O que é um relatório de vendas

Em linhas gerais, o relatório de vendas é a conversão de dados complexos do setor em informações confiáveis, estruturadas e fáceis de interpretar.

Ele é composto por indicadores importantes para o negócio e pode ser usado para analisar o desempenho de cada vendedor, para calcular comissões e até mesmo para descobrir quantas vendas foram efetuadas na loja física e na loja virtual.

Geralmente essa conversão de dados é feita com o auxílio de uma ferramenta de gestão empresarial, que possui recursos integrados para simplificar tarefas, oferecer mais confiabilidade aos processos da empresa e também mais assertividade nas tomadas de decisões. 

Para facilitar a interpretação dos dados, o relatório de vendas conta ainda com elementos visuais como gráficos, planilhas e apresentações.

Qual é o objetivo dos relatórios de vendas?

Muito mais do que possibilitar uma leitura do desempenho do setor de vendas, o documento comercial também é importante para os seguintes casos:

• Acompanhar o ticket médio, ou seja, o valor médio de vendas por cliente;
• Conhecer a taxa de desistência das compras, mais conhecida como abandono de carrinho;
• Saber se as metas individuais e coletivas das equipes estão sendo cumpridas;
• Criar estratégias de vendas personalizadas para determinado público-alvo;
• Melhorar o relacionamento com os clientes;
• Aumentar as vendas;
• Ter previsibilidade de caixa e poder se antecipar a imprevistos;
• Planejar investimentos no setor;
• Conhecer o ciclo de vendas da empresa;
• Analisar o ROI (Retorno Sobre o Investimento) do setor.

Além dos pontos listados acima, o relatório de vendas também garante a sobrevivência do negócio, na medida em que também oferece informações precisas e valiosas para outros setores da empresa, como financeiro, contabilidade, compras, estoque, marketing e atendimento ao cliente.

Como se faz um relatório de vendas

Agora que você já sabe quais são as principais métricas para incluir no relatório de vendas, é hora de aprender a criar um documento eficiente e otimizado para as necessidades da sua empresa. Acompanhe o passo a passo a seguir.

Defina um objetivo

Antes de começar o relatório, pense em qual informação deseja obter com ele. O seu objetivo é identificar quais oportunidades foram aproveitadas e quais foram perdidas? Ou conhecer a taxa de abandono de carrinho para elaborar estratégias para contornar a situação? Ou ainda, quem sabe, conhecer quais vendedores precisam melhorar o desempenho?

Lembre-se que o relatório de vendas é personalizável e pode te ajudar a analisar vários processos do setor. Entretanto, para que ele seja um instrumento efetivo, é preciso escolher quais informações de fato são relevantes para o momento atual da empresa. 

Tenha em mente que muitas informações, principalmente as desnecessárias, deixam o documento confuso e dificultam a sua interpretação. 

Por outro lado, um relatório objetivo tende a ser mais funcional, oferecendo inclusive, uma visão mais aprofundada da área comercial.

Defina as informações necessárias

Agora que você definiu qual será o objetivo do seu relatório, é hora de entender quais as informações que você precisa para montá-lo. Por exemplo, um relatório ABC de produtos vendidos deve ter dados como:

• Cliente
• Vendedor
• Valor base (se venda total, quantidade ou lucratividade)
• Se considera devoluções e descontos.

Escolha o formato ideal

Como já comentamos anteriormente, objetividade é a palavra-chave para elaborar um bom relatório de vendas. Nesse sentido, é válido destacar que o formato do documento deve estar condizente com o que se deseja analisar. Mas não apenas isso. É preciso que ele seja padronizado para facilitar monitoramentos futuros.

Caso você precise analisar diferentes métricas ao mesmo tempo, uma dica é dividir o relatório em blocos. 

Assim, você consegue priorizar os dados que precisam de maior atenção, seja porque precisam de investimentos ou porque estão relacionados a mudanças na empresa.

Delimite a periodicidade

Embora seja uma ferramenta estratégica para os negócios, não existe uma periodicidade padrão para a apresentação do relatório de vendas. O que existe, na verdade, é a emissão do documento de acordo com as necessidades e objetivos da empresa. 

Seguindo essa lógica, fica fácil compreender que o documento pode ser emitido mensalmente, trimestralmente, semestralmente e até anualmente.

Apesar da desobrigação de periodicidade, recomenda-se determinar um período específico para que o documento seja elaborado, emitido e posteriormente analisado. 

A análise periódica do relatório possibilita identificar falhas e corrigi-las antes de que comprometam os resultados da empresa.

Use métricas de vendas

No tópico anterior mostramos algumas métricas de vendas que podem ser incluídas no relatório para produzir um documento eficiente. Ao utilizá-las, a sua empresa tem maiores chances de obter bons resultados comerciais, pois elas oferecem visão sistêmica do setor. 

Outro detalhe importante é incluir as metas de vendas no relatório, alinhando-as sempre com os indicadores utilizados. Isso oferece mais transparência à relação comercial, melhora a comunicação entre a equipe de vendas e produz resultados positivos.

Desperte o sentido de equipe em seu time de vendas

Sem dúvida alguma o setor de vendas é muito competitivo, mas em excesso, essa característica pode ser prejudicial à empresa. É preciso estimular nos colaboradores o sentido de equipe e fazer com que todos entendam que trabalham com o mesmo propósito: fazer bons negócios.

Nesse contexto, o compartilhamento de informações pode ser uma estratégia eficaz para fazer com que toda a equipe de vendas volte a vestir a camisa da empresa. 

Deixar os colaboradores cientes dos resultados do relatório de vendas, sejam eles bons ou ruins, pode servir de motivação para que as metas estipuladas sejam alcançadas. 

Mas é claro que para isso, as metas precisam ser claras e alcançáveis. E entenda também que tão importante quanto compartilhar informações e mostrar expectativas, é reconhecer o esforço de cada profissional para alcançar os resultados desejados.

Implante o relatório de vendas na cultura da empresa

Muito além de números e elementos gráficos que servem de base para análises gerenciais, o relatório de vendas também estimula o senso de responsabilidade de todos os envolvidos na atividade comercial, de gerentes a vendedores. 

Afinal, o documento mostra detalhadamente o desempenho de cada integrante da equipe, indicando quais estão mais engajados como o propósito da empresa e quais estão tendo dificuldades para cumprir metas e alcançar bons resultados.

Por ser um instrumento que possibilita adotar constantemente melhorias, o relatório pode ser considerado uma ferramenta de desenvolvimento profissional. 

Sendo assim, é indicado que a sua emissão e análise não sejam esporádicas, tampouco facultativas. A tarefa pode ser incluída nas normas, procedimentos e cultura da empresa, como forma de auto análise, reflexão e motivação.

Estabeleça melhorias e não se esqueça de definir prazos

Para finalizar, lembre-se de que após analisar os dados e avaliar a real situação comercial da empresa, é hora de estabelecer melhorias. Talvez seja hora de arregaçar as mangas e adotar novas estratégias para que os objetivos organizacionais sejam alcançados. 

Mas não se esqueça de definir prazos para que isso possa acontecer. Já dizia William Edwards Deming: “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”.

Utilize a tecnologia a seu favor

Cada vez mais os processos dentro de uma empresa se tornam automatizados. A emissão de um relatório só é permitida através do uso de um sistema de gestão, onde esse utiliza os dados inseridos de notas e vendas. No caso de uso de planilha, por exemplo, esse relatório teria que ser criado manualmente, aumentando a possibilidade de erros.

Assim, um relatório emitido através de um sistema de gestão é mais eficiente e seguro.

O que deve ter em um relatório comercial

Cada relatório de vendas tem seus dados mais importantes. Dessa forma, não se pode dizer que todo relatório precisa de uma informação específica. Mas, algumas são mais comuns:

• Número de vendas
• Produtos mais vendidos
• Ticket médio;
• Informações sobre o vendedor;
• Dados dos produtos vendidos;
• Estoque.

Principais métricas para o relatório de vendas

Felizmente o relatório de vendas é personalizável e por isso é totalmente capaz de atender às necessidades e particularidades de cada organização. Ou seja, cada empresa pode adicionar as informações que julgar relevantes para medir seus resultados comerciais. 

Contudo, é sabido que algumas métricas ajudam a compreender melhor o desempenho do negócio. Veja adiante quais são:

CAC – Custo de Aquisição de Clientes

O CAC, sigla usada para definir Custo de Aquisição de Clientes, é uma métrica de extrema importância para qualquer relatório de vendas.

Ela possibilita compreender o quanto a empresa investe para conquistar clientes, apontando os custos do setor de marketing com anúncios, tecnologias (softwares) e mão de obra profissional. 

LTV – Lifetime Value

Já o Lifetime Value significa valor vitalício e também é uma métrica indispensável em um relatório de vendas, pois ajuda a descobrir a vida útil do cliente para a empresa. 

Ou seja, o LTV ajuda a descobrir o quanto de lucro cada cliente gera para o negócio em um determinado período.

Número de oportunidades abertas e encerradas

Apesar de serem duas métricas diferentes, o número de oportunidades abertas e o número de oportunidades encerradas são complementares e por isso, trataremos das duas em um só tópico. 

O número de oportunidades abertas diz respeito à quantidade de oportunidades de novas vendas existentes no funil de vendas do profissional. Em outras palavras, é o número de chances que o vendedor tem para efetuar uma venda. 

O número de oportunidades encerradas, por sua vez, mostra, do total de oportunidades abertas, quantas foram convertidas em vendas e quantas foram perdidas. 

Em suma, as duas métricas são ótimas para avaliar o desempenho de cada vendedor, verificar quais estão cumprindo metas, quais não estão e por quais motivos não estão. Portanto, incluí-las no relatório de vendas é uma excelente maneira de aprimorar processos, serviços, motivar as equipes e crescer.

Response Time – Tempo de resposta 

Trocando em miúdos, a métrica response time significa o tempo que um vendedor leva para entrar em contato com um lead que demonstrou interesse em seu produto ou serviço. E nesse caso, os resultados são inversamente proporcionais: quanto maior o tempo para a resposta, menores as chances de efetuar uma venda.

De acordo com um estudo publicado na Harvard Business Review, o tempo médio de resposta entre as empresas e seus leads de vendas é de 42 horas. E se você considera esse tempo suficiente, está na hora de repensar essa estratégia. 

Segundo o mesmo estudo, empresas que respondem seus leads em até 1 hora possuem aproximadamente 7 vezes mais chances de qualificar o lead e fechar uma venda.

Receita Recorrente Mensal

Outra métrica para levar para o relatório de vendas é a receita recorrente mensal. Ela é bem simples de ser compreendida, pois possibilita saber o faturamento mensal da empresa por cliente. 

Receita por Vendedor

Assim como a receita recorrente mensal, a receita por vendedor também é uma das métricas mais importantes a incluir em um relatório comercial. Afinal, ela permite saber o quanto de dinheiro cada vendedor está trazendo para a organização mensalmente. 

Venda por Produto

Além de conhecer o desempenho de cada vendedor, é importante também identificar quais produtos oferecem melhores retornos financeiros à empresa. Nesse sentido, a métrica de venda por produto pode ser de grande utilidade. 

Ela permite saber quais produtos vendem mais e por isso, merecem mais investimentos para aumentar a receita da organização. De igual forma, a métrica também possibilita compreender quais itens não trazem bons resultados, caso em que podem receber melhorias ou ser descontinuados.

ROI – Retorno Sobre o Investimento

Também conhecido como taxa de retorno, o retorno sobre investimento é uma métrica que mensura a quantidade de dinheiro investido no setor para gerar vendas e o retorno financeiro obtido com esses investimentos.

Tipos de relatório de vendas

Ainda em dúvidas de como criar o seu relatório de vendas? Os modelos a seguir podem ajudá-lo a criar um documento objetivo e funcional; veja!

Relatório de funil de vendas

De fácil compreensão, o relatório de funil de vendas é dividido por estágios, que representam a jornada de compra do cliente. Ele aponta o percentual de conversões (vendas) de cada estágio e ajuda a identificar se alguma etapa está precisando de melhorias.

Relatório Semanal de Vendas

Como o próprio nome indica, o relatório de vendas semanal mostra o volume total de vendas da empresa nos últimos 7 dias. Ele pode ser configurado para apontar as vendas totais da empresas ou ainda as vendas por produtos durante o período. 

Em ambos os casos, mostra qual foi o vendedor responsável por cada operação. É o tipo de relatório ideal para acompanhar de perto o desempenho da equipe e garantir que todos alcancem suas metas.

Relatório de vendas mensal/trimestral

Assim como o anterior, esse modelo de relatório também permite acompanhar a performance da equipe de vendas, só que considerando um período maior. No formato mensal, ele é elaborado, impresso e analisado a cada 30 dias, enquanto no formato trimestral ele é analisado de três em três meses.

Relatório de progresso da equipe de vendas

Também conhecido como relatório de desempenho, esse documento tem como principal objetivo monitorar o desempenho da equipe de vendas. 

Por meio dele, é possível saber se os vendedores estão aproveitando as oportunidades e fechando negócios, se estão alcançando metas e objetivos.

Relatório de progresso de clientes

Enquanto isso, esse relatório de vendas possibilita acompanhar clientes que representam receita recorrente para a empresa. Por oferecerem mais previsibilidade e estabilidade ao negócio, é importante que esses clientes sejam monitorados pela equipe comercial. 

O relatório de progresso de clientes permite que empresa e clientes mantenham um relacionamento duradouro, através da elaboração de estratégias constantes e eficazes.

Relatório de vendas e marketing

Os setores de marketing e vendas são complementares e possuem praticamente o mesmo objetivo: fechar bons negócios para a empresa. Dessa forma, nada melhor do que um relatório de vendas com dados consolidados dessas duas áreas para analisar os resultados das equipes.

Mas como os setores de marketing e vendas se complementam? As atividades de marketing visam identificar os clientes ideais para os produtos e serviços da empresa, enquanto o setor de vendas lida diretamente com esses potenciais clientes. Quanto ao relatório, ele possibilita analisar a relação entre leads gerados e oportunidades aproveitadas (vendas efetuadas).

Relatório de e-mail marketing

O relatório de e-mail marketing, igualmente conhecido como relatório de e-mails enviados, possibilita acompanhar a interação do público-alvo da empresa com a comunicação enviada por e-mail. 

Por métricas importantes como taxa de abertura, taxa de cliques, taxa de rejeição e solicitações de descadastro, o documento permite melhorar a comunicação da empresa com os potenciais clientes por meio de estratégias de marketing mais efetivas.

Relatório de despesas de vendas

Por fim, mas não menos importante, temos ainda o relatório de despesas de vendas. Ele mostra o quanto a empresa investiu financeiramente no setor comercial para a realização das vendas. Isso inclui, por exemplo, os custos com publicidade, marketing digital, representação comercial, tecnologia entre outras despesas.

Ferramentas que auxiliam a elaborar um relatório de vendas

Felizmente várias ferramentas tecnológicas ajudam a criar relatórios de vendas personalizados para as necessidades da sua empresa. O sistema de gestão empresarial eGestor, por exemplo, possui recursos que simplificam os processos da sua empresa, na medida em que possibilitam acompanhar as vendas em tempo real, controlar o fluxo de caixa, saber a quantidade exata de cada produto no estoque, gerar notas fiscais e emitir boletos. 

E tudo isso em um único lugar, através de um dashboard intuitivo e simplificado.

Além das funcionalidades que se integram e tornam a gestão do seu negócio eficiente, o eGestor também permite que você emita relatórios padronizados de forma prática e rápida. 

Para isso, basta selecionar as informações que deseja analisar e deixar que o sistema faça todo o trabalho por você. 

De forma descomplicada, você vai poder identificar quais produtos vendem mais, quais geram mais lucros e quais precisam de novos investimentos. Além disso, vai poder analisar seus clientes conforme o volume de compras e faturamento gerado para sua empresa. 

E como se já não bastassem essas vantagens, vai poder ainda avaliar a produtividade da sua equipe de vendas. Com apenas alguns cliques na tela do seu computador ou celular você vai saber se os seus vendedores estão cumprindo as metas estabelecidas, conhecer a média de vendas e as comissões de cada um.

Conforme você pode perceber, o eGestor permite que você avalie informações valiosas para a empresa e tome decisões baseadas em dados confiáveis. Isso, por sua vez, melhora a satisfação dos clientes com a empresa, o posicionamento da marca no mercado em que atua, impulsiona as vendas e garante a sobrevivência do negócio.

Vantagens de realizar um relatório de vendas

A emissão de relatórios de vendas traz alguns benefícios para a empresa em geral. Confira alguns:

• Melhor controle da equipe de vendas: um relatório pode mostrar a produtividade da equipe, não só o de vendas. Isso faz com que se tenha mais controle sobre essas informações, identificando algum vendedor que precisa de um treinamento de vendas, ou algum que se destaca mais. Eles também fazem com que se possa avaliar melhor a produtividade.
• Identificação de obstáculos: com um relatório de vendas se torna mais simples identificar erros e, consequentemente, resolvê-los. Assim, no futuro, é possível evitá-los.
• Metas mais objetivas: traçar metas no início é confuso, não se tem muitas informações de que número faz sentido. Mas, com o tempo e com um relatório de vendas automatizado, elas acabam fazendo mais sentido e estão mais ajustadas aos vendedores.

Qual a importância de um bom relatório de vendas?

Um relatório de venda é feito para encontrar direcionamentos dentro das vendas. Ou seja, ele serve para mostrar quando se vende mais, quem vende mais e porque. Assim, é possível identificar tendências e decidir qual o melhor caminho a seguir e quando.

Por isso, o relatório de vendas é um dado tão importante. Porque ele ajuda a guiar e, quando for o caso, redirecionar, fazendo com que se acerte cada vez mais.

Conclusão

Com este artigo você aprendeu que o relatório de vendas é um importante instrumento para qualquer empresa. 

Por meio de dados consolidados, ele oferece mais transparência às operações comerciais, melhora a comunicação entre gestores, equipes e clientes e serve como base para a tomada de decisões mais assertivas. 

Além disso, você aprendeu também que um relatório de vendas eficiente se faz com ferramentas tecnológicas simples, práticas e integradas, como o Sistema eGestor. Indicado para micro e pequenas empresas, o sistema agiliza os processos operacionais da sua empresa e possibilita que você se concentre em áreas estratégicas do seu negócio.