A categoria de microempreendedor individual (MEI) já supera a marca de 7 milhões de pessoas no Brasil. Com a tendência de crescimento para os próximos anos, isso significa que cada vez mais pessoas têm entendido o MEI como uma possibilidade válida para dar início ao próprio negócio.
Entretanto, não é só de benefícios que é feita a vida do empreendedor. Indo além disso, é preciso ter a devida disciplina para lidar com as obrigações e, acredite: ainda que o MEI seja uma categoria diferenciada, é mais comum do que se imagina ver microempreendedores passando por problemas diante da prestação de contas.
Sendo assim, confira adiante o passo a passo para prestação de contas para MEI e quais são os cuidados necessários no processo.
Passo 1: pague em dia o Documento de Arrecadação Simplificada
Para ter acesso aos benefícios concedidos pelo governo, o MEI precisa pagar regularmente o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, conhecido como DAS. É por meio dele que se dão as contribuições da Previdência Social, do ICMS ou ISS.
Existem diferentes opções para a realização do pagamento, sendo possível fazer o débito automático, pagar online ou em qualquer banco e casa lotérica, respeitando sempre o dia 20 de cada mês como data limite.
Em casos de atrasos, o MEI deverá pagar uma multa diária de 0,33%, limitada a 20% e juros de 1% por mês em atraso.
Como pagar o DAS
Como mencionado, existem três opções disponíveis para você lidar com essa obrigação mensal. Conheça mais sobre cada uma adiante.
Débito automático
Você pode ir até a página do Simei e conferir se o seu banco está entre os autorizados. Em caso positivo, crie o código de acesso e siga as orientações para autorizar o uso do recurso.
Pagamento online
Na página da Receita, destinada ao Simples Nacional, informe seu CNPJ e acesse o sistema para fazer a transação.
Boleto bancário
Da mesma forma, acesse o sistema e emita o boleto para pagamento no banco.
Passo 2: preencha o Relatório Mensal de Receitas
É possível que tanto a Receita Federal quanto a Secretaria da Fazenda solicitem um documento chamado Relatório Mensal de Receitas para fins de fiscalização. Sendo assim, o ideal é que, mensalmente, você preencha esse documento informando suas receitas obtidas no mês anterior e o mantenha guardado.
Com ele, você pode anexar suas notas fiscais de compras de produtos e de serviços realizados naquele período e as notas que emitir.
Além de se precaver diante de uma eventual fiscalização, esse cuidado permite também que você tenha seus dados de faturamento devidamente organizados para o preenchimento da Declaração Anual.
Passo 3: faça a Declaração Anual do MEI
A terceira obrigação é declarar anualmente o valor do faturamento do ano anterior utilizando a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN). Esse documento precisa ser preenchido pelo próprio empreendedor ou por seu contador até o dia 31 de maio de cada ano no Portal do Empreendedor.
Além disso, é preciso atenção à declaração de Imposto de Renda de pessoa física. Uma vez cadastrado como empreendedor, o MEI exerce dois papéis: um de Pessoa Jurídica, enquanto empresário, e outro de Pessoa Física, enquanto cidadão. Ou seja, declarar o DASN não significa que você está isento de apresentar sua Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF). Por isso, fique atento.
Como fazer a Declaração Anual
Comece acessando o Portal do Empreendedor e selecione Declaração Anual – DASN-SIMEI. Em seguida, informe o CNPJ da sua empresa e clique em continuar. Você verá dois tipos de Declarações/Ano calendário: a Original e a Retificadora. Na linha “Original”, selecione a opção do ano anterior para realizar a Declaração Anual.
Em “Valor da Receita Bruta Total”, esclareça o quanto sua empresa faturou no ano e logo abaixo informe o valor das receitas de atividades comerciais, industriais e de serviço de transporte (intermunicipal e interestadual).
Concluída a Declaração Anual, você poderá imprimir o documento. É recomendável que você guarde o comprovante para usá-lo quando necessário. Pronto, você estará regularizado.
É importante lembrar que, mesmo fora do prazo, ou seja, após o dia 31 de maio, ainda é possível realizar esse procedimento. Contudo, você será submetido ao pagamento de uma multa.
Quais são os cuidados necessários
Em casos de atrasos na entrega da declaração, você deve estar ciente de que fica sujeito ao pagamento de multa.
Depois do envio da declaração com atraso, serão gerados, de maneira automática, a notificação do lançamento e os dados do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) para que seja feito o pagamento da multa.
Outro ponto importante é respeitar o Termo de Ciência e Responsabilidade. Uma vez formalizado, o MEI declara que conhece e atende às normas do Estado e Município em que atua, justificando a concessão do Alvará de Funcionamento. É preciso que o lugar escolhido seja, de fato, propício para suas atividades, sob o risco da empresa ser fechada, caso haja algum problema.
Como regularizar sua situação
Para quitar suas dívidas e ficar em dia como MEI, basta acessar o Portal do Empreendedor, clicar em “MEI – Microempreendedor Individual”, selecionar a opção “CARNÊ – MEI – DAS” (carnê de recolhimento mensal do MEI) e incluir os dados da sua empresa, selecionando o ano e o mês que quer imprimir.
Clique em “emissão ou visualizar meses em débito” e gere o DAS, que será impresso já preenchido, incluindo os valores atualizados de juros e multa. Imprima o documento, pague na rede bancária ou em loterias. Você pode também quitar sua dívida via internet.
Entre as vantagens para quem se formaliza como MEI, está o registro no CNPJ, o acesso a empréstimos e a possibilidade de emitir notas fiscais. Além disso, o Microempreendedor individual é enquadrado no Simples Nacional, sendo isento dos tributos federais.
Contribuindo regularmente, o MEI tem acesso a benefícios como aposentadoria, auxílio- maternidade, auxílio-doença, entre outros. Por isso, mantenha-se em dia com suas obrigações para ter sempre acesso aos benefícios.
O Simples Nacional foi um regime tributário criado em 2006 para facilitar a vida dos micro e pequenos empresários. Nele, o pagamento de tributos é simplificado com o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Você não sabe do que se trata o documento ou tem dúvidas sobre o assunto?
Então continue a leitura para descobrir, neste artigo, o que é a guia e como realizar o seu pagamento. É sempre bom lembrar que a contribuição mensal é necessária para que você usufrua dos benefícios do regime tributário mencionado. O mesmo é válido para aqueles empreendedores categorizados como MEI.
Cabe ressaltar, ainda, que optantes pelo Simples Nacional precisam se enquadrar em uma receita bruta anual de até 4,8 milhões de reais. Além disso, as organizações não podem ser sócias de outros empreendimentos. No regime estão inclusos os tributos de IRPJ, CPP, PIS/PASEP, COFINS, IPI, CSLL, ICMS e ISS.
O diferencial é que o seu cálculo e pagamento são unificados. Já a tributação aplicada nestes casos vai variar conforme a atividade econômica que a empresa exerce no mercado. As alíquotas dos anexos do Simples vão de 4,5% a 16,93%. O papel do DAS neste sistema você confere a seguir.
O que é o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)?
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional nada mais é do que a via por onde você pagará os impostos. Além de facilitar o pagamento, o DAS ajuda no recolhimento dos tributos que são automaticamente transmitidos para municípios, estados e união.
Para os MEIs, esse boleto mensal de pagamento traz um valor fixo e bem menor do que o praticado em outras categorias. Na taxa, são recolhidos três impostos. Do total mensal, cinco reais são para ISS – em caso de prestadores de serviços. Um real vai para o ICMS no comércio/indústria.
Por fim, 5% do valor de um salário mínimo vai para o INSS. Ambos os modelos tributários citados representam uma grande redução na carga tributária. É possível reduzir os gastos em até 40% em alguns casos. A burocracia também diminui, já que não são necessários cadastros em órgãos do município ou estado.
Os custos trabalhistas são outra despesa que fica menor. Sobretudo porque as empresas do Simples estão livres da contribuição do INSS patronal. Agora que já entendemos o que é o DAS, vale a pena nos debruçarmos sobre o cálculo de tributos. Confira!
Quais impostos fazem parte da DAS
Como o Simples Nacional foi criado para simplificar o pagamento de impostos, ele une todos os impostos na guia do DAS. Mas quais são esses impostos?
ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços: é um imposto estadual sobre a circulação de produtos e de mercadorias.
ISS- Imposto Sobre Serviço: é um imposto municipal sobre a prestação de serviços.
IRPJ – Imposto de Renda de Pessoa Jurídica: referente ao imposto de renda e similar ao Imposto de Renda de Pessoa Física.
IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados: é um imposto federal sobre produtos industrializados.
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido: é um imposto federal sobre a renda líquida de pessoas jurídicas.
COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social: é um imposto federal voltado para o financiamento de programas de seguridade social.
PIS – Programa de Integração Social: é um imposto federal para financiamento de abonos e seguro-desemprego.
CPP – Contribuição Patronal Previdenciária: é um imposto relacionado ao INSS.
Qual o valor da DAS?
O valor a ser pago no Documento de Arrecadação do Simples Nacional difere para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. O valor para elas é calculado de acordo com o faturamento das mesmas. Assim, se a empresa não emitiu nenhuma nota fiscal no mês, e consequentemente, não tiver faturamento, ela não precisa emitir a DAS.
Ainda, para saber o valor certo a ser pago, é necessário saber em qual anexo do Simples Nacional a empresa se encaixa. Esses anexos são divididos entre empresas do comércio, indústrias, serviços de instalação e reparos, empresas de vigilância, limpeza, e obras e que prestam serviços de jornalismo, tecnologia e publicidade e seus faturamentos.
Mas, para os Microempreendedores Individuais, os MEIs, a DAS possui o mesmo valor, diferenciando apenas se a empresa comercializa produtos e serviços ou apenas um.
Dessa forma, os valores da DAS são:
INSS: o valor a ser pago de INSS é de 5% sobre o salário mínimo. Assim, sempre que o salário mínimo for reajustado, o valor muda também. Em 2022, com o salário mínimo de R$ 1.212, o valor a ser pago na DAS é R$ 60,60
ICMS: o valor total a ser pago de ICMS na DAS é de R$ 1,00.
ISS: o valor total a ser pago de ICMS na DAS é de R$ 5,00.
Dessa forma, empresas que têm atividades diferentes, pagam valores diferentes:
Revenda de mercadoria: R$ 61,60 (R$ 60,60 de INSS + R$ 1,00 de ICMS)
Prestação de serviços: R$ 65,60 (R$ 60,60 de INSS + R$ 5,00 de ISS)
Revenda de mercadoria e prestação de serviços: 66,60 (R$ 60,60 de INSS + R$ 1,00 de ICMS + R$ 5,00 de ISS)
Como emitir o boleto do Simples Nacional?
Agora, para emitir o boleto de pagamento da DAS é necessário entrar no site do Simples Nacional, na área dedicada ao PGDAS. Para entrar na área é necessário um certificado digital ou um código de acesso. Caso não tenha um código de acesso, é possível criar um através do mesmo portal.
Faça o login normalmente, com o CNPJ, CPF do responsável e código de acesso. Assim, após realizado o login, serão apresentados passos simples para gerar o boleto da DAS. Depois de gerado é possível imprimir o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, para realizar o pagamento em banco, lotéricas e caixas eletrônicos ou salvar. Também é possível agendar o débito automático ou realizar o pagamento online.
Ainda, devemos registrar que o vencimento dos boletos ocorre todo dia 20 do mês posterior. Sendo assim, em um DAS gerado em junho, o pagamento deverá ocorrer até o dia 20 de julho. Em caso de feriados, o próximo dia útil serve de prazo limite.
Não se recomenda, no entanto, fazer a emissão no mês anterior. O valor do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) pode acabar mudando nesse meio tempo. Como resultado, o valor excedente será cobrado no próximo mês acrescido de multa e juros.
O ideal é emitir as notas no próprio mês da prestação de serviços. Uma semana antes do vencimento é um prazo seguro. E é altamente recomendável que a sua organização adote uma ferramenta para emissão de notas fiscais. Assim, o controle sobre o faturamento será mais preciso.
Como atualizar a guia do Simples Nacional?
A DAS vence no 20 dia de cada mês, mas, se a guia não for emitida até este dia, é possível gerar uma segunda via. O procedimento é o mesmo que para gerar a primeira via, no site do Simples Nacional.
Ao seguir os mesmos passos, será gerado uma guia para pagamento com o valor total.
Ainda, em caso de haver mais atrasos no pagamento, existe a opção de parcelamento. Ele pode ser solicitado no mesmo site do Simples Nacional.
O que acontece em caso de não pagamento?
Assim como a maioria dos impostos brasileiros, o não pagamento da DAS implica em algumas complicações para a empresa. Por exemplo:
Ser excluído do Simples;
O responsável pode perder benefícios previdenciários;
Pagar multas e juros;
E até ter o CNPJ cancelado.
Por isso é tão importante realizar o pagamento da guia assim que possível.
Como é feito o cálculo dos tributos que serão pagos?
O DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) apresenta um desconto fixo que depende da faixa de enquadramento do negócio. A Tabela do Simples Nacional traz todas as alíquotas aplicáveis. Comércio, indústria e serviços podem conferir os anexos I, II e III/IV, respectivamente, para confirmarem os encargos iniciais.
Outras atividades enquadradas no Simples Nacional terão aplicada uma alíquota progressiva se obtiveram faturamento superior a 180 mil reais anuais. A medida se aplica aos últimos 12 meses, e se houver aumento na receita, a taxa sofrerá alteração proporcional. Você se enquadra nesta categoria?
Para fazer o cálculo da alíquota, será preciso levantar a receita bruta do último ano (RBT12) mais o desconto fixo do Simples Nacional. A fórmula é basicamente RBT12 multiplicado pela alíquota nominal, subtraído da parcela a deduzir e dividido pela receita bruta anual.
Na prática fica assim:
RBT12 x Aliq – PD / RBT12.
Como depende do faturamento acumulado, o pagamento de impostos neste caso será mais justo. É interessante notar que podem ocorrer variações mensais de acordo com o faturamento. Vejamos agora como pagar a sua contribuição mensal.
Atenção na hora de fazer o seu pagamento!
Como você pôde ver, a emissão e pagamento da guia são processos relativamente simples. Não obstante, revise sempre as informações antes de quitar o valor mensal. Reserve um tempo junto ao contador para realizar essa confirmação de dados. Outro ponto relevante é manter-se atualizado.
Afinal, no Brasil, é muito comum que os regimes tributários sofram alterações com o tempo. Você deve acompanhar também uma tabela atualizada do Simples Nacional para calcular alíquotas e débitos. Tenha em vista, ainda, que o extrato de contribuinte do regime é utilizado pelos bancos para apurar o faturamento mensal bruto.
Um fator importante para considerar indiretamente é a certificação digital. A razão é que todas as empresas optantes pelo Simples deverão apresentar este documento para trabalhar com o eSocial. Com relação ao DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) , basta seguir as dicas listadas neste artigo para que tudo seja feito corretamente.
Considerações finais
Neste artigo você descobriu o que é DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) e como pagá-lo. Também apontamos nos tópicos anteriores que um sistema emissor de notas fiscais pode ser de grande ajuda. Quer conhecer uma solução que oferece este recurso e muito mais?
Quem conhece o dono de uma empresa não tem dificuldade de associá-lo à imagem de personagem constantemente preocupado. Essas preocupações, normalmente, incluem planilhas e números que mostram os resultados do negócio. Afinal, com tantas informações para acompanhar e monitorar diariamente é normal ter dificuldade em saber como está a saúde financeira de um negócio. Quando as estruturas e as equipes são maiores, esses problemas só aumentam.
Mas até mesmo as menores empresas conseguem fazer uma rápida análise para descobrir como anda o desempenho do negócio.
O que é saúde financeira de uma empresa
Uma empresa saudável consegue produzir a contento, captar os recursos necessários às suas operações, vender bem seus produtos e gerar lucros suficientes para se manter atuante.
Assim, ela deve estar em dia com suas contas, conseguindo equilíbrio entre receitas e despesas.
Como medir a saúde financeira de um negócio
Ao contrário do que muitos podem pensar, apenas ter lucro não significa que sua empresa está saudável financeiramente. Existem diversas métricas que podem diagnosticar como anda seu negócio.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa mostra a diferença entre entradas e saídas na empresa em um determinado período de tempo. Ele é um excelente indicador para entender como está a saúde no curto prazo ou fazer projeções para o futuro.
Mesmo que uma empresa seja lucrativa, pode ser que ela não esteja dando conta de pagar algumas das suas despesas no curto e no médio prazo. Isso é sinal de que o negócio precisa melhorar a sua gestão. Isso significa buscar o capital de terceiros ou renegociar prazos para as dívidas e créditos com fornecedores e clientes.
Lucro Bruto
Esse indicador é fundamental para que o empreendedor avalie se está valendo a pena ou não desenvolver o produto ou serviço oferecido pela empresa. Quando esse indicador é negativo, isso significa que é preciso diminuir os custos diretos com a produção ou então reajustar o preço de venda para o consumidor final.
Vale ressaltar que o lucro bruto ainda não considera as despesas operacionais do negócio, ou seja, aquelas necessárias para conseguir comercializar os produtos e serviços, como comissões de vendas, salários, gastos com marketing, entre outros.
Receita Operacional
Quando o empresário subtrair as despesas operacionais do lucro bruto, já será possível entender com maior clareza se todo o processo da empresa está saudável. Quanto maior for a receita operacional, mais eficiente é a sua empresa na geração de valor. Por outro lado, caso o indicador não esteja positivo, o empreendedor precisará reavaliar todo o processo para identificar oportunidades de redução de custos ou de aumento de receita.
Ou seja, desde a compra até a venda, passando também pela produção. Lucro antes de impostos
O lucro antes dos impostos também é uma boa forma de medir a saúde financeira da empresa. Afinal, esse é um dos indicadores mais citados quando executivos de grandes organizações vêm a público divulgar os resultados financeiros do negócio.
Essa medida mostra a capacidade de uma empresa em gerar receita independente de juros ou impostos. Além do seu potencial para arcar com dívidas caso elas precisem ser contraídas no futuro para possíveis investimentos ou despesas.
Lucro
O lucro líquido é o indicador clássico para medir a saúde de uma empresa. Afinal, ele só é obtido quando são subtraídas todas as despesas, sejam elas operacionais ou não, incluindo os juros de empréstimos e também impostos e tributos. Se a empresa está gerando lucro suficiente para reinvestir no negócio e para remunerar os seus sócios, a saúde financeira da empresa vai muito bem.
Mas não se esqueça de que outra informação importante para compreender a saúde financeira é se a empresa também está gerando riqueza para os seus proprietários. Embora essa informação não esteja clara nas demonstrações financeiras, é preciso avaliar se o número de horas que você e os sócios dedicam ao negócio estão trazendo o retorno esperado em qualidade de vida e de ambições profissionais.
Como avaliar e cuidar da saúde financeira da sua empresa
Atente-se para suas dívidas e lucros
Apesar de não ser bom sinal, as dívidas nem sempre determinam a má saúde da empresa. Se ela está endividada, mas ainda consegue produzir e alcançar lucros compensatórios, sua saúde vai bem.
Porém, tome cuidado!
Muitas dívidas não sanadas são sinal de descontrole e, com o tempo, podem ser responsáveis pela debilidade da empresa.
Tenha um ótimo planejamento
É necessário que exista um planejamento que vise o controle do fluxo de caixa, que considere os imprevistos e permita maior capacidade de enfrentar os riscos.
Uma empresa corre riscos diversos, como dívidas não pagas por parte dos clientes, mercadorias estragadas ou queda nas vendas, por exemplo. E ainda há imprevistos, como assaltos, atraso na entrega dos produtos, saída de um funcionário etc.
Ao investir, procure empreendimentos mais seguros; aplique seu capital em investimentos que afetem sua empresa positivamente, contribuindo para a economia e geração de lucros.
Separe o dinheiro da empresa do dinheiro pessoal
A empresa garante sua sobrevivência, mas isso não quer dizer que todo dinheiro dela possa ser usado sem critérios. Seu dinheiro pessoal virá, principalmente, dos lucros auferidos. E, para que haja lucros, é preciso saber dividir entre as finanças pessoais e as do seu negócio.
Se começar a tirar dinheiro descontroladamente do caixa para compras pessoais ou para pagamento de dívidas estranhas às operações da empresa, isso irá afetar seriamente a saúde dela.
Faça planilhas para controle da saúde financeira
Hoje, há diversas ferramentas que ajudam a elaborar planilhas de controle. Por meio delas, irá controlar:
o fluxo de caixa e todo o ativo da empresa;
as dívidas a serem pagas e aquelas que ainda serão feitas;
o pagamento de salários.
A partir da análise dessas planilhas, será possível tomar medidas conforme o caso. Talvez, seja preciso cortar gastos imediatamente com o pessoal ou com as mercadorias; talvez seja aconselhável trocar de fornecedor ou talvez a redução de lucros seja uma alternativa para aumentar as vendas.
Cuide de seu controle de caixa e da gestão do estoque
Conserve um monitoramento bem equilibrado sobre receitas e despesas. Se as despesas estão muito acima das receitas, é sinal de que há algo de errado, e o melhor é reavaliar a origem dos gastos e reconsiderar as vendas. O caixa serve para avaliar os recursos de sua empresa. O caixa cheio pode ser indício de:
boa rentabilidade, que contrabalança as despesas;
captação de recursos através de financiamentos;
venda de imobilizado.
É por isso que um caixa positivo nem sempre significa alta lucratividade ou que há saúde financeira estável na empresa. Além disso, controle o estoque e utilize indicadores. O estoque representa a quantidade de produtos armazenados de que sua organização dispõe.
Acompanhe a situação de seu estoque sempre em comparação às vendas dos produtos. Não é sinal de riqueza ter um estoque lotado e vendas estagnadas ou em declínio. Essa deve ser a relação entre estoque e vendas:
Mantenha o estoque abastecido, se tiver vendas suficientes. Se possuir muitas vendas e não abastecer o estoque, a tendência é que perca os clientes;
Por outro lado, se seu estoque está cheio há muito tempo, sem saída de produtos, é um sinal de que está vendendo pouco e os prejuízos já devem se fazer sentir (principalmente, com aquelas mercadorias que correm o risco de estragar).
O correto é ter um estoque sempre renovado (isso significa que as suas vendas andam em alta). Já um estoque sempre cheio pode ser interpretado como vendas em queda (ou acumulação de mercadorias).
Lojas de roupas e outros artigos, por exemplo, costumam improvisar queimas de estoque, ou seja, vender produtos a preços menores a fim de liberar espaço ou simplesmente para não acumulá-los em seus depósitos.
Endividamento, financiamento, falência e a relação com a saúde financeira
O que alguns empresários menos experientes e mais afoitos fazem é tentar enriquecer ou melhorar sua empresa acumulando dívidas que não podem pagar. Mas isso gera uma bola de neve que cresce até engolir toda a empresa.
O mais correto é manter controle sobre suas contas, mantendo-as sempre pagas e evitando contrair dívidas inúteis. Afinal, uma empresa precisa de fornecedores, e para preservá-los você deve manter boa relação — um dos sinais desse bom relacionamento é o pagamento de suas compras corretamente.
Um bom cliente cativa o fornecedor. Não se iluda, achando que trocar de fornecedor por causa de sua própria inadimplência vai resolver — nesse caso, o resultado será a perda de todos os fornecedores.
Sem dúvida, as dívidas continuam sendo um dos principais motivos da falência de muitas empresas. O importante é que sejam feitas com a finalidade de melhorar o negócio.
Financiamentos para pequenas e micro empresas podem ajudá-las a comprar material de que precisem, máquinas e mesmo produtos.
O financiamento pode ser uma forma de poupar e aumentar seu próprio capital de giro. Mas esteja atento ao que está financiando e ao que está investindo.
Compare os ativos e passivos de sua empresa
Toda empresa possui bens ativos e passivos. Os ativos representam os bens de uma empresa:
Caixa (dinheiro, cheques, saldo em conta bancária e investimentos);
Estoque;
Duplicatas a receber (dos clientes);
Imobilizado (ativo usado durante as atividades da empresa).
Os passivos representam as dívidas:
Empréstimos (representados por empréstimos comuns ou financiamentos);
Duplicatas a pagar (aos fornecedores);
Contas a pagar (funcionários, impostos, taxas, etc.).
Se os passivos estão acima dos ativos, a empresa certamente não anda bem.
Procure boas consultorias financeiras
Busque ajuda especializada de consultores no ramo. Há muitas empresas que ajudam a efetuar o controle financeiro, oferecendo recursos eficientes. Assim, se você está iniciando na gestão financeira, é melhor prevenir do que remediar.
Se sente que seu negócio vai mal, é hora de avaliar os aspectos citados e mudar a situação. Como está a saúde financeira da empresa em que você trabalha?
5 principais relatórios da saúde financeira
A capacidade de tomar decisões inteligentes sempre foi um dos grandes diferenciais competitivos dos empreendedores de sucesso, onde a tecnologia só auxilia. Assim, com os relatórios de saúde financeira é possível analisar dados e metrificar processos.
Esses relatórios, quando bem aproveitados, são uma das melhores soluções disponíveis para tornar o processo decisório mais confiável. Confira 5 relatórios de saúde financeira da empresa:
Dívidas
Esse tipo de relatório de saúde financeira permite que a empresa saiba se o nível de endividamento está saudável. Levando em conta fatores como o patrimônio e o faturamento esperado. Quando bem aproveitados, os relatórios de dívidas ajudam as empresas a planejar ações realizadas com capital de terceiros com antecedência. Assim, favorecendo a obtenção de recursos a juros mais baixos.
Lucratividade
Os relatórios de lucratividade também são úteis para mostrar que produtos e serviços mais contribuem para os resultados da empresa. Além de mostrar ao empresário e aos investidores se um negócio está gerando lucro suficiente para compensar a atividade.
Dessa forma, a empresa pode priorizar investimentos para os itens mais lucrativos. Ou planejar ações de cortes de custos para aumentar a margem de contribuição dos demais para os lucros.
Investimentos
A dinâmica do mercado vem exigindo que as empresas façam investimentos constantes de curto, médio e longo prazo. Para que assim possam se manter competitivas. Dessa forma, os relatórios de investimentos ocupam um papel importante para mostrar o ROI de cada aplicação. Assim, permitindo que o empresário priorize as iniciativas mais rentáveis ou evite aquelas com riscos elevados.
Pagamentos e recebimentos
As contas a receber e a pagar de qualquer empresa precisam ser extremamente bem gerenciadas. Isso, para evitar faltas de dinheiro em caixa. Ou então, permitir que as sobras sejam bem aproveitadas.
Portanto, os relatórios de pagamentos e recebimentos são ferramentas fundamentais para controlar o fluxo de caixa com maior precisão. Além de fazer projeções mais acertadas para o futuro.
Além do fluxo de caixa, outros relatórios de saúde financeira são indispensáveis para o bom funcionamento das empresas. Entre eles estão o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), por exemplo. Eles permitem à empresa fazer um retrato da organização no presente e projeções para o futuro. Considerando não somente as entradas e saídas de caixa, mas também fatores como o ativo e o passivo da organização.
Principais indicadores de saúde financeira
Você consegue imaginar quantos negócios fecham todos os anos por não monitorar os indicadores de saúde financeira? O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) realizou uma pesquisa recentemente que pode dar essa resposta. De acordo com a instituição, a cada 10 empresas abertas no Brasil, 6 estão destinadas a encerrar as atividades antes dos 5 anos em atividade. Assustador, não é verdade?
Mais importante do que conhecer os dados é você saber os motivos de tantas empresas fecharem as portas por aqui. Muitos especialistas apontam que um dos maiores problemas do empresariado brasileiro é a dificuldade para lidar com as finanças. Isso mesmo. Nossos gestores pecam não só na hora de planejar, mas também de administrar o seu caixa.
Portanto, um bom começo para que você não entre nessas tristes estatísticas é realizar um monitoramento adequado da sua situação financeira. Afinal, é só acompanhando o seu desempenho que se torna possível evitar uma série de ciladas, que certamente comprometem a saúde financeira do seu negócio. E, para realizar um bom controle, você vai precisar estar atento aos indicadores de desempenho específicos!
Confira alguns dos principais indicadores de saúde financeira de um negócio logo a seguir!
Ticket médio
Nosso primeiro indicador de saúde financeira do negócio é o ticket médio. Afinal, é muito importante acompanharmos qual é o desempenho das suas vendas, não é verdade? O ticket médio tem justamente o objetivo de calcular qual é o retorno financeiro, em média, de cada um dos negócios fechados pelos seus vendedores.
Se realizar 100 vendas em um determinado período e gerar uma receita de R$ 1.000, por exemplo, você vai obter o ticket médio de R$ 100 por venda. O cálculo dessa métrica, portanto, é muito simples:
Ticket médio = Receita Total / Número de Vendas
Custo de Aquisição do Cliente (CAC)
Outro indicador muito importante para ser acompanhado é o Custo de Aquisição do Cliente (CAC). Basicamente, ele tem como objetivo descobrir a eficiência das suas ações de marketing em termos financeiros. Quantos clientes foram atraídos para a empresa depois de todo o investimento realizado? Essa é a pergunta que você vai responder.
O CAC é fundamental pois podemos não só avaliar o desempenho do marketing, como também descobrir quais são as ações que geram os resultados esperados com menos custo para a organização. O cálculo para chegar ao CAC não tem complicação:
Esse é um indicador de desempenho que costuma ser aplicado bastante ao marketing. Mas, evidentemente, também pode ser utilizado para qualquer outro tipo de investimento da sua empresa. O ROI (Return On Investiment) tem o objetivo de descobrir quais foram os frutos das suas aplicações financeiras, como o nome sugere.
Com isso, você vai analisar se realmente está investindo bem os recursos do negócio ou se precisa mudar de direção. O ROI é muito importante para as finanças, pois pode ajudar o gestor a descobrir a melhor forma de direcionar o dinheiro. Para encontrar esse indicador, basta realizar a seguinte fórmula:
ROI = (Ganho obtido – Investimento inicial) / Investimento inicial
Lucratividade
É claro que esse indicador não poderia ficar de fora. A lucratividade é um dos principais indicadores da saúde financeira de qualquer negócio. Afinal, é o motivo pelo qual os empreendedores resolvem arriscar e tirar suas ideias do papel, não é verdade?
Acontece que você não pode confundir lucratividade com lucro. O cálculo do último é muito simples, basta pegar o faturamento e subtrair os custos, não é verdade? Pois no caso da lucratividade você deve fazer um cálculo um pouco diferente, que vai ajudar a ver se o negócio é rentável ou não em termos percentuais. Veja:
Acompanhar os seus custos é fundamental, não é verdade? Acontece que é muito importante que você faça uma distinção entre os custos fixos e variáveis na hora de monitorar a saúde financeira do seu negócio.
Enquanto os custos fixos estão relacionados aos gastos que você possui mensalmente na empresa e que não são alterados, como o aluguel do escritório ou salários, por exemplo; os custos variáveis estão intimamente ligados à produtividade. Ou seja, se você vende ou produz mais, consequentemente vai aumentar os custos variáveis.
É muito importante acompanhar os dois indicadores, principalmente os fixos, afinal. Você deve sempre identificar quais são as “gordurinhas” que podem ser queimadas para garantir a eficiência dos recursos financeiros da empresa.
Uma dica: em geral, as empresas podem comprometer de 30% a 40% do seu lucro bruto com custos fixos.
Nível de endividamento
É claro que, na maioria dos negócios, a dependência do capital de terceiros é uma realidade. No entanto, isso não quer dizer que não seja motivo de preocupação. Sempre que você realizar operações financeiras com bancos, deve ficar em cima para contar cada centavo gasto ou o retorno obtido. Isso não é diferente no caso dos empréstimos.
O nível de endividamento é fundamental para que você não cometa nenhum erro na hora de descobrir qual é a real situação do seu negócio nesse sentido. Subestimar juros e taxas, por exemplo, certamente é um caminho para complicações financeiras. Para esse cálculo:
Nível de endividamento = Passivos / Ativos
Nível de inadimplência
É importante lembrarmos que não é só a sua empresa que pode adquirir dívidas, certo? Uma situação que, infelizmente, é muito comum, são os clientes endividados com a sua empresa — algo que acontece com prestadores de serviço permanente, por exemplo, academias de ginástica.
É fundamental que você acompanhe a inadimplência no seu negócio para que possa cobrar os maus pagadores ou, simplesmente, tomar as medidas necessárias para receber o seu dinheiro. Afinal, a sua empresa emprega recursos diariamente para manter o serviço em operação e todos os clientes precisam contribuir para que a situação permaneça assim.
Dos indicadores de saúde financeira listados hoje, talvez o nível de inadimplência seja o mais negligenciado, principalmente por gestores que não possuem jeito para cobrar os clientes. Não seja um deles!
Volume de Vendas
Pode até parecer dispensável que destaquemos este indicador financeiro relativo ao número de vendas. Mas o que acontece na prática é que sem um software confiável, esses números ficam muito suscetíveis a erros. Nesse caso, se a empresa não possuir meios confiáveis de registro e armazenamento dos dados, toda a construção contábil irá ceder.
E como isso é fundamental para todos os demais indicadores financeiros, a preocupação deve estar na minimização das falhas no fechamento dos caixas e das vendas. Para que se tenha sempre o controle do que está sendo comercializado — até mesmo porque essas saídas estão diretamente relacionadas ao controle de estoque, caso a empresa lide com mercadorias. E ao controle de gastos e de horas trabalhadas, no caso de prestadoras de serviços.
Custo de Mercadoria Vendida
Qual é a margem de contribuição de cada mercadoria vendida em sua empresa? O Custo de Mercadoria Vendida (CMV) fornece essa informação.
Lembre-se de que só comprar bem não basta! É necessário que se faça a entrada correta das notas fiscais no sistema de gestão da empresa. Assim, cada preço de custo deve ir ao sistema para, em seguida, o gestor calcular a porcentagem a ser colocada sobre esse preço. Então, formando o preço de venda.
Cada segmento segue determinadas leis de mercado, regras tarifárias ou de procura e demanda. Portanto, ter o total controle dessas informações e suas variações é fundamental para estar a par da realidade.
Lucro Bruto
Esse indicador financeiro se dá justamente pela subtração das compras a partir das vendas.
O resultado do departamento de vendas menos o resultado apurado pelo departamento de compras fornecerá esse indicador, que também é chamado de margem de contribuição. Dessa margem é possível extrair o montante de despesas fixas da empresa. Sendo que o que resta é o lucro líquido.
Registrar diariamente todas essas informações de forma segura e em seus grupos financeiros correspondentes é a única forma de o empresário conhecer o que é pago de custo fixo mensalmente. Assim fica fácil saber a lucratividade do negócio. Quanto de retirada é recomendável fazer ou reconhecer quando o negócio está crescendo mensalmente.
Lucro bruto = Receitas totais – Custos variáveis
Lucro Líquido
Chegamos ao mais refinado substrato de toda essa peneira contábil: o lucro líquido!
Para se chegar a esse dado, todos os outros anteriormente citados devem estar inseridos no sistema de forma correta. Caso contrário, o empresário não estará trabalhando com a realidade.
Como resultado se tem contas que não fecham, retiradas altas demais e, consequentemente, um endividamento desnecessário para cobrir os problemas de caixa. Tudo isso pode ser evitado ao se conhecer o lucro líquido real da empresa.
Geralmente negócios saudáveis obtêm de 15% a 20% de lucro líquido, sendo que chegar aos 20% é possível. Pode-se até mesmo ultrapassar esse montante. Desde que se tenha uma boa administração financeira e controles corretamente implantados.
Lucro líquido = Receitas Totais – Custos Totais
Produtividade por Funcionário
O capital humano da empresa deve funcionar em prol dos negócios, certo? Caso contrário, pode ser preciso investir em treinamentos ou contratar novas pessoas. Que serão mais adequadas ao perfil do trabalho exigido. Mas essas decisões só podem ser tomadas com base nos indicadores financeiros relativos à produtividade por funcionário.
E como o capital humano é o mais dispendioso, deve mesmo ser monitorado de perto. Quando não se sabe quantitativamente quanto cada funcionário está rendendo, o gestor acaba por tomar decisões qualitativas, que nem sempre são as mais adequadas. Portanto, errando ao avaliar fatores subjetivos em sua avaliação. Lembre-se de que nem sempre o mais sorridente funcionário é o mais produtivo. E contra os números não há argumentos.
A nota fiscal é o documento que atesta que uma venda foi efetivada pela empresa para um cliente. Então, quando o produto chega na casa do consumidor, ele também terá acesso à nota fiscal. Mas, e quando um produto sai da empresa para um conserto ou quando servirá, naquele momento, para uma espécie de test-drive pelo potencial cliente? Como garantir a procedência e a finalidade daquela transação? Para isso, existe a nota de remessa. Um documento que não impacta diretamente no fluxo financeiro do negócio, mas que é muito importante para todos os outros processos realizados pela organização. Vamos saber mais sobre a nota fiscal de remessa a seguir. Continue lendo.
O que é a nota fiscal de remessa?
A nota fiscal de remessa, ou nota de remessa, como é chamada mais comumente, é um tipo de nota utilizado pela empresa quando ela precisa que alguma das suas mercadorias circule por aí, mesmo que o objetivo dessa movimentação não seja uma venda.
Quando um produto sai da empresa, ou do seu centro de distribuição, e segue em direção a casa do consumidor final, este produto vai acompanhado da nota fiscal com todas as informações do objeto. É o que garante a regularidade daquele transporte.
No caso da nota de remessa, o objetivo é outro. Também chamada de nota fiscal de transporte, a nota de remessa vai justificar a movimentação daquele produto, uma vez que ele não está sendo vendido.
Ao contrário da nota fiscal eletrônica (NF-e), a nota de remessa não gera nenhum impacto financeiro no negócio, uma vez que aquele item não está sendo comercializado. Entretanto, o estoque sofrerá alterações, pois uma de suas peças estará fora do setor por um motivo que especificaremos mais adiante.
Quando a nota de remessa é necessária?
Como vimos, a nota de remessa é necessária exclusivamente quando uma determinada mercadoria saiu das dependências da sua produtora ou proprietária original e teve que circular pela cidade por algum motivo que não seja venda.
Imagine que, dentro de uma empresa, um item qualquer apresentou defeito durante uma vistoria de rotina e foi encaminhado para o conserto em um local diferente dali. Quem ou que documento vai garantir que aquele objeto realmente está sendo levado para aquele objetivo?
Outro exemplo interessante, que é muito comum, é o seguinte: imagine que, em vez de ir para o conserto, um objeto está sendo levado para que um especialista faça uma avaliação ou divulgação para outras pessoas o conhecerem. Como documentar esse trajeto?
E, por último, outro exemplo que vai facilitar a compreensão: quando um vendedor precisa transportar uma ou várias unidades de um mesmo objeto para apresentá-los ao cliente durante suas visitas, ele também deve ter em mãos uma nota de remessa com a descrição e demais informações referentes aos objetos.
Além destas, existem outras situações que também justificam o uso da nota de remessa, como envio de brindes, amostras grátis, industrialização de produtos e outros. Falaremos um pouco mais sobre cada um deles em um tópico adiante.
Qual a importância da nota de remessa?
Vimos que a nota de remessa não influencia no controle do fluxo financeiro, afinal de contas, não foi efetivada nenhuma venda. E, em alguns casos, também não recebe incidência de tributos, pelo mesmo motivo anteriormente citado.
Entretanto, o objeto que sai dos domínios físicos da empresa altera a composição do estoque e esta é a primeira razão pela qual é importante utilizar a nota de remessa.
Durante a gestão do estoque, naturalmente, o responsável irá identificar a falta de um objeto e precisará saber o motivo daquela ausência para a continuidade do seu trabalho.
A segunda razão que torna importante a nota de remessa é justamente a justificativa do transporte daquele objeto pelas ruas. Toda mercadoria precisa de um documento que informe a sua procedência e a idoneidade da sua origem.
Com o documento, a transportadora ou qualquer outra empresa responsável pelo trajeto do item, terá como comprovar às possíveis fiscalizações que está levando um objeto para uma finalidade reconhecida e permitida pela detentora do produto.
Desta forma, a empresa fica isenta de multas e penalidades por permitir que objetos sem documentação sejam enviados de um lugar para outro.
Alguns estados possuem impostos e tributos específicos para objetos que são transportados dentro de suas limitações geográficas, independente de terem ou não o intuito de uma venda. Então, por esses motivos, é importante emitir sempre a nota de remessa diante de um dos cenários listados.
Quais dados devem constar na nota de remessa?
Agora que você já sabe a importância de uma nota de remessa, conheça os dados que não podem faltar no documento. Afinal, não adianta apenas emiti-lo. Isto deve ser feito com segurança de informações.
Impostos da nota de remessa
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): o código classifica o tipo de operação que está sendo executada, bem como o serviço de transporte contratado;
Natureza de operação: aqui, temos a especificação do transporte que está sendo realizado, ou seja, o motivo pelo qual aquela mercadoria está sendo movimentada;
ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): imposto que incide sobre todo produto que esteja em trânsito. A aplicação do imposto leva em consideração o estado de origem do objeto e também o seu tipo;
IPI(Imposto sobre Produto Industrializado): imposto que incide sobre todo e qualquer produto industrializado, importado ou não. É outro tributo que pode ser aplicado na mercadoria em trânsito;
PIS (Programa de Integração Social): contribuição federal que, junto com o Cofins, é direcionado para o financiamento da Seguridade Social;
Cofins (Contribuição para o financiamento da Seguridade Social): assim como o PIS, é um imposto federal aplicado sobre mercadorias e que também financia a concessão de benefícios sociais pelo Governo Federal;
Outros
Situação tributária: aqui, é definido o tipo de tributo que vai incidir sobre o produto. Caso haja alguma dúvida neste ponto, é importante falar com a equipe contábil para evitar possíveis erros;
Origem do produto: neste ponto, é preciso indicar se o objeto é de origem nacional ou internacional;
Informações do produto: dados gerais da mercadoria, tais como: quantidade, descrição e valor de cada item de forma individual;
NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): é um número, composto por 8 dígitos, que também deve estar descrito na nota de remessa;
Dados do cliente ou do fornecedor: informações gerais sobre quem vai receber e utilizar o produto;
Informações complementares: por fim, temos as informações complementares que são outros dados que a empresa julgar importante e que não puderam ser descritas nos campos já citados da nota fiscal de remessa.
Neste último campo, um dado considerado importante é o número da nota fiscal de um produto que já tenha sido vendido, mas que está indo agora, por exemplo, para o conserto.
Ou, caso a emissão da nota de remessa seja da entrada de um produto que já tenha saído em algum momento, é importante acrescentar o número da nota de remessa de saída no documento atual.
O ideal é que esse processo de entrada e saída de mercadoria seja documentado com o maior número de detalhes possível para melhor gerenciamento da própria empresa.
Quais os tipos de nota de remessa?
Por ser um documento emitido, especificamente, quando um produto vai de um lugar para outro, então, a nota de remessa pode ser de dois tipos:
De saída
Sempre que uma mercadoria precisar sair da empresa à qual ela pertence deve ser emitida uma nota de remessa. Essa medida serve tanto para insumos e matéria-prima quanto para máquinas, equipamentos de trabalho e produtos já fabricados.
De entrada
A nota fiscal de remessa de entrada é aquela que deve ser emitida quando o produto está chegando novamente na empresa. No caso do produto enviado para teste, por exemplo, o documento vai regularizar a devolução deste material.
A responsabilidade da emissão do documento é da empresa e não de quem recebeu o produto para teste ou para conserto. Por isso, é uma tarefa operacional que exige um pouco de atenção do responsável.
O mesmo documento vale para quando a empresa estiver recebendo algum material de outra empresa como forma de brinde ou doação, por exemplo.
Além das duas modalidades básicas listadas acima, a nota fiscal de remessa também deve ser gerada nas situações indicadas abaixo. Veja só:
Amostra grátis
O envio de amostras grátis para empresas ou para pessoas físicas é muito comum e a nota de remessa deve acompanhar o produto. Com isso, é feita a modificação no estoque da empresa e a transportadora está segura de que seguirá seu trajeto tranquilamente.
Doações
Outro tipo de nota de remessa é aquela que acompanha doações recebidas ou enviadas pela organização.
Brindes
Brindes são um tipo de material que também circula sem fins de venda e devem ser declarados na nota fiscal de transporte, especialmente porque saíram da fabricante com uma nota fiscal de venda. Logo, também devem ser amparados por mais este documento.
Conserto
Quando um maquinário é enviado para o conserto, por exemplo, é mais uma razão que justifica a emissão de uma nota de remessa para evitar que esse material se perca por aí ou a empresa seja penalizada por falta de identificação.
Consignação ou demonstração
Uma empresa também pode enviar unidades dos seus produtos para que outra empresa ou pessoa física faça uma demonstração para outras pessoas ou para a própria equipe de trabalho. É um procedimento que antecede algumas transações de compra e venda e, por isso, também exige uma nota de remessa.
Envio para depósito externo
Nesse caso, o produto está sendo enviado para uma filial da empresa ou para um centro de distribuição e precisa registrar essa movimentação no sistema da empresa matriz e imprimir a nota de transporte para acompanhar o objeto.
Envio para locação
Caso a empresa faça locação de equipamentos, de forma frequente ou não, tal transação também deve estar registrada em uma nota fiscal de remessa.
Produtos para exposições em feiras
Quando um determinado material é cedido pela empresa para um evento ou feira de exposição, este item também precisa de um registro que garanta a procedência legal daquele objeto e para que ele não sofra a incidência de tributos.
Industrialização
Por fim, temos a nota de remessa destinada à industrialização que consiste no envio do material para uma unidade fabril para que ela seja transformada ou modificada como parte do processo produtivo da empresa.
Qual a diferença entre nota de remessa e nota fiscal de retorno?
A nota de remessa e a nota fiscal de retorno são dois documentos importantes e necessários para justificar a entrada e saída de objetos do estabelecimento comercial que não seja para fins de venda.
Contudo, são autorizações diferentes. Como vimos, a nota de remessa é destinada a regularizar a entrada ou a saída de qualquer material de uma empresa quando esse material ainda não está em processo de venda, ou mesmo quando a venda não vai acontecer, como é o caso das doações, por exemplo.
Já a nota fiscal de retorno tem a finalidade de justificar, como o próprio nome já diz, o retorno daquele produto que foi enviado para conserto, demonstração ou exposição, por exemplo, para as dependências da empresa proprietária do mesmo.
Portanto, são documentos diferentes, que se relacionam, mas que não servem para substituir um ao outro. Ou seja, emitir a nota de remessa não é suficiente para registrar uma mercadoria que sai e retorna depois de um tempo. Nesse caso, é necessário emitir outra nota, desta vez, de retorno.
Esse cuidado é importante, pelos mesmos motivos citados anteriormente quando falamos em nota de remessa:
Garantir a gestão correta do estoque, que sofreu alteração com a movimentação daquele material que saiu do setor e agora retornou;
Evitar que o produto seja tributado indevidamente;
Garantir a procedência legal do objeto em caso de fiscalização ou blitz;
Resguardar ambas as partes envolvidas no processo de possíveis cobranças futuras sobre a disponibilidade do objeto.
Então, os tipos de nota de remessa de retorno são:
Retorno de mercadorias para a venda
Quando a mercadoria foi levada a um centro de distribuição, armazém terceirizado ou para a filial de uma empresa, mas a venda não aconteceu. Nesse caso, o objeto volta, mas com a nota de remessa de retorno.
Retorno de conserto
Quando o produto precisou ser consertado e, depois, levado de volta para a empresa proprietária.
Retorno de demonstração
Quando o produto foi enviado para que sua utilização fosse demonstrada a terceiros e, depois, devolvido à empresa.
Retorno de exposição
Quando o produto foi levado à exposição e, agora, está voltando para as dependências da empresa.
Retorno de industrialização
Quando o objeto foi levado para passar por alguma transformação fora da empresa e retornou após o procedimento.
Retorno de locação
Quando um equipamento é alugado e, depois de encerrado o tempo acordado, o item volta para a empresa proprietária.
Vale lembrar que a nota fiscal de remessa e a nota fiscal de retorno possuem códigos, o CFOP, diferentes. Então, ainda que registrem um mesmo processo, estão destinados a etapas diferentes. É mais uma razão que justifica a não substituição de uma nota de retorno por uma nota de remessa.
Quais os riscos de quem não emite nota fiscal de remessa?
Todo e qualquer produto ou material que sai de uma empresa precisa de um documento que registre e regularize aquela ausência. Quando se trata de uma venda, o documento é a nota fiscal, quando não é uma venda, o documento deve ser a nota de remessa.
Assim, quando a empresa não tem esse cuidado de identificar seus produtos, ela está sujeita a sofrer sanções diversas, como o pagamento de multas e a incidência de tributos.
Além dos riscos legais, a empresa também está suscetível a falhas na gestão do estoque que podem comprometer toda a organização e a comunicação entre os setores de venda e estoque de produtos.
Imagine que um determinado produto foi enviado como demonstração para um cliente e o estoque não recebeu a devida baixa. O vendedor, ao atender um cliente, consultou o estoque e, sem saber que o objeto havia saído da empresa, confirmou a venda, acreditando que havia o último produto à disposição.
Na hora de verificar pessoalmente ou de enviar para o cliente, constatou que o produto não se encontrava lá, pois havia saído para um evento qualquer fora do ambiente da empresa. Como falar isso para o comprador?
No mínimo, ele será descredibilizado ou a empresa deixará uma má impressão no consumidor por não ter o mínimo de organização com seus produtos.
Outros riscos
Outra situação que pode ocorrer é a não devolução do produto. A nota de retorno é o que garante que tal objeto voltou para a empresa. Sem ela, como saber se, de fato, isso aconteceu e evitar que a empresa tenha que arcar com a reposição definitiva daquele material?
Então, por estas e outras razões é que a nota de remessa não deve ser menosprezada. Pelo contrário, deve fazer parte do controle de rotina da empresa sempre que um dos casos citados ocorrer.
É uma maneira de permanecer segura, de dominar tudo que acontece nas dependências da organização e evitar dores de cabeça futuras.
Caso o gestor tenha alguma dificuldade em relação à emissão da nota de remessa ou sobre a incidência de tributos e impostos sobre o objeto em questão, é importante consultar um contador para tirar todas as dúvidas pertinentes.
Mas, no geral, emitir a nota de remessa é bem simples.
Como gerar nota de remessa?
A emissão de nota de remessa é um procedimento bastante fácil e intuitivo e segue o mesmo processo para a emissão de nota fiscal de produto, utilizando, inclusive, o mesmo sistema. Em um tópico anterior, vimos quais são os campos que compõem o documento. Confira um passo a passo simples de como fazer:
Identifique no seu sistema ERP a opção nota de remessa e clique em criar;
Adicione o motivo da transação;
Defina o tipo de nota: entrada ou saída;
Insira os dados do destinatário, aquele que vai receber o produto;
Acrescente as informações sobre o frete, tais como: responsável pelo frete, identificação da transportadora, valor, dentre outros dados;
Em seguida, insira as informações fiscais referentes ao produto, como CFOP e NCM, por exemplo;
Também é nesta última etapa que serão inseridas as demais informações, como origem do produto, situação tributária e outras.
Em seguida, o documento deverá ser salvo para, depois, ser impresso. Caso o sistema identifique algum campo obrigatório que não foi preenchido, ele emitirá um alerta. Nesse caso, é preciso voltar e acrescentar ou corrigir o que está inválido.
Ter à disposição um sistema integrado de gestão, um ERP, ajuda bastante e torna esta tarefa mais fácil e prática, além de reduzir a incidência de erros e a realização de uma atividade repetitiva e basicamente operacional.
Apesar de todas as facilidades, é preciso cuidado e atenção para não deixar de acrescentar um dado relevante.
Conclusão
A nota fiscal de remessa é um documento importante que deve ser emitido sempre que um produto for movimentado pela cidade com o objetivo diferente de uma venda. Apesar de não influenciar no fluxo financeiro da empresa, a nota de remessa altera o estoque e este é um dos motivos para registrar a movimentação.
Além disso, alguns tributos podem incidir sobre a mercadoria, de acordo com o tipo do produto e também com o estado no qual ela esteja circulando. Por fim, a nota de remessa evita que a transportadora tenha seu trajeto barrado em alguma fiscalização por falta de um documento que comprove a origem do produto.
Por isso, a empresa não deve negligenciar a emissão da nota de remessa sob risco de sofrer as mais diferentes intervenções negativas. O processo de emissão é bastante simples e pode ser aperfeiçoado com um sistema integrado de gestão, um ERP.
No sistema de gestão, todas as notas fiscais já estão centralizadas em um único local, o que facilita muito a gestão documental. Além disso, o software faz a integração dos setores, em especial o estoque, o setor de vendas e o financeiro, poupando boa parte do trabalho burocrático e operacional que seria executado por um colaborador ou pelo próprio gestor.
Conforme o mundo vai ficando mais conectado. Os processos de comunicação se tornando mais simples. Desse modom o “mundo ficou menor”. Portanto, as fronteiras se encurtaram. Em alguns sistemas, ainda há quem reclame desse movimento. Mas ele traz algumas vantagens para transações comerciais e financeiras. Que tendem a aumentar. Conforme esses motivos, as empresas de importação e exportação vêm continuamente crescendo.
Então, o movimento de conexão maior faz com que qualquer empresa tenha acesso a produtos e serviços de todos os cantos. Assim, é possível comercializar diretamente, ou incorporar no processo. Sendo assim, permite reduzir os custos e ampliar os lucros.
A principal receita da exportação do Brasil ainda vem da indústria do agronegócio, da mineração e de derivados do petróleo. Enquanto isso, a da importação é, em grande maioria, de produtos manufaturados. Por exemplo, medicamentos e partes e peças para automóveis e tratores.
Assim, os principais parceiros comerciais do Brasil para ambas as operações são os Estados Unidos e a China.
E, por isso, atualmente, há quase 30 mil empresas atuando neste segmento. Enquanto o número de importadoras aumentou ao longo do ano. Então, devido à valorização do real, o mercado para exportadoras ficou estável.
Ademais, o negócio é mesmo promissor. E então, algumas questões devem ser ponderadas. Já que a burocracia e a falta de informação podem inviabilizar o sucesso do negócio. Questões como, por exemplo:
Elaborar um plano de negócios;
Análise da situação internacional e das cotações cambiais;
Escolha certeira do produto ou serviço;
Conhecer bem a legislação vigente;
Simular os custos de operação. Bem como os prazos para cumprir com os compromissos;
Ter credibilidade.
O que é uma empresa do ramo importador e exportador?
Uma empresa de importação e exportação atua intermediando produtos do exterior para o território nacional e produtos nacionais para fora. Assim, há algumas modalidades dentro desse nicho de mercado:
Exportação direta
Ademais, a empresa de exportação direta se responsabiliza por todas as tramitações burocráticas até encaminhar o produto para seu destino. Assim, o próprio produtor realiza todo o processo de exportação e faturação da mercadoria. Logo, não que há uma outra empresa envolvida fazendo o processo de intermediação. Dessa forma, a empresa produtora da mercadoria exportada mantém uma relação direta com quem faz o pedido de importação. Então, a venda é direcionada até o consumidor final. Na modalidade exportação direta, a empresa exerce três funções:
Fabricante;
Exportadora;
Embarcadora.
A empresa faz a gestão de todo o procedimento envolvido na exportação.
Exportação indireta
De maneira geral, na exportação indireta, o exportador não mantém relações com o importador. Assim, os processos envolvidos na exportação são intermediados por Trading Companies. Que são empresas especializadas em exportação ou profissionais despachantes aduaneiros.
Importação indireta
A importação direta acontece quando a compra fora do território nacional. Onde a empresa está instalada, é feita diretamente pelo Radar (Habilitação para a Importação, solicitada à Receita Federal) da empresa. Ou seja, a operação se dá da seguinte maneira:
O Radar tem a autorização para realizar a importação;
Após a autorização, a empresa inicia a negociação de preços com fornecedores;
A empresa que está fazendo a importação faz o pedido ao fornecedor;
Em seguida, ocorre o pagamento do fornecedor;
E, o último passo da operação é a coordenação do embarque. Onde é combinado qual o meio de transporte que levará a mercadoria até a empresa que solicitou a importação. Bem como quanto tempo levará até chegar ao destino.
Importação indireta
A importação indireta é uma operação de compra fora do território nacional. Que se dá através de uma Trading Company. Essa empresa que fará a intermediação pode ter exclusividade do produto encomendado ou ser apenas uma forma de conseguir determinada mercadoria. Todos os passos da operação de importação direta mencionados anteriormente se dão da mesma maneira. Diferenciando apenas o solicitante. Que deixa de ser a própria empresa e passa a ser uma empresa intermediadora.
Trading company e empresas de importação e exportação
Trading Company é uma empresa comercial especializada nas tramitações relacionadas à importação e exportação de produtos. Esse tipo de empreendimento tem uma licença. O Certificado De Registro Especial. Assim, dentre os serviços prestados por uma Trading Company estão:
Processo de negociação entre compradores e fornecedores;
Cotação e contratação de transportes. Que levarão o produto envolvido no processo de compra de um lugar a outro;
Despacho aduaneiro.
Quais funcionários são necessários para montar uma Trading Company?
Como esse tipo de empresa trata assuntos internacionais. Portanto, é interessante que os colaboradores falem outro idioma além de português. Mas, também devem ser profissionais comprometidos. Desse modo, devem ser preparados e responsáveis. Além disso, precisam ter noções de mercado financeiro e que conheçam os produtos comercializados. Assim, é recomendado que o quadro de funcionários de uma Trading Company contenha:
Colaboradores do ramo administrativo;
Profissionais de logística;
Contadores;
Traders.
Os traders fazem a comunicação entre fornecedores e compradores. Prestam assistência sobre o envio, manutenção e armazenamento.
Primeiros passos para operar uma empresa de importação e exportação
Para começar, é necessário obviamente abrir uma empresa – ou expandir a atuação de uma já existente. Assim, no segundo caso, basta incluir as atividades de exportação e importação no seu objeto social.
Portanto, para o primeiro, devem ser feitos:
Registro na Junta Comercial;
Na Secretaria do Estado da Fazenda para obtenção do CNPJ;
Na Prefeitura Municipal para obtenção de alvará de funcionamento;
Cadastramento junto a um Sindicato Patronal;
Alvará disponibilizado pelo Corpo de Bombeiros;
Elaborar o Contrato Social;
E o cadastramento junto à Caixa Econômica Federal.
Para evitar erros ao importar, é recomendado fazer um check list. Listando os documentos que são necessários para fazer o processo de importação. É importante fazer essa verificação com bastante tempo. Dessa forma, se faltar algum documento, há tempo para resolver a documentação.
Dependendo do tamanho da empresa e da área de atuação
Também é pertinente consultar o Código Sanitário para possível obtenção de alvará. Bem como em casos de operações que envolvam relação direta com o consumidor final. Ainda ré recomendado observar as normas do Código de Defesa do Consumidor.
Para exportações, a empresa deve fazer parte do Registro de Exportadores e Importadores (REI) da Secretaria de Comércio Exterior (Secex). Assim, este procedimento é feito automaticamente. Com a primeira operação comercial de compra internacional.
Já para importações, deve-se solicitar uma habilitação junto à Receita Federal chamada Radar (Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros). Isso, após ter retirado o CNPJ ou alterado o objetivo social. Assim, sem este registro, não é possível realizar transações de comércio internacional.
Todas as operações de importação e exportação são controladas. Através do Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX), do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio (MDIC). O sistema é uma ferramenta do governo brasileiro para controlar todas as operações de comércio exterior de forma unificada. Assim, ele registra atividades, acompanha e controla as operações. Ele também facilita a troca de informações entre o importador e ou exportador e os órgãos responsáveis pela autorização e fiscalização dos procedimentos.
Vantagens de planejar a operação de importação exportação
O comércio de produtos que vem ou vão para fora do país exige muita organização em seu processo e um planejamento eficaz. Confira as vantagens de definir num planejamento operacional para comercializar produtos de importação/exportação:
Condições melhores para receber pagamento;
Mais tempo para preencher os documentos de exportação;
Conhecer os incentivos fiscais;
Verificar qual Incoterm se enquadra na operação;
Negociação mais clara com o comprador
Definição das necessidades da empresa de melhor maneira;
Análise dos resultados;
Diminuição de custos;
Negócios feitos de maneira dinâmica o fornecedor;
Tempo para a escolher o transportador.
Como abrir uma empresa de importação e exportação
Além dos passos mencionados no tópico anterior, há um diferencial no processo de abertura de uma empresa desse nicho. É necessário contar com serviços especializados de contadores. Porque o processo de abertura desse tipo de empresa é mais burocrático pela quantidade de informações que devem ser verificadas. Assim, apenas ter um contador especializado em importação e exportação não é o bastante para abrir sua empresa nesse ramo, é preciso também:
Estruturar o Plano de Negócios, esse planejamento precisa ter informações mais detalhadas sobre o mercado nesse ramo;
Mapear os possíveis empecilhos de entrada e saída. Bem como barreiras técnicas (barreiras técnicas como a ausência de boas relações entre os países envolvidos na transação comercial pretendida. Essas barreiras são causadas pela falta de transparência das normativas, regulamentos e imposição de alguns procedimentos).
Como funciona uma empresa do ramo de importação e exportação
Empresa de importação
Ademais,uma empresa importadora atua em todo o processo de compra (pesquisa de fornecedores, linhas de produtos e finalizando com a importação). Assim, essas empresas buscam adicionar produtos exteriores ao mercado nacional.
Empresa exportadora
Esse tipo de empreendimento leva o produto nacional para o comércio internacional. Normalmente, os produtos escolhidos para irem ao mercado exterior são os melhores produzidos dentro do país. Por exemplo, o Brasil é reconhecido mundialmente como um dos melhores produtores de café. Graças às exportações, as produções nacionais ficam conhecidas e bem-avaliadas pelo mercado externo.
Que tipo de empresa pode atuar no ramo de importação e exportação
Potencialmente, todas as empresas podem atuar no ramo, desde pequenas até empresas de grande porte.
A legislação nacional não apresenta muitas restrições para o procedimento de exportação, tanto Pessoas Físicas quanto Jurídicas podem fazer essa operação. Mas, é necessário ter cadastro no Regime de Exportadores e Importadores (REI),que é feito automaticamente a partir da primeira exportação realizada.
Desse modo, para a operação de importação é necessário ter um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ. Assim como um cadastro no Radar/SISCOMEX e parcerias que auxiliem no processo de importação.
Apoio de parceiros internacionais para empresas de importação e exportação
Pode ser difícil iniciar no ramo de importação e exportação. Afinal isso envolve lidar com outros mercados. É importante conhecer o mercado internacional. Portanto, saber como está se desenvolvendo e buscar por bons fornecedores e outras empresas que desejem comercializar seus produtos. Assim, para fazer esses contatos, é fundamental fazer uma ampla pesquisa e busca por parceiros. Que também acreditem e confiem no seu empreendimento.
Plano de Negócios
A pedra fundamental de qualquer iniciativa é a criação de um plano de negócios. Por exemplo, nele deverão constar informações como:
Produtos importados ou exportados;
Mercados concorrentes e mercado-alvo;
Preços praticados;
Principais empresas concorrentes;
Estratégias de marketing e vendas;
Existência de barreiras comerciais;
Detalhes do país de destino, como cultura e hábitos (no caso de exportação);
Entre outros.
Entenda mais do mercado de atuação
O comércio exterior, além de atender os interesses individuais das empresas. Também pode auxiliar a economia de outros países. Assim, algumas nações têm uma capacidade produtora inferior e países altamente industrializados exportam sua produção excedente para esses Estados. Então, sabendo disso, é necessário fazer mais análises. Levando em consideração também questões econômicas, sociais e culturais dos demais países:
Acompanhar as tendências de consumo internas e externas;
A religião influencia no modo de consumo de alguns países com determinada religião predominante. Por exemplo, países que têm o islamismo como religião oficial apresentam algumas exigências para comprar carne de outros países. Para esses países, é importante seguir as exigências
Licenças e impostos
É muito importante conhecer profundamente o produto a ser comercializado. Isso interfere nas licenças e autorizações para importação e exportação e nos impostos que recaem sobre a operação. Dessa forma, a importação de cosméticos, por exemplo, exige cadastro na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
No Brasil, para entender melhor quais impostos incidem sobre o produto e conhecer as autorizações e licenças necessárias. É possível consultar a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Este é um sistema para classificação fiscal com codificação de mercadorias composta por 8 dígitos. Ele que orienta o tipo de alíquota aplicada e as autorizações específicas de agências e ministérios para a importação.
Algumas mercadorias, como brinquedos, alimentos e medicamentos. Exigem ainda uma licença de importação (LI). Desse modo, para saber quais produtos estão sujeitos ao Licenciamento Automático e Não Automático. Basta consultar a página do SISCOMEX, onde também é possível obter a licença.
É preciso ter bem claro a classificação de mercadoria. Bem como impostos governamentais e outras taxas que incidem sobre cada produto. Isso porque, erros nestas variáveis podem acarretar diversos prejuízos. Por exemplo atrasos — e consequente perda do produto (se perecível) —, multas e perda de credibilidade no mercado. Mas, para exportações, devido a algumas políticas de incentivo do governo federal. Há diversas facilidades e isenções. Além disso, tem linhas especiais de financiamento, que devem ser estudadas.
Regulamentação
Atuar neste segmento envolve conhecer uma vasta aplicação de normas multilaterais e bilaterais de comércio. Assim, é importante estar atento a legislação internacional. Bem como a brasileira e a dos países parceiros (para entender a obtenção de licenças, as taxas envolvidas, os tempos de entrega etc.). Portanto, se o empreendedor não tiver tempo para se dedicar a este estudo, pode contratar especialistas operacionais para orientá-lo ou para organizar a logística.
Devido à intensificação das transações comerciais e ao crescente interesse nesse segmento. Diversas agências e entidades governamentais e não governamentais oferecem apoio ao empreendedor. Elas são as câmaras de comércio com sede no Brasil (Amcham, Câmara Brasil-China, entre outras). Logo, a Agência Brasileira de Promoção de Exportações e Investimentos (APEX). Bem como o Serviço Brasileiro de Apoio a Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE) e o próprio MDIC. Ainda, na página destas instituições também são disponibilizados materiais gratuitos com orientações e dicas valiosas para operar com importação e exportação.
Acordos internacionais de comércio
Os acordos podem sofrer alterações conforme negociações entre governos. Essas negociações resultam nos Protocolos Adicionais ou Modificativos. Assim, os protocolos passam a fazer parte do acordo firmado entre os países envolvidos. Por exemplo, no Brasil, os Acordos e Protocolos passam a ter vigência desde sua internalização no ordenamento jurídico do país.
As normativas dependem dos seguintes aspectos dos países envolvidos comercialmente:
Medidas fitossanitárias e sanitárias;
Reconhecimento mútuo;
Empecilhos técnicos ao comércio;
Transparência;
Regras de origem;
Processos aduaneiros;
Valor aduaneiro;
Licença de importação;
Medidas antidumping;
Solução de controvérsias;
Direitos compensatórios;
Salvaguardas;
Cooperação técnica.
Manter um bom relacionamento internacional comercial depende também da manutenção de boas relações político-diplomáticas entre países. Assim, é importante estar inteirado nas mudanças de comportamento em diversos segmentos internacionais. Isso porque, os Acordos comerciais têm como finalidade ampliar o acesso e relações com os mercados exteriores. Através da diminuição das alíquotas de importação.
Qual CNAE deve ser usado em sua importadora
O Código Nacional de Atividade Empresarial, ou CNAE. Refere-se ao tipo de produto que você comercializa. Mas, não é necessário ter um CNAE específico para o tipo de produto. Portanto, é possível, na mesma empresa, importar produtos de setores diferentes. Por exemplo, vestimentas, material de construção, brinquedos tendo vários CNAEs.
MEI para importação e exportação
Há algumas dúvidas sobre a possibilidade do MEI importar, mas sim, o MEI pode importar!
Da mesma maneira que outras empresas, os MEIs para importação e exportação devem se cadastrar no Radar do SISCOMEX na área de atuação específica do empreendedor. O objeto social da empresa deve incluir o modo importação e exportação. Bem como os produtos que serão comercializados internacionalmente.
Dicas para começar sua empresa do ramo de comércio internacional
Então, agora que você entende como abrir uma empresa de importação e exportação. Confira algumas dicas para garantir o sucesso do seu negócio:
Garanta que sua empresa está devidamente regularizada e tem as licenças necessárias para fazer as transações de importação/exportação;
Faça a classificação correta do seu produto;
Mantenha-se informado sobre novidades no mercado;
Escolha cuidadosamente sua mercadoria;
Crie planilha com muitos detalhes para a definição de custos, precificação, melhores estratégias para comercializar fora do Brasil.
Vale ressaltar que importar um produto é apenas uma fase do processo e comercializá-lo é outra. Assim como produzir e exportar. Por isso, é extremamente importante conhecer o mercado de venda e de distribuição. Mesmo que leve tempo para elaborar um plano de negócios, ele pode ser a diferença para a obtenção de um crescimento sólido.
Como o segmento de comércio exterior é passível de variações cambiais. Além disso, outros fatores como, por exemplo, subsídios, embargos. Além de incentivos fiscais e linhas de crédito. Aconselha-se fazer uma simulação dos custos envolvidos em cada operação para estudar a viabilidade de importação e exportação, e comercialização. Assim, deve-se considerar o valor do produto em si, frete, seguro, taxas operacionais, impostos aduaneiros e governamentais, entre outros.
Estabelecer fornecedores nacionais e ou internacionais de confiança e qualidade. Bem como, cultivar uma boa relação com prestadores de serviço, como despachantes, agentes de carga e transportadoras, é central para o êxito do negócio. No intuito de garantir um maior fluxo de caixa, principalmente nos primeiros meses de funcionamento. É interessante tentar negociar prazos mais extensos para pagamento de fornecedores.
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