A inadimplência de clientes é um problema recorrente em diversas empresas. No caso de um escritório de contabilidade, esta situação é ainda mais frequente. Segundo pesquisa realizada pelo Jornal Contábil, 60% das empresas contábeis brasileiras enfrentaram problemas com recebimentos de honorários nos anos de 2015 e 2016.

Sendo assim, é necessário tomar algumas ações de precaução neste sentido e também medidas efetivas. De forma a reverter possíveis inadimplências e fazer com que os clientes efetivem essas pendências da forma ágil possível.

Por que a inadimplência é recorrente em escritórios contábeis?

Geralmente em situações de instabilidade financeira e endividamentos, empresas optam primeiramente por cumprirem as suas obrigações que creem primárias. Ou seja, as relacionadas ao pagamento de salários atrasados de colaboradores ou então em sanar as dívidas com os fornecedores. Bem como as pendências relativas a impostos e tributos. Para somente depois, efetuar os pagamentos aos escritórios contábeis. Já que se tratam de um serviço terceirizado.

Outro aspecto que contribui para a inadimplência de clientes de escritórios de contabilidade, é que muitos contadores prestam serviços informais a empresas. Muitos profissionais de contabilidade trabalham com as empresas sem um contrato delineado de prestação de serviços. E começam o seu trabalho antes de cuidar da parte burocrática, sem antes definir as cláusulas de prestação de serviços. O que é um grande descuido e gera certo descompromisso por parte das empresas.

No contrato devem ser devidamente especificadas algumas questões. Tais como condições de pagamento dos serviços realizados, multas e juros decorrentes de possíveis atrasos nos pagamentos. Assim como condições e exigências necessárias para prestação de serviços e possíveis suspensões no contrato caso ocorram problemas.

Como lidar com a inadimplência de clientes

É preciso notar que, neste cenário em que nos encontramos, com menos vendas e empregos, o perfil do inadimplente muda. Além de alguns clientes que podem deixar de pagar suas contas propositadamente, em grande parte estamos falando de pessoas com dificuldades reais, por isso nosso primeiro tópico se refere ao nosso comportamento.

1. Comportamento diante do problema

Quando nosso negócio não é um banco com o cofre cheio de dinheiro e acordamos cedo todos os dias para colocar a “mão na massa”, obviamente esperamos que nossos clientes valorizem nosso esforço e, principalmente, honrem seus compromissos. Afinal, sabemos quanto de dedicação precisamos para manter o caixa com saúde.

Quando um cliente não paga é natural que isso cause irritação e a maioria dos empresários fica bastante nervoso. O ideal é procurar tratar a questão como qualquer outra, com energia, mas como parte dos problemas de um negócio.

2. Previsão e controle

Tratar o problema da falta de pagamento como qualquer outro significa determinar o percentual de inadimplência do seu negócio, obviamente se dedicando permanentemente para diminuí-lo, mas prevendo-o em sua receita como parte do custo, de forma a evitar problemas de fluxo de caixa.

3. Prevenção de inadimplência e cobrança

Isso significa que a inadimplência precisa de dois remédios: prevenção e cobrança. A prevenção é essencial para nos livrar dos casos mais graves, o que inclui devedores profissionais e estelionatários. Golpes não são tão difíceis de evitar, mas depois que caímos neles, não é tão simples resolver.

4. Análise de crédito

A análise de crédito é a principal medida preventiva contra devedores. Muitos não se utilizam dela por acharem que aumenta o custo e o trabalho, mas é muito fácil fazer uma conta verificando isso.

A análise de crédito elimina casos específicos em que o cliente já vinha passando por um problema ou estava perto disso, de acordo com o seu histórico de pagamentos. Portanto, aqueles clientes inadimplentes que já tinham sido negativados antes da compra, não seriam parte do nosso problema com uma boa análise prévia.

Se o custo total de análise de crédito for inferior ao da inadimplência desses clientes, então já passou da hora de contratar o serviço. São vários modelos de relatórios e as empresas que fornecem esses dados costumam orientar em relação às opções.

5. Garantia jurídica

Se o cliente deixar de pagar e for preciso cobrá-lo judicialmente, você precisará provar que ele deve. Existem formas de se garantir com relação a isso, e para alguns casos será necessário um contrato assinado pelo responsável pela empresa e, em outros, bastará um aceite da nota.

Se você tem dúvidas de que o seu negócio está protegido pelos procedimentos certos, o ideal é consultar um advogado. Algumas associações comerciais e unidades do Sebrae disponibilizam o serviço de assessoria jurídica, mas mesmo que prefiram contratar um advogado e pagar por isso, costumam cobrar bem menos por orientações preventivas do que para resolver o problema depois.

6. Boletos, cartões e outras opções

Alguns empresários evitam aceitar o cartão de crédito em função do custo adicional, mas ao mesmo tempo a opção é uma garantia de recebimento se os procedimentos forem feitos corretamente.

Recentemente, foi aprovada uma lei permitindo a cobrança diferenciada por forma de pagamento, o que significa que pode cobrar valores diferentes para pagamentos com cartão se achar que vale a pena.

Mesmo o boleto costuma diminuir a inadimplência se comparado com a cobrança em carteira, já que será preciso ir atrás do cliente para receber. Se não há um procedimento que automatize o pagamento, estamos criando uma dificuldade e aumentando a inadimplência.

7. Pós-venda proativo

Algumas empresas usam o pós-venda como ação de cobrança preventiva. Após verificar se o cliente está contente e satisfeito, é possível certificar se está tudo certo, se ele recebeu os documentos, o boleto, o carnê ou outro meio para o pagamento e se a data de está correta.

Mesmo que você não faça um processo completo de pós-venda, pode lembrar o cliente do pagamento antes do vencimento. Se feito com cuidado e cordialidade, esse pode ser considerado mais um serviço que está prestando para o cliente.

8. Cobrança

Depois de listar algumas boas medidas preventivas, vamos para o processo de cobrança em si, que podemos dividir em: lembrança, identificação da causa e reação.

• Lembrança: muitas vezes, o cliente simplesmente não se lembrou do pagamento, o boleto extraviou ou ele não teve tempo, e lembrá-lo pode resolver o problema.
• Identificação da causa: se a lembrança não foi resolvida, você precisa descobrir o que está acontecendo. Vai precisar fazer um contato com o cliente e com habilidade para extrair o real motivo da falta de pagamento.
• Reação: de acordo com a causa, você vai saber facilmente a melhor forma de reagir, mas a melhor opção costuma ser a negociação. Determine o quanto vale a pena insistir com cada cliente e, se nada funcionar, será necessário cobrá-lo judicialmente.

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9. Postura e regras legais sobre como lidar com a inadimplência de clientes

Não basta uma postura de negociação, é preciso cuidado para que o jogo não se inverta. Um cliente final estará protegido pelo código de defesa do consumidor, que é bastante exigente com o fornecedor. Se constranger o cliente, não usar de discrição e não seguir as regras de cobrança previstas na lei, poderá ser processado pelo cliente mesmo com a dívida.

Proponha facilidades

Se perceber que apesar das dificuldades o cliente pretende regularizar sua situação, vale a pena facilitar com novos prazos de pagamento e descontos. Para isso, precisa estar com seu caixa saudável, o que demonstra a importância da previsão de inadimplência.

Use a tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada em todas as tarefas de administração de um negócio, não seria diferente neste caso. Ela permite controlar todo o ciclo de pagamento acompanhando a inadimplência e registrando os eventos no cadastro do cliente. Quanto mais completo e atualizado for o cadastro, mais fácil será cobrar a dívida. Este registro e cadastro de clientes, pode ser feito através do eGestor. A tecnologia também é um meio de automatizar a cobrança. Hoje existem várias opções, começando pelo e-mail e mensagens de celular.

Como prevenir a inadimplência

Contextualizada a situação de inadimplência de clientes em escritórios contábeis. Listamos então, 5 dicas para que você possa se prevenir e lidar com essa situação em seu escritório contábil:

1. Explique com clareza todas as condições de pagamento

Sempre é necessário deixar claro as formas de pagamento. Seja à vista ou a prazo, ou por boleto, cartão de crédito ou débito ou outra. É preciso que seja definido, tanto a forma como as datas, antes ou durante o fechamento de um novo negócio.

Esclarecer adequadamente essas informações é essencial para que o cliente possa planejar adequadamente o seu pagamento. Assim, evitando inadimplência e definindo a melhor forma de pagamento. Também é recomendável estabelecer um período de tolerância para o processo de cobrança de seus clientes.

É uma ação que mostra que sua empresa apresenta flexibilidade de negociação. O que pode ser um fator importante para não perder o cliente para a concorrência. Mesmo em situações de inadimplência, é dever de sua empresa estudar a situação de cada cliente. Além de tentar propor uma solução adequada para os dois lados.

O ideal é que o prazo de vencimento e o de tolerância sejam estabelecidos nos primeiros dias de cada mês. De forma a registrar as suas receitas o mais rápido possível e assim manter o seu fluxo de caixa estabilizado.

2. Organize a sua base de clientes em um sistema informatizado

Você tem dificuldades para identificar com clareza o vencimento de prazos de pagamento por parte de cada cliente? Consegue identificar rapidamente os clientes que já se encontram em situação de inadimplência?

É bastante comum que proprietários de escritório de contabilidade realizem o controle de sua clientela de uma forma totalmente manual. Sendo por meio de cadernos ou agendas. Ao utilizar um programa de cadastro de clientes totalmente informatizado, você economiza tempo e dinheiro neste processo. Já que poderá cadastrar os seus clientes e gerenciar as suas contas a receber tudo por meio de uma única plataforma.

Esse tipo de ferramenta gerencia automaticamente as datas de vencimento de suas contas a pagar e a receber. Trazendo uma grande praticidade e segurança neste processo.

No momento da cobrança, também é necessário perguntar ao cliente de que forma ele prefere receber o seu contato. Por e-mail ou telefone? Procure se adequar às preferências do cliente. E dessa forma resolver a sua pendência para fazer com que a situação de inadimplência não se repita. 

3. Estude a situação de cada cliente

É possível estudar especificamente a situação de inadimplência da sua clientela. Se fazendo realizável com uma boa base de dados organizada em um programa de cadastro de clientes.

Muitas empresas optam por simplesmente cancelar os negócios com um determinado cliente, sem sequer mostrar flexibilidade para negociar. O cancelamento não deve ser visto como a primeira alternativa no caso de inadimplência. É preciso analisar cuidadosamente o histórico de cada cliente.

Caso seja o primeiro caso de inadimplência do cliente, procure entender os motivos que o levam a atrasar o pagamento. Ou se for um cliente que costuma pagar dentro do prazo de tolerância estabelecido pela empresa. E assim, entendendo a situação do cliente, propor uma diferente opção de pagamento.

Agora, caso o cliente tenha um histórico negativo, talvez a melhor alternativa seja realmente o cancelamento do negócio com tal. Isso porque, um cliente reincidente em situações de inadimplência irá exigir um esforço profundo do seu escritório. Assim, comprometendo o andamento do seu fluxo de caixa.

4. Lembre os seus clientes a respeito da data de vencimento

Em muitas situações, os clientes acabam atrasando pagamentos por simples descuido ou esquecimento. Assim, enviar e-mails para relembrar os períodos de vencimento das contas pode ser uma alternativa para evitar essas situações.

Mas lembre-se, não esqueça de fazer estes lembretes de uma forma sutil e educada. Palavras como bom dia ou boa tarde, além de mensagens de saudação ao cliente, são absolutamente imprescindíveis. Afinal, ao enviar e-mail para um determinado cliente, você está de certa forma invadindo o seu espaço e deve agir cuidadosamente ao transmitir qualquer tipo de mensagem, seja por e-mail, SMS ou mensagens de Whatsapp, dentre outros meios.

5. Estabeleça um bom relacionamento com a sua clientela

A fidelização de sua clientela é de extrema importância para evitar situações de inadimplência. Assim como um bom relacionamento com a sua atual rede de clientes. Realizar contato frequente com empresas que têm negócios com seu escritório de contabilidade é uma ótima alternativa para estreitar essa relação. De forma a agregar valor para sua empresa. Além de procurar saber se a empresa está satisfeita com os seus serviços buscar solucionar possíveis dúvidas. 

É comum que após a assinatura de um contrato, algumas empresas não prestem o mesmo atendimento que no período anterior. E este é um fator que certamente é notado pelos clientes. Que podem acabar atrasando os pagamentos ou mesmo cancelando os contratos que estão em vigência!

Dicas para diminuir a inadimplência

1. Conheça bem os seus clientes

Não retenha nos seus arquivos de cadastro apenas os nomes e as informações mais gerais dos clientes, mas tenha também registrado todo o seu potencial médio de crédito e o seu histórico de compras. Esse conjunto de dados gerenciais servirá de base para você fazer contato com as pessoas, oferecendo propostas para quitação das dívidas. Classifique-os segundo a tipologia dos seus comportamentos e transações.

2. Conserve um bom relacionamento com os clientes

Conhecer melhor os clientes simplesmente não adiantará se não houver sido construído um bom relacionamento com eles. Conhecendo bem os seus clientes, você poderá demarcar políticas personalizadas de relacionamento. E não somente para as vendas, mas também para receber melhor os pagamentos e ampliar as oportunidades futuras de novos negócios. Além de diminuir a inadimplência, é claro.

3. Faça uma análise de crédito do cliente

Você poderá checar a situação creditícia de determinados clientes junto a empresas ou entidades de proteção ao crédito – tais como o SPC, Serasa-Experian e associações comerciais diversas. Isso ajudará a avaliar as reais condições de cada pessoa que possua uma dívida com a empresa, o que poderá definir estratégias diferentes de contato e cobrança – se será amigável ou por via judicial, por exemplo. Esse meio para diminuir a inadimplência é utilizado pela maioria das empresas.

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4. Ofereça diferentes formas de pagamento

Disponibilizar formas diferentes para que os seus clientes paguem por seus produtos ou serviços não é apenas uma boa maneira de facilitar a quitação dos débitos que eles têm com a sua empresa, mas também é uma ação que proporciona uma grande oportunidade para ampliar os seus negócios, especialmente nas vendas a prazo. Apesar de ter um custo financeiro maior, se tiver dúvida, prefira receber o pagamento usando cartão de crédito ou débito.

5. Seja comedido na hora de abrir linha de crédito

Se as aquisições de um novo comprador constituírem uma soma considerável, não se acanhe em solicitar referências comerciais, bancárias e pessoais do cliente, sobretudo se for pessoa jurídica. Dependendo do caso, não abra uma linha de crédito muito volumosa logo no primeiro contato comercial. Pode parecer constrangedor à primeira vista, mas você pode precaver-se e ir aumentando o crédito oferecido, na medida em que o relacionamento for se consolidando.

6. Não venda sem nota fiscal

Vender sem nota fiscal é ilegal. Mas existe outro problema em fazer essa prática: o empresário fica sem qualquer amparo legal para acionar judicialmente o cliente inadimplente.

7. Controle a sua gestão financeira adequadamente

Muitas vezes, a inadimplência está evidente, abrindo espaço para que o empresário vá ao cliente cobrar as dívidas. Mas a desorganização do caixa ou dos fluxos financeiros escondem por um tempo algum inadimplemento, e que só vai ser descoberto muito tempo depois – se o for -, quando houver um rombo perigoso nas contas da empresa. Adquira um software confiável para fazer a gestão financeira de sua empresa, e acompanhe dia a dia como andam os seus estoques, fluxo de caixa e demais áreas ligadas às finanças.

eGestor

Com o sistema de gestão empresarial eGestor, você mantém o acompanhamento contínuo de todas as contas a pagar e a receber por parte de sua empresa, se precavendo assim contra possíveis situações de inadimplência e mantendo seu fluxo de caixa sempre equilibrado.

O sistema informa automaticamente os prazos de vencimentos de contas que seguem pendentes. E permite o cadastro de todas as informações referentes a sua clientela. Isso tudo por meio de uma única ferramenta em uma interface simples e intuitiva. Não bastassem estas facilidades, o sistema ainda possibilita o acesso em nuvem. Ou seja, sem a necessidade de instalação em um servidor específico. Assim, basta ter acesso a qualquer computador, tablet ou smartphone e uma boa conexão à internet!