Fluxo de Caixa

Sua empresa está precisando de ferramentas que desenvolvam a organização financeira e controle gerencial? Você sabia que o fluxo de caixa pode suprir essas necessidades? E ainda oferecer outras vantagens para a gestão financeira do seu negócio?

Neste post você vai ver como o fluxo de caixa pode ajudar a sua empresa. Também quais são suas características e como pode ser útil para o crescimento saudável da sua organização. Continue a leitura!

Conhecendo o fluxo de caixa

Conhecer o fluxo de caixa é essencial para que sua implementação ocorra corretamente. Seus principais elementos são o dinheiro da empresa, os valores disponíveis em conta corrente e aplicações de curto prazo. Estes valores compõem a ferramenta, pois são facilmente convertidos em dinheiro caso seja necessário.

O fluxo de caixa é um formulário gerencial responsável por registrar entradas e saídas de dinheiro da empresa. Pode ser medido em um período definido, que pode variar desde uma semana até um ano. Ou também relativo a períodos promocionais ou campanhas.

Não é difícil deduzir que se entra mais capital do que sai, o resultado será positivo.

O contrário, obviamente, gera efeitos negativos. E é exatamente por fazer essa análise que essa ferramenta é um importante indicador da saúde financeira de toda e qualquer organização.

Entrada

As entradas são representadas por todos os recebimentos das empresas, geralmente realizados por vendas de mercadorias ou serviços prestados. Outros valores também podem representar ingressos e devem ser registrados como tal.

Saída

As saídas são aqueles valores pagos pelas empresas e também são conhecidas como desembolsos. Normalmente estão relacionadas com o pagamento de contas do dia a dia, como salário dos funcionários, fornecedores e contas diversas.

Controle financeiro

Num cenário de crise e concorrência acirrada, a empresa que mantiver melhor organização sairá na frente em termos de competitividade.

A distância entre o fracasso e o sucesso é determinada pelos detalhes. Não é possível uma administração eficaz sem um fluxo de caixa de alto nível.

Com a correria do dia a dia, no entanto, muitas vezes fica difícil gerenciar um controle financeiro minucioso. Porém ele é fundamental. Não apenas para contabilizar o que entra e sai: um fluxo de caixa bem feito, revela muito sobre uma companhia.

A organização deste controle pode ser feita em uma planilha simples ou até mesmo em um caderninho. Embora existam recursos onlines e muito mais práticos para este meio. Como veremos no decorrer deste artigo, elas proporcionam um direcionamento exato de como está a situação financeira do negócio. Também mostrando o total disponível ou quanto falta para quitar determinada conta.

Você consegue enxergar tamanha importância?

A falta de controle financeiro de uma empresa prejudica demais a sua operação em curto ou médio prazo. Um problema como atraso em pagamentos de credores pode afetar a manutenção do negócio, que devido a esta razão pode não ter dinheiro suficiente para que suas necessidades imediatas sejam realizadas.

Mas é importante salientar que para ser rentável, uma empresa não precisa necessariamente ter bastante liquidez. Por isto, saber fazer uma gestão apropriada pode fazer a diferença e acabar compensando uma eventual limitação financeira.

Para o fluxo de caixa dar certo, é claro que é preciso ter bastante atenção. E fazer anotações que correspondam à realidade, não se esquecer de passar os valores, por menores que sejam, para a planilha. Ou de preferência para um sistema ainda mais tecnológico, como veremos mais adiante. Esses são os mínimos cuidados requeridos para um eficaz controle financeiro.

De preferência, este fluxo deve ser atualizado diariamente para evitar posteriores erros. Entretanto, aceita-se também que este controle seja semanal, desde que nada passe batido durante a transferência dos dados.

Esta documentação das movimentações da empresa pode evitar a perda de dados importantes que, eventualmente, podem se perder com o excesso de informação. Além de perceber algum problema, como a falta de dinheiro em caixa antes de causar um efeito mais nocivo.

Benefícios

O fluxo de caixa permite que você saiba de onde veio cada centavo acumulado na conta. Isso enquanto garante que você se mantenha de olhos abertos para saber para onde ele está indo.

O fluxo de caixa é uma ferramenta decisiva para aqueles que querem empreender e crescer. Inicialmente ele ajuda na gestão financeira da empresa.

Por exemplo, com o fluxo de caixa é possível evitar o pagamento desnecessário de multas e juros por atrasos em títulos. Já que melhora a organização financeira da empresa.

No caso dos títulos a receber o fluxo de caixa auxilia na objetividade da cobrança. Isso porque quando um cliente atrasa um pagamento fica mais fácil a identificação. E assim o processo de cobrança é mais rápido podendo diminuir a inadimplência em sua empresa.

Outra possibilidade é a projeção do fluxo de caixa. Com o uso do fluxo de caixa projetado é possível saber antecipadamente se a empresa terá capital para o futuro.

Caso seja verificado que a organização passará por dificuldades o gestor poderá buscar capital com melhores prazos, condições e taxas.

Se a empresa tem necessidade de expansão ou outro tipo de investimento, ela poderá fazer um planejamento de longo prazo.

Com o uso do fluxo de caixa, sua empresa poderá criar uma reserva e utilizar recursos para alcançar seus objetivos.

Vamos falar um pouco mais sobre alguns fatores importantes para compreensão da importância do controle do fluxo de caixa:

Fluxo versus lucro

A primeira etapa para realmente entender a importância do fluxo de caixa para o bem dos seus negócios é saber diferenciar o fluxo do lucro, conceitos que são completamente diferentes.

Muitos empreendedores dão atenção somente para o lucro, esquecendo-se, consequentemente, do caixa. Saiba, desde já, que esse equívoco pode trazer diversos problemas para a instituição.

Afinal, de nada adianta ter conhecimento da rentabilidade da companhia em certo período. Uma vez que é o fluxo de caixa que vai definir a receita.

Vale lembrar que o lucro é uma informação enviada pelo seu contador. Enquanto o fluxo de caixa é uma ferramenta de responsabilidade do seu setor de finanças.

Liquidez do caixa

É muito importante ressaltar que grande parte das empresas que declararam falência não o fazem por falta de rentabilidade. Mas sim por ausência de liquidez. Por isso é essencial manter o fluxo sob controle em todos os momentos.

Imagine, por exemplo, que uma companhia tenha um bom lucro no final do ano. Mas durante o ano seguinte surgem problemas de falta de dinheiro em caixa, pelo alto índice de inadimplência dos consumidores.

Melhor se prevenir de possíveis imprevistos, não concorda? A resposta está no controle adequado do fluxo de caixa!

Ação na hora certa

Com seu fluxo de caixa em mãos, você passará a ter o conhecimento sobre a falta ou a sobra de dinheiro. Podendo, aí, tomar as decisões mais acertadas.

Se o dinheiro estiver sobrando, o empresário pode investir um pouco mais na empresa. Porém, se o caixa está no negativo, pode-se agilizar rapidamente a solução por meio de ações promocionais, por exemplo.

A hora de repor o estoque também pode ser resolvida com base na situação do fluxo de caixa. Viu como essa ferramenta é mil e uma utilidades?

Identificação de desperdícios

Lembre-se que, mais de uma vez, comentamos neste texto que o fluxo de caixa é “revelador”. Os gastos desnecessários são exemplos de erros gerenciais que podem ser evidenciados por meio desse cálculo. Ao identificar uma falha assim, os administradores terão condições de corrigi-las.

Melhor qualidade do controle financeiro

O empreendedor, com um fluxo de caixa bem administrado, saberá exatamente como, quanto, quando, onde, para quê e para quem o dinheiro é utilizado.

Planilha de controle Financeiro gratuita

Analisando gerencialmente a empresa

A análise gerencial do fluxo de caixa também é outra grande vantagem da ferramenta. A categorização tanto das despesas quanto das receitas permite um melhor controle dos resultados da empresa.

Com isso é possível definir de forma correta e objetiva o preço de venda de seus produtos e serviços. No caso das receitas uma grande sacada do uso do fluxo de caixa é conhecer melhor os principais clientes da empresa, quais produtos e serviços são mais comercializados e se a empresa possui épocas de sazonalidade.

Com base nesses dados podem ser traçadas estratégias com preços diferenciados, promoções e descontos. Em relação às despesas é possível acompanhar a evolução histórica dos gastos da empresa. Caso seja necessário é possível fazer substituições, buscar alternativas ou cortes.

Dados antigos podem ser utilizados como base para o planejamento futuro da empresa. Isso se aliados aos dados do mercado e outros importantes para a tomada de decisão.

Apoio na tomada de decisões

As informações extraídas da avaliação do fluxo de caixa são valiosíssimas. Pois dão respaldo às tomadas de decisões importantes de seu negócio.

Observando o histórico de ganhos e gastos da empresa, é possível identificar as condições em que ela estará futuramente.

Suponha que um hotel à beira mar tenha intenção de expandir. É óbvio que o fluxo de caixa será melhor no verão, certo? Contudo, essa época pode não ser mais adequada para iniciar as obras. Afinal, haverá mais hóspedes, intenso movimento de crianças, entre outras limitações. Além do fato de ser um momento de intensificação de chuvas, atrasando os serviços de engenharia.

Os dados do fluxo de caixa apontarão, nessa situação imaginária, quais meses do ano, de outras estações, existe volume suficiente de recursos para que o projeto se torne realidade.

Sendo assim, este controle permite que se planeje as estratégias da empresa. Se você fez as contas e notou que no mês seguinte as entradas não serão suficientes para cobrir as despesas, é hora de pensar em uma alternativa. Mesmo que seja um empréstimo.

É fundamental ressaltar que se o fluxo de caixa está conforme o pretendido, o lucro também está em ordem. São muitas as vantagens de se fazer um bom fluxo de caixa!

Uma empresa com um controle adequado do fluxo de caixa torna muito mais fácil a realização de compras em tempos difíceis. Pois a partir daí, é possível analisar mais precisamente o que e quanto se pode investir. Para que não sejam feitos gastos acima do adequado.

Sem contar também a expansão de possibilidades de condições de crédito muito favoráveis para adquirir novos compradores. É importante ressaltar que existem diferentes tipos de fluxo de caixa que podem ser analisados em sua empresa. Vamos falar sobre eles:

Domine o fluxo de caixa básico

Como já está explicado em seu próprio nome, o fluxo de caixa básico é o mais simples de todos. Esse instrumento é recomendado para os administradores pouco experientes. Pois eles ainda têm dificuldades com conceitos mais rebuscados de economia, administração, finanças e contabilidade.

Ele demonstra o avanço das entradas e saídas diariamente. Ajudando o empresário a perceber quando a instituição alcançará uma vida financeira saudável — ou seja, quando o fluxo de caixa passará a ficar positivo.

O fluxo de caixa básico pode ser adequado à realidade de cada companhia e é composto por cinco itens. Confira a seguir!

Demonstrativo do Fluxo de Caixa Básico

  1. Saldo inicial: recurso desimpedido em caixa e em todas as contas bancárias.

  2. Entradas de caixa: vendas à vista e outras entradas diárias;

  3. Saídas de caixa: despesas do dia;

  4. Saldo operacional: diferença entre o que entrou e o que saiu;

  5. Saldo final de caixa: trata-se da soma do saldo inicial com o operacional.

Entenda o fluxo de caixa operacional

Antes de falarmos sobre o fluxo de caixa operacional, é sempre bom lembrar o conceito geral de fluxo de caixa. Trata-se de um instrumento usado pelos administradores para avaliar o retorno de um negócio.

Assim, de forma bem simplificada, os gestores somam os valores que entram e os que saem. Dessa maneira, o fluxo de caixa é positivo quando a quantia que entrar for maior do que a que sair. Existem, no entanto, outras variáveis influenciando essa movimentação de entrada e de saída.

Os gastos com juros e com impostos são exemplos de fatores que intervêm nessas operações. O fluxo de caixa operacional é uma modalidade que contabiliza o que a firma ganhou e gastou levando em consideração os juros, os impostos e a desvalorização da companhia.

Aprenda a fazer o cálculo do fluxo de caixa operacional:

A contagem do fluxo de caixa operacional segue esta fórmula: LAJIR (Lucro Antes de Juros e Impostos de Renda) + Desvalorização – Impostos LAJIR. Vamos para um exemplo prático?

Imagine que sua empresa chegou a um LAJIR de R$ 50 mil, apresentou desvalorização de R$ 15 mil e recolheu impostos no valor de R$ 20 mil. A conta ficará assim: 50.000 + 15.000 – 20.000 = 45.000. Assim, nesse contexto, seu empreendimento teria gerado um fluxo de caixa operacional da ordem de R$ 45 mil.

Saiba a importância desse modelo

Quer entender qual é a importância dessa modalidade de fluxo de caixa? Nós explicamos: o modo operacional é uma das formas mais transparentes de computar os lucros. Por ser baseado em dados tão específicos, ele revela o valor real das operações, o que impede eventuais desvios.

Assim, o fluxo de caixa operacional serve como um indicador que carrega muita credibilidade na hora de avaliar o desempenho de uma empresa. Sem essas análises, uma firma corre o risco de estar deficitária mesmo diante de ganhos volumosos e até milionários.

Você pode lucrar R$ 1 bilhão, mas se estiver devendo R$ 1,2 bilhão, ficará no prejuízo. Ou seja: essa contagem é mais uma razão que comprova que um controle do fluxo de caixa é imprescindível. São avaliações que vão apontar a saúde financeira de um empreendimento.

Conheça o fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre é a quantia livre de despesas disponível em determinado momento, levando em consideração os investimentos e as necessidades de capital de giro.

Esse cálculo mostra o total do dinheiro desimpedido, separando desse montante os valores necessários para manter e expandir a sua base de ativos. Na prática, essa modalidade é usada para definir os repasses a acionistas e fornecedores.

Outra função importante do fluxo de caixa livre é que ele dará mais segurança nas escolhas da empresa quando ela fizer novos negócios. Afinal, sabe-se que há o suficiente para conservar e até para ampliar as atividades da companhia.

O fluxo de caixa livre, obviamente, tem de ser positivo. A comparação com períodos anteriores é importante para achar causas de possíveis resultados negativos.

Dessa forma, o gestor percebe se ocorreu comportamento sazonal relevante. Por exemplo: uma fábrica vende ventiladores e registra uma queda nas vendas em julho, época de frio. Esse motivo provavelmente explicaria o mau desempenho.

Essa análise financeira permite aos administradores equilibrar melhor a balança entre a busca por novas oportunidades e uma situação segura. Não manter os pés no chão é um dos principais equívocos cometidos no cálculo do fluxo de caixa.

Isso porque nem sempre as expectativas são alcançadas da maneira como foram planejadas. Abaixo, temos um demonstrativo do fluxo de caixa livre:

  • (=) receitas líquidas

  • (-) custos de vendas

  • (-) despesas operacionais

  • (=) EBIT (da sigla em inglês “Earnings Before Interest and Taxes”, ou “Lucro antes de Juros e Imposto de Renda – LAJIR).

  • (+) depreciação e outros ajustes de despesas

  • (=) EBITDA (da sigla em inglês “Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization” ou “Lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização – LAJID)

  • (-) impostos em relação ao lucro

  • (=) montante gerado com as vendas

  • (-) investimentos (permanentes e circulantes)

  • (=) Fluxo de Caixa Livre

Aprenda sobre o fluxo de caixa direto

O fluxo de caixa direto evidencia os ganhos e as despesas relacionados às atividades operacionais da companhia. Para produzir a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) pelo método direto, quem administra o controle financeiro precisa classificar os recebimentos e pagamentos das operações de acordo com a sua natureza.

Por exemplo: gastos com insumos, com locação de equipamentos, valores recebidos de clientes, despesas com transporte, entre outros.

Mesmo sendo uma conta mais complicada, ela tem como benefício uma classificação de entradas e saídas por critérios técnicos. Que não são fiscais e categorizam o movimento financeiro por tipo de tarefa realizada.

Demonstração do Fluxo de Caixa (Método Direto)

1. Entrada de recursos

  • recebimentos de clientes;

  • pagamentos a fornecedores;

  • despesas administrativas e comerciais;

  • despesas financeiras;

  • impostos;

  • mão de obra direta;

  • (=) entrada de recursos advindos das operações;

  • recebimentos por vendas do imobilizado;

  • (=) Total de entrada dos recursos.

2. Saída de recursos

  • aquisição de bens do imobilizado;

  • pagamentos de empréstimos bancários;

  • (=) total das saídas de recursos;

  • variação líquida de disponibilidades;

  • (+) saldo inicial;

  • (=) saldo final de disponibilidade.

A demonstração pelo procedimento direto permite analisar a solvência de uma organização — isto é, a capacidade de honrar seus compromissos financeiros. No método direto, é revelada a movimentação do dinheiro, sua origem e seu destino.

Descubra o que é o fluxo de caixa indireto

O fluxo de caixa indireto tem como base a análise dos lucros e do prejuízo do DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), que deve ser corrigido por fatores como a depreciação e a amortização, sem contar as oscilações das contas patrimoniais.

Por ser fundamentado na DRE, em vez de ter como base o fluxo de caixa em si, é que esse modelo recebe a nomeação de “indireto”. Um dos benefícios desse padrão de fluxo é o custo baixo para calculá-lo. A organização precisa apenas consultar seus próprios balanços patrimoniais do intervalo em questão.

Ele exige dados extras, mas estes são facilmente encontrados no setor de contabilidade de qualquer empresa. Entre as desvantagens podemos citar que o fluxo de caixa indireto pode sofrer alguns desvios se houver mudanças na lei ou até mesmo nos métodos contábeis. Esse modelo requer um conhecimento mais profundo sobre contabilidade.

Demonstração do Fluxo de Caixa (Método Indireto)

1. Origem

  • lucro líquido do exercício;

  • (+) depreciações;

  • (+) aumento em imposto de renda a pagar;

  • (+) aumento em fornecedores;

  • (-) aumento da cartela de clientes;

  • (=) caixa gerado pelas operações;

  • venda do imobilizado;

  • (=) total dos ingressos de disponibilidade.

2. Aplicações

  • pagamento de empréstimos bancários;

  • aquisição de imobilizado;

  • (=) total das aplicações de disponibilidades;

  • variação líquida das disponibilidades;

  • (+) saldo inicial;

  • (=) saldo final das disponibilidades.

Saiba o que é Fluxo de Caixa Projetado

O fluxo de caixa projetado tem como objetivo tentar prever e prevenir os riscos para uma empresa. Dessa forma, a companhia consegue estimar se necessitará de um empréstimo bancário, por exemplo.

O inverso também acontece: se o prognóstico for positivo, será viável investir em novas operações com mais segurança e tranquilidade.

Ele fornece uma visão aprofundada da movimentação das entradas e saídas. E também pode apontar soluções para curto e longo prazos.

Na primeira situação, essa conta serve para estimar o quanto existe de dinheiro sobrando ou faltando no caixa. Para o prazo maior, entretanto, as opções do que fazer com o fluxo de caixa projetado são mais vastas.

Abaixo, listamos algumas das aplicações para esse método.

Objetivos de longo prazo do Fluxo de Caixa Projetado:

  • planejar as atividades do caixa;

  • controle financeiro;

  • administrar o capital de giro;

  • avaliar a liquidez de uma organização.

Tomando cuidados com o fluxo de caixa

A elaboração do fluxo de caixa requer alguns cuidados essenciais. O primeiro deles é inserção diária das informações. Isso deve ser feito para que o fluxo de caixa forneça, em tempo real, a situação financeira da sua empresa. Subsidiando a tomada de decisão objetiva e segura.

O registro de todos os documentos, independentemente de seu valor também é primordial para refletir sua real situação financeira. Outro ponto é o uso de documentos contábeis hábeis como notas fiscais e outros documentos que comprovem as transações.

Esses registros também devem ser completos. Ou seja, quando contabilizados devem ter o máximo de detalhes possíveis evitando assim dúvidas sobre o que foi reconhecido.

Como otimizar o controle do fluxo de caixa em sua empresa?

A implementação do fluxo de caixa deve contar com o uso de soluções inteligentes e integradas. Permitindo a automatização das funções financeiras de sua empresa.

Na sequência é preciso definir uma data de corte. Ou seja, uma data inicial para o registro de todas as operações do seu fluxo de caixa.

A partir deste momento deverão ser registrados os saldos em dinheiro das contas correntes e das aplicações de curto prazo. Assim como as entradas e saídas.

Da comparação desses valores será obtido o fluxo de caixa do período. Ou seja, o montante que sua empresa tem disponível no momento.

As disponibilidades do período representam os valores que a sua empresa pode reinvestir. Ou ainda que pode distribuir aos seus sócios e utilizar conforme as suas necessidades.

Com o uso dessa ferramenta é possível, por exemplo, compreender o percentual de suas vendas que está sendo efetivamente recebido. Ou seja, como o seu resultado está se transformando em dinheiro.

O fluxo de caixa é composto por duas partes.

Receita

A primeira e melhor delas, é claro, são as receitas. O registro de absolutamente todo o dinheiro que entrou no caixa da empresa.

É importante dar máxima atenção aos detalhes. Anote em seu sistema de controle financeiro, a origem de cada valor, a forma de pagamento e a data do recebimento.

Categorizar em diferentes segmentos a origem de todas as finanças, assim como o registro diário, é uma ótima forma para reduzir a margem de erro e evitar o esquecimento.

Vamos usar um exemplo prático: Se a sua empresa teve que pagar uma determinada quantia a um fornecedor, só colocar o valor nas despesas é insuficiente.

É preciso deixar claro para onde vai este dinheiro a fim de evitar confundir os gastos. Organização é fundamental para uma boa gestão financeira.

Um cuidado importante para se ter no controle financeiro diz respeito justamente as formas de pagamento. Se você receber algo em cheque, por exemplo, tenha o cuidado de anotar o recebimento apenas no dia da compensação para não contar com este dinheiro antes da data, devido a muitos casos de inadimplência.

Passada esta etapa, partimos para segunda parte do fluxo de caixa: as despesas.

Despesa

Nelas estão contidos todos os gastos e custos do funcionamento da empresa, desde as contas fixas até às variáveis.

E vale ressaltar que aqui nada pode passar batido também. Desde um simples detergente utilizado para a limpeza, até compras mais expressivas.

Para controlar melhor esta parte do fluxo, é interessante que as despesas estejam divididas entre fixas e variáveis. Assim fica mais fácil visualizar quais são os compromissos mensais da empresa e o planejamento fica mais direcionado.

Geralmente as contas fixas são aquelas pagas com aluguel, telefone, água, luz, folha de pagamento. Mesmo que sofram uma pequena variação de acordo com o mês, os valores são sempre próximos um do outro e devem compor esta parte da planilha. Já que são responsabilidades das quais a empresa não pode se ver livre.

Quanto aos custos variáveis, como o próprio nome sugere, eles variam de mês para mês e podem ser mais emergenciais ou momentâneos. Como a contratação de um serviço ou algum tipo de conserto.

Assim como na primeira parte, das receitas, é preciso considerar os parcelamentos feitos, projetando cada valor para a sua respectiva data de pagamento para maior controle.

E é importante destacar que este preenchimento, quanto mais correto e certeiro for, mais diretamente contribuirá com o planejamento geral da empresa. Assim desenvolvendo novas estratégias, inclusive, quando for necessário para aumentar os lucros mensais do negócio.

Veja algumas dicas que selecionamos para um controle do fluxo de caixa efetivo:

Separe gastos pessoais dos gastos da empresa

É válido ressaltar que o dinheiro do caixa da empresa não está disponível para usufruto do empresário. Por ter despesas e custos próprios para cobrir, é essencial esta separação para que nenhuma das partes seja prejudicada.

Sempre que algum tipo de retirada for feita, é imprescindível destacar no fluxo de caixa da empresa o valor e a data, citando se o dinheiro faz parte do pró-labore do proprietário ou se é algum tipo de saque extra.

Mas o recomendável é evitar os saques pessoais diretamente do caixa da empresa. Mesmo que feitos de uma forma moderada, podem ter efeitos bastante nocivos a saúde financeira de seu empreendimento.

Manter este controle determinará o sucesso, ou o fracasso, de qualquer tipo de negócio. Por isso, misturar as contas pessoais com as contas da empresa é um erro básico, mas que muitos empreendedores cometem, principalmente os mais iniciantes no mundo empresarial, por isso é preciso ter atenção.

Faça o fechamento do fluxo

Se você atualiza o fluxo de caixa da empresa diariamente, ou se de modo semanal, é importante que ao término do preenchimento realize o fechamento das contas.

Esse passo é bem simples e rápido. Além disso, tende a ficar cada vez mais no automático conforme você for fazendo.

Basicamente, basta fazer as somas separadas das receitas e das despesas. Feito isso, subtraia o valor total encontrado na soma das receitas do valor das despesas.

Assim, o saldo, que pode ser positivo para o caso de sobra de dinheiro, ou negativo para o caso de falta, aparecerá como resultado desta simples conta.

O saldo inicial do dia seguinte será sempre este que foi encontrado no fechamento do fluxo de caixa do dia anterior. Por fim, ressalta-se que quanto mais detalhado for este controle, mais próximo de tomar decisões importantes na vida empresarial você estará.

Daqui surgem as melhores oportunidades de investimentos e melhorias para a empresa, diminuem-se custos desnecessários visto que ficam mais fáceis de enxergar através da planilha e assim por diante.

Detalhe e categorize as movimentações financeiras

Fazer o registro das movimentações é importante, mas, para que ele seja relevante e eficiente, é necessário detalhá-lo corretamente. O ideal é que você detalhe e categorize todas as movimentações financeiras de sua empresa de uma maneira extremamente clara.

Então, se a sua empresa teve uma saída de R$ 5.000,00 para pagar um fornecedor de um dado produto, simplesmente incluir “R$ 5.000,00” não será muito eficiente.

Primeiramente, você não sabe para qual fornecedor foi o dinheiro e, em segundo lugar, muitas vezes nem mesmo tem certeza qual foi o destino do dinheiro. Foi uma compra? Um pagamento adiantado? Uma compra extra?

Assim, comece categorizando as movimentações entre despesas ou recebimentos e também se são da parte operacional ou não. Além disso, preocupe-se em detalhar para que, em uma conferência futura, você não tenha dúvidas sobre o registro.

Considere usar o fluxo de caixa projetado

Embora o fluxo de caixa seja muito útil para registrar as movimentações que efetivamente aconteceram, ele também pode ajudar o seu negócio em sua versão projetada.

No fluxo de caixa projetado, são registrados dados referentes ao futuro das finanças, tais quais as contas a pagar e as contas a receber.

Esse recurso é especialmente útil porque ele garante que o seu negócio se planeje para as próximas semanas ou meses. Para usá-lo, comece a incluir quais são a contas a receber e a pagar que estão no horizonte do negócio.

Porém, tenha cuidado e evite ser muito otimista na área de contas a receber. Mesmo com parcelamentos já concretizados, a inadimplência é sempre uma possibilidade, por isso o ideal é utilizar a sua média de vendas para o período.

Quanto às contas a pagar, esse tipo de registro ajuda não apenas a cumprir os prazos devidos, como também garante que o seu negócio disponha dos recursos necessários para fazer todos os pagamentos.

Fique atento aos prazos

Por falar em fluxo de caixa projetado, é muito importante que você mantenha a máxima atenção aos prazos. O que isso significa? Que no fluxo de caixa comum você deve fazer o registro apenas das movimentações que efetivamente aconteceram.

A menos que se trate do fluxo de caixa projetado, se você realizou uma venda, mas ainda não recebeu por ela, então ela não deve constar no seu fluxo de caixa.

Da mesma forma, se o negócio comprou algo e ainda não pagou por ele, então o valor também não deve entrar como movimentação.

Ser pragmático nesse sentido é muito importante para evitar que a sua empresa passe a oferecer uma análise míope do negócio sem que corresponda à realidade, efetivamente.

Faça a conciliação bancária

Caso você queira um fluxo de caixa verdadeiramente eficiente e altamente confiável, então você pode associá-lo a uma conciliação bancária. Essa prática consiste em cruzar o valor do seu fluxo de caixa com o valor do extrato bancário naquele determinado dia.

A razão para fazer isso é bem simples: por contar com uma estrutura mais automatizada, é menos provável que o banco erre no cálculo do saldo, do que você no cálculo do fluxo de caixa.

Por meio dessa conciliação, é possível encontrar uma possível diferença de valores por causa de taxas, tributos ou mesmo de entradas/saídas que não passam pelo registro tradicional do fluxo de caixa.

Isso permite ter um conhecimento mais profundo sobre as finanças do negócio e garante que o fluxo de caixa seja ainda mais relevante.

Estimule o pagamento à vista

Dê descontos, ainda que pequenos, para os clientes que saldarem o que devem no momento da compra. Assim, você estará constantemente estimulando o aumento da entrada de recursos.

Claro, vender é de extrema importância, seja de forma parcelada ou à vista, mas é fundamental garantir que suas entradas sejam continuamente maiores que suas saídas.

Por isso, você deve estimular seus consumidores a agilizarem os pagamentos. Visto que essa é uma forma para garantir uma fluidez maior nos seus fluxos de caixa, facilitando o pagamento de todas as obrigações de curto prazo do seu empreendimento.

Controle a inadimplência

A inadimplência é a origem dos principais problemas do fluxo de caixa. Em primeiro lugar, saiba quem são os seus devedores, depois procure-os e negocie. Implante políticas de restrição de crédito e estabeleça multas para pagamentos atrasados.

O atraso ou a falta de pagamento é uma das principais causas para o descontrole dos fluxos de caixa de empresas prestadoras de serviço.

O cenário ideal é evitar esse tipo de cliente, porém, muitas vezes ele pode ser importante. Portanto, crie políticas para restringir o crédito e os prazos de pagamento.

Outra forma para evitar essa dor de cabeça é criar cláusulas contratuais que prevejam multas no caso de atraso.

Monitore seu estoque

Saiba exatamente o que você tem em seu estoque. Compras em excesso podem significar a falta de recursos para cobrir outras despesas.

As aquisições subestimadas, por outro lado, podem influenciar de forma negativa no seu processo de vendas. Esse é um erro muito comum cometido pelos empreendimentos.

Se comprar estoques em excesso, a empresa corre o risco de comprometer o capital que deveria ser utilizado para pagar dívidas com bancos, por exemplo. Podendo assim apertar muito a situação financeira.

Por outro lado, se comprados em escassez, o quadro de vendas será afetado diretamente. Por isso, é fundamental que você faça uma gerência de acompanhamento para saber exatamente as necessidades da sua empresa, comprando estoques sob medida.

Planilha de controle de estoque gratuita para download

Negocie com os seus fornecedores

Procure sempre pesquisar novos fornecedores e pechinche bastante. Isso aliviará a necessidade de capital de giro e pode representar uma folga a mais para a performance do caixa.

Para diminuir as necessidades de capitais de giro e dar uma folga para os seus fluxos de caixa, em último caso, negocie com seus fornecedores novos prazos para ajustar o ciclo financeiro da sua empresa. E para isso ofereça garantias de pagamento para mostrar seu interesse em pagar.

Lembre-se, no entanto, que o cenário ideal é cumprir com as obrigações dentro do prazo, já que esticar uma dívida pode fazer com que a empresa entre em uma verdadeira bola de neve.

Mensure os resultados

Feito o controle de fluxo das despesas e receitas da empresa é necessário analisar os resultados, fazer uma mensuração.

Ou seja, ver o que deu certo no caso das receitas, de onde pode se continuar obtendo lucro, pensar em estratégias para aumentar essa porcentagem e aperfeiçoar os processos da empresa, além de buscar outras alternativas que não estavam na relação de receitas.

Mas essas estratégias precisam ser realistas, sem deixar que o excesso de expectativa atrapalhem na visão analítica dos resultados obtidos anteriormente. Pois nem sempre as expectativas esperadas podem ser alcançadas.

Por isso é de suma importância a realização de uma análise certeira em busca das melhores alternativas.

No caso das despesas é de fundamental importância que o empresário saiba reconhecer em quais segmentos algumas despesas podem ser cortadas do orçamento.

Isto pode ser fundamental não somente para e economia e lucro da empresa, mas também para facilitar o controle de fluxo de finanças do caixa. Assim, quanto menos informações desnecessárias, mais fácil será o entendimento dos gastos.

Guia de Otimização de Processos

Utilize softwares de gestão financeira

O fluxo de caixa, portanto, é fundamental para a saúde econômica de qualquer empreendimento ou negócio. Assim como falamos anteriormente, a utilização de ferramentas tecnológicas pode fazer uma grande diferença no controle desse processo.

Se você tem uma vida muito corrida, que o impede de acompanhar tudo isso de perto no dia a dia, os softwares de gestão financeira poderão ser grandes aliados.

Dessa forma, você conseguirá atingir sonhos que há muito tempo não lhe saem da cabeça: organizar melhor os processos da sua organização e, finalmente, aumentar os lucros de forma significativa.

Vantagens

Existe hoje um leque enorme de programas que podem facilitar muito a gestão do fluxo de caixa, alguns deles oferecidos até gratuitamente.

Otimização

O mercado dispõe atualmente de softwares muito sofisticados capazes de automatizar a maior parte das tarefas que envolvem a gestão do fluxo de caixa. E usar essas ferramentas tecnológicas é uma maneira muito certeira de aumentar o volume de ganhos.

Por falar em confiabilidade, utilizar o fluxo de caixa do seu negócio para tomar decisões vai ser mais seguro se você contar com a ajuda da tecnologia.

Isso porque com o uso de recursos automatizados, as chances de errar um cálculo ou de se esquecer de fazer um registro são menores.

Em vez de fazer o fluxo de caixa nos tradicionais e antigos cadernos, prefira utilizar planilhas e integrações com sistemas de gestão, por exemplo.

Se possível, automatize a aquisição de dados tanto quanto possível, como ao fazer integração com a conta da empresa e com outros sistemas de controle financeiro.

Dessa forma, você terá mais segurança na hora de avaliar os dados, sabendo que são menores as chances de ter algum dado faltando ou que esteja incorreto.

Um fluxo de caixa eficiente é feito com o registro diário de suas movimentações financeiras, assim como com o detalhamento e categorização destes processos.

Projeção

Também é importante considerar o uso de fluxo de caixa projetado, mas mantenha-se atento aos prazos. Ademais, a conciliação bancária e o uso da tecnologia completam o panorama, tornando essa ferramenta ainda mais vantajosa para o seu negócio.

Além de garantirem uma melhor organização dos recursos e agilidade para gestão, essas ferramentas também são úteis para realizar o controle dos estoques, emissão de notas fiscais e fazer projeções financeiras. Por isso a tecnologia tem sido uma poderosa aliada para as empresas.

eGestor

O eGestor é um sistema de gestão totalmente online, ideal para os investidores que querem usar as melhorias tecnológicas a favor de seu negócio. Nele é possível ter acesso aos módulos de finanças, vendas, nota fiscal e até mesmo controle de estoque!

Outra gigantesca vantagem do eGestor é que ele pode ser testado gratuitamente antes de que a empresa tome uma decisão final.

O sistema é bastante simples e prático para a sua empresa, sem contar o baixo custo e toda a infraestrutura de servidores que é disponibilizada.

Outras vantagens

Além do controle financeiro e do fluxo de caixa de sua empresa, no eGestor o pequeno ou grande empresário também pode suprir diversas outras necessidades como o controle de estoque e a emissão de notas fiscais eletrônicas e relatórios online. E para testar é muito fácil e rápido.

Controle de estoque

O controle de estoque é importante para evitar o excesso. Afinal, ter uma quantidade de estoques muito maior do que o necessário pode ser perigoso devido a uma possível demora na venda. Assim gerando uma demora para recuperar o capital investido.

Por outro lado ter pouco estoque também pode ser extremamente prejudicial para a sua empresa, visto que há uma grande possibilidade de perder seus clientes devido a falta de algum produto em específico.

Afinal, é preciso haver um equilíbrio e através dos relatórios de controle de estoque proporcionados pelo eGestor você pode fazer precisamente isso.

Relatórios

Estes relatórios oferecem informações bastante específicas as quais desejar saber. Como o controle de estoque mínimo, estoque disponível em alguma data específica, estoque histórico em relação a cada produto diferente, sugestões de compra para o cliente e para a empresa, movimentação de determinado produto específico ou oferecidos por fornecedor.

Notas fiscais

Além das funcionalidades já citadas acima, o eGestor é um software que tem a praticidade de emitir notas fiscais eletrônicas destinadas a qualquer estado do Brasil. Também pode importar arquivos XML dos seus fornecedores e com isso economizar o tempo que levaria para digitar manualmente as notas fiscais de compra.

Você viu nesse post que o fluxo de caixa é uma ferramenta que pode contribuir positivamente para o seu controle financeiro e gerencial. Assim sendo, foi possível compreender seus principais elementos e como a ferramenta deve ser implementada, além dos cuidados necessários para que reflita a realidade de sua organização.

Considerações finais

Enfim, outro ponto de destaque é o uso do fluxo de caixa no planejamento de sua organização. Bem como em sua função gerencial, melhorando o controle dos gastos e o entendimento das receitas. Em resumo, todas essas funções permitem que sua empresa cresça de forma competitiva e saudável.

Agora que você já sabe sobre a importância do fluxo de caixa, bem como de todo o controle financeiro da empresa, que tal aproveitar para conhecer mais detalhes do sistema que possibilita estes cuidados de modo automático?

Acesse o eGestor para saber mais e testar o sistema gratuitamente!

 

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br