Como fazer a gestão financeira de pequenas e médias empresas?

Quem começou a empreender há pouco ou ainda está nos primeiros anos do próprio negócio, pode acabar descuidando das finanças.

Isso ocorre porque os empresários mais novos contam geralmente com equipes menores e muito atarefadas, e todos, inclusive o empresário, tendem a se envolver quase que 100% apenas com os produtos ou serviços em suas operações.

Mas a gestão financeira de pequenas e médias empresas, como as suas atividades, tem influência no sucesso dos empreendimentos. E não pode ser deixada em segundo plano, como um trabalho dispensável — para o momento em que sobrar tempo.

Saiba agora como gerenciar as finanças do seu negócio e não ter surpresas ruins com contas a pagar ou capital de giro.

Conheça todos os seus vencimentos

Mais do que conhecer, é preciso ter controle e registro de todos os vencimentos — seja de fornecedores, impostos ou contas de consumo da empresa.

Pagar as obrigações em atraso gera mais despesas em multas e juros. Além disso, é possível que se perca a concessão de descontos para quitações adiantadas no caso dos fornecedores.

Em relação aos impostos, o não pagamento em dia suspende as Certidões Negativas de Débitos (CNDs) — documentos que sempre devem ser mantidos válidos e atualizados.

Portanto, mesmo que seja apenas em uma planilha, mantenha registro de todos os vencimentos com descrição das obrigações e seus valores. De preferência, utilize um programa de gestão financeira para PMEs e acompanhe os seus relatórios.

Separe as finanças pessoais e empresariais

Esse é um dos erros mais comuns nos negócios, se não o mais comum. Ainda que a empresa seja totalmente sua e todo o dinheiro necessário para o início tenha sido seu, não se pode tratar as finanças dessa forma.

Essa prática facilita o descontrole das contas, do capital de giro e do caixa. Por fim, pode acabar faltando dinheiro para operações e obrigações. Além disso, se torna quase impossível ter uma escrituração contábil exata e correta — o que é passível de multa.

Defina um salário para você e o retire mensalmente, de forma oficial via pró-labore. Não saque dinheiro do negócio frequentemente para o seu bolso. E quando fizer as retiradas de lucro previstas, siga o procedimento contábil correto.

Controle o estoque com excelência

O estoque não tem só produtos ou materiais disponíveis para gerar faturamento. Ele tem dinheiro em bens que influenciam nas finanças atuais e em curto prazo.

Não controlar o estoque é facilitar a ocorrência de perdas por motivos diversos. Então, novas compras — desnecessárias — precisam ser feitas.

E o mesmo ocorre quando algum item está armazenado em excesso, além do fato de isso não ser identificado para que o gestor crie uma estratégia de liquidação das sobras.

Então, primeiramente, tenha o registro de tudo o que há estocado detalhadamente. Depois, atualize o histórico com as saídas e entradas de itens.

Novamente, recomendamos que dê preferência a uma ferramenta de gestão financeira de pequenas e médias empresas. Pois o trabalho se torna mais fácil, rápido e exato, integrado ao gerenciamento das finanças e notas fiscais dentro da plataforma.

Faça planejamento financeiro

As finanças empresariais devem ser planejadas logo no começo do ano, com as previsões de faturamento e despesas e lançamento dos custos já conhecidos para o período.

Assim, o gestor sabe anteriormente se os saldos em caixa são suficientes ou se terá dificuldades ao longo do ano — o que dará tempo para agir.

O contrário, cuidar das finanças mês a mês, pode fazer com que de repente, por exemplo, o negócio se veja sem capital de giro e com contas próximas a pagar.

Acompanhe os números mensalmente

O planejamento financeiro deve ser anual, mas as análises precisam ser mensais. O acompanhamento próximo facilita na identificação de oportunidades e necessidades e também permite que se avalie se o andamento das finanças está conforme o planejado, abaixo ou acima das expectativas.

Mantenha o fluxo de caixa impecável

O fluxo de caixa pode ser visto como uma das bases para uma boa gestão financeira de pequenas e médias empresas. Isso porque ele registra todas as entradas e saídas de dinheiro e, por meio das suas projeções — que sempre devem ser feitas —, dá suporte ao planejamento financeiro e às análises mensais.

Então, faça do seu uma boa ferramenta por meio de ações simples, como:

• Não deixar as anotações para depois. Fazê-las no momento de cada movimentação ou pelo menos a cada fim de expediente;
• Não ignorar valores pequenos. Dar importância a todos os ganhos e gastos menores, pois somados podem se tornar relevantes;
• Fazer conciliação bancária, pois alguns recebimentos podem entrar diretamente pelas contas bancárias. Então, precisam ser registrados e devem fazer parte dos saldos das disponibilidades mesmo não entrando diretamente no caixa;
• Não adiantar ou atrasar datas. O fluxo de caixa precisa ser fiel à realidade da empresa. Então, se um pagamento é recebido em atraso pela empresa, seu saldo pode ficar para o próximo mês, e o fluxo deve mostrar exatamente isso.

Estabeleça e acompanhe indicadores financeiros

Os indicadores auxiliam na gestão financeira para PMEs porque medem o sucesso por meio de aspectos relevantes e distintos, mas que podem influenciar uns aos outros. Mas como escolhê-los?

Existem alguns que são básicos e servem a todas as empresas. Então, partindo disso, acompanhe sempre, no mínimo:

• A lucratividade;
• O ticket médio;
• As despesas fixas e variáveis;
• O faturamento;
• Os recebíveis em curto e longo prazo.

Além deles, você pode definir indicadores não gerais mas importantes especificamente à sua empresa. Por exemplo, para um escritório de contabilidade é fundamental medir o Lifetime Value, que significa o valor que cada cliente representa por período de relacionamento — pois os serviços contábeis são contínuos e adquiridos por meio de contratos periódicos.

Para cada indicador, além do período de acompanhamento, defina metas a serem alcançadas. Dessa forma, se tornam úteis e não servem apenas como relatórios gerenciais de visualização de números.

Isso porque os objetivos auxiliam na análise da evolução de quesitos como o ticket médio e no controle de indicadores como despesas fixas e variáveis.

Outra ação muito importante para a gestão financeira de pequenas e médias empresas é sempre continuar adquirindo conhecimento sobre a área.

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