A ordem de serviço é um item indispensável na gestão de praticamente qualquer empresa que trabalhe com a prestação de serviços. Isso ocorre independentemente de serem prestados para pessoas físicas ou até mesmo outras empresas.

Assim, quando nos propomos a observar os fatores que fazem uma empresa crescer e prosperar, normalmente nos deparamos com a presença de uma boa equipe, um produto versátil e uma boa gestão de pessoas, recursos e informações. No entanto, essa combinação de todos esses fatores não é capaz de contribuir para os objetivos da companhia sozinha. É necessário, também, uma comunicação extremamente eficiente entre seus membros. É nesse contexto que devemos inserir a importância de um sistema de ordem de serviço.

O conceito de ordem de serviço costuma ser descrito como um documento que formaliza o serviço prestado pela assistência técnica a um cliente. Também indicando os materiais e a mão de obra que serão utilizados. Na prática, ela é muito mais abrangente.

Ordem de serviço na prática

Por muito tempo as pequenas empresas sofreram para conseguir prestar os seus serviços e manter uma organização financeira, contábil e de operações mínima. Na prática, isso significava que muita coisa era feita de forma amadora, sem muito controle. Assim, gerando falhas graves no momento de determinar custos e prazos.

Essa realidade tem melhorado à medida que a tecnologia começa a fazer parte do dia a dia dos pequenos empresários. Ela dá o tom de uma gestão mais profissional, focada no crescimento e no aumento da lucratividade. Mas, ao mesmo tempo torna a determinação dos custos algo muito mais próximo da realidade.

Em toda e qualquer empresa, a boa comunicação é um dos fatores mais importantes para o sucesso e o bom andamento de suas atividades. E é justamente nesse contexto que uma ordem de serviço é elaborada. Não só o gestor precisa indicar o que deve ser feito, mas os colaboradores precisam entender o que fazer. Desse modo, a demanda será cumprida no prazo esperado, da maneira correta e respeitando o bem-estar e a segurança no ambiente de trabalho.

A ordem de serviço é geralmente elaborada por algum profissional responsável do SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho). Mas ela também pode ser realizada por qualquer funcionário ou empregador. No meio de tudo isso, a Ordem de Serviço aparece como agente fundamental dessa profissionalização.

Entender as possibilidades ao trabalhar com ela dá ao empresário a chance de melhorar o seu trabalho, aumentando o número de clientes e, claro, o faturamento. A seguir, entenda o que é e como você irá tirar proveito desse tipo de controle.

O que é uma ordem de serviço?

Todo administrador precisa, diariamente, emitir ordens de serviço. É o que acontece sempre que ele solicita a algum dos colaboradores a realização de determinada tarefa. É por meio da ordem de serviço que o gestor ou gerente formaliza tarefas. Essas podem ser algo a ser feito dentro da empresa, uma prestação de serviço ou uma comunicação interna a respeito de uma atividade.

Além disso, a ordem de serviço também é importante para organizar tanto a quantidade como a qualidade dos materiais, bem como a mão de obra necessária para a execução de cada serviço.

Com o passar do tempo, as tarefas vão, naturalmente, aumentando e se acumulando. Isso torna praticamente impossível manter esse processo apenas com comunicação verbal e memorização. E é essa evolução que faz surgir a necessidade de registrar sistematicamente as ordens dadas.

Portanto, esse documento serve como uma autorização de início dos serviços demandados. Além de ser um relevante suporte de informações sobre a lista de afazeres a serem desenvolvidos.

A Ordem de Serviço pode ser utilizada por empresas de qualquer área. E não apenas aquelas que fazem algum tipo de assistência técnica. Uma empresa de reformas, por exemplo, pode basear o seu trabalho na Ordem de Serviço entregue ao dono do imóvel antes do início do trabalho. Da mesma forma, um desenvolvedor web pode criar um documento que deixa claro quais tipos de recursos, prazo e custos que o seu trabalho terá.

Entender que, atualmente, esse controle pode ser utilizado de forma a se manter uma organização do trabalho é fundamental para o aumento da eficiência da pequena empresa.

O que deve ter uma ordem de serviço?

O documento em tela poderá conter várias informações, o que vai depender somente da atividade exercida pela empresa. Os elementos essenciais de uma ordem de serviço, contudo, são os dados do cliente, o número de processamento, a data em que foi emitida e a assinatura da pessoa que a emitiu, que deve ser preenchida anteriormente a realização do serviço, além de conter a especificação do seu cargo, logo a seguir.

O número do documento serve exatamente para distinguir uma ordem de serviço das outras, de forma que a empresa seja capaz de sustentar uma organização segura de suas tarefas.

Além daqueles dados básicos, a ordem de serviço poderá trazer, ainda, a descrição dos serviços a serem feitos e a recomendação dos procedimentos e equipamentos a serem utilizados, por exemplo, facilitando e agilizando a execução da tarefa.

É importante ressaltar que a ordem de serviço deve ser emitida em três vias: uma para o trabalhador, uma para a empresa e uma para o SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho).

O SESMT é formado por uma equipe de profissionais da saúde que ficam dentro das empresas, de forma a garantir e fiscalizar a segurança dos trabalhadores.

Além disso, a ordem de serviço deve conter o termo de responsabilidade e a data de emissão da ordem de serviço em questão. Veja abaixo outros campos essenciais para uma ordem de serviço:

Revisão da ordem de serviço

É um campo destinado para a verificação de todas as alterações que foram realizadas no preenchimento da ordem de serviço, de forma a mantê-la sempre atualizada.

Risco de operação

Tem o objetivo deixar claro ao trabalhador os riscos aos quais ele está exposto ao realizar determinadas atividades.

Neste caso, os gestores estão cientes dos riscos para os funcionários, e em caso de não tomarem nenhuma medida para reduzir ou remover esses riscos, os trabalhadores podem entrar com processo judicial contra a empresa.

Esses riscos podem variar de acordo com as diferentes funções, por mais que façam parte da mesma empresa.

EPIS

Os EPIS são equipamentos absolutamente obrigatórios para a realização de serviços que expõem os trabalhadores a determinados riscos, os quais são descritos no risco de operação. São equipamentos voltados para a proteção dos trabalhadores nesses casos.

Medidas preventivas

São as normas de segurança do trabalho adotadas pelas empresas, e que devem receber máxima atenção dos trabalhadores envolvidos nos processos operacionais.

Treinamentos

É um campo voltado para o preenchimento das capacitações e habilidades necessárias para a realização dos serviços determinados, assim como possíveis cursos para treinamento de acordo com a área de atuação do trabalhador.

Procedimentos em caso de acidente de trabalho

Em qualquer acidente de trabalho, as medidas a serem tomadas devem estar devidamente preenchidas na ordem de serviço. Deve conter a assinatura do trabalhador envolvido e de um técnico em segurança do trabalho.

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Qual a importância de uma ordem de serviço?

Basicamente, esse documento autoriza a realização de um serviço e comunica o fato à equipe de funcionários, que irá preenchê-lo com a demanda do cliente.

Mas a ordem de serviço também é extremamente útil para o gestor calcular a quantidade de materiais usados no trabalho a ser cumprido, tanto quanto a especialidade e a competência da mão de obra da qual deverá dispor para executá-lo com eficiência.

Assim, a notificação dará suporte ao controle da produtividade, mas ainda servirá de embasamento para seu melhor controle de estoque e financeiro.

Organização do fluxo de trabalho

A Ordem de Serviço serve para organizar o fluxo de trabalho da empresa, que de maneira rápida pode cadastrar os dados do cliente e o trabalho que será feito. Nesse ponto, a tecnologia acaba sendo uma grande aliada para que as suas Ordens de Serviço sejam eficientes.

Ao criar um novo documento, o sistema já deve oferecer os campos de acordo com o serviço que a empresa presta. Isso faz com que você economize tempo no preenchimento, exportação e envio para o cliente. Mais do que isso, esse instrumento deve ser capaz de apresentar, de forma clara, o que será feito e em quanto tempo, permitindo ao cliente entender o custo de todo o trabalho.

Para o empresário, a Ordem de Serviço servirá para a criação de um fluxo claro sobre a maneira como os seus funcionários estão executando determinada tarefa. E se está cobrando um valor justo pelo serviço. Diante de todo esse contexto, a Ordem de Serviço acaba se posicionando como uma ferramenta de controle operacional para pequenas empresas.

Entender que ela já não é mais restrita às assistência técnica poderá dar a qualquer pequeno empresário um grande diferencial competitivo. Confira outras funções da ordem de serviço para as empresas:

• Manter o registro dos serviços realizados pela empresa e da atividade dos funcionários;
• Informar o funcionário sobre os detalhes do serviço e as ferramentas que ele irá precisar para realizá-lo, bem como deixá-lo a par de todas as normas de segurança de trabalho adotadas pela empresa
• Registrar o horário do início e do fim do serviço executado, a fim de calcular os gastos com mão de obra;
• No caso de serviço de assistência, registrar o defeito declarado, o defeito encontrado e a solução do problema apresentado.

Previsão legal

De acordo com o Capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – Decreto Lei 5452/43 de 02 de maio de 1943, Artigo 157, Inciso II, cabe às  empresas:

II – instruir os empregados, através da de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)

Portanto, a ordem de serviço está prevista em lei, proporcionando assim a segurança do trabalho dos colaboradores, já que trata de todas as atividades operacionais desenvolvidas por eles.

A ordem de serviço abrange todas as normas internas das empresas, com processos voltados para a segurança dos trabalhadores.

Buscando a ferramenta ideal

No passado, documentos escritos e impressos eram utilizados para realizar a comunicação e, paralelamente, uma agenda ou um caderno eram utilizados para se manter um breve registro da emissão e do recebimento das ordens de serviço.

A grande vantagem desse sistema era proporcionar segurança e comprovação tanto do envio como do recebimento dessas informações. A grande desvantagem, contudo, era a manutenção de um sistema extremamente pesado e burocrático, incompatível com as exigências do mercado.

Agora, existem novas maneiras de realizar esse processo, com uma planilha de ordem de serviço, por exemplo. Ela torna essa tarefa mais fácil em comparação com o trabalho manual.

Nesse cenário, as ordens de serviço passaram a ser enviadas por e-mail com um aviso de recebimento tão logo os primeiros gerenciadores de e-mail foram introduzidos no mercado.

Esse método certamente encurtou o processo, mas deixou um pouco a desejar, já que gerava um emaranhado super confuso de mensagens que dificultava o acompanhamento das tarefas. O que fazer então?

Que erros evitar ao elaborar uma ordem de serviço?

Por haver a necessidade do preenchimento de muitas informações, podem ocorrer alguns erros ao se elaborar uma ordem de serviço. Sendo assim, é preciso muita atenção neste processo. Uma dica para evitar esses erros, é utilizar modelos prontos de ordens de serviço. Dessa forma, basta preencher as informações relacionadas a sua empresa e a sua ordem de serviço em questão. Além de apresentar uma maior segurança e diminuir a chance de erros, utilizar um modelo padronizado otimiza o tempo dos responsáveis por preencher a ordem de serviço, sendo portanto muito mais prático.

É importante que fique claro para as empresas que as informações de suas ordens de serviço devem representar fielmente as suas informações. Não é possível conter mentiras ou distorções.

Em caso de mudanças de planejamento de logística, de alteração no serviço ou do profissional responsável, as alterações devem ser devidamente informadas na ordem de serviço, no campo da revisão, o qual explicamos anteriormente.

Recorrendo a tecnologia

Com o avanço da tecnologia, as grandes corporações passaram a desenvolver ou encomendar soluções informáticas que permitissem o rápido envio e o respectivo recebimento, registrado, de ordens de serviço, bem como o acompanhamento e o gerenciamento das tarefas.

A introdução da automação também colaborou bastante para a eficiência dos processos. Isso permite que o gestor se concentre na administração de seu negócio.

A boa notícia é que os sistemas de gestão já não são mais uma exclusividade das grandes empresas. Hoje em dia a novidade está disponível também para as pequenas e micro empresas. Elas chegaram como ferramentas apropriadas para suas necessidades específicas a um preço extremamente compatível com seu orçamento.

A emissão de uma ordem de serviço é um expediente simples. Ela também pode se basear em modelos já prontos e organizados dentro da empresa para o futuro preenchimento das lacunas, conforme cada serviço que vier a surgir.

E vale ressaltar que não só é viável, mas recomendável, que se aproveite a tecnologia para isso. Assim, simultaneamente conectando essa a outras demais funções da empresa, de modo que o gestor consiga gerenciar melhor as tarefas.

Então, podemos afirmar que um bom sistema de gestão empresarial proporciona um método rápido, eficiente e fácil de emitir, acompanhar e gerenciar ordens de serviço digitais. Essa é a melhor alternativa à burocracia dos papéis, à fragilidade da memória e da comunicação verbal, bem como à confusão dos e-mails.

Como a clareza e a eficiência da comunicação é um fator simplesmente fundamental para o sucesso de qualquer equipe, não há por que adiar essa evolução, não concorda?

Além da agilidade e praticidade na emissão de ordens de serviço a partir de um bom sistema de gestão, esse processo também traz um enorme ganho de segurança de dados.