros, por exemplo.
Com o equilíbrio entre as contas a pagar e a receber, o fluxo de caixa consegue se manter positivo e você não precisa retirar recursos do capital de giro nem pedir empréstimos para honrar os compromissos.
4.3 Estoque
Mercadorias armazenadas em estoque são sinônimo de dinheiro parado. A gestão do estoque está atrelada ao gerenciamento financeiro porque os produtos sem giro são evitados e a empresa tem mais recursos financeiros em caixa.
O ideal é trabalhar com uma quantidade mínima de produtos estocados. Assim você consegue atender às demandas dos clientes e não perde vendas, mas também não fica com muito dinheiro parado, o que pode ser prejudicial para o fluxo de caixa.
5. Acompanhamento de DRE
Chegamos agora ao Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE). Esse é outro ponto que já mencionamos rapidamente ao longo deste post, mas que não foi explicado. Então, vamos nos focar nesse elemento.
A DRE é uma ferramenta simples, utilizada para melhorar os resultados das empresas. É um relatório que mostra um resumo econômico das atividades e indica se houve lucro ou prejuízo no período analisado.
Esse documento também é obrigatório uma vez ao ano, mas muitas empresas o utilizam mensalmente para subsidiar as tomadas de decisão administrativas e gerenciais devido ao detalhamento do resultado líquido e da comparação de custos, receitas e despesas.
Por fim, a DRE também mostra se o negócio tem a capacidade de gerar riqueza e melhorar os resultados mediante mudanças na gestão, além de apresentar o status atual da empresa.
A DRE obedece o regime de competência, que prevê a inclusão de custos, receitas e despesas na data de ocorrência, ou seja, do fato gerador. Sua estrutura é composta por:
- Receita de vendas subtraída de deduções e impostos, chegando à receita líquida;
- Receita líquida menos custo variável de produtos vendidos, mercadorias ou serviços prestados, que chegam à margem bruta;
- Margem bruta menos despesas variáveis, resultando na margem de contribuição;
- Margem de contribuição menos gastos com pessoal e despesas operacionais, totalizando o Lucro Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização (EBITDA, na sigla em inglês);
- EBITDA menos depreciação, amortização, exaustão e outras receitas e despesas, alcançando o resultado operacional;
- Resultado operacional menos tributos (Imposto de Renda Pessoa Jurídica e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, CSLL), chegando ao resultado líquido.
Essa é a estrutura geral, mas alguns itens podem ser excluídos ou adicionados conforme a necessidade da empresa.
A DRE pode ser analisada de acordo com 2 parâmetros:
5.1 Análise vertical
Permite a verificação percentual do quanto cada conta de despesas ou custos representa em comparação com a receita bruta. Com o tempo, é possível controlar se o percentual se manteve estável, quais itens estão impactando em excesso e quais ajustes são necessários.
5.2 Análise horizontal
Facilita a visualização da proporção entre a elevação ou a redução de custos, receitas e despesas em determinado período de tempo. A comparação é feita sempre com os resultados do mês anterior, o que permite avaliar a produtividade e a rentabilidade da organização e verificar se os índices estão melhorando.
6. Lucratividade e rentabilidade
O último ponto deste post é a diferença entre lucratividade e rentabilidade e como você deve utilizar esses conceitos. Você sabia que uma empresa pode ser lucrativa, mas não rentável?
Para ficar mais claro, vamos conceituar cada um desses elementos a seguir:
6.1 Rentabilidade
Apresenta uma visão mais ampla e está relacionada à capacidade que um estoque de produtos ou um investimento tem de gerar lucros. A ideia é saber se os ganhos obtidos com a ação superam o dinheiro investido na própria empresa ou no estoque.
É por isso que o simples aumento de vendas não significa crescimento da rentabilidade. Por exemplo: se uma mercadoria é vendida por um preço X e esse valor sofre um desconto após um tempo, as vendas podem aumentar, mas isso nem sempre gera um impacto positivo no faturamento. Nesse caso, o aumento das vendas acaba escondendo um problema de rentabilidade.
O cálculo desse índice deve ser feito pela seguinte fórmula:
Rentabilidade = Lucro líquido / Investimento x 100.
Por exemplo: se a empresa tem um lucro líquido de R$ 100 mil e um investimento de R$ 50 mil, a rentabilidade será de 200%.
A rentabilidade é um indicador analisado pelos investidores. Mas atenção! Uma empresa só será rentável se sua receita for mais alta que as despesas e os custos fixos.
6.2 Lucratividade
Essa é a relação feita entre o lucro líquido e a receita total da empresa. Sua fórmula é a seguinte:
Lucratividade = Lucro líquido / Receita total x 100.
Seu resultado mostra quanto o negócio ganhou com a venda de alguns produtos. Esse índice é importante para fazer a precificação de mercadorias, produtos ou serviços. Assim, é possível determinar os preços de maneira consciente e sabendo qual será a margem de lucro.
Isso significa que a lucratividade depende dos resultados das vendas e do lucro de cada item comercializado.
Juntos, lucratividade e rentabilidade mostram resultados financeiros complementares e que podem levar a outras interpretações, como a necessidade de recursos para continuar operando o negócio e o limite mínimo de dinheiro para que a empresa se mantenha em funcionamento.
Você viu que sua pequena ou média empresa não precisa ficar parada e pode crescer e expandir suas atividades. Para isso, basta que você faça a gestão das finanças corretamente.
Isso requer a execução de diversas etapas e atenção a vários elementos. Mas é a melhor forma de conseguir crescer de forma sustentável e superar todos os empecilhos do caminho.
Então, aproveite as dicas que demos e aposte na avaliação da DRE, da rentabilidade e da lucratividade, faça a administração do fluxo de caixa, um bom planejamento orçamentário para o ano e calcule os investimentos. Dessa forma, não tem erro! Sua empresa vai crescer e melhorar seus resultados de forma rápida e tranquila.
