A arte da negociação está inserida em várias situações do dia a dia de uma empresa. Enquanto algumas decisões são tomadas quase que instintivamente, outras exigem uma atenção maior e uma avaliação mais criteriosa de suas consequências.
Ultrapassar um carro, decidir quem vai entrar primeiro pela porta do metrô ou do elevador, combinar o horário do retorno do filho de uma festa, em todos esses casos há uma negociação. Mas, a decisão é feita após um consenso ocorrido entre as partes.
Assim, as negociações dentro de uma companhia envolvem pessoas dentro de um mesmo setor, de departamentos distintos, de empresas diversas e de órgãos governamentais ou de fiscalização.
E ambos os lados devem sair satisfeitos com o resultado, afinal, o que é combinado não sai caro, não é mesmo?
Quer saber mais sobre negociação? Neste post você encontrará 10 dicas para que você domine essa arte tão necessária. Confira!
Uma negociação pode ser interpretada como o que precede um acordo entre duas pessoas. Ou seja, na hora de pedir um aumento para o chefe há uma negociação, quando os filhos não querem comer salada há uma negociação. Assim, estamos sempre negociando.
Desse modo, tudo é negociação. E existem tipos diferentes, maneiras variadas e até técnicas para conseguir chegar onde quer.
Como é feita e como funciona uma negociação
Existem diversas maneiras de fazer uma negociação. Isso porque depende do que se está negociando. Normalmente, ela tem 4 etapas:
Preparação: quando se sabe que haverá uma negociação é necessário estar preparado para a conversa. Assim, você precisa saber todos os pontos sobre o que será conversado, até quando você pode ceder, e, se possível, entender sobre técnicas para conseguir o que quer.
Troca de informações: aqui é onde as partes conversam e trocam as informações obtidas. Também é aqui que se começa a utilizar técnicas, principalmente de convencimento.
Opções: Após toda a conversa chega-se o momento de entender onde é possível chegar, se uma das partes ganha e a outra perde ou se todas ganham. Aqui as técnicas e gatilhos mentais são muito bem vindos.
Acordo: Depois de entender quais são as opções possíveis, é hora de firmar o acordo final.
Uma negociação não precisa passar por essas etapas exatamente, mas elas são as etapas que normalmente ela acontece.
Tipos de negociação
Integrativa (ganha-ganha)
Não existe melhor resultado para uma negociação que o acordo integrativo. Ou seja, nele todos os lados são beneficiados da melhor forma. Mas, isso não quer dizer que todos terminam com o mesmo resultado, e sim, que os lados obtêm o que buscavam.
Aqui, todas as partes estão de acordo e fazem comprometimentos para que os resultados sejam os melhores possíveis.
Distributiva (ganha-perde)
Esse é o tipo de negócio onde um lado sai com mais vantagens. Isso não quer dizer necessariamente que um lado perde, uma vez que numa negociação a ideia é entrar em um acordo. Mas, nesse tipo de acordo, um lado estará em uma situação melhor.
Elementos da negociação
Segundo o Programa de Estratégias de Negociação de Harvard, existem 7 elementos principais de uma negociação. São eles:
Interesses: são o que inicia a negociação. As partes possuem interesses diferentes, o que cria a necessidade de chegar em um entendimento.
Legitimidade: a conversa deve ser equilibrada. Só se chegará a um acordo se todas as partes concordarem e caso uma proposta não for justa, a conversa pode acabar ali.
Relacionamento: apesar de tudo isso ser necessário para um consenso, não quer dizer que todos não possam ter um relacionamento agradável. Normalmente não concordamos com as ações de todo mundo, e não há problema nisso.
Alternativas: uma das etapas da negociação é quando as opções são consideradas. Mas, caso sua primeira sugestão não seja aceita, é necessário ter um plano B.
Opções: também é uma etapa da negociação. Elas são contrapartidas, a maneira de chegar em um acordo bom para todos.
Comprometimento: para ter um acordo de sucesso é preciso que todas as partes estejam completamente em concordância.
Comunicação: esse é o elemento mais importante de qualquer negociação. Se um lado não estiver disposto a ter uma comunicação respeitosa, de nada adianta uma conversa. Também, é importante escolher a forma que irá acontecer, se pessoalmente ou virtualmente.
Técnicas de negociação
ZOPA
Sigla pra Zona Possível de Acordo, ela deve ser definida antes de qualquer conversa. Essa zona é tanto o que você está disposto a aceitar como a ceder.
Por exemplo, para uma compra, você tem o máximo que aceita pagar e o vendedor tem o mínimo que ele aceita. Supomos que nesse caso você possa pagar no máximo R$ 60,00 e o mínimo que o vendedor aceitará é R$ 40,00. Essa é a ZOPA.
Mas, fique atento para não entregar o jogo logo. Ao deixar implícito que você pagará até R$ 60,00, mesmo que aceitem até R$ 20,00 a menos, o vendedor tentará sempre vender pelo valor mais caro. Por isso é tão necessário ter uma boa comunicação.
MAPAN
Nem todos os acordos giram em torno do valor, e muitas vezes, para um acordo integrativo, onde todos os lados ganham, é necessário ceder em alguns pontos.
Para isso serve a MAPAN, ou Melhor Alternativa Para um Acordo Negociado. Na hora do acordo você não conseguiu o preço que queria pagar? Tente negociar formas de parcelamento, tempo de entrega, algum tipo de suporte.
Desse modo, mesmo que não seja o resultado esperado, é possível que o resultado não seja só de prejuízos.
PICO
Para chegar no melhor acordo possível em uma negociação é necessário estar preparado. Para isso serve o PICO, um acrônimo de Problema, Interesse, Critérios e Opções.
Problema: se você está negociado é porque existe um problema. Entrar na conversa sabendo qual o problema e as maneiras de resolver eles é fundamental.
Interesse: você não gostaria de negociar com alguém que não abre mão do que quer, certo?! Então também não seja essa pessoa. Quanto mais amigável for, maiores as chances de ter um resultado onde todos ganham e é possível realizar novos negócios no futuro.
Critérios: você já tem os problemas a serem resolvidos e as soluções para ele, mas o outro lado também precisa entendê-los. Explique o que causou esse problema e porque a proposta vale a pena.
Opções: chegou a hora do acordo. Avalie bem as opções e converse para que se chegue no melhor resultado para todos.
O primeiro ponto é ter a consciência de que uma negociação não deve ser tratada como uma guerra. Não haverá vencedor nem vencido.
Não é uma batalha e sim um relacionamento entre cidadãos, cada um representando um lado e tendo a sua própria responsabilidade.
Os confrontos surgem, os argumentos são expostos, as comparações são feitas, mas sempre devemos procurar um desfecho conciliatório.
2. Escolha reunião presencial
As ferramentas de comunicação que estão disponíveis para interlocução, como as videoconferências, os chats ou mesmo os aplicativos para smartphones, facilitam o contato entre as pessoas. Entretanto, dependendo da negociação, o ideal é realizá-la pessoalmente.
Assim, quando se está frente a frente pode-se notar algumas mudanças de atitude ou mesmo algumas reações nervosas. É um diferencial usar a percepção do comportamento em proveito próprio. Na maioria das vezes, o olho no olho é mais favorável.
3. Utilize seu local de trabalho para negociações
Realizar a reunião de negociação em seu habitat é outro ponto positivo. Conhecer o local e estar familiarizado com o ambiente é essencial para lhe transmitir mais serenidade.
Sempre que possível tente realizar em seu próprio escritório, mas se for inviável, tente um local alternativo que você conheça bem.
4. Vá preparado para a reunião
Procure se informar sobre todos os pontos que serão discutidos. Aprofunde na avaliação, buscando sempre dados consistentes. Encontre os pontos fortes e fracos de ambos os lados e não deixe de discutir com sua equipe de trabalho, fazendo uma simulação de conflito.
Saiba até onde pode ir e o quanto pode ceder, tenha todos os dados em mãos e procure responder os questionamentos com firmeza e convicção. Não deixe também de elaborar perguntas bem embasadas, isso favorece o desenrolar da conversação e ajuda na hora da negociação.
5. Mantenha a calma na hora da negociação
É de extrema importância manter a calma e o autocontrole na hora da negociação para se sair bem no final. Para isso é interessante utilizar algumas técnicas de meditação e de respiração como, por exemplo, respirar fundo três vezes pausadamente, soltando o ar lentamente.
Isso pode ser feito dentro de um elevador ou mesmo na sala de reunião, sem que ninguém perceba. Essa atividade oxigena o cérebro e traz tranquilidade. Aprender técnicas de meditação pode te ajudar bastante na hora H.
6. Sempre inicie as conversações
Iniciar a conversa é importante para que você tenha controle do processo que está se iniciando. Ao fazer isso, exponha seus objetivos de maneira clara e argumente com firmeza.
Tenha sempre o controle da discussão e mantenha sob sua gestão os temas que estão sendo debatidos.
7. Não esteja sozinho
Sempre que viável, não esteja sozinho na reunião, defina quem o acompanhará. Assim, acerte com ele o seu papel e sua responsabilidade e combine também os momentos em que ele interferirá.
Nas discussões que envolvam a parte técnica de determinado assunto é fundamental que o especialista da área também seja envolvido. Mas, delimite a sua participação e o convoque em todos os momentos que forem necessários.
Explique ao seu acompanhante todos os detalhes que serão abordados para que ele esteja em sintonia com você.
É importante que seu parceiro tenha em mente também a máxima que diz: muito ajuda quem não atrapalha. Portanto, as intervenções dele deverão ser feitas, exclusivamente, sob a sua coordenação.
8. Registre por escrito o que foi definido na negociação
Tenha sempre o costume de documentar e registrar tudo que foi definido e jamais deixe para fazer isso ao término da negociação. Utilize ferramentas de edição de texto para facilitar essa tarefa, registrando um documento durante a discussão.
Assim, haverá uma economia de tempo, evitando que se volte a pontos já discutidos e acertados.
Uma alternativa é utilizar um flip chart ou um quadro branco e anotar os tópicos que já levaram a um consenso. Ao término, tire uma foto e envia-a para todos os envolvidos.
É uma maneira de documentar tudo de forma simples, utilizando as facilidades tecnológicas disponíveis.
9. Não manifeste sentimentos
Nunca denuncie ao seu oponente seus reais sentimentos. Assim, evite transparecer tristeza, arrependimento, alegria ou euforia. A emoção pode trazer prejuízos na negociação.
Em conversas financeiras, um gesto ou um impulso podem retratar que valores poderiam ser acrescidos ou abatidos e isso pode trazer novas dificuldades para se chegar ao acordo.
Comportar-se de maneira irônica também é extremamente negativo e prejudicial. O clima possivelmente ficará muito tenso. Não é interessante elevar a ansiedade em nenhuma situação.
10.Tome uma água ou um café
Caso o clima da discussão fique sobrecarregado, o momento é oportuno para uma parada. Então, vá tomar uma água ou um café, de preferência em outro local, é excelente para acalmar os ânimos.
No intervalo, é interessante desviar o assunto abordado para temas mais amenos. Evite questões políticas, por exemplo, que tem um grande potencial de serem muito acaloradas e podem piorar um cenário que já estava nervoso.
Busque abrandar a atmosfera e não piorar a situação.
Agora você já tem uma série de dicas para dominar a sua arte da negociação! Portanto, não deixe de utilizá-las como um diferencial para as suas próximas reuniões. Exercite as técnicas sugeridas, melhore o seu desempenho e alcance sucesso no seu negócio.
Cultura organizacional, ou cultura corporativa, é a essência de qualquer empresa, definida por normas, valores e crenças da organização e pelo comportamento compartilhado por todos no ambiente de trabalho. O termo foi criado em 1982 por Edgar Schein, cientista Phd em Harvard e professor do MIT, e é dividido em 3 níveis:
Artefatos: é a parte mais visível da cultura organizacional. É o nível que está ligado ao ambiente interno das empresas, como por exemplo, espaços de confraternização, videogames para a descontração de funcionários, dentre outros.
Crenças e valores: é o nível que está relacionado a questões comportamentais no cotidiano da empresa, atitudes encorajadas ou que não serão toleradas pelo alto escalão, dentre outros aspectos.
Suposições básicas: são sentimentos em comum entre os funcionários de uma organização, ou seja, uma visão que os profissionais possuem a respeito do ambiente empresarial. Trata-se de um nível de absoluta importância, já que a satisfação dos colaboradores com o ambiente de trabalho está diretamente ligada à alta produtividade.
Muitos argumentam que a cultura organizacional é o relacionamento entre três partes: o colaborador, o trabalho em si e o cliente. Mas como manter vivos os valores, as políticas, os sistemas, as crenças, os processos e hábitos que são cultivados desde o começo? Pois é o que você vai aprender agora mesmo, lendo esse artigo.
Antes de continuar, você também pode gostar de ouvir o nosso podcast sobre Cultura Organizacional:
Quais os tipos de cultura organizacional?
Existem 4 tipos de cultura organizacional, e muito é importante entender em qual tipo a sua empresa está inserida, antes de aprimorá-la:
Cultura do poder: com a liderança geralmente focada em uma pessoa, esse tipo de cultura é mais frequente em empresas pequenas. Uma característica da cultura de poder é a falta de flexibilidade no desempenho das funções – cada um realiza apenas uma atividade, sem trabalho coletivo -, resultando em processos mais engessados, lentidão e dificultando a criação de novas ideias.
Cultura de papéis: com processos bem estruturados, mas engessados e poucos flexíveis, esse tipo de cultura foca no desempenho dos colaboradores. A falta de comunicação entre setores resulta em muitos problemas internos, mas esse ainda é o tipo de cultura utilizada por grandes empresas que prezam por um fluxo de trabalho bem definido.
Cultura de tarefas: com foco na solução de problemas, a empresa que opta por esse tipo de cultura trabalha com profissionais específicos para cada tarefa. Mas ao contrário do que se possa pensar, a realização das tarefas é bastante flexível, dando aos funcionários liberdade para novas ideias e soluções.
Cultura de pessoas: como o próprio nome já diz, esse tipo de cultura foca nos colaboradores da empresa. Aqui a integração e desenvolvimento profissional são valorizados. Por focar muito nos funcionários, a cultura de pessoas às vezes falha em outros aspectos importantes para a empresa, como infraestrutura e relacionamento com os parceiros.
Como uma empresa pode definir sua cultura organizacional
Para a elaboração da cultura organizacional, é preciso reunir a administração da empresa e discutir sobre quais são os objetivos. Nesse encontro, será preciso conversar sobre quais valores internos são compatíveis com a meta da organização. Por exemplo, se o objetivo é atrair novos talentos profissionais, o ambiente interno terá de deixar os colaboradores encantados com a instituição.
Para isso talvez seja preciso criar uma política de benefícios e recompensas, ou investir na capacitação desses trabalhadores. De modo que os funcionários, ao se tornarem fãs da companhia em que trabalham, espalharão sua satisfação. Como consequência, a visibilidade do negócio perante o mundo corporativo aumenta, e mais talentos profissionais serão atraídos por esse brilho.
O próximo passo é deixar claro para a equipe interna as diretrizes que regerão a cultura organizacional. Isso pode ser feito por meio de palestras, treinamentos ou até simples encontros agendados previamente.
Digamos que a organização definiu que a boa comunicação interna fará parte da identidade da companhia. Assim, para promover essa interação, a gestão decidiu que um dia por semana haverá um happy hour.
Nesse caso, para que os funcionários entendam o objetivo desses eventos semanais, os gestores precisarão explicar. Então, o happy hour será apenas um símbolo de uma prática — a boa comunicação — que, aos poucos, permeará todos os tratos entre as equipes.
Por fim, solidifique a cultura organizacional. Não pense que, uma vez definidos os valores da companhia, seus efeitos serão perpétuos. Na verdade, é essencial que toda a empresa continue a ser lembrada pelos preceitos culturais da instituição.
Além disso, novas ideias devem ser implantadas. Então, com o tempo, a essência da empresa ficará tão forte que bastará olhar para o logotipo da marca para que todos saibam dizer o que há por detrás dele!
Características da cultura organizacional
Existem alguns aspectos essenciais para avaliar a cultura organizacional de sua empresa, são eles:
1. Inovação
Empresas inovadoras incentivam seus colaboradores a assumir riscos por buscarem novas maneiras de realizar seus serviços. E, por isso, fomentam a sua criatividade.
Assim, no atual cenário empresarial, é fundamental que a inovação esteja entre os pilares da cultura interna de uma organização.
Por outro lado, companhias que treinam seus funcionários a realizar serviços sempre da mesma forma tendem a ficar estagnadas e obsoletas, e logo desaparecem do cenário corporativo.
2. Agressividade
Algumas organizações consideram a agressividade um item primordial em seu ambiente interno. Por isso, são empresas altamente competitivas, e desejam que os seus colaboradores também o sejam.
Dessa forma, essas empresas esperam conquistar uma fatia cada vez maior do mercado em que atuam. E, uma vez que buscam superar a concorrência a todo o momento, suas estratégias são assertivas.
3. Orientação para resultados
No mundo corporativo há companhias que focam apenas nos resultados — como, por exemplo, aumentar as vendas de um determinado produto.
Por outro lado, as instituições que se preocupam com sua cultura organizacional investem no processo que levará ao seu principal objetivo.
Para isso, buscam definir suas estratégias, treinar os colaboradores, melhorar a qualidade de produtos e serviços e construir um excelente relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros da companhia.
4. Direcionamento da equipe interna
Um item muito importante para o fortalecimento da identidade interna da empresa é manter toda a equipe bem orientada sobre os alvos da instituição.
E, para atingir esse objetivo, as companhias oferecem conselhos, sugestões e treinamento para seus colaboradores.
Logo, quando essa prática se torna habitual, o engajamento dos funcionários com a cultura organizacional é maior, pois eles se sentem cuidados e valorizados pela empresa.
5. Valorizar os detalhes
Empresas que cuidam dos detalhes de suas demandas internas também são muito bem-vistas por funcionários e por outras organizações. Afinal, dar atenção a pormenores que, geralmente, passam despercebidos significa zelo e responsabilidade.
Algumas companhias, por exemplo, dão uma recepção de boas vindas para recém-admitidos com cartões fixados por toda a mesa onde o novato trabalhará. Além disso, entregam um kit com itens personalizados de acordo com as peculiaridades do trabalhador.
É um detalhe simples, não acha? Mas imagine o impacto que essa atitude terá no novo colaborador! Com certeza, assim será mais fácil adequar a cultura interna da instituição.
Por que a cultura organizacional é tão importante?
Quando os colaboradores realmente entendem a cultura da empresa e acreditam nela, tornam-se mais dispostos a se sacrificar para atingir os resultados almejados. O trabalho passa a ser algo feito não só por um salário ao fim de cada mês, mas, sim, por valores e objetivos verdadeiros.
Segundo pesquisa realizada pela empresa norte-americana Gallup, funcionários mais engajados com as suas empresas, costumam apresentar índices de produtividade e aprovação por parte dos clientes muito mais elevada. Os funcionários mais felizes apresentam um rendimento 12% superior aos profissionais que estão descontentes no ambiente de trabalho.
Em meio a este cenário, as equipes se tornam mais coesas, em busca de resultados mais ousados. Por possuírem um objetivo em comum, o trabalho em grupo se torna mais prazeroso e mais engajado. Assim, a empresa inteira passa a estar direcionada a uma única meta.
Com a cultura organizacional claramente estabelecida, os colaboradores sabem que há um leque de diretrizes instituídas que os protegem de outros funcionários que queiram, com ou sem intenção, romper hábitos positivos ou fazer as coisas de forma individualista. Tem-se, aí, funcionários motivados e um rendimento cada vez mais consistente.
Além destas vantagens, uma cultura organizacional forte no ambiente empresarial reduz significativamente as chances de ocorrer turnover, isto é, o índice de profissionais que se desligam da empresa é muito menor, já que a cultura organizacional será repassada a estes profissionais desde o processo de recrutamento e seleção, até o dia-a-dia de trabalho.
Como identificar que a sua cultura organizacional não está saudável?
Alguns “sintomas” podem deixar absolutamente claro que a cultura organizacional de sua empresa não é satisfatória e o seu ambiente de trabalho não é agradável para os funcionários de uma forma geral:
Insatisfação e desmotivação
Se você perceber que seus funcionários estão descontentes no ambiente de trabalho e não apresentam a mesma determinação para trabalhar do que em outros períodos dentro da empresa, é sinal de que eles estão desmotivados com a sua cultura organizacional, o que pode comprometer significativamente a produtividade.
São situações que podem ocorrer em caso de os seus colaboradores perceberem que não conseguem mais enxergar perspectiva de crescimento dentro da empresa.
Sendo assim, é essencial que você os recompense a cada cumprimento de metas e estabeleça um plano de carreira, de forma a reter os profissionais por um longo prazo e mantê-los sempre motivados, com perspectiva de aumento salarial e promoção de cargo.
Ambiente de fofoca
Apesar de ser um fator extremamente negativo, o surgimento de fofocas entre funcionários no ambiente de trabalho de diversas empresas é um problema recorrente. É uma situação extremamente desagradável, que acaba expondo problemas de convivência entre os funcionários e que deve ser imediatamente reprimida pelas lideranças da empresa.
Excesso de competição entre os colaboradores
A competição saudável no ambiente da empresa, de caráter absolutamente profissional, em que os colaboradores buscam superar-se e superar os resultados uns dos outros, pode ser extremamente positiva para o crescimento empresarial.
Entretanto, há situações em que o nível de competição é extrapolado, levando a conflitos pessoais e perdendo totalmente o sentido de coletividade, com os funcionários pensando somente de uma forma individualizada, deixando os interesses da empresa em segundo plano.
Gestores atuando somente como chefes e não líderes
Gestores de sucesso são aqueles que fazem o uso do alto escalão que possuem dentro da empresa, como uma forma de liderar e estimular o crescimento de seus funcionários e não os que utilizam o cargo como um meio unicamente autoritário, de uma forma arrogante perante aos demais colaboradores.
É uma situação que ocorre em muitas organizações e acaba contaminando todo o ambiente de trabalho, tornando os demais colaboradores mais reprimidos e com menos liberdade para propor sugestões no dia a dia de trabalho.
Alto índice de turnover
Quando a rotatividade de funcionários se torna constante na empresa, com poucos profissionais realmente duradouros, é sinal de que algo está desagradando os colaboradores que se desligam de sua empresa, ou que em caso de serem demitidos, não estão cumprindo com os padrões da cultura organizacional estabelecida, o que pode evidenciar um problema no processo de recrutamento e seleção por parte dos gestores.
Como fazer a cultura organizacional crescer?
À medida que a cultura se torna mais enraizada, não deixe de repensar os hábitos e as tradições de sua companhia. Que tradições, tanto formais como informais, você tinha no começo que podem ser transformadas para o porte da empresa que você tem hoje?
Se você está expandindo e tem a impressão de que está perdendo essa cultura, pare um pouco. Essa é a hora de ir até a fábrica, até o chão da loja, visitar seus pontos de distribuição e escutar tudo o que seus funcionários e clientes têm a dizer, por mais que sejam feedbacks negativos.
Cresça com essa experiência, fazendo os ajustes necessários, e cuide para que os mesmos erros não se repitam desse momento em diante.
Quando uma empresa tem uma cultura organizacional forte, os desafios se tornam mais fáceis de se vencer, já que os valores que regem o comportamento da organização fazem com que qualquer mudança, qualquer crise e qualquer situação sejam examinadas dentro de um contexto favorável, com diretrizes comportamentais claras e eficazes.
Assim, as decisões, mesmo que difíceis, ficam mais fáceis de serem tomadas, pois há um histórico de sucessos e fracassos que cria novos processos.
Sua competitividade no mercado, então, será mais sólida, pois os maus tempos não vão desestabilizar a essência da sua organização. Selecionamos algumas dicas que podem ser extremamente úteis para aprimorar a cultura organizacional de sua empresa e assim fazer toda a diferença no seu ambiente de trabalho:
Reúna as principais lideranças da empresa
É importante solicitar a visão de funcionários que tenham um profundo conhecimento da organização, que já possuem um maior tempo de atividade dentro da empresa e que possuem um grande espírito de liderança. Essa reunião e exposição de diferentes opiniões podem ser extremamente importantes para identificar os valores comportamentais que devem fazer parte do dia a dia da empresa.
Identifique a missão e os valores da sua empresa
Para que a sua empresa existe? Em torno de qual objetivo você reuniu profissionais em sua organização? Em que se motiva o seu empreendimento? Responder a estas perguntas é essencial para definir a missão da empresa e engajar todos os colaboradores em torno dela.
Também é impossível implementar uma boa cultura organizacional, sem que a sua equipe saiba realmente quais são os valores da sua empresa e que devem ser aplicados no dia a dia na relação com clientes e todos os seus colegas.
É importante acompanhar as ações de seus funcionários e verificar se eles estão de fato engajados com os valores estabelecidos. Pensar nos valores da empresa, é pensar no que você, como gestor, gostaria que as pessoas que trabalharam ou trabalham em sua empresa levassem consigo no dia a dia.
Não esqueça de revisar tudo o que foi discutido na cultura organizacional e a partir de então cobrar os seus colaboradores diariamente para que atuem sempre em função dos padrões estabelecidos.
Implemente canais de comunicação entre os funcionários
A interação entre os seus colaboradores é absolutamente imprescindível para uma boa cultura organizacional, não só para a rápida integração entre os novos funcionários que chegam na empresa, como também para o diálogo entre os demais colaboradores para a realização de um trabalho de equipe eficiente. Sendo assim, adotar canais voltados para a comunicação interna da empresa como chats ou e-mails corporativos pode ser uma ótima alternativa para estreitar essa relação.
Como evitar a perda da cultura organizacional a longo prazo?
Para o empreendedor cujo negócio está crescendo exponencialmente, há um risco grande de perder a cultura da empresa ao longo desse crescimento. Mas isso não pode acontecer.
Quando o empreendedor passa a lidar com números maiores, os problemas ficam igualmente mais urgentes, já que a proporção aumenta e os contatos se distanciam, em todos os sentidos.
O que antes era um contato presencial diário, tanto com o consumidor quanto com o fornecedor, passa a ser raro e às pressas ou até mesmo inexistente. E com isso a empresa perde a cultura que a levou até ali.
Para evitar essa perda de identidade da organização, uma das soluções é delegar. Dessa forma, é essencial contar com executivos de qualidade para ajudar com essas atividades mais estratégicas.
O importante é não deixar de lado esse contato com os colaboradores. Em caso de se perceber que alguns funcionários estão distantes e não estão comprometidos com a cultura organizacional, talvez seja o momento de contratar outros profissionais para o seu lugar.
Lembre-se que todo o processo de recrutamento de novos profissionais, deve deixar absolutamente claro aos candidatos como se dá o funcionamento da cultura organizacional de sua empresa.
A cultura organizacional também deve direcionar o processo de seleção de novos colaboradores, que devem se encaixar com a missão e valores do seu empreendimento, de forma que essa cultura não se perca em meio a um possível fluxo de desligamentos e chegadas de novos profissionais!
Agora comente aqui e nos conte sobre a cultura organizacional de sua empresa! Que valores norteiam suas ações? Compartilhe suas experiências conosco e enriqueça nosso post!
A internet de alguns anos atrás pouco tem a ver com a internet de hoje. Isso é perceptível quando nos damos conta da quantidade de atividades e serviços que hoje são feitos por meio desse importante recurso, tanto pelo usuário comum quanto por empresas. Entretanto, em razão dessa crescente utilização de serviços digitais, o ambiente da internet passou também a ser alvo de ações maliciosas, o que fez surgir a necessidade de soluções para esse problema. E o certificado digital é um exemplo delas.
A certificação digital tem sido uma importante ferramenta para todo tipo de usuário, mas, especialmente, para as empresas que lidam com uma quantidade maior de dados e informações confidenciais na realização de suas atividades. É o certificado digital que garante uma maior segurança e confiabilidade no tráfego dessas informações por meio da internet.
Contudo, muitos empresários ainda têm dúvidas a respeito dessa tecnologia. Se você é um deles, não se preocupe! Pensando em ajudá-lo, neste artigo abordaremos as principais informações sobre Certificado Digital para que você fique por dentro de tudo e saiba como ele pode ser útil para a sua empresa. Confira!
Certificado digital: o que é, afinal?
O certificado digital é uma forma de assinatura online. Para garantir a segurança da sua empresa nos meios digitais, é necessário ter algum comprovante. Dessa forma, surgiu o certificado digital.
Ele garante que quem está emitindo a nota, por exemplo, realmente é a empresa. Sem ele, qualquer pessoa poderia emitir uma nota em nome de outra, sem nenhum tipo de comprovação.
É possível dizer que eles são uma identidade virtual. Assim, eles trazem maior segurança e facilidade para a empresa. Essa segurança se dá porque eles também protegem os dados contra fraudes.
A segurança do certificado digital parte da tecnologia que o compõe. Para isso, é usada uma criptografia bem complexa, além de duas chaves, a pública e a digital. Assim, estas chaves são geradas matematicamente e de forma completamente aleatória. Por isso é praticamente impossível replicá-las.
Portanto, elas atuam em conjunto. Sua empresa tem a sua chave privada, que deve ser sempre guardada em um local seguro. Já a chave pública, como o nome indica, é pública. Então, ao assinar algo com a chave privada, a pública irá garantir que as informações batem e que é realmente você quem assina.
Existem diversas formas de guardar a chave privada do certificado digital. Por exemplo, é possível usar certos dispositivos, como um token ou um smart card. O primeiro é semelhante a um pendrive enquanto o segundo é um cartão. Também existe a opção de guardar a chave na nuvem, de modo que ela seja acessada remotamente.
Já em relação aos tipos de certificados digitais, existem dois que são os mais comuns, o A1 e o A3. O primeiro é um pouco mais simples, por isso tem uma validade de apenas 1 ano. Já o segundo é mais complexo, com uma validade um pouco maior, de 3 anos.
Além disso, apenas o segundo pode ser usado em tokens ou smartcards. Já o primeiro deve estar atrelado a um computador.
Para trazer mais segurança, a chave perde a validade se o dispositivo que a contém for perdido ou roubado. Dessa forma, é preciso entrar em contato com a autoridade certificadora imediatamente, de modo a informar o ocorrido. Outra forma de invalidar a chave é caso ela seja digitada de forma errada mais vezes do que o permitido. Portanto, fique bem atento no momento de usá-la.
Tipos de certificados digitais
Ao contratar um certificado digital para sua empresa, é preciso ficar atento a qual tipo de certificado digital melhor se encaixa com as necessidades da mesma.
Tipo de certificado digital A – Assinatura digital
O tipo de certificado digital A é um dos mais comuns. Ele pode autenticar qualquer documento eletrônico. Dessa forma, o documento tem validade jurídica.
Esse tipo de certificado pode ser instalado em mais de um computador, tornando mais fácil o seu processo. Por isso, ele normalmente é utilizado por quem precisa enviar documentos digitais assinados ou quem tem um volume alto de documentos.
A série A de certificados possui quatro tipos. São eles o A1, A2, A3 e A4. Eles são utilizados para assinatura de e-mails, VPNs e documentos que necessitam de verificação. Entretanto, os modelos A1 e A3 são os mais utilizados.
Tipo de certificado digital A1
O tipo de certificado digital A1 pode ser armazenado tanto no navegador como na nuvem. Isso significa que podem ser feitas cópias de segurança e sucessivamente a instalação em outros computadores. Também, ele tem validade de 1 ano.
Tipo de certificado digital A3
Diferente do certificado A1, o A3 é armazenado em uma mídia física. Essa mídia pode ser um token ou um smart card. Então, é importante que o dispositivo que será utilizado tenha um leitor.
Esse tipo de certificado possui uma senha para uso, aumentando ainda mais sua segurança. Ele também tem validade de 3 anos.
Tipo de certificado digital S – certificado de sigilo
Como o nome já implica, o modelo S de certificado digital é utilizado para um documento sigiloso, por exemplo. Ele pode também ser utilizado para criptografar e-mails e outros. Dessa forma, somente quem possui o certificado autorizado pode visualizar o documento.
Esse tipo de certificado evita o vazamento de informação, trazendo mais proteção a seus usuários. Assim, fica muito mais seguro transmitir informações na rede, principalmente as sigilosas.
Tipo de certificado digital T – certificado de tempo
O certificado digital modelo T é uma forma de impressão de tempo. O intuito do mesmo é comprovar a data de emissão do documento.
Assim, como esses dados podem ser modificados de forma simples, o certificado digital protege essa informação e dá validade jurídica ao documento.
Ele também pode contar com outras formas de proteção proporcionadas pelos outros tipos de certificado digital.
Tipo de certificado digital e-CPF
Não só empresas precisam autenticar assinaturas, pessoas físicas também têm de fazer esse processo. Com um e-CPF é possível assinar documentos de forma digital, com toda a segurança. Isso porque ele utiliza o mesmo tipo de criptografia que os tipos de certificado digital A.
Tipo de certificado digital e-CNPJ
Com a mesma função que o e-CPF, o e-CNPJ identifica a pessoa jurídica. Diferente do certificado digital A1 e A3, ele não é utilizado para emitir documentos, mas pode autenticar procurações e fechar contratos, por exemplo.
O tipo de certificado digital e-CNPJ é tanto armazenado como emitido utilizando os tipos A1 E A3.
Utilizado apenas pelo Sistema de Autenticação e Transmissão do Cupom Fiscal Eletrônico – SAT-CF-e, esse tipo de certificado digital é regulamentado pelo CONFAZ.
Vantagens do certificado digital
Um certificado digital permite que os processos de emissão de notas e assinatura de documentos sejam facilitados. Mas não apenas facilitados, eles garantem total segurança desse processo.
A partir do uso de um certificado digital, se tem uma garantia que a empresa sofrerá golpes. Além disso, diminui a burocracia do processo e em alguns casos é possível enviar e receber os documentos de qualquer lugar.
Trazer mais confiança e agilidade para escritórios de advocacia;
Substituir o CPF e CNPJ, em certos casos;
Assinar o CDE;
E diversos outros.
Qual a aplicação da certificação digital?
Atualmente, a utilização da certificação digital é crescente. Repartições públicas, órgãos privados, dentre outros, são exemplos de setores em que as informações relativas às pessoas e empresas podem ser acessadas via internet. Todavia, isso apenas é possível com a autenticação por meio de certificado digital.
Tanto a pessoa física quanto a pessoa jurídica têm à disposição diferentes serviços realizáveis por meio de certificação, como:
Pessoa física
A Receita Federal do Brasil permite que a pessoa física portadora de um e-CPF — espécie de certificado digital para pessoas físicas — realize serviços como:
Consultar e atualizar dados cadastrais junto à RFB;
Verificar situação fiscal da pessoa física;
Acessar extrato de declaração transmitida;
Agendar atendimento presencial nas agências da Receita Federal; etc.
Pessoa jurídica
A pessoa jurídica tem uma gama ainda maior de serviços disponíveis por meio da certificação digital e-CNPJ — certificado digital para pessoas jurídicas —, dentre as quais podemos citar:
Consulta e atualização de dados cadastrais;
Envio de declarações da empresa;
Consulta de situação fiscal da Pessoa Jurídica;
Emitir notas fiscais eletrônicas;
Emitir DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica);
Obter GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que organiza os documentos emitidos pelo contribuinte;
Quem emite o certificado digital?
A tecnologia permite trazer esta confiabilidade e autenticidade para as transações online. Por isso, o certificado digital é um arquivo eletrônico, que é emitido por uma autoridade certificadora. Esta é uma organização que segue o mesmo papel do Detran no caso das carteiras de motorista. Ou seja, ela emite, renova e organiza as certificações.
O ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, é a unidade máxima no assunto, mas você pode escolher outras opções. Seja qual for sua opção, ela irá emitir um arquivo eletrônico que é o certificado digital.
Por que a sua empresa necessita de um certificado digital?
Esse é o ponto chave desse artigo. Como dissemos, muitos empresários desconhecem a importância e utilidade do certificado digital para as suas empresas.
Hoje, uma das principais utilidades do certificado digital para empresas diz respeito à sua necessidade para àquelas que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e).
Com a nova forma de emissão de documento fiscal, implementada pelo governo, o tradicional sistema de impressão em papel foi substituído.
Assim, a nota fiscal eletrônica passa a ser o novo modelo nacional. No entanto, algumas exigências devem ser cumpridas pelas empresas para que possam emitir esse documento de forma digital.
O certificado digital é uma delas. É ele quem identifica o remetente da nota e dá a ela validade jurídica. Além disso, simplifica as obrigações acessórias do contribuinte e facilita a fiscalização pelo fisco.
Dessa forma, a empresa será beneficiada diretamente com a redução de custos de impressão e envio de notas fiscais em papel, poupando tempo no preenchimento dessas e tornando as suas obrigações fiscais perante a Receita Federal mais organizadas.
Como obter um certificado digital para Pessoas Jurídicas?
Essa também pode ser uma das grandes dúvidas relacionadas ao tema. Para facilitar, te mostraremos, passo a passo, como adquirir um certificado digital para a sua empresa. Confira!
1. Realizar a solicitação
Quem tem interesse na aquisição de um certificado digital deve, antes de tudo, encontrar a Autoridade Certificadora — responsável por emitir o certificado com validade garantida pela Receita Federal — mais próxima da sua localidade e definir qual o tipo de certificado melhor lhe atende, além de escolher qual a validade e realizar a compra.
2. Proceder à identificação presencial
Realizado o passo anterior, o interessado no certificado digital deverá reunir a documentação necessária para a emissão do tipo de certificado escolhido. Geralmente, os documentos indispensáveis são:
Contrato social da empresa;
Cartão CNPJ atualizado;
Documento de identificação, CPF e comprovante de residência do representante da empresa;
3. Aguardar a validação
Após a entrega da documentação, o interessado deverá agora aguardar o processo de validação e verificação dos dados informados. A Autoridade Certificadora é quem se encarregará dessa etapa que, em caso de não haver nenhum problema, procederá à emissão do certificado.
4. Emissão
Feito todos os passos anteriores, o certificado será emitido. Em seguida, em regra, o interessado será informado acerca das suas credenciais — senhas e chaves de acesso —, bem como receberá a mídia física onde estarão gravadas as informações da sua certificação e que será o dispositivo utilizado para a autenticação.
Por fim, essas são algumas informações importantes que você, enquanto empresário, deve conhecer a respeito do certificado digital. Dito isso, agora que já as conhece, não pare por aí!
Nota fiscal eletrônica
Para realizar todo o processo de emissão de uma nota fiscal são necessárias autorizações, documentos e dados, mas o mais importante é o certificado digital. Sem ele, seria possível emitir uma nota fiscal em nome de qualquer empresa, facilitando a possibilidade de fraudes.
Os tipos de certificados utilizados para emitir uma nota fiscal eletrônica são o A1 e o A3. Eles podem ser utilizados para emitir as notas:
NF-e, que é a nota fiscal eletrônica;
NFC-e, que é a nota fiscal de consumidor eletrônica;
NFS-e, que é a nota fiscal de serviço eletrônica;
CT-e, que é o conhecimento de transporte eletrônico e;
A categoria de microempreendedor individual (MEI) já supera a marca de 7 milhões de pessoas no Brasil. Com a tendência de crescimento para os próximos anos, isso significa que cada vez mais pessoas têm entendido o MEI como uma possibilidade válida para dar início ao próprio negócio.
Entretanto, não é só de benefícios que é feita a vida do empreendedor. Indo além disso, é preciso ter a devida disciplina para lidar com as obrigações e, acredite: ainda que o MEI seja uma categoria diferenciada, é mais comum do que se imagina ver microempreendedores passando por problemas diante da prestação de contas.
Sendo assim, confira adiante o passo a passo para prestação de contas para MEI e quais são os cuidados necessários no processo.
Passo 1: pague em dia o Documento de Arrecadação Simplificada
Para ter acesso aos benefícios concedidos pelo governo, o MEI precisa pagar regularmente o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, conhecido como DAS. É por meio dele que se dão as contribuições da Previdência Social, do ICMS ou ISS.
Existem diferentes opções para a realização do pagamento, sendo possível fazer o débito automático, pagar online ou em qualquer banco e casa lotérica, respeitando sempre o dia 20 de cada mês como data limite.
Em casos de atrasos, o MEI deverá pagar uma multa diária de 0,33%, limitada a 20% e juros de 1% por mês em atraso.
Como pagar o DAS
Como mencionado, existem três opções disponíveis para você lidar com essa obrigação mensal. Conheça mais sobre cada uma adiante.
Débito automático
Você pode ir até a página do Simei e conferir se o seu banco está entre os autorizados. Em caso positivo, crie o código de acesso e siga as orientações para autorizar o uso do recurso.
Pagamento online
Na página da Receita, destinada ao Simples Nacional, informe seu CNPJ e acesse o sistema para fazer a transação.
Boleto bancário
Da mesma forma, acesse o sistema e emita o boleto para pagamento no banco.
Passo 2: preencha o Relatório Mensal de Receitas
É possível que tanto a Receita Federal quanto a Secretaria da Fazenda solicitem um documento chamado Relatório Mensal de Receitas para fins de fiscalização. Sendo assim, o ideal é que, mensalmente, você preencha esse documento informando suas receitas obtidas no mês anterior e o mantenha guardado.
Com ele, você pode anexar suas notas fiscais de compras de produtos e de serviços realizados naquele período e as notas que emitir.
Além de se precaver diante de uma eventual fiscalização, esse cuidado permite também que você tenha seus dados de faturamento devidamente organizados para o preenchimento da Declaração Anual.
Passo 3: faça a Declaração Anual do MEI
A terceira obrigação é declarar anualmente o valor do faturamento do ano anterior utilizando a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN). Esse documento precisa ser preenchido pelo próprio empreendedor ou por seu contador até o dia 31 de maio de cada ano no Portal do Empreendedor.
Além disso, é preciso atenção à declaração de Imposto de Renda de pessoa física. Uma vez cadastrado como empreendedor, o MEI exerce dois papéis: um de Pessoa Jurídica, enquanto empresário, e outro de Pessoa Física, enquanto cidadão. Ou seja, declarar o DASN não significa que você está isento de apresentar sua Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF). Por isso, fique atento.
Como fazer a Declaração Anual
Comece acessando o Portal do Empreendedor e selecione Declaração Anual – DASN-SIMEI. Em seguida, informe o CNPJ da sua empresa e clique em continuar. Você verá dois tipos de Declarações/Ano calendário: a Original e a Retificadora. Na linha “Original”, selecione a opção do ano anterior para realizar a Declaração Anual.
Em “Valor da Receita Bruta Total”, esclareça o quanto sua empresa faturou no ano e logo abaixo informe o valor das receitas de atividades comerciais, industriais e de serviço de transporte (intermunicipal e interestadual).
Concluída a Declaração Anual, você poderá imprimir o documento. É recomendável que você guarde o comprovante para usá-lo quando necessário. Pronto, você estará regularizado.
É importante lembrar que, mesmo fora do prazo, ou seja, após o dia 31 de maio, ainda é possível realizar esse procedimento. Contudo, você será submetido ao pagamento de uma multa.
Quais são os cuidados necessários
Em casos de atrasos na entrega da declaração, você deve estar ciente de que fica sujeito ao pagamento de multa.
Depois do envio da declaração com atraso, serão gerados, de maneira automática, a notificação do lançamento e os dados do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) para que seja feito o pagamento da multa.
Outro ponto importante é respeitar o Termo de Ciência e Responsabilidade. Uma vez formalizado, o MEI declara que conhece e atende às normas do Estado e Município em que atua, justificando a concessão do Alvará de Funcionamento. É preciso que o lugar escolhido seja, de fato, propício para suas atividades, sob o risco da empresa ser fechada, caso haja algum problema.
Como regularizar sua situação
Para quitar suas dívidas e ficar em dia como MEI, basta acessar o Portal do Empreendedor, clicar em “MEI – Microempreendedor Individual”, selecionar a opção “CARNÊ – MEI – DAS” (carnê de recolhimento mensal do MEI) e incluir os dados da sua empresa, selecionando o ano e o mês que quer imprimir.
Clique em “emissão ou visualizar meses em débito” e gere o DAS, que será impresso já preenchido, incluindo os valores atualizados de juros e multa. Imprima o documento, pague na rede bancária ou em loterias. Você pode também quitar sua dívida via internet.
Entre as vantagens para quem se formaliza como MEI, está o registro no CNPJ, o acesso a empréstimos e a possibilidade de emitir notas fiscais. Além disso, o Microempreendedor individual é enquadrado no Simples Nacional, sendo isento dos tributos federais.
Contribuindo regularmente, o MEI tem acesso a benefícios como aposentadoria, auxílio- maternidade, auxílio-doença, entre outros. Por isso, mantenha-se em dia com suas obrigações para ter sempre acesso aos benefícios.
Quem conhece o dono de uma empresa não tem dificuldade de associá-lo à imagem de personagem constantemente preocupado. Essas preocupações, normalmente, incluem planilhas e números que mostram os resultados do negócio. Afinal, com tantas informações para acompanhar e monitorar diariamente é normal ter dificuldade em saber como está a saúde financeira de um negócio. Quando as estruturas e as equipes são maiores, esses problemas só aumentam.
Mas até mesmo as menores empresas conseguem fazer uma rápida análise para descobrir como anda o desempenho do negócio.
O que é saúde financeira de uma empresa
Uma empresa saudável consegue produzir a contento, captar os recursos necessários às suas operações, vender bem seus produtos e gerar lucros suficientes para se manter atuante.
Assim, ela deve estar em dia com suas contas, conseguindo equilíbrio entre receitas e despesas.
Como medir a saúde financeira de um negócio
Ao contrário do que muitos podem pensar, apenas ter lucro não significa que sua empresa está saudável financeiramente. Existem diversas métricas que podem diagnosticar como anda seu negócio.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa mostra a diferença entre entradas e saídas na empresa em um determinado período de tempo. Ele é um excelente indicador para entender como está a saúde no curto prazo ou fazer projeções para o futuro.
Mesmo que uma empresa seja lucrativa, pode ser que ela não esteja dando conta de pagar algumas das suas despesas no curto e no médio prazo. Isso é sinal de que o negócio precisa melhorar a sua gestão. Isso significa buscar o capital de terceiros ou renegociar prazos para as dívidas e créditos com fornecedores e clientes.
Lucro Bruto
Esse indicador é fundamental para que o empreendedor avalie se está valendo a pena ou não desenvolver o produto ou serviço oferecido pela empresa. Quando esse indicador é negativo, isso significa que é preciso diminuir os custos diretos com a produção ou então reajustar o preço de venda para o consumidor final.
Vale ressaltar que o lucro bruto ainda não considera as despesas operacionais do negócio, ou seja, aquelas necessárias para conseguir comercializar os produtos e serviços, como comissões de vendas, salários, gastos com marketing, entre outros.
Receita Operacional
Quando o empresário subtrair as despesas operacionais do lucro bruto, já será possível entender com maior clareza se todo o processo da empresa está saudável. Quanto maior for a receita operacional, mais eficiente é a sua empresa na geração de valor. Por outro lado, caso o indicador não esteja positivo, o empreendedor precisará reavaliar todo o processo para identificar oportunidades de redução de custos ou de aumento de receita.
Ou seja, desde a compra até a venda, passando também pela produção. Lucro antes de impostos
O lucro antes dos impostos também é uma boa forma de medir a saúde financeira da empresa. Afinal, esse é um dos indicadores mais citados quando executivos de grandes organizações vêm a público divulgar os resultados financeiros do negócio.
Essa medida mostra a capacidade de uma empresa em gerar receita independente de juros ou impostos. Além do seu potencial para arcar com dívidas caso elas precisem ser contraídas no futuro para possíveis investimentos ou despesas.
Lucro
O lucro líquido é o indicador clássico para medir a saúde de uma empresa. Afinal, ele só é obtido quando são subtraídas todas as despesas, sejam elas operacionais ou não, incluindo os juros de empréstimos e também impostos e tributos. Se a empresa está gerando lucro suficiente para reinvestir no negócio e para remunerar os seus sócios, a saúde financeira da empresa vai muito bem.
Mas não se esqueça de que outra informação importante para compreender a saúde financeira é se a empresa também está gerando riqueza para os seus proprietários. Embora essa informação não esteja clara nas demonstrações financeiras, é preciso avaliar se o número de horas que você e os sócios dedicam ao negócio estão trazendo o retorno esperado em qualidade de vida e de ambições profissionais.
Como avaliar e cuidar da saúde financeira da sua empresa
Atente-se para suas dívidas e lucros
Apesar de não ser bom sinal, as dívidas nem sempre determinam a má saúde da empresa. Se ela está endividada, mas ainda consegue produzir e alcançar lucros compensatórios, sua saúde vai bem.
Porém, tome cuidado!
Muitas dívidas não sanadas são sinal de descontrole e, com o tempo, podem ser responsáveis pela debilidade da empresa.
Tenha um ótimo planejamento
É necessário que exista um planejamento que vise o controle do fluxo de caixa, que considere os imprevistos e permita maior capacidade de enfrentar os riscos.
Uma empresa corre riscos diversos, como dívidas não pagas por parte dos clientes, mercadorias estragadas ou queda nas vendas, por exemplo. E ainda há imprevistos, como assaltos, atraso na entrega dos produtos, saída de um funcionário etc.
Ao investir, procure empreendimentos mais seguros; aplique seu capital em investimentos que afetem sua empresa positivamente, contribuindo para a economia e geração de lucros.
Separe o dinheiro da empresa do dinheiro pessoal
A empresa garante sua sobrevivência, mas isso não quer dizer que todo dinheiro dela possa ser usado sem critérios. Seu dinheiro pessoal virá, principalmente, dos lucros auferidos. E, para que haja lucros, é preciso saber dividir entre as finanças pessoais e as do seu negócio.
Se começar a tirar dinheiro descontroladamente do caixa para compras pessoais ou para pagamento de dívidas estranhas às operações da empresa, isso irá afetar seriamente a saúde dela.
Faça planilhas para controle da saúde financeira
Hoje, há diversas ferramentas que ajudam a elaborar planilhas de controle. Por meio delas, irá controlar:
o fluxo de caixa e todo o ativo da empresa;
as dívidas a serem pagas e aquelas que ainda serão feitas;
o pagamento de salários.
A partir da análise dessas planilhas, será possível tomar medidas conforme o caso. Talvez, seja preciso cortar gastos imediatamente com o pessoal ou com as mercadorias; talvez seja aconselhável trocar de fornecedor ou talvez a redução de lucros seja uma alternativa para aumentar as vendas.
Cuide de seu controle de caixa e da gestão do estoque
Conserve um monitoramento bem equilibrado sobre receitas e despesas. Se as despesas estão muito acima das receitas, é sinal de que há algo de errado, e o melhor é reavaliar a origem dos gastos e reconsiderar as vendas. O caixa serve para avaliar os recursos de sua empresa. O caixa cheio pode ser indício de:
boa rentabilidade, que contrabalança as despesas;
captação de recursos através de financiamentos;
venda de imobilizado.
É por isso que um caixa positivo nem sempre significa alta lucratividade ou que há saúde financeira estável na empresa. Além disso, controle o estoque e utilize indicadores. O estoque representa a quantidade de produtos armazenados de que sua organização dispõe.
Acompanhe a situação de seu estoque sempre em comparação às vendas dos produtos. Não é sinal de riqueza ter um estoque lotado e vendas estagnadas ou em declínio. Essa deve ser a relação entre estoque e vendas:
Mantenha o estoque abastecido, se tiver vendas suficientes. Se possuir muitas vendas e não abastecer o estoque, a tendência é que perca os clientes;
Por outro lado, se seu estoque está cheio há muito tempo, sem saída de produtos, é um sinal de que está vendendo pouco e os prejuízos já devem se fazer sentir (principalmente, com aquelas mercadorias que correm o risco de estragar).
O correto é ter um estoque sempre renovado (isso significa que as suas vendas andam em alta). Já um estoque sempre cheio pode ser interpretado como vendas em queda (ou acumulação de mercadorias).
Lojas de roupas e outros artigos, por exemplo, costumam improvisar queimas de estoque, ou seja, vender produtos a preços menores a fim de liberar espaço ou simplesmente para não acumulá-los em seus depósitos.
Endividamento, financiamento, falência e a relação com a saúde financeira
O que alguns empresários menos experientes e mais afoitos fazem é tentar enriquecer ou melhorar sua empresa acumulando dívidas que não podem pagar. Mas isso gera uma bola de neve que cresce até engolir toda a empresa.
O mais correto é manter controle sobre suas contas, mantendo-as sempre pagas e evitando contrair dívidas inúteis. Afinal, uma empresa precisa de fornecedores, e para preservá-los você deve manter boa relação — um dos sinais desse bom relacionamento é o pagamento de suas compras corretamente.
Um bom cliente cativa o fornecedor. Não se iluda, achando que trocar de fornecedor por causa de sua própria inadimplência vai resolver — nesse caso, o resultado será a perda de todos os fornecedores.
Sem dúvida, as dívidas continuam sendo um dos principais motivos da falência de muitas empresas. O importante é que sejam feitas com a finalidade de melhorar o negócio.
Financiamentos para pequenas e micro empresas podem ajudá-las a comprar material de que precisem, máquinas e mesmo produtos.
O financiamento pode ser uma forma de poupar e aumentar seu próprio capital de giro. Mas esteja atento ao que está financiando e ao que está investindo.
Compare os ativos e passivos de sua empresa
Toda empresa possui bens ativos e passivos. Os ativos representam os bens de uma empresa:
Caixa (dinheiro, cheques, saldo em conta bancária e investimentos);
Estoque;
Duplicatas a receber (dos clientes);
Imobilizado (ativo usado durante as atividades da empresa).
Os passivos representam as dívidas:
Empréstimos (representados por empréstimos comuns ou financiamentos);
Duplicatas a pagar (aos fornecedores);
Contas a pagar (funcionários, impostos, taxas, etc.).
Se os passivos estão acima dos ativos, a empresa certamente não anda bem.
Procure boas consultorias financeiras
Busque ajuda especializada de consultores no ramo. Há muitas empresas que ajudam a efetuar o controle financeiro, oferecendo recursos eficientes. Assim, se você está iniciando na gestão financeira, é melhor prevenir do que remediar.
Se sente que seu negócio vai mal, é hora de avaliar os aspectos citados e mudar a situação. Como está a saúde financeira da empresa em que você trabalha?
5 principais relatórios da saúde financeira
A capacidade de tomar decisões inteligentes sempre foi um dos grandes diferenciais competitivos dos empreendedores de sucesso, onde a tecnologia só auxilia. Assim, com os relatórios de saúde financeira é possível analisar dados e metrificar processos.
Esses relatórios, quando bem aproveitados, são uma das melhores soluções disponíveis para tornar o processo decisório mais confiável. Confira 5 relatórios de saúde financeira da empresa:
Dívidas
Esse tipo de relatório de saúde financeira permite que a empresa saiba se o nível de endividamento está saudável. Levando em conta fatores como o patrimônio e o faturamento esperado. Quando bem aproveitados, os relatórios de dívidas ajudam as empresas a planejar ações realizadas com capital de terceiros com antecedência. Assim, favorecendo a obtenção de recursos a juros mais baixos.
Lucratividade
Os relatórios de lucratividade também são úteis para mostrar que produtos e serviços mais contribuem para os resultados da empresa. Além de mostrar ao empresário e aos investidores se um negócio está gerando lucro suficiente para compensar a atividade.
Dessa forma, a empresa pode priorizar investimentos para os itens mais lucrativos. Ou planejar ações de cortes de custos para aumentar a margem de contribuição dos demais para os lucros.
Investimentos
A dinâmica do mercado vem exigindo que as empresas façam investimentos constantes de curto, médio e longo prazo. Para que assim possam se manter competitivas. Dessa forma, os relatórios de investimentos ocupam um papel importante para mostrar o ROI de cada aplicação. Assim, permitindo que o empresário priorize as iniciativas mais rentáveis ou evite aquelas com riscos elevados.
Pagamentos e recebimentos
As contas a receber e a pagar de qualquer empresa precisam ser extremamente bem gerenciadas. Isso, para evitar faltas de dinheiro em caixa. Ou então, permitir que as sobras sejam bem aproveitadas.
Portanto, os relatórios de pagamentos e recebimentos são ferramentas fundamentais para controlar o fluxo de caixa com maior precisão. Além de fazer projeções mais acertadas para o futuro.
Além do fluxo de caixa, outros relatórios de saúde financeira são indispensáveis para o bom funcionamento das empresas. Entre eles estão o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), por exemplo. Eles permitem à empresa fazer um retrato da organização no presente e projeções para o futuro. Considerando não somente as entradas e saídas de caixa, mas também fatores como o ativo e o passivo da organização.
Principais indicadores de saúde financeira
Você consegue imaginar quantos negócios fecham todos os anos por não monitorar os indicadores de saúde financeira? O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) realizou uma pesquisa recentemente que pode dar essa resposta. De acordo com a instituição, a cada 10 empresas abertas no Brasil, 6 estão destinadas a encerrar as atividades antes dos 5 anos em atividade. Assustador, não é verdade?
Mais importante do que conhecer os dados é você saber os motivos de tantas empresas fecharem as portas por aqui. Muitos especialistas apontam que um dos maiores problemas do empresariado brasileiro é a dificuldade para lidar com as finanças. Isso mesmo. Nossos gestores pecam não só na hora de planejar, mas também de administrar o seu caixa.
Portanto, um bom começo para que você não entre nessas tristes estatísticas é realizar um monitoramento adequado da sua situação financeira. Afinal, é só acompanhando o seu desempenho que se torna possível evitar uma série de ciladas, que certamente comprometem a saúde financeira do seu negócio. E, para realizar um bom controle, você vai precisar estar atento aos indicadores de desempenho específicos!
Confira alguns dos principais indicadores de saúde financeira de um negócio logo a seguir!
Ticket médio
Nosso primeiro indicador de saúde financeira do negócio é o ticket médio. Afinal, é muito importante acompanharmos qual é o desempenho das suas vendas, não é verdade? O ticket médio tem justamente o objetivo de calcular qual é o retorno financeiro, em média, de cada um dos negócios fechados pelos seus vendedores.
Se realizar 100 vendas em um determinado período e gerar uma receita de R$ 1.000, por exemplo, você vai obter o ticket médio de R$ 100 por venda. O cálculo dessa métrica, portanto, é muito simples:
Ticket médio = Receita Total / Número de Vendas
Custo de Aquisição do Cliente (CAC)
Outro indicador muito importante para ser acompanhado é o Custo de Aquisição do Cliente (CAC). Basicamente, ele tem como objetivo descobrir a eficiência das suas ações de marketing em termos financeiros. Quantos clientes foram atraídos para a empresa depois de todo o investimento realizado? Essa é a pergunta que você vai responder.
O CAC é fundamental pois podemos não só avaliar o desempenho do marketing, como também descobrir quais são as ações que geram os resultados esperados com menos custo para a organização. O cálculo para chegar ao CAC não tem complicação:
Esse é um indicador de desempenho que costuma ser aplicado bastante ao marketing. Mas, evidentemente, também pode ser utilizado para qualquer outro tipo de investimento da sua empresa. O ROI (Return On Investiment) tem o objetivo de descobrir quais foram os frutos das suas aplicações financeiras, como o nome sugere.
Com isso, você vai analisar se realmente está investindo bem os recursos do negócio ou se precisa mudar de direção. O ROI é muito importante para as finanças, pois pode ajudar o gestor a descobrir a melhor forma de direcionar o dinheiro. Para encontrar esse indicador, basta realizar a seguinte fórmula:
ROI = (Ganho obtido – Investimento inicial) / Investimento inicial
Lucratividade
É claro que esse indicador não poderia ficar de fora. A lucratividade é um dos principais indicadores da saúde financeira de qualquer negócio. Afinal, é o motivo pelo qual os empreendedores resolvem arriscar e tirar suas ideias do papel, não é verdade?
Acontece que você não pode confundir lucratividade com lucro. O cálculo do último é muito simples, basta pegar o faturamento e subtrair os custos, não é verdade? Pois no caso da lucratividade você deve fazer um cálculo um pouco diferente, que vai ajudar a ver se o negócio é rentável ou não em termos percentuais. Veja:
Acompanhar os seus custos é fundamental, não é verdade? Acontece que é muito importante que você faça uma distinção entre os custos fixos e variáveis na hora de monitorar a saúde financeira do seu negócio.
Enquanto os custos fixos estão relacionados aos gastos que você possui mensalmente na empresa e que não são alterados, como o aluguel do escritório ou salários, por exemplo; os custos variáveis estão intimamente ligados à produtividade. Ou seja, se você vende ou produz mais, consequentemente vai aumentar os custos variáveis.
É muito importante acompanhar os dois indicadores, principalmente os fixos, afinal. Você deve sempre identificar quais são as “gordurinhas” que podem ser queimadas para garantir a eficiência dos recursos financeiros da empresa.
Uma dica: em geral, as empresas podem comprometer de 30% a 40% do seu lucro bruto com custos fixos.
Nível de endividamento
É claro que, na maioria dos negócios, a dependência do capital de terceiros é uma realidade. No entanto, isso não quer dizer que não seja motivo de preocupação. Sempre que você realizar operações financeiras com bancos, deve ficar em cima para contar cada centavo gasto ou o retorno obtido. Isso não é diferente no caso dos empréstimos.
O nível de endividamento é fundamental para que você não cometa nenhum erro na hora de descobrir qual é a real situação do seu negócio nesse sentido. Subestimar juros e taxas, por exemplo, certamente é um caminho para complicações financeiras. Para esse cálculo:
Nível de endividamento = Passivos / Ativos
Nível de inadimplência
É importante lembrarmos que não é só a sua empresa que pode adquirir dívidas, certo? Uma situação que, infelizmente, é muito comum, são os clientes endividados com a sua empresa — algo que acontece com prestadores de serviço permanente, por exemplo, academias de ginástica.
É fundamental que você acompanhe a inadimplência no seu negócio para que possa cobrar os maus pagadores ou, simplesmente, tomar as medidas necessárias para receber o seu dinheiro. Afinal, a sua empresa emprega recursos diariamente para manter o serviço em operação e todos os clientes precisam contribuir para que a situação permaneça assim.
Dos indicadores de saúde financeira listados hoje, talvez o nível de inadimplência seja o mais negligenciado, principalmente por gestores que não possuem jeito para cobrar os clientes. Não seja um deles!
Volume de Vendas
Pode até parecer dispensável que destaquemos este indicador financeiro relativo ao número de vendas. Mas o que acontece na prática é que sem um software confiável, esses números ficam muito suscetíveis a erros. Nesse caso, se a empresa não possuir meios confiáveis de registro e armazenamento dos dados, toda a construção contábil irá ceder.
E como isso é fundamental para todos os demais indicadores financeiros, a preocupação deve estar na minimização das falhas no fechamento dos caixas e das vendas. Para que se tenha sempre o controle do que está sendo comercializado — até mesmo porque essas saídas estão diretamente relacionadas ao controle de estoque, caso a empresa lide com mercadorias. E ao controle de gastos e de horas trabalhadas, no caso de prestadoras de serviços.
Custo de Mercadoria Vendida
Qual é a margem de contribuição de cada mercadoria vendida em sua empresa? O Custo de Mercadoria Vendida (CMV) fornece essa informação.
Lembre-se de que só comprar bem não basta! É necessário que se faça a entrada correta das notas fiscais no sistema de gestão da empresa. Assim, cada preço de custo deve ir ao sistema para, em seguida, o gestor calcular a porcentagem a ser colocada sobre esse preço. Então, formando o preço de venda.
Cada segmento segue determinadas leis de mercado, regras tarifárias ou de procura e demanda. Portanto, ter o total controle dessas informações e suas variações é fundamental para estar a par da realidade.
Lucro Bruto
Esse indicador financeiro se dá justamente pela subtração das compras a partir das vendas.
O resultado do departamento de vendas menos o resultado apurado pelo departamento de compras fornecerá esse indicador, que também é chamado de margem de contribuição. Dessa margem é possível extrair o montante de despesas fixas da empresa. Sendo que o que resta é o lucro líquido.
Registrar diariamente todas essas informações de forma segura e em seus grupos financeiros correspondentes é a única forma de o empresário conhecer o que é pago de custo fixo mensalmente. Assim fica fácil saber a lucratividade do negócio. Quanto de retirada é recomendável fazer ou reconhecer quando o negócio está crescendo mensalmente.
Lucro bruto = Receitas totais – Custos variáveis
Lucro Líquido
Chegamos ao mais refinado substrato de toda essa peneira contábil: o lucro líquido!
Para se chegar a esse dado, todos os outros anteriormente citados devem estar inseridos no sistema de forma correta. Caso contrário, o empresário não estará trabalhando com a realidade.
Como resultado se tem contas que não fecham, retiradas altas demais e, consequentemente, um endividamento desnecessário para cobrir os problemas de caixa. Tudo isso pode ser evitado ao se conhecer o lucro líquido real da empresa.
Geralmente negócios saudáveis obtêm de 15% a 20% de lucro líquido, sendo que chegar aos 20% é possível. Pode-se até mesmo ultrapassar esse montante. Desde que se tenha uma boa administração financeira e controles corretamente implantados.
Lucro líquido = Receitas Totais – Custos Totais
Produtividade por Funcionário
O capital humano da empresa deve funcionar em prol dos negócios, certo? Caso contrário, pode ser preciso investir em treinamentos ou contratar novas pessoas. Que serão mais adequadas ao perfil do trabalho exigido. Mas essas decisões só podem ser tomadas com base nos indicadores financeiros relativos à produtividade por funcionário.
E como o capital humano é o mais dispendioso, deve mesmo ser monitorado de perto. Quando não se sabe quantitativamente quanto cada funcionário está rendendo, o gestor acaba por tomar decisões qualitativas, que nem sempre são as mais adequadas. Portanto, errando ao avaliar fatores subjetivos em sua avaliação. Lembre-se de que nem sempre o mais sorridente funcionário é o mais produtivo. E contra os números não há argumentos.
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