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O conceito de Ordem de Serviço costuma ser descrito como um documento que formaliza o serviço prestado pela assistência técnica a um cliente, indicando materiais e a mão de obra que serão utilizados. Na prática, ela é muito mais abrangente.

Por muito tempo as pequenas empresas sofreram para conseguir prestar os seus serviços de forma a manter uma organização financeira, contábil e de operações mínima. Na prática, isso significava que muita coisa era feita de forma amadora, sem muito controle e, principalmente, com falhas graves no momento de determinar custos e prazos.

Essa realidade tem se alterado para melhor à medida que a tecnologia começa a fazer parte do dia a dia dos pequenos empresários, dando o tom de uma gestão mais profissional, focada no crescimento e no aumento da lucratividade, ao mesmo tempo que torna a determinação dos custos algo muito mais próximo da realidade.

Em toda e qualquer empresa, a boa comunicação é um dos fatores mais importantes para o sucesso e o bom andamento de suas atividades. E é justamente nesse contexto que uma ordem de serviço é elaborada. Não só o gestor precisa indicar o que deve ser feito, mas os colaboradores precisam entender o que fazer, de modo que a demanda seja cumprida no prazo esperado, da maneira correta e respeitando o bem-estar e a segurança no ambiente de trabalho.

No meio de tudo isso, a Ordem de Serviço aparece como agente fundamental dessa profissionalização. Entender as possibilidades ao trabalhar com ela dá ao empresário a chance de melhorar o seu trabalho, aumentando o número de clientes e, claro, o faturamento. A seguir, entenda o que é e como você irá tirar proveito desse tipo de controle.

O que é uma ordem de serviço?

É por meio desse documento que o gestor ou gerente formaliza um trabalho a ser feito dentro da empresa, prestando um serviço a um cliente em especial ou expedindo uma comunicação interna a respeito de uma atividade que certo grupo de pessoas precisa cumprir.

Se um cliente vai ao empreendimento em busca de um serviço ou produto, ao fechar negócio com o dono da empresa ou com quem está à frente de sua administração, uma ordem de serviço é elaborada, levando as mais diversas instruções aos funcionários, para que realizem os afazeres apontados.

Esse documento, portanto, além de ser um relevante suporte de informações sobre a lista de afazeres a serem desenvolvidos, ainda serve como uma autorização de início dos serviços demandados.

A Ordem de Serviço pode ser utilizada por empresas de qualquer área, não apenas aquelas que fazem algum tipo de assistência técnica. Uma pequena empresa de reformas, por exemplo, ao executar um serviço pode basear o seu trabalho em uma Ordem de Serviço entregue ao dono do imóvel antes do início do trabalho. Da mesma forma que um desenvolvedor web pode criar um documento no qual deixa claro quais tipos de recursos, prazo e custos que o seu trabalho terá.

Entender que, atualmente, esse controle pode ser utilizado de forma a se manter uma organização do trabalho é fundamental para o aumento da eficiência da pequena empresa.

O que deve ter uma ordem de serviço?

O documento em tela poderá conter várias informações, o que vai depender somente da atividade exercida pela empresa. Os elementos essenciais de uma ordem de serviço, contudo, são os dados do cliente, o número de processamento, a data em que foi emitida e a assinatura da pessoa que a emitiu, com a especificação do seu cargo, logo a seguir.

O número do documento serve exatamente para distinguir uma ordem de serviço das outras, de forma que a empresa seja capaz de sustentar uma organização segura de suas tarefas. Além daqueles dados básicos, a ordem de serviço poderá trazer, ainda, a descrição dos serviços a serem feitos e a recomendação dos procedimentos e equipamentos a serem utilizados, por exemplo, facilitando e agilizando a execução da tarefa.

Além disso, a ordem de serviço deve conter o termo de responsabilidade e a data de emissão da ordem de serviço em questão.

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Qual a importância de uma ordem de serviço?

Basicamente, esse documento autoriza a realização de um serviço e comunica o fato à equipe de funcionários, que irá preenchê-lo com a demanda do cliente. Mas a ordem de serviço também é extremamente útil para o gestor calcular a quantidade de materiais usados no trabalho a ser cumprido, tanto quanto a especialidade e a competência da mão de obra da qual deverá dispor para executá-lo com eficiência. Assim, a notificação dará suporte ao controle da produtividade, mas ainda servirá de embasamento para seu melhor controle de estoque e financeiro.

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Organização do fluxo de trabalho

A Ordem de Serviço serve para organizar o fluxo de trabalho da empresa, que de maneira rápida pode cadastrar os dados do cliente e o trabalho que será feito. Nesse ponto, a tecnologia acaba sendo uma grande aliada para que as suas Ordens de Serviço sejam eficientes.

Ao criar um novo documento, o sistema já deve oferecer os campos de acordo com o serviço que a empresa presta, fazendo com que você economize tempo no preenchimento, exportação e envio para o cliente. Mais do que isso, esse instrumento deve ser capaz de apresentar, de forma clara, o que será feito e em quanto tempo, permitindo ao cliente entender o custo de todo o trabalho. Para o empresário, a Ordem de Serviço servirá para a criação de um fluxo claro sobre a maneira como os seus funcionários estão executando determinada tarefa e se está, assim, cobrando um valor justo pelo serviço.

Diante de todo esse contexto, a Ordem de Serviço acaba se posicionando como uma ferramenta de controle operacional para pequenas empresas. Entender que ela já não é mais restrita às assistência técnica poderá dar a qualquer pequeno empresário um grande diferencial competitivo.

A tecnologia pode ajudar?

A emissão de uma ordem de serviço é um expediente simples, que pode se basear em modelos já prontos e organizados dentro da empresa para o futuro preenchimento das lacunas, conforme cada serviço que vier a surgir. E vale ressaltar que não só é viável, mas recomendável, que se aproveite a tecnologia para isso, simultaneamente conectando essa a outras demais funções da empresa, de modo que o gestor consiga gerenciar melhor as tarefas.

Assim, um bom software de gestão vai incorporar todas essas funções, unificando o controle de estoque, o controle financeiro, o fluxo de caixa, a emissão de ordens de serviço e notas fiscais eletrônicas e muito mais. Dessa forma, além de se ter acesso a vários relatórios, a ordem de serviço poderá ser emitida de forma muito mais prática e ágil, bastando inserir os dados necessários.

Além da agilidade e praticidade na emissão de ordens de serviço a partir de um bom sistema de gestão, esse processo também traz um enorme ganho de segurança de dados, diminui consideravelmente as chances de erros, possibilita um rigoroso monitoramento por parte de toda a sua equipe, além de reduzir significativamente os custos para a sua empresa.

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Escrito por eGestor

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