Métodos de controle de estoque: Como otimizar a gestão financeira

Escrito em: 04/10/16
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Que o controle de estoques é uma prática imprescindível para uma boa gestão você já sabe. É ele que vai garantir a disponibilidade de produtos para venda, demonstrar quais mercadorias precisam ser adquiridas, as matérias primas que são necessárias, ver o que está sendo comprado em excesso; tudo isso para equilibrar as finanças da sua empresa e a oferta e demanda de seus produtos. E a sua organização, planejamento e análise podem prevenir perdas, paradas de produção, atrasos, erros de programação e distribuição.

O controle de entradas e saídas de produtos, matérias-primas e materiais é uma das funções mais básicas e essenciais para sua empresa, já que o custo com materiais é cerca de 60% dos custos totais de um empreendimento, segundo o SEBRAE.

Para tornar seu estoque organizado, existem alguns métodos de controle que são capazes de tornar suas decisões de compra mais eficientes e de definir quanto manter em estoque cada produto. As metodologias podem ser diferentes no caso de empresas grandes ou menores, ou até combinadas em caso de estoques de diferentes tipos. Mas, podemos ordená-las em duas regras principais:

Estoque mínimo: esse método trabalha com a definição de um estoque mínimo para todos os produtos, matérias-primas e insumos, e efetua compras para a reposição do estoque assim que ele atinge esse número mínimo;

Revisão de estoque: mais detalhado, essa forma exige revisões periódicas e, em cada revisão, você elabora uma ordem de compra para que o estoque atinja um determinado número de produtos necessários.

Ambas as regras exigem um conhecimento prévio dos processos da empresa para determinar o número mínimo de cada produto. No início do seu empreendimento essa tarefa pode ser mais difícil, afinal você precisa de um tempo para conseguir perceber esses padrões; mas, ao longo da sua gestão, isso torna-se mais fácil e você e sua equipe conseguirão determinar tranquilamente os números mínimos necessários.

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Escolhida a regra que você deseja trabalhar, trouxemos como exemplo três metodologias que podem auxiliar você na administração do seu estoque:

Just In Time (JIT)

Buscando a redução dos custos com estoque, essa metodologia reduz o estoque ao nível mínimo necessário para as operações. Os pedidos de produtos são entregues apenas no momento em que serão utilizados, ou quando serão vendidos a um curto prazo. Nesse caso, existe o risco de ficar totalmente sem estoque em sua loja ou de zerar suas matérias primas em caso de distribuição ineficiente do fornecedor; por isso, é preciso conhecer e confiar em seus fornecedores e nos prazos de entrega.

Para que o estoque seja exato, existem fórmulas e formas fixas de compras que podem auxiliá-lo, como o ponto de pedido, as compras fixas – mensais, trimestrais, semestrais – e a quantidade econômica de encomenda, que fornece um equilíbrio entre muito e pouco estoque.

Controle manual

O conhecido “balanço” anual é uma das práticas mais comuns no controle manual de estoques. Inventário e lista de produtos, quantidades e valores são os materiais utilizados para esse levantamento, geralmente utilizado para a contabilidade da empresa. É um processo bastante trabalhoso, principalmente para negócios que trabalham com uma diversidade grande de produtos e matérias primas, pois exige a verificação de cada um deles. Para empresas que fazem uso desse método, checar o estoque frequentemente pode ser uma solução para tornar o trabalho no fim do ano menos cansativo e exigente.

Algumas empresas ainda utilizam nesse controle os livros de estoque, feitos de forma manual e que possibilitam um histórico de saídas, recebimentos, e acompanhamento do que está estocado. Também existem os cartões de estoque, mais complexos e com mais informações que o livro, em que cada tipo de estoque possui um cartão próprio com dados como descrição, quantidade, valor, custo, estoque mínimo, fornecedores e localização do produto. Essas soluções são aplicadas mais facilmente em pequenas empresas, e nas que não possuem uma imensa quantidade de estoques diferentes.

Controle através de software

A utilização de um sistema para controle do estoque é semelhante ao feito de forma manual, porém muito mais ágil e facilitado. Todas as informações sobre o estoque estão disponíveis em tempo integral, tanto para produtos específicos quanto sobre o estoque como um todo.

Essa é uma das funcionalidades do eGestor, que acompanha em tempo real o estoque de sua empresa e proporciona o controle de compras, vendas, e distribuição de seus produtos e materiais. Entre em contato conosco para saber mais sobre o EGestor e como ele pode facilitar sua gestão empresarial!

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<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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