Como organizar de forma eficiente as receitas e despesas do meu negócio?

Controlar toda a movimentação financeira de uma empresa exige muita paciência e responsabilidade. Afinal, qualquer erro nesse processo pode custar bem caro para seu negócio. Nesse artigo, vamos lhe mostrar como organizar de forma eficiente as receitas e despesas do seu negócio.

A movimentação entre receita e despesa é comum para qualquer tipo de negócio. Fazer a gestão eficiente desse processo garante que sua empresa tenha competitividade e consiga obter lucros. Esse é o problema da sua empresa ou quer melhorar a movimentação financeira dela? Então acompanhe conosco essas dicas e fique por dentro desse assunto que é tão importante para o seu negócio.

Entendendo o fluxo de caixa de uma empresa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que auxilia o controle financeiro da sua empresa. Com ele, você consegue registrar todas as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período de tempo. E assim, dar os primeiros passos para organizar de forma eficiente as despesas e receitas do seu negócio.

Nessa ferramenta, você terá a representação de movimentação financeira como: receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, entre outros. Para que o fluxo de caixa colabore na organização de suas finanças empresariais é preciso muita disciplina. Essa ferramenta requer atualização constante dos registros financeiros do seu negócio.

Imagina uma empresa que não tem organização do seu fluxo de caixa? Dá até para listar alguns problemas que essa empresa vai enfrentar, tais como:

  • Atraso de pagamentos a fornecedores;
  • Falta de pagamento de funcionários, guias de recolhimento de FGTS E INSS;
  • Ter receitas a receber e não efetuar a devida cobrança;
  • Atrasar empréstimos e financiamentos gerando juros.

Essas são apenas algumas situações, mas existem muitas outras que também podem onerar e gerar custos desnecessários para o bom funcionamento de uma empresa. Com organização, você terá a dimensão de tudo que envolve a questão financeira do seu negócio.

Registre tudo que puder

Mesmo que sejam movimentações pequenas de dinheiro ou gastos sazonais, o importante é estar registrado nas movimentações da empresa. Conseguindo visualizar todas as receitas e despesas nos mínimos detalhes, você consegue controlar a uma margem de lucro mais exata.

Tendo esse controle, você pode planejar melhor o crescimento da sua empresa com novos investimentos e prever ou antecipar possíveis problemas que podem atrapalhar o andamento do seu negócio.

É melhor registrar e ter trabalho para organizar todas essas informações do que ter uma surpresa com rombos financeiros que você nem imagina de onde vem. Pense nisso!

Como fazer o controle de despesas e receitas

Primeiramente, para que você possa controlar de forma eficiente todas as receitas e despesas do seu negócio, é preciso escolher onde colocar essas informações. O importante é que após fazer a anotação você consiga visualizar toda a movimentação e possa planejar os próximos passos.

Esse controle pode ser feito em planilhas ou em softwares de gestão financeira. Neles você lança todos os seus custos fixos, como aluguel, água, luz, telefone, funcionários, entre outros. E também colocará os custos variáveis, como manutenção, matéria-prima, fornecedores etc. Além disso, você deve lançar todas as receitas que a empresa obteve durante o mesmo período, além de despesas fixas ou sazonais.

Escolher entre planilhas ou softwares de gestão fica a critério de cada empresa. O que realmente importa é fazer a anotação correta de toda a movimentação financeira e conseguir as informações pertinentes para tomar as decisões corretas.

Uma das vantagens de escolher um software de gestão é a praticidade e segurança para guardar informações. Muitos possuem sistemas online que dão opção de backup das movimentações financeiras.

No caso de planilhas, é necessário um pouco mais de cuidado para que as informações não se extraviem do computador ou ocorra um problema que apague todos os arquivos, por exemplo. E perder todas essas informações não será nada bom para sua empresa.

Mas qual a diferença entre receita, despesa e custos?

Muitas pessoas cometem engano quando falamos desses itens. Seja qual for o tamanho da sua empresa, é preciso conhecer como funcionam as receitas, despesas e custos e transformar a diferença no que realmente interessa: os lucros.

  • Receita: Entende-se por receita toda renda gerada por uma empresa. A primeira fonte de receita de uma empresa é a venda direta de produtos ou a prestação do serviço. Um ponto importante que devemos destacar é que a receita pode vir de várias outras situações, como juros de aplicações, investimentos, venda de máquinas e equipamentos, entre outros.
  • Custos: Pode ser definido como custo, toda saída monetária que está relacionada diretamente com a produção do produto ou serviço. Ele pode ser um custo fixo como aluguel, maquinários e energia. Também pode ser um custo variável como matéria-prima, embalagens etc.
  • Despesa: É todo gasto para manutenção da empresa. Porém, ao contrário dos custos, esses gastos não estão relacionados ao produto diretamente e podem ser mais flexíveis, como por exemplo, a alimentação dos funcionários e transporte dos mesmos até a empresa.

Agora você entende quando alguém fala que precisa cortar despesas, não é mesmo? Por isso, é extremamente importante diminuir ou eliminar despesas desnecessárias e investir a diferença em questões que aumentem a receita.

Despesa x Receita: conheça cada uma delas

Para que você consiga organizar de forma eficiente as despesas e receitas do seu negócio, é preciso conhecê-las e projetá-las de acordo com cada período. É importante conhecer as suas obrigações e o que vai ser sua despesa mensal. Por exemplo:

  • Compras: projete suas compras analisando o histórico de meses anteriores de produção e venda para não ficar com estoque parado.
  • Impostos: esse é um item que você não vai escapar, por isso planeje o calendário de pagamento de impostos.
  • Salários: conheça sua folha de pagamento de funcionários e planeje o pagamento de comissões e horas extras para evitar surpresas com isso.

Em relação às receitas podemos destacar:

  • Inflação: esteja atento ao cálculo da inflação. Apesar de não estar variando tanto de um mês para o outro, é preciso prestar atenção para eventuais ajustes do valor de seus produtos e para que sua empresa não opere no prejuízo.
  • Desconto e promoções: tenha em mente o quanto pode dar de desconto na venda de seus produtos para que não haja uma margem de lucro insignificante. Lembre-se que ao disponibilizar o produto à venda, você precisa de uma boa margem de lucro para que possa arcar com as despesas e custos desse negócio.

Se você gostou dessas dicas, confira nossos sistemas de gestão financeira e veja como ele pode lhe ajudar a organizar de forma eficiente a movimentação financeira da sua empresa!

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br