A inadimplência de clientes é um problema recorrente em diversas empresas. No caso de um escritório de contabilidade, esta situação é ainda mais frequente. Segundo pesquisa realizada pelo Jornal Contábil, 60% das empresas contábeis brasileiras enfrentaram problemas com recebimentos de honorários nos anos de 2015 e 2016.

Sendo assim, é necessário tomar algumas ações de precaução neste sentido e também medidas efetivas. De forma a reverter possíveis inadimplências e fazer com que os clientes efetivem essas pendências da forma ágil possível.

Por que a inadimplência é recorrente em escritórios contábeis?

Geralmente em situações de instabilidade financeira e endividamentos, empresas optam primeiramente por cumprirem as suas obrigações que creem primarias. Ou seja, as relacionadas ao pagamento de salários atrasados de colaboradores ou então em sanar as dívidas com os fornecedores. Bem como as pendências relativas a impostos e tributos. Para somente depois, efetuar os pagamentos aos escritórios contábeis. Já que se tratam de um serviço terceirizado.

Outro aspecto contribuinte a inadimplência de clientes de escritórios de contabilidade, é que muitos contadores prestam serviços informais a empresas. Muitos profissionais de contabilidade trabalham com as empresas sem um contrato delineado de prestação de serviços. E começam o seu trabalho antes de cuidar da parte burocrática, sem antes definir as cláusulas de prestação de serviços. O que é um grande descuido e gera certo descompromisso por parte das empresas.

No contrato devem ser devidamente especificadas algumas questões. Tais como condições de pagamento dos serviços realizados, multas e juros decorrentes de possíveis atrasos nos pagamentos. Assim como condições e exigências necessárias para prestação de serviços e possíveis suspensões no contrato caso ocorram problemas.

Contextualizada a situação de inadimplência de clientes em escritórios contábeis. Listaremos então, 5 dicas para que você possa se prevenir e lidar com essa situação em seu escritório contábil:

1- Explique com clareza todas as condições de pagamento

Sempre é necessário deixar claro as formas de pagamento. Seja á vista ou á prazo, ou por boleto, cartão de crédito ou débito ou outra. É preciso que seja definido, tanto a forma como datas, antes ou durante o fechamento de um novo negócio.

Esclarecer adequadamente essas informações é essencial para que o cliente possa planejar adequadamente o seu pagamento. Assim, evitando inadimplência e definindo a melhor forma de pagamento. Também é recomendável estabelecer um período de tolerância para o processo de cobrança de seus clientes.

É uma ação que mostra que sua empresa apresenta flexibilidade de negociação. O que pode ser um fator importante para não perder o cliente para a concorrência. Mesmo em situações de inadimplência, é dever de sua empresa estudar a situação de cada cliente. Além de tentar propôr uma solução adequada para os dois lados.

O ideal é que o prazo de vencimento e o de tolerância sejam estabelecidos nos primeiros dias de cada mês. De forma a registrar as suas receitas o mais rápido possível e assim manter o seu fluxo de caixa estabilizado.

Planilha de fluxo de caixa financeiro

2- Organize a sua base de clientes em um sistema informatizado

Você tem dificuldades para identificar com clareza o vencimento de prazos de pagamento por parte de cada cliente? Consegue identificar rapidamente os clientes que já se encontram em situação de inadimplência?

É bastante comum que proprietários de escritório de contabilidade realizem o controle de sua clientela de uma forma totalmente manual. Sendo por meio de cadernos ou agendas. Ao se utilizar um programa de cadastro de clientes totalmente informatizado, você economiza tempo e dinheiro neste processo. Já que poderá cadastrar os seus clientes e gerenciar as suas contas a receber tudo por meio de única plataforma.

Esse tipo de ferramenta gerencia automatizadamente as datas de vencimento de suas contas a pagar e a receber. Trazendo uma grande praticidade e segurança neste processo.

No momento de cobrança, também é necessário perguntar ao cliente de que forma ele prefere receber o seu contato. Por e-mail ou telefone? Procure se adequar as preferências do cliente. E dessa forma a resolver a sua pendência para fazer com que a situação de inadimplência não se repita. 

3- Estude a situação de cada cliente

É possível estudar especificamente a situação de inadimplência da sua clientela. Se fazendo realizável com uma boa base de dados organizada em um programa de cadastro de clientes.

Muitas empresas optam por simplesmente cancelar os negócios com um determinado cliente, sem sequer mostrar flexibilidade para negociar. O cancelamento não deve ser visto como a primeira alternativa no caso de inadimplência. É preciso analisar cuidadosamente o histórico de cada cliente.

Caso seja o primeiro caso de inadimplência do cliente, procure entender os motivos que o levam a atrasar o pagamento. Ou se for um cliente que costuma pagar dentro do prazo de tolerância estabelecido pela empresa. E assim, entendendo a situação do cliente, propor uma diferente opção de pagamento.

Agora, caso o cliente tenha um histórico negativo, talvez a melhor alternativa seja realmente o cancelamento do negócio com tal. Isso porque, um cliente reincidente em situações de inadimplência irá exigir um esforço profundo do seu escritório. Assim, comprometendo o andamento do seu fluxo de caixa.

4- Lembre os seus clientes a respeito da data de vencimento

Em muitas situações, os clientes acabam atrasando pagamentos por simples descuido ou esquecimento. Assim, enviar e-mails para relembrar os períodos de vencimento das contas pode ser uma alternativa para evitar essas situações.

Mas lembre-se, não esqueça de fazer estes lembretes de uma forma sútil e educada. Palavras como bom dia ou boa tarde, além de mensagens de saudação ao cliente, são absolutamente imprescindíveis. Afinal, ao enviar e-mail para um determinado cliente, você está de certa forma invadindo o seu espaço e deve agir cuidadosamente ao transmitir qualquer tipo de mensagem, seja por e-mail, SMS ou mensagens de whatsapp, dentre outros meios.

5- Estabeleça um bom relacionamento com a sua clientela

A fidelização de sua clientela é de extrema importância para evitar situações de inadimplência. Assim como um bom relacionamento com a sua atual rede de clientes. Realizar contato frequente com empresas que tem negócios com seu escritório de contabilidade é ótima alternativa para estreitar essa relação. De forma a agregar valor para sua empresa. Além de procurar saber se a empresa está satisfeita com os seus serviços buscar solucionar possíveis dúvidas. 

É comum que após a assinatura de um contrato, algumas empresas não prestem o mesmo atendimento que no período anterior. E este é um fator que certamente é notado pelos clientes. Que podem acabar atrasando os pagamentos ou mesmo cancelando os contratos que estão em vigência!

eGestor

Com o sistema de gestão empresarial eGestor, você mantém o acompanhamento contínuo de todas as contas a pagar e a receber por parte de sua empresa, se precavendo assim contra possíveis situações de inadimplência e mantendo seu fluxo de caixa sempre equilibrado.

O sistema informa automaticamente os prazos de vencimentos de contas que seguem pendentes. E permite o cadastro de todas as informações referentes a sua clientela. Isso tudo por meio de uma única ferramenta em uma interface simples e intuitiva. Não bastassem estas facilidades, o sistema ainda possibilita o acesso em nuvem. Ou seja, sem a necessidade de instalação em um servidor específico. Assim, basta ter acesso a qualquer computador, tablet ou smartphone e uma boa conexão a internet!

Os primeiros 15 dias de testes no eGestor são totalmente gratuitos, basta acessar o site e iniciar agora mesmo!

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br