O boleto bancário é atualmente o método de pagamento mais utilizado pelos brasileiros. Neste sentido, tornou-se ainda mais importante para as empresas a otimização da gestão de boletos. Não sendo apenas para oferecer a melhor experiência possível para o cliente, mas também para ter controle sobre a emissão desses boletos.
E como isso é possível? A melhor forma de melhorar este processo está na utilização de um software automatizado de gestão. Mas, na prática, como um sistema pode ajudar a otimizar a emissão de boletos na sua empresa? É o que você vai entender com detalhes na sequência deste artigo.
Mudanças no pagamento com boleto bancário
De inicio, algumas mudanças recentes no pagamento via boleto bancário tornaram ainda mais urgente a necessidade de uma boa gestão de boletos. E assim, consequentemente, da automatização desse processo.
A principal delas aconteceu em 2015. Até então, as empresas podiam emitir dois tipos diferentes de boletos. Um deles era o boleto sem registro, que só chegava ao conhecimento do banco quando o referido boleto era quitado. Se o valor não fosse pago até a data de vencimento determinada, o boleto perdia a sua validade.
O outro tipo era o boleto com registro. A diferença deste é que o banco tem conhecimento do boleto online desde a sua emissão. Isso fazia com que os títulos pudessem ser protestados em cartório, conferindo mais segurança para a empresa.
Entretanto, essa separação deixou de assistir. A Federação Brasileira de Bancos (Febraban) decidiu extinguir a emissão de boletos sem registro. Isso acontece, sobretudo, pelo número de fraudes registradas no mercado.
Maior responsabilidade
Um dos maiores impactos que essa determinação teve para as empresas, de forma diária, foi a necessidade de maior controle sobre a emissão dos boletos. Isso, porque todo boleto tem um custo para a empresa. Assim, existe a importância não apenas de calcular os gastos. Mas também de barganhar menores taxas aplicadas pelas instituições bancárias por conta do volume de boletos produzidos.
De toda forma, é inegável que as novas regras facilitaram a vida das empresas. Afinal, é possível não apenas fazer uma previsão dos valores a serem recebidos, como também melhorar a gestão dos vencimentos. Essa é uma estratégia fundamental para diminuir o índice de inadimplência – basta lembrar que muitos clientes não pagam os boletos por puro esquecimento.
A importância da automatização da emissão de boletos
As empresas que emitem boletos de cobrança precisam reunir uma série de informações para a criação do boleto. Entre eles o CNPJ do vendedor, o CPF ou CNPJ do cliente, o endereço completo, a data de vencimento e o valor do boleto.
Agora, imagine se a sua empresa tivesse que dar conta do preenchimento de todas essas informações de maneira manual? Seria um grande desperdício de tempo, certo? Colaboradores que poderiam estar envolvidos em questões mais estratégicas ficariam presos a essas burocracias. Além do maior risco de erros no processo, retrabalho e, consequentemente, baixa produtividade da equipe como um todo.
Para otimizar a gestão dos boletos, reduzir custos e aumentar a produtividade, nada melhor do que utilizar um software de gestão específico para essa atividade.
Esses sistemas permitem não apenas automatizar a emissão de boletos, mas que também haja uma disponibilidade em diversos canais (e-mail, SMS portal da empresa, etc.) para que o cliente possa fazer a emissão do documento. Caso contrário, o mais provável é a sua empresa gradativamente perder clientes.
Benefícios de um sistema para emissão de boletos
Já entendemos que a utilização de um sistema para emissão de boletos funciona como uma vantagem competitiva para as empresas. Mas que tal entender melhor em quais aspectos ela contribui para uma gestão mais eficiente? Confira os benefícios:
Menor intervenção humana
Como supracitado, disponibilizar colaboradores para o preenchimento de campo por campo de um boleto seria uma grande perda de tempo. Este processo é simplificado com o uso de um sistema automatizado. Ele preenche automaticamente os campos necessários para a composição do boleto a partir dos dados informados pelo próprio consumidor no cadastro.
Isto significa que você pode aproveitar o potencial de sua equipe para atividades menos burocráticas e mais complexas. Atividades essas, que necessariamente exijam a intervenção humana, como o relacionamento com os clientes.
Redução de custos
Sabe aquele boleto que você precisou imprimir novamente por conta de um erro no valor registrado ou na data de vencimento? Isso deixa de existir a partir da utilização de um sistema de gestão.
É preciso saber que o consumidor atual não está mais disposto a receber boletos pelos Correios ou precisar sair de casa para recebê-los. Este processo também é dispendioso para as empresas. Isso torna muito mais cômodo para as duas partes o envio desses boletos por canais digitais. Seja eles e-mail, SMS ou o próprio portal da empresa.
A automatização faz que a sua empresa não apenas reduza os custos com o envio do documento, mas também com o próprio consumo de papel.
Redução da inadimplência
O sistema automatizado facilita a gestão dos vencimentos, o que permite que as empresas criem estratégias mais efetivas de lembretes aos clientes para reduzir o nível de inadimplência. Este processo também é mais cômodo para os consumidores, que muitas vezes se esquecem das datas de vencimento.
Os recursos do software permitem que esses lembretes sejam configurados e enviados de forma automática pelos referidos canais digitais.
Integração com o fluxo de caixa
Uma gestão financeira eficiente depende da capacidade de prever receitas e despesas. Com um software de gestão, sua empresa terá total controle do fluxo de caixa. Ou seja, controle dos valores que entrarão em caixa em uma determinada data, o que permite, por exemplo, encontrar melhores oportunidades de investir no crescimento do negócio.
Análise de dados
Por fim, este mecanismo também permite traçar um perfil do consumidor, como o ticket médio, ciclo de compras deste cliente, entre outros insights. Essas informações são valiosas para criar estratégias de fidelização do consumidor e de prevenção da inadimplência.
Considerações finais
A escolha por um sistema que realize a emissão de boletos por ser complicada. Ela deve ser feita com muito cuidado e muita atenção as necessidades da empresa.
O eGestor, de controle de financeiro, estoque, fluxo de caixa, de produção, também é um sistema emissor de boletos.
O Diagrama de Ishikawa — também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, Espinha de Peixe ou Diagrama 6M — é uma das ferramentas de gestão da qualidade mais usadas no mundo. Em um único quadro, ela mapeia visualmente um problema (o “efeito”) e organiza todas as suas possíveis causas em 6 categorias. É barato, simples de aplicar e funciona em empresas de qualquer porte e setor.
Neste guia você aprende o que é o Diagrama de Ishikawa, sua origem, os 6Ms (Método, Máquina, Mão de obra, Material, Meio ambiente, Medição), como montar passo a passo, vê exemplos prontos para diferentes setores e descobre quando ele é a ferramenta certa — e quando faz mais sentido usar outra.
O que é o Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual de análise de causas. Em vez de tratar o sintoma de um problema, ele força a equipe a identificar e organizar todas as causas raiz que estão por trás daquele problema — agrupadas em 6 categorias padronizadas.
Foi criado em 1943 pelo engenheiro químico japonês Kaoru Ishikawa, no contexto do controle de qualidade industrial japonês pós-guerra. Hoje, faz parte das chamadas 7 ferramentas básicas da qualidade, junto com folha de verificação, histograma, gráfico de Pareto, fluxograma, diagrama de dispersão e cartas de controle.
O diagrama também é chamado de:
Diagrama de Causa e Efeito — porque foca em mapear causas que geram um efeito;
Diagrama Espinha de Peixe ou Fishbone — pelo formato visual final;
Diagrama 6M ou Matriz de Ishikawa — em referência às 6 categorias principais.
Os 6M do Diagrama de Ishikawa
O diagrama distribui as causas em 6 categorias padrão, conhecidas como os 6M:
Categoria
O que entra
Exemplos
Método
Procedimentos, rotinas, fluxos de trabalho
Processo mal documentado, etapa pulada, manual desatualizado
Máquina
Equipamentos, ferramentas, software
Manutenção atrasada, sistema lento, máquina obsoleta
Mão de obra
Pessoas, treinamento, motivação
Falta de treinamento, equipe reduzida, desmotivação
Material
Matéria-prima, insumos, fornecedores
Fornecedor inconstante, qualidade variável, falta de estoque
Meio ambiente
Ambiente físico de trabalho
Iluminação ruim, layout confuso, temperatura inadequada
Medição
Indicadores, instrumentos, aferição
Métrica errada, ausência de medição, instrumento descalibrado
Em ambientes de serviço (não industriais), algumas equipes substituem ou adicionam outros M ou P: Procedimentos, Pessoas, Políticas, Promoção. A flexibilidade é parte da ferramenta — o importante é forçar a análise por categorias.
Como fazer o Diagrama de Ishikawa: passo a passo
Defina o problema com clareza, em uma frase curta. Exemplo: “Atraso médio de 3 dias na entrega”. Esse é o efeito que vai na “cabeça” do peixe;
Desenhe a espinha central — uma linha horizontal apontando para o problema;
Adicione as 6 espinhas principais — uma para cada um dos 6M (Método, Máquina, Mão de obra, Material, Meio ambiente, Medição);
Reúna o time (3-8 pessoas que conhecem o processo) e faça brainstorming: para cada M, levante todas as causas possíveis do problema;
Anote cada causa como uma “espinha menor” saindo da espinha principal correspondente. Se uma causa tem subcausas, derive ainda mais (técnica dos “5 porquês”);
Priorize — destaque as 2 ou 3 causas mais prováveis ou mais impactantes. Não tente resolver tudo de uma vez;
Defina um plano de ação para atacar as causas prioritárias, com responsável, prazo e indicador de sucesso;
Acompanhe e revise — depois de implementar as ações, refaça o diagrama para ver o que mudou.
Exemplos prontos de Diagrama de Ishikawa
Exemplo 1: Atraso na entrega de pedidos (e-commerce)
Problema: atraso médio de 3 dias na entrega dos pedidos.
Método: processo de separação confuso, fluxo manual entre setores;
Máquina: sistema de gestão lento, impressora de etiquetas com falhas;
Mão de obra: equipe reduzida no estoque, falta de treinamento;
Material: embalagens em falta, etiquetas com defeito;
Meio ambiente: layout do estoque mal planejado, deslocamento longo;
Medição: sem indicador de produtividade por separador, sem prazo médio mensurado.
Exemplo 2: Aumento de devoluções (loja de roupas)
Problema: taxa de devolução subiu de 8% para 15% em 3 meses.
Método: descrição do produto na vitrine virtual diferente do real;
Máquina: fotos de baixa qualidade no site;
Mão de obra: vendedores sem padronização na orientação ao cliente;
Material: mudança de fornecedor do tecido, tabela de medidas inconsistente;
Meio ambiente: provador da loja física com iluminação ruim;
Medição: falta de pesquisa de pós-venda, sem categorização dos motivos de devolução.
Exemplo 3: Reclamações de clientes (restaurante)
Problema: número de reclamações por demora dobrou.
Método: falta de procedimento para pedidos online vs presenciais;
Máquina: tablet do garçom com bateria fraca, sistema de comanda lento;
Mão de obra: quadro reduzido na cozinha, garçons sem rodízio;
Material: ingrediente principal em falta, fornecedor atrasou;
Meio ambiente: cozinha pequena para o volume atual, layout confuso;
Medição: sem cronometragem do tempo do pedido, sem KPI de NPS.
Quando usar o Diagrama de Ishikawa
Quando você tem um problema recorrente e o sintoma está claro mas a causa não;
Em sessões de resolução de problemas em grupo — força o time a pensar em todas as dimensões;
Na fase de Planejar do ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) — identifica causas antes de planejar a solução;
Em auditorias de qualidade e análises de não-conformidade;
Em investigações de acidentes de trabalho e falhas de processo;
Quando você precisa visualizar relações complexas entre múltiplas causas e um único efeito.
Vantagens e limitações do Diagrama de Ishikawa
✅ Vantagens
❌ Limitações
Visual, fácil de entender
Mostra possíveis causas, não comprova
Custo zero — pode ser feito no papel
Não prioriza sozinho — exige análise complementar
Envolve a equipe na análise
Pode virar lista bagunçada se mal facilitado
Aplicável em qualquer setor
Não substitui dados quantitativos
Forma o pensamento sistêmico
Pode ser confundido com simples brainstorming
Pra suprir a limitação de não priorizar, vale combinar Ishikawa com Diagrama de Pareto (regra 80/20) e técnica dos 5 Porquês — o que aprofunda cada causa identificada.
Ishikawa × outras ferramentas de análise
5 Porquês: técnica de aprofundamento de uma única causa, perguntando “por quê?” cinco vezes. Complementar ao Ishikawa;
Diagrama de Pareto: ranqueia causas por frequência ou impacto. Ótimo para priorizar depois do Ishikawa;
Mapa mental: mais livre, sem categorias fixas. Bom para criatividade, ruim para análise de causa;
FMEA (Failure Mode and Effects Analysis): muito mais detalhado e formal. Usado em ambientes regulados (automotivo, aeroespacial);
Análise SWOT: ferramenta de estratégia, não de problema. Use uma ou outra conforme o objetivo. Veja como funciona a SWOT.
Perguntas frequentes sobre o Diagrama de Ishikawa
O que é o Diagrama de Ishikawa?
É uma ferramenta visual de análise de causas, criada por Kaoru Ishikawa em 1943. Organiza, em formato de espinha de peixe, todas as causas possíveis de um problema, divididas em 6 categorias (6M): Método, Máquina, Mão de obra, Material, Meio ambiente e Medição.
Por que se chama “espinha de peixe”?
Por causa do formato visual: o problema fica na “cabeça” do peixe, a linha central é a “espinha”, e cada categoria 6M é uma “espinha lateral” — com as causas específicas saindo dela. O desenho final lembra um esqueleto de peixe.
Quais são os 6M do Diagrama de Ishikawa?
Método, Máquina, Mão de obra, Material, Meio ambiente e Medição. Em empresas de serviço, algumas equipes substituem por Procedimento, Pessoas, Políticas etc. — o importante é forçar a análise por categorias diferentes.
Como fazer um Diagrama de Ishikawa em 4 passos?
1) Defina o problema (efeito) em uma frase; 2) Desenhe a espinha central e as 6 espinhas dos 6M; 3) Faça brainstorming em equipe — levante causas em cada categoria; 4) Priorize as 2-3 causas mais prováveis e crie um plano de ação para atacá-las.
Qual a diferença entre Ishikawa e os 5 Porquês?
O Ishikawa é amplo — mapeia muitas causas possíveis. Os 5 Porquês é profundo — pega uma causa específica e pergunta “por quê?” cinco vezes para chegar à raiz. As duas técnicas se complementam: use Ishikawa para mapear; use 5 Porquês para aprofundar cada causa.
Ishikawa serve para pequenas empresas?
Sim — talvez seja a ferramenta de qualidade mais útil para pequena empresa, porque é gratuita, simples e não exige software ou consultoria. Pode ser feita no quadro branco em 1 hora com 3-4 pessoas do time.
Onde encontrar exemplos prontos de Diagrama de Ishikawa?
Você pode usar os 3 exemplos deste guia (e-commerce, loja de roupas, restaurante) como referência. Ferramentas como Miro, Lucidchart, Canva e até o PowerPoint têm templates prontos de Diagrama de Ishikawa em formato espinha de peixe.
Considerações finais
O Diagrama de Ishikawa é uma das ferramentas mais simples e mais poderosas do controle de qualidade — porque obriga o gestor a separar sintoma de causa e a pensar de forma sistêmica. Use sempre que tiver um problema recorrente e queira atacar a raiz, não o sintoma.
Para acompanhar os indicadores que vão sinalizar se as ações tomadas resolveram o problema (taxa de erro, prazo de entrega, NPS, devoluções), vale ter um sistema de gestão empresarial que registre vendas, estoque, financeiro e atendimento — assim o efeito das melhorias fica visível em números, não em opinião.
Qualquer compra ou venda de produto ou serviço deve conter um registro. Esse registro pode ser feito de forma manual, como recibos, ou digital. De forma digital, esses recibos são as notas fiscais. Essas notas fiscais podem ser de serviços, como a NFS-e, ou de produtos, como a NFC-e. A NFC-e é relativamente nova no país, por isso, em alguns estados ela acaba de tornar obrigatória. Mas você, empresário goiano, sabe se deve emitir NFC-e? Sabe o que ela é e como emitir? Entenda melhor como emitir NFC-e em GO!
O que é a NFC-e?
A NFC-e é a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. Ela é um documento fiscal que tem como objetivo substituir o cupom fiscal. Ela faz o registro comercial eletrônico de uma venda ou compra entre uma empresa e um cliente.
Seu intuito é ser uma versão mais rápida do modelo 2, o cupom fiscal. Dessa forma, ela contém apenas os dados do cliente e não os do emissor da nota. Também, para fazer ela mais rápida, a nota é feita, emitida e armazenada digitalmente, por isso a denominação eletrônica.
Sua forma digital também permite que a nota seja consultada online, diminuindo consideravelmente os gastos com impressão e armazenamento. é possível consultar a nota de qualquer dispositivo com acesso a internet e de um site que disponibilize a consulta, como aqui.
DANFE NFC-e
A DANFE é o Documento Auxiliar da NF-e, a nota fiscal eletrônica. E, assim como a NF-e possui seu documento auxiliar, a NFC-e também possui a DANFE NFC-e. A DANFE NFC-e é um documento simplificado da nota fiscal do consumidor eletrônica. O documento deve conter as informações do arquivo eletrônico XML da nota. A DANFE também é impressa em impressora não fiscal, diminuindo também os gastos com esse documento.
Esse documento possui algumas regras, para sua criação e impressão. A DANFE NFC-e deve conter um QR Code, um código bidimensional, para que está possa ser consultada mais rapidamente, principalmente em casos de transporte. A impressão da DANFE NFC-e também não é obrigatória, apenas em alguns casos, fazendo com que o consumidor escolha pela sua impressão ou não.
Os casos em que a DANFE NFC-e deve ser impressa obrigatoriamente são quando a mercadoria estiver em transporte, ou seja, quando o produto tiver saído do estabelecimento, mas ainda não estiver nas mãos do consumidor. O outro caso é quando a nota for emitida em contingência, tornando a impressão obrigatória.
Qualquer dúvida em relação a emissão ou impressão da DANFE NFC-e e relacionadas ao QR Code, podem ser solucionadas no “Manual de Especificações Técnicas do DANFE NFC-e e QR Code”. Podendo ser encontrado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, no menu “Documentos / Manuais”. Ou por aqui.
Quem emite a NFC-e em Goiás?
A emissão da NFC-e em Goiás foi definida pela Instrução Normativa Nº 1.278/16-GSF, de 14 de Junho de 2016, publicada no DOE de 16.06.16. De acordo com o artigo 1º da instrução, ficam obrigados a emitir a NFC-e em GO empresários que realizam a venda de mercadoria ou produto que seja comprado por pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS.
Data
Contribuinte
1º de janeiro de 2017
Cuja atividade esteja enquadrada nos códigos CNAE 4731-8/00, 4732-6/00 e inscritos no Cadastro de Contribuintes do Estado.
1º de julho de 2017
Para os demais, exceto contribuintes do Simples Nacional.
1º de janeiro de 2018
Para os optantes do Simples Nacional.
O calendário de obrigação começou em 1º de janeiro de 2017, com a obrigação para contribuintes que estejam enquadrados no comércio varejista de combustíveis de veículos automotores (Código CNAE 4731-8/00) e comércio varejista de lubrificantes (Código CNAE 4732-6/00). Assim como os contribuintes inscritos no cadastro de contribuintes do estado.
Já em 1º de julho, todos os demais empresários do comércio varejista foram obrigados a emitir a NFC-e em Goiás, exceto os optantes do Simples Nacional.
Mas em 1º de janeiro de 2018 isso mudou, fazendo com que os contribuintes optantes do Simples Nacional também fosse obrigados a emitir a NFC-e em GO. A partir dessa mesma data, os contribuintes usuários do ECF já não poderiam escolher entre a emissão dos dois. Ficando assim, obrigatória a emissão da NFC-e em Goiás.
Como cancelar uma NFC-e?
O cancelamento da NFC-e pode ser feito através do sistema que a emite.
As regras para seu cancelamento são que o produto ainda deve estar no estabelecimento que realizou a venda. E que a nota fiscal do consumidor eletrônica só poderá ser cancelada em, no máximo, 24 horas após a autorização de uso da SEFAZ do estado.
Carta de correção serve para NFC-e?
A carta de correção não serve para NFC-e. A implementação da carta de correção foi feita para NF-e e não para NFC-e.
É possível emitir uma NFC-e em contingência?
É possível emitir uma NFC-e em contingência. A Nota Fiscal emitida em contingência implica que o documento não pode ser emitido em sua forma comum. Significa que houve algum problema técnico de comunicação ou no processamento das informações.
Quando uma NFC-e é emitida em contingência, significa que ela foi emitida de forma offline. Portanto, a SEFAZ não terá o documento. O que faz com que uma das regra da emissão da NFC-e emitida em contingência seja que ela deve ser repassada a SEFAZ até o primeiro dia útil.
Outras respostas para as dúvidas e questões sobre a emissão da NFC-e em contingência podem ser encontradas no “Manual de Especificações da Contingência Offline para NFC-e”. Ele é encontrado no Portal Nacional da NF-e, no menu “Documentos / Manuais”. Ou pode ser acessado aqui.
Como e onde emitir NFC-e em GO
Para emitir a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, primeiramente, é necessário solicitar a permissão na SEFAZ do estado, aqui. Caso a empresa já emita a NF-e, não há necessidade de solicitar a autorização. Além disso, para emitir a nota é preciso o Código de Segurança do Cliente (CSC), esse também deve ser solicitado no site da SEFAZ do estado, por aqui. A outra exigência para emitir a NFC-e em GO é um certificado digital modelo A1, ele é a assinatura digital da empresa e é imprescindível para emissão da nota.
A emissão da Nota Fiscal do Consumidor requer um sistema emissor de NFC-e, como o eGestor. Isso acontece pois nenhum estado brasileiro disponibiliza outra forma para emissão. Nesse sistema, devem estar inseridos os dados da empresa, como CNPJ e inscrição estadual. Além desses, todos os outros dados relacionados a impostos e tributos da empresa, devem estar inseridos também.
No eGestor
O eGestor é um dos sistemas que realiza a emissão da NFC-e em Goiás. Para emitir sua NFC-e no sistema, basta inserir todos os dados citados acima. Após, para emitir a nota, basta criar a venda dentro do sistema e selecionar “Emitir NFC-e”. Feito de forma simples e facilitada.
Além da emissão da NFC-e, o eGestor também é um sistema emissor de NFS-e e NF-e. Ele controla todos os seus dados, de controle financeiro, produção, estoque e mais. Também gera relatórios e boletos registrados.
Em um mercado cada vez mais dinâmico, competitivo e com uma rotina atribulada, gestores e empreendedores enfrentam um grande desafio. Controlar e ter uma visão integrada dos processos, resultados e perspectivas da sua empresa pode ser um grande problema. E um software ERP faz a diferença na hora de gerenciar o seu negócio e fazer a gestão da equipe.
Um ERP é um Enterprise Resource Planning, ou, em português, Planejamento de Recursos Empresariais. Todas as áreas da companhia são beneficiadas por um ERP, como o gerenciamento do time, vendas, finanças, estoque, fluxo de caixa, e outros. Neste artigo, abordaremos como esse software pode ajudar muito na gestão da sua equipe. Boa leitura!
Afinal, o que é um ERP?
Antes de tudo, vamos começar explicando o que é um ERP. O ERP também é conhecido por aqui como Sistema de Gestão Integrado. Ele fornece uma visão confiável, integrada e em tempo real das informações e departamentos de uma empresa. Com esses dados em mãos, torna-se possível realizar análises profundas a respeito da situação da companhia. Assim, mostrando o que pode ser melhorado, o que está no caminho certo, etc.
Alguns pontos que podem ser avaliados:
Produtividade dos funcionários;
Custos elevados que podem ser reduzidos;
Controle de estoque para evitar dinheiro parado;
Controle das vendas para planejamento das ações e promoções;
Gestão financeira para evitar surpresas.
Além de simplificar a comunicação entre os departamentos, graças à sua adoção e vantagens, o administrador consegue ser mais assertivo em suas decisões visando o crescimento saudável da companhia.
Outro ponto positivo do ERP é a economia de tempo e otimização, pois os dados relevantes são gerados ali rapidamente em tempo real. Assim, os gestores ganham tempo para focar seus esforços na análise desse material e no desenvolvimento e implementação das estratégias.
ERP: Integração entre equipes e mais produtividade
Um dos grandes benefícios da adoção de um software é a comunicação entre departamentos. Que acaba servindo para que todos os colaboradores saiam ganhando, não apenas os gestores. O processo de gestão de pessoas é um desafio e o ERP ajuda muito nesse processo, ao integrar as áreas e troca de informações.
Essa integração facilita o diálogo entre os gestores e os colaboradores. Além disso, traz uma visão direta de como o desempenho de uma área impacta na outra. Desta forma, as atividades da empresa correm de forma mais eficiente, as equipes trabalham mais próximas e os funcionários sentem-se mais parte do todo. Isso tudo aumenta os seus níveis de motivação, confiança e produtividade, além de diminuir as chances de erros.
Segurança e transparência nas relações interpessoais
Entre as principais vantagens da adoção do ERP em qualquer empresa, está o ganho de transparência em todos os processos. Ligada à transparência, aparece a segurança. E aqui não falamos apenas de informações, mas também dos relacionamentos que surgem entre os membros da equipe.
Ao visualizar em uma tela as atividades e resultados de cada departamento, todos que têm acesso ao software sabem o que está acontecendo de fato. Assim, sem precisar depender das informações fornecidas por terceiros. Isso traz mais confiança nas relações interpessoais e fortalece o espírito de time. Dessa forma, ajudando a reduzir a competição entre setores uma vez que os dados estão acessíveis e reais para todos.
Em um cenário de gestão de equipe, um ERP torna os processos mais horizontais e menos suscetíveis a intervenções para beneficiar um ou outro setor.
Conheça os melhores colaboradores da sua equipe com um ERP
Com um ERP, é possível que o gestor de um time identifique qual departamento está com melhor performance e rendimento. Indo além, também é possível, no caso do controle de vendas, por exemplo, verificar qual vendedor está destacando-se em um determinado período de tempo.
Com esses dados do ERP, o processo de gestão da equipe torna-se mais assertivo. O administrador pode avaliar atitudes e comportamentos do melhor colaborador para usar como exemplo nos feedbacks com os demais funcionários; também pode pensar em formas de incentivar essa boa performance através de planos de carreiras e outros benefícios; e até traçar um perfil ideal de colaborador para aquela função, afim de ajudar o departamento de recrutamento e seleção em futuras contratações.
Com números e informações precisos fornecidos por um software ERP, a avaliação e gestão de uma equipe torna-se menos superficial e mais consistente. Isso, porque baseado-se menos em suposições e mais em dados concretos do dia-a-dia.
Mais assertividade na definição das tarefas da equipe
A distribuição das atividades e o que é esperado em cada uma delas é uma função muito importante dentro de qualquer organização. Muitas vezes, os colaboradores recebem pouca informação acerca de suas atribuições; ou não conseguem compreender o porquê de estar fazendo aquilo e como sua ação contribui para o todo.
Aqui, um ERP pode ajudar muito na gestão da equipe e das suas atribuições. Assim, quando um gestor, administrador ou um empreendedor deve definir suas ações, elas serão mais assertivas e estratégicas. Fazendo com que as ações sejam seguidas para atingir um determinado objetivo com mais precisão.
Com tudo mais detalhado e claro, transmitir as atividades aos colaboradores também se torna mais simples e eficaz. Vamos a um exemplo. A partir da análise financeira do último mês no ERP, concluiu-se que o valor gasto com o fornecedor X foi Y% superior aos meses anterior. O que reduziu em Z% a lucratividade da empresa naquele período.
Além de saber exatamente o que precisa ser revisto, é possível apresentar os números ao funcionário responsável fazendo com que ele possa encontrar um novo fornecedor ou renegociar com o atual. Assim, ele não perderá tempo em atividades que não são tão importantes, como fornecedores com menor impacto na operação, e irá direto resolver a questão central: o fornecedor X.
A gestão de equipe só tem a ganhar com a adoção de um ERP. De um lado os gestores, que conquistam mais assertividade e produtividade. De outro, o time, que se sente mais parte de todo o processo.
Considerações finais
Agora você já está por dentro das vantagens de um bom ERP para os processos de gestão de equipe e sabe que a sua empresa só tem a ganhar com essa ferramenta.
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Todo gestor sabe que a nota fiscal é um documento de emissão obrigatória nas transações que envolvam venda de serviços ou produtos. Menos comentada, no entanto, é a sua necessidade nos processos de aquisição e retorno de mercadorias.
Sabemos que a gestão de compras não é tarefa simples. Ela implica na complexa relação mantida com fornecedores por um lado e setor financeiro e logístico por outro. É aqui que tratamos da aquisição de matérias-primas, produtos para revenda e serviços estratégicos.
Em todos estes contextos o controle de notas deve ser rígido. O documento fiscal é emitido por fornecedores e também pela própria empresa. Lembrando que este registro faz parte também das obrigações para com o fisco.
Microempresas e negócios de pequeno porte (quando enquadrados no Simples Nacional) devem registrar as notas no Livro Registro de Entradas. A escrituração é feita em ordem cronológica e obedece aos agrupamentos do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Antes de entender como as notas ajudam no controle de compras vamos esclarecer o que é este documento fiscal.
O que é a nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é um tipo de nota que trata de mercadorias recebidas ou retornadas para a empresa. A princípio, este registro de movimentação é o oposto da nota fiscal de saída. Ou seja, aquela emitida quando um produto ou serviço é vendido. A responsabilidade de emitir o documento é dividida entre fornecedores e as empresas que fazem a compra.
Existem inclusive situações onde é obrigatória a emissão por parte do negócio comprador. Um exemplo disto é a entrada de produtos importados. O procedimento torna-se necessário porque as notas fiscais estrangeiras não têm valor no Brasil. Há ainda o contexto onde o vendedor não é obrigado a gerar a nota fiscal. Para que a transação fique registrada cabe à empresa compradora expedir o documento.
Outros casos onde a responsabilidade ocorre incluem arremate ou aquisição de mercadoria em leilão ou concorrência promovida por órgãos públicos. A última situação obrigatória ocorre quando a organização assume para si a tarefa de retirar ou transportar o produto adquirido. Vale lembrar, por fim, que a devolução de mercadorias implica na emissão de nota de entrada. Neste caso, para registrar o retorno da mercadoria ao estoque.
Como a Nota Fiscal de entrada pode otimizar o seu controle de compras: dando maior segurança aos processos
Tendo entendido a natureza do documento e quando é praticada sua obrigatoriedade, podemos tratar da sua utilidade na gestão de compras. O primeiro aspecto a mencionar é a validação fiscal tributária. É importante não só fazer a escrituração correta das entradas de mercadoria, mas estar preparado para situações de cancelamento. Em todos estes casos, a empresa tem maior controle sobre os itens que entram a partir das notas.
Isto resulta primeiro, em uma gestão fiscal mais eficiente. Pois cada recurso gasto em insumos e produtos fica devidamente registrado. De forma menos direta, o documento também pode colaborar para a gestão de estoque. Isto acontece porque ela é um registro de toda a movimentação de mercadorias e matérias-primas que chegam ao negócio.
Ademais, como o setor de compras do negócio fica otimizado, os gastos desnecessários são evitados. Portanto, o seu controle de aquisição de mercadorias e insumos poderá resultar em economia. Além do mais, as notas fazem registro da origem de cada item, o que colabora para manter uma lista de fornecedores atualizada. Isto ajuda a cotar e negociar preços, além de evitar que mercadorias fiquem em falta.
Ajuda a lidar com os cancelamentos
Vimos no preâmbulo que os produtos devolvidos também são registrados nas notas de entrada. Afinal, eles voltam para o estoque da sua empresa. Como então isto ajuda a otimizar o controle de compras? Note que sem este registro não há controle exato do que está sendo adquirido e do que foi retornado.
É uma situação similar à quando um empreendedor mistura contas pessoais e da empresa. Os registros apresentam uma diferença que no longo prazo traz prejuízo ao empreendimento. No caso das mercadorias, a gestão de estoque fica prejudicada pela falta de controle. E esta situação pode ocasionar até mesmo problemas logísticos.
Imagine, por exemplo, que o seu negócio comprou um grande volume de itens. Se não houver noção exata do que está em estoque – comprados + retornados – pode faltar espaço para as novas unidades. Você se verá obrigado então a gastar um tempo extra para tentar alocar espaço e organizar o seu estoque. O resultado é prejuízo e ineficiência na entrega de produtos para os clientes.
Ajuda a fazer a manifestação do destinatário e o controle financeiro
Ao tratamos de como a Nota Fiscal de entrada pode otimizar o seu controle de compras devemos considerar ainda a manifestação do destinatário. Sempre que ocorre o recebimento físico de uma mercadoria, é necessário realizar este procedimento. Independentemente de ter havido envio correto ou não. Quando este cuidado não é observado a empresa pode se envolver em embaraços.
Por exemplo: o fornecedor pode acabar, por erro ou má fé, solicitando o “cancelamento fora do prazo”. Isto resultará em divergência entre o que a empresa tem como recebido e a autorização registrada na SEFAZ. Para evitar ter de correr atrás deste prejuízo, basta manter registro das notas fiscais e realizar a manifestação ao destinatário.
Devemos considerar também que ao adquirir uma mercadoria, a empresa tem de lidar com outros custos. Seja entrega, organização de estoque ou o próprio manuseio dos produtos. Este é um processo que deve ser integrado para que a gestão de compra se otimize. Sem o auxílio das notas de entrada é certo que gargalos vão surgir neste processo.
Lembre-se que este documento é fundamental no monitoramento de compras. Um cuidado, por sua vez, inseparável do controle de pagamento e gestão das aquisições. O ideal é combinar o seu registro com ferramentas que ajudem a monitorar e definir métricas. Com tudo o que vimos neste artigo, fica claro a importância da nota de entrada. Ela é, afinal, uma das bases para uma boa gestão de compras.
Experimente um sistema para gestão das suas notas de entrada
Agora você sabe como a Nota Fiscal de entrada pode otimizar o seu controle de compras. O que talvez não saiba é a utilidade de um sistema informatizado para tratar desta gestão.
Um sistema de gestão de empresas, como o eGestor, realiza o controle de diversos setores da sua empresa. Assim, integrando seu controle de estoque com o controle do seu financeiro, entradas e saídas e produção. Além disso, o sistema também gera relatórios que podem ajudar a otimizar o seu controle de estoque, como relatório de curva ABC, por exemplo.
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